Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок уничтожения бухгалтерских документов в организации: подготовка к процедуре

Поскольку бухгалтерские документы относятся к категории оправдательных, то они могут быть востребованы при проведении проверок, инициированных различными государственными органами. Следовательно, самовольное их уничтожение или избавление от них каким-либо другим способом является незаконным.

Если компания не соблюдает порядок ликвидации бухгалтерских бумаг, то она может быть привлечена к административной или уголовной ответственности.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов строго регламентирован для каждой их категории. Часто предприниматели, не зная основных законов, либо халатно относятся к вопросу избавления от документации, либо стараются ее не ликвидировать.

Таким образом, избавиться можно исключительно от бумаг, срок хранения которых закончился. Это справедливо и для электронных файлов.

Для того чтобы правильно установить порядок и период хранения, в компании должна быть организована экспертная комиссия. Ее создание происходит на основе распоряжения директора фирмы, которое подписывается однократно. Если состав комиссии претерпевает изменения, то издание повторного приказа не является необходимым. Следует лишь изменить сам состав.

Целью деятельности экспертной комиссии является определение ценности бумаги и срока ее хранения.

Помимо основного состава комиссии, для этих целей могут быть привлечены и другие работники организации. Например, главный бухгалтер, юрист или работник архива.

Кроме того, каждая компания имеет право привлекать к этой деятельности независимых экспертов.

Экспертная комиссия занимается:

• созданием описи бухгалтерских бумаг, находящихся в архиве;
• формированием перечня бумаг, которые должны быть ликвидированы;
• изданием акта;
• измерением веса бумаг;
• ликвидацией. Порядок уничтожения бухгалтерских документов и методы их утилизации определяются в организации на основании локальных актов.

Если порядок ликвидации бумаг предусматривает различные способы, то стоит создать разные акты – по одному для каждого из них.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

1. Вести номенклатуру дел организации.

   Как правильно составить номенклатуру дел>>

2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
4. Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению, если они выделены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только после утверждения руководителем Росстата (территориального органа) описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу за соответствующий период, и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4.2. Отбор документов в структурном подразделении к уничтожению и составление предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложения N 42, 43), производится после составления описей дел структурного подразделения постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Предложения структурного подразделения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, визирует должностное лицо, являющееся членом ЦЭК (ЭК), подписывает руководитель структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в архив, второй — остается в структурном подразделении.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 года.

Дела с о подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. О означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с о включаются в акт на уничтожение. При этом о в акте не указывается.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росстата, не подлежащих хранению, за соответствующий период составляется на основании предложений структурных подразделений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за соответствующий период (приложение N 42).

Описи дел постоянного и временных (более 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, центрального аппарата Росстата одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росстата только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, названия структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

4.4.4. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел, вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Росстата проставляется о с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложения N 42, 43), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется о с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению по акту на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в номенклатуре дел.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот

Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2021 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2021 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

• нарушение конфиденциальности;
• утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

• полное соблюдение засекреченности данных;
• отсутствие лишних трат;
• получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

• единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
• не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
• шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

• чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
• если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
• с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Советуем почитать: Способы сокращения и потребления отходов

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо. В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

• отбор бумажных носителей на архивное хранение;
• определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
• проведение экспертизы ценности;
• контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
• сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
• продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

• сортировка документации;
• выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
• полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
• составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Стоимость услуг по уничтожению документов

Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:

Город	Средняя цена
Москва	Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг
Санкт-Петербург	от 8–9 руб./кг
Новосибирск	10 руб./кг
Екатеринбург	8 руб./кг
Уфа	5–6 руб./кг
Казань	6 руб./кг

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже. Но у разных исполнителей цены отличаются.

Стоимость складывается из нескольких факторов, и в неё обычно входит:

Вывоз документов

• подача грузовика;
• работа грузчиков по переносу документов;
• измельчение макулатуры в присутствии заказчика;
• вывоз переработанных отходов;
• составление акта и других необходимых отчётов.

Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб./кг.

Уничтожение документов

Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.