Универсальный передаточный документ

Рекомендации по заполнению шапки электронного УПД

Сведения о подписанте УПД

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Такой порядок рекомендован в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Можно ли составлять УПД при получении аванса

Для таких ситуаций УПД не подходит. Для вычета НДС с аванса выставляйте покупателям счета-фактуры по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

Ситуаций с частичной предоплатой нет среди тех, когда вместо счета-фактуры можно оформлять УПД. Все они названы в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96. Поэтому применяйте обычные счета-фактуры, когда:

• продавец начисляет НДС с полученного аванса;
• покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса;
• продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса
• покупатель восстанавливает НДC, ранее принятый к вычету с выплаченного аванса.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.

Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой

1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).

1 стартмани

Новый счет-фактура и УПД с 1 июля 2021

Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2021 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной?

Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2021 года (по новой форме).

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее).

Универсальный передаточный документ — это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:

1. реквизиты универсального передаточного документа;
2. реквизиты первичного учетного документа;
3. реквизиты счета-фактуры.

Форма документа рекомендованная — ее допускается дорабатывать, добавляя необходимые столбцы и графы. Удалять же реквизиты из бланка нельзя.

УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.

С 1 января 2021 г. всем компаниям, обменивающимся электронными документами, необходимо выставлять УПД в новом формате, утвержденном приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/ Документы в старом формате, утвержденном приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/ больше не принимаются. Исключение только для УПД, выставленных до 2020 г. — их будут принимать в электронном виде вплоть до конца 2022 г. (а дальше только в печатном формате).

Существует два варианта применения УПД:

• вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.
• вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 625 от 25.05.2017 года, с 1 июля 2021 года в России используется новая форма счета-фактуры — в ней появилась строка для идентификатора государственного контракта. Новый формат заполнения счета-фактуры приведен в Приказе от 24.03.2016г. № ММВ-7-15/155.

Так как универсальный передаточный документ включает реквизиты счета-фактуры, его бланк тоже претерпел изменения — в нем появилась графа 8 для указания идентификатора государственного контракта. Она заполняется в том случае, если организации или предприниматель выполняют работы или поставляют товары по государственному заказу. В остальных случаях в графе ставится прочерк.

ВНИМАНИЕ! Если вы или ваши контрагенты продолжаете использовать старые бланки счета-фактуры и универсального передаточного документа после 01.10.2017 года, вы рискуете не получить вычеты по НДС. Налоговые инспекторы не примут предоставленные вами документы

Предлагаем бесплатно заполнения и новый бланк универсального передаточного документа от 01.10.2017 года.

Настройки выбора УПД в карточке Договора

Настройку автоматического указания вида первичных документов можно выполнить в карточке договора в разделе НДС для договоров:

• С покупателем;
• С поставщиком;
• С факторинговой компанией;
• С транспортной компанией (доставка и оплата).

Доступны 3 варианта настройки:

• По умолчанию — программа запоминает выбор, сделанный пользователем для этого контрагента и договора в предыдущем документе поступления или реализации и в следующий раз устанавливает его автоматически.
• УПД — в документах поступления и реализации по данному договору автоматически включен переключатель УПД.
• Акт (накладная) и счет-фактура — по документам реализации и поступления по этому договору автоматически формируется полный комплект документов.

Если вы выставляете или получаете разные виды документов по одному и тому же договору с контрагентом, то:

• в карточке договора оставьте настройку выставляемых и получаемых документов По умолчанию;
• в документах на реализацию и поступление вручную устанавливайте переключатель УПД в нужное положение.

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

Больше об ознакомлении работников с внутренними нормативами смотрите в материале «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

1. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Образец приказа о переходе на УПД можно скачать у нас на сайте.

Как начать использовать УПД в компании

Компания-налогоплательщик должна произвести некоторые действия, чтобы перейти на применение УПД:

1. Утвердить, для каких документов, действий, сделок будет применяться УПД. Если планируется перевести только некоторые подразделения на эту форму, то нужно утвердить их.
2. Решить, какой бланк будет применяться для утвержденных операций или документов. Можно использовать предложенную ФНС форму или собственно разработанную с учетом особенностей компании.
3. Утвердить список должностных лиц, которые смогут подписывать заполненную форму для ее заверения. Обычно это те же лица, что имели право заверять счета-фактуры и другую первичную документацию.
4. Издать приказ и ознакомить с ним необходимых работников.
5. Сообщить своим партнерам, покупателям и т.д. о применении УПД, предложить составить и подписать допсоглашения. Уведомления можно отправить почтой либо через интернет. Если контрагент откажется от применения УПД, то придется отправлять ему счета-фактуры и иные формы.

После проведения перечисленных мероприятий компания может применять для сделок с контрагентами УПД.

Правила заполнения

Бланк счета-фактуры содержит строки и графы с нумерацией и буквенными обозначениями.

Строки

Графы

Узнать о том, как заполнить счет-фактуру правильно, вы можете здесь.

Исправление допущенных ошибок

Как показывает практика, без допущения некоторых недочетов и ошибок, работу сотрудника бухгалтерии представить сложно. Возможны ли исправления в новом едином бланке?Минфин и Правительство РФ допускают возможные недочеты, возникающие при заполнении УПД. Для их устранения необходимо строго следовать нормам и общепринятым правилам:

1. Зачеркнуть ошибочный текст рукой и чуть выше вписать правильный вариант.
2. Поставить отметку «исправлено» с указанием точной даты. Исправление необходимо заверить уполномоченными лицами, иначе оно не признается действительным.
3. Если же допущения были замечены в строках «фактурной» части, тогда не обойтись без оформления нового бланка УПД. Следует присвоить документы один и тот же номер, взамен испорченного.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

• Название документ.
• Дата создания.
• Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
• Содержание документа или хозоперации.
• Натуральные и денежные показатели.
• Данные ответственных лиц.
• Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

УПД с функцией СЧФДОП¶

В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП (FunctionType.InvoiceAndBasic), объединяются документообороты для FunctionType.Invoice и FunctionType.Basic.

1. Продавец формирует титул продавца УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocument₁, подписывает его и направляет Покупателю.
2. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation₂о дате получения титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Продавцу.
3. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation_2“о дате отправки титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет вместе со УПД (СЧФДОП) Покупателю.
4. Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₃о получении подтверждения.
5. Покупатель получает титул продавца УПД (СЧФДОП) и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt₅о получении титула продавца УПД (СЧФДОП) и извещение InvoiceReceipt₄о получении подтверждения.
6. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation₆о дате отправки извещения о получении титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Покупателю.
7. Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₇о получении подтверждения.
8. Покупатель формирует в ответ на титул продавца УПД (СЧФДОП), титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle₈, подписывает его и отправляет в сторону Продавца.
9. Диадок доставляет титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle₉до Продавца.
10. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует отказ в подписи XmlSignatureRejection₁₀, подписывает его и направляет Продавцу.
11. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП) InvoiceCorrectionRequest₁₁, подписывает его и направляет Продавцу.
12. Порядок отправки структур InvoiceReceipt₄и UniversalTransferDocumentBuyerTitle₉покупателем не важен.
13. Продавец получает уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП), и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₁₂о получении уведомления.

Таким образом:

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

1. Реализация. Например, если организация реализует товары, продукцию, услуги, работы.
2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень отдельных операций и сделок закреплен в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

1. Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
2. Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
3. Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
4. Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН, так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

• Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
• Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
• Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям. После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Как формировать акты сверки с УПД

Теперь акты сверки расчетов с контрагентами можно формировать с указанием реквизитов УПД, которым оформлена операция.

Напомним, чтобы выводить полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов в акте сверки расчетов, в документе Акт сверки расчетов с контрагентом (раздел Покупки или раздел Продажи — Акты сверки расчетов) на закладке Дополнительно требуется установить флаги:

• Выводить полные названия документов;

• Выводить счета-фактуры.

В этом случае в Акте сверки расчетов с контрагентом будет выводиться и номер первичного документа, и номер счета-фактуры (как для полученных документов, так и для выставленных).

Но в прежних версиях программы при выставлении УПД в Акте сверки расчетов с контрагентом указывались два номера:

• системный номер документа — в качестве номера выставленного первичного документа;

• номер, указанный в поле Счет-фактура, — в качестве номера счета-фактуры.

В действительности же покупатель получал только один документ — УПД с номером, соответствующим номеру выставленного счета-фактуры. Поэтому контрагенты испытывали затруднения при проведении сверок. Теперь в Актах сверки расчетов с контрагентом указываются наименования документов программы и в явном виде либо номер счета-фактуры, либо номер УПД (рис. 2).

Рис. 2. Отражение УПД в акте сверки расчетов с контрагентом

УПД от поставщиков

Для всех видов документов поступления в разделе Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД) и документа Поступление доп.расходов в разделе Покупки — Поступление доп.расходов доступен признак УПД.

При установке переключателя УПД в нижней части формы документа вместо поля для регистрации счета-фактуры (СФ) появляется ссылка с данными УПД поставщика. Номер и дата УПД заполняются автоматически из шапки документа: Акт, УПД №…от… (Накладная, УПД №…), и после поведения документа регистрируется Счет-фактура полученный на поступление с этими номером и датой.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе поступления по данному договору признак УПД установится автоматически.