Техника постановки целей smart: расшифровка с примерами

Мотивация по смарт задачам минусы и плюсы это

Фиксируем каждую встречу с клиентом в таблицу или CRM систему. Никого не бросаем, дожимаем каждого. Руководитель отдела должен следить за каждым брошенным контактом (получена консультация но, продажа не состоялась) и прорабатывать причины отказа от продажи и меры по возвращению клиента в магазин.
Руководитель должен вести воронку продаж и уметь ее анализировать. Если на каком-то этапе воронки идет утечка клиентов, принимаем сразу меры.
Ведем анализ конкурентов

ВниманиеЧем они лучше, какие у вас минусы и плюсы?Пройдитесь по всем критериям:
Подготовка персонала.
Состояние склада продукции.

Ассортимент.
Бюджет на рекламу (наружная, интернет, раздаточный материал).
Мотивация персонала. О мотивации менеджеров по продажам.
Финансовые возможности.

Проведя подобный анализ и взвесив свои ресурсы, вы сможете понять на сколько цель достижима. Так вы получите четкий список мероприятий и задач, которые помогут выполнить главную цель

Теперь ячейка R — соответствие цели действительно важной и правильной стратегии компании? Для чего вы будете ее достигать? Увеличение доли рынка приведет к:

Увеличению продаж.
Увеличению клиентской базы.
Улучшению качества обслуживания.
Развитию бизнеса в регионе.
Улучшению материальной мотивации менеджерам по продажам.

О схемах денежной мотивации менеджеров. Эти цели, которые ставит себе практически каждая компания, но достигаются они единицами.

Теперь графа Т — время за которое цель должно быть достигнута. Если заполнив все поля вы понимаете, что она невыполнима, не спешите снижать планку, возможно требуется просто не значительно увеличить временные рамки реализации вашей цели.

Инфо

Важно соблюдать правила и SMART подход. Понятно, что в компании надо ориентироваться на основополагающие цели работы

Это, в основном, финансовые показатели. Традиционно считается, что чем они выше, тем компания лучше работает. Однако не стоит забывать про развитие, инвестиционную деятельность и социальные обязательства.Эти цели также влияют на капитализацию, успех на рынке, общественное признание и ценность бренда.Кроме того, СМАРТ постановку задач можно масштабировать. Если в рамках всей компании это могут быть задачи стратегического характера, то при распределении задач между отделами они приобретают большую детализацию. Хотя сам подход постановки задач не меняется. Таким образом можно прописать задачи буквально для каждого сотрудника.

Плюсы и минусы системы SMART

SMART – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Он применяется повсеместно и помогает эффективнее и быстрее добиваться желаемых результатов. Однако я хочу, чтобы вы понимали, что это не панацея. У метода есть свои недостатки, о которых обязательно нужно знать.

Но сначала давайте рассмотрим достоинства:

1. Практичность. Метод практичный и реалистичный – никаких бесплотных мечтаний, воздушных замков и розовых очков.
2. Простота. Пользоваться им может даже школьник, в отличие от других популярных техник тайм-менеджмента.
3. Универсальность. С помощью методики SMART можно управлять как личными, так и корпоративными целями.
4. Экономичность. За счет конкретности, определенности и ограниченности во времени SMART-цели помогают существенно экономить ресурсы. К тому же сам метод не требует никаких дополнительных средств и условий.

А теперь недостатки:

Ригидность. Иными словами – отсутствие гибкости. Иногда жизнь вносит коррективы в наши планы. Если такое происходит, непонятно, что делать с готовыми SMART-целями.

Неприменимость к долгосрочным целям. Этот пункт является прямым следствием предыдущего. Чем дольше временной отрезок, тем больше непредвиденных факторов может произойти. Поэтому и точный результат сложно спрогнозировать, и дедлайн рассчитать.

Отказ от потенциальных возможностей. Четко следуя намеченному плану, можно не заметить “подарков”, которые нам иногда подбрасывает судьба: удачного стечения обстоятельств, новых перспектив и т. п.

Невозможность учесть человеческий фактор

Система SMART не берет во внимание психологию человека. А ведь от нее зависит многое: и скорость, и качество работы, и возможные издержки

Индивид в период эмоционального подъема и во время апатии – это как два разных человека.

Роль смарт анализа в менеджменте

Основной задачей данного метода выступает указание направления, по которому должна двигаться компания, а значит все руководство и все сотрудники. Двигаясь в едином направлении, сотрудники формируют синергетический эффект и ускоряют процесс достижения поставленной цели.

Техника smart может быть применена в различных сферах от бытовых, например цель по перепланировке квартиры, до целей проводимой государственной политики, но на практике чаще всего реализуется в менеджменте и проектном управлении. Первое упоминание данного вида анализа встречается в 1945 г. В работах Питера Друкера – американского экономиста, основоположника теории управления. В настоящее время смарт анализ стал классикой менеджмента.

Данная технология позволяет планировать, упорядочить процессы и формулировать цели. Она позволяет точно сформулировать то, чего Вы хотите и отслеживать прогресс достижения желаемого.

Бизнес-планирование и формирование стратегии невозможно без правильно установленных целей.

Можно заказать детальный бизнес-план под ключ у нас, либо купить уже полностью готовый бизнес-план со всеми расчетами.

Теория постановки целей

Теория постановки целей подчеркивает важность данного процесса, предполагая, что люди, которые ставят себе цели, имеют больше шансов достичь успеха, чем те, кто этого не делает. Исследователь Эдвин Локк сыграл важную роль в доказательстве правильности этой теории и предложил пять принципов эффективной постановки целей

5 принципов теории постановки целей

Ясность. Цели должны быть ясными и понятными.

Сложность. Хорошие цели имеют достаточно высокий уровень сложности, чтобы пришлось приложить определённые усилия для их достижения.

Обязательство. Без взятого обязательства трудно выработать мотивацию достичь какой-либо цели.

Обратная связь. Вы должны иметь возможность получать информацию о том, насколько хорошо вы продвигаетесь к своей цели. Эта информация может использоваться в качестве мотиватора или может указывать на то, что ваша цель либо слишком проста, либо слишком сложна и требует корректировки.

Комплексный характер. Чем более у вас многоуровневая цель, тем больше времени потребуется для ее достижения

Хорошие цели не обязательно должны быть масштабными, но понимание этого параметра является важной частью планирования.

При взгляде на цели SMART важно понимать теорию постановки целей. Её суть не только в том, что сама идея постановки целей хороша

Она также показывает, что именно цели SMART наилучшим образом удовлетворяют её принципам.

Когда SMART-метод не работает

Существуют причины, по которым в некоторых случаях представленная система не работает.

Одной из них может быть постоянная потеря актуальности даты, когда внешние условия часто и непредсказуемо меняются. В этом случае долгосрочное планирование будет выполнить просто нереально, процесс будет невероятно трудно предвидеть.

Если имеет смысл даже не сам конечный результат, а постоянное движение в нужном направлении, методику применяют с некоторыми оговорками.

В случае, когда в силу каких-то причин (чаще всего это просто лень) нет возможности сразу взяться за дело, SMART-метод не имеет смысла начинать разрабатывать. Ведь даже написанные, продуманные шаги к достижению результата останутся исключительно изображенными на бумаге.

Также такой процесс постановки целей не подходит людям с авантюрным складом характера или занимающимся творческой деятельностью, зависящей от вдохновения. Для них такая система просто не актуальна. Хорошо это или плохо, судить не стоит. Для каждого из этих аргументов существуют свои преверженцы и противники. Все люди разные, поэтому не может быть одинаково подходящего метода для всех.

Использование

В процессе применения на практике представленных целей, их можно расшифровать таким образом:

Конкретная

Конечный результат, который требуется получить необходимо конкретизировать, расставив все составляющие так, чтобы они были достижимыми и максимально понятными. Не допускаются мечтательные или обобщающие формулировки. Требуется указать конкретный конечный результат, который получится в итоге. Система СМАРТ для постановки конечной цели должна отображать результат. Когда поставленная задача в жизни — «Жениться», то следует разбить ее на несколько более мелких.

Нельзя ставить только общие цели, например, начать активно путешествовать. Необходима конкретика, то есть лучше указать — провести неделю за границей.

Измеримая

Постановка СМАРТ задачи заключается в том, чтобы менеджер контролировал этапы продвижения к цели. Необходимо устанавливать цель таким образом, чтобы ее можно было измерить. Все количественные показатели должны быть качественно выбраны, чтобы в них был заключен общий смысл, то есть единицы измерения.

Измеримость

Каждая новая составляющая задача в общей массе превращает и уточняет цель. А когда ее можно измерить чем-либо, то они станут намного конкретнее. Например, то же желание активно путешествовать лучше указать как отметить Рождество в Праге.

Достижимая

Понятие достижимости определяет, где находится человек, по отношению к установленной цели. То есть, можно понять, что цель и ее приближение растет или она уже по силам, опыта и знаний хватает для достижения ее. Или необходимо будет еще определенное время трудиться, чтобы достичь готовности справиться с ней.

Достижимость

Требуется поэтапно продумать, что следует делать, и представить, что каждый этап реально выполним. Задача может оказаться очень сложной, но страха перед решением нет. Она может вызвать сомнения, но воля окажется сильнее.

Обратите внимание! Если конечная цель кажется невыполнимой в итоге, то рекомендуется установить промежуточную, которая намного более простая. Например, если общая цель — повышение зарплаты в два раза, то следует установить промежуточную, сменить работу или продвинуться по карьерной лестнице

Например, если общая цель — повышение зарплаты в два раза, то следует установить промежуточную, сменить работу или продвинуться по карьерной лестнице.

Актуальная

СМАРТ анализ предполагает проверять поставленные задачи стандартным вопросом — «Почему это мне нужно?». Конечная мечта состоит из множества задач, может они окажутся более интересными и занимательными.

Можно рассмотреть пример, когда человек начинает заниматься спортом. Однако, существует множество конкретных видов спорта, начиная от простого посещения тренажерного зала и заканчивая футболом. Требуется проверить собственные желания и мнения, какие будут ощущения, если идти к желаемому различными путями в спорте.

Актуальность

Более сложные желания, которые требуют постановки большого количества задач рекомендуется разбивать так, чтобы, дойдя до определенного этапа, можно было понять, хочется ли идти далее к желаемому.

В качестве примера можно привести желание стать IT-специалистом. Лучше постараться определить, что хочется больше, доход как у такого специалиста или просто есть желание программировать, создавать компьютерные игры и прочее.

Ограниченность по времени

В бизнес деятельности, указанный пункт является одним из наиболее важных и существенных. Все работники должны ориентироваться на полученные другими результаты и создавать собственные задачи, которые бы учитывали показатели всего коллектива.

Ограниченность по срокам

Что касается отдельного человека, то рекомендуется ставить не одну задачу с определенным сроком, а распределить общий план на год. Например, научиться играть в баскетбол, лучше заменить такой формулировкой — играть в баскетбол сорок минут в день на протяжении трех месяцев.

Немного практики

Определите, соответствуют ли следующие задачи критерию SMART. Если задача не соответствует, переформулируйте ее.

1. Поехать на метро в театр.
2. Купить новую пару джинсов Levi’s вместо износившихся старых.
3. Добиться чистоты в доме в это воскресенье.

На самом деле, формулировка задачи по SMART — это лишь первый шаг заполнения так называемого Problem Statement Worksheet — таблицы из 6 блоков, которые заполняются по мере знакомства с задачей (PSW). Этот шаблон разработан консультантами McKinsey&Company и описан в их гайдлайнах по ведению проекта

Контекст (Context). Краткая информация о ситуации и проблемах, требующих решения. Например, компания собирается выходить на рынок электрочайников, из-за чего необходимо проследить динамику рынка.
Критерии успеха (Criteria for success). Опрелелите, чего нужно достичь с помощью предлагаемого решения

В вашем случае в итоговом результате важно учесть соответствие формату, релевантность данных, их актуальность, наглядность диаграммы.
Пространство решений (Scope of solution space). Дает понять, что именно нужно включать в анализ. Допустим, ваше руководство интересует данные только российского рынка за последние 3 года.
Ограничение пространства решений (Constrains within solution space). Очерчивает барьеры решения (например, географические, финансовые, организационные и т.п.)

Это могут быть ограничения по бюджету или законодательные ограничения. В данном случае у вас могут быть, например, ограничения по использованию источников (руководство не может вам предоставить доступ к внутренней базе, поэтому нужно использовать только бесплатные открытые источники).
Заинтересованные стороны (Stakeholders). Дает представление о тех, кто заинтересован в результатах решения задачи. В данном случае это ваш руководитель, а также, вероятно, отдел стратегии.
Ключевые источники информации (Key sources of insight). С учетом 4 блока источника могут послужить открытые ресурсы: например, Euromonitor, Росстат.

Кстати, 3 и 4 пункт PSW часто путают. Как понять разницу? Рассмотрим простой пример: вы — консультант, и ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает приблизительное местонахождение клада и обводит его на карте пунктиром. Нужная часть озера — и есть пространство вашего решения. Вы приступаете к задаче и предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад.

Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства привлекут зевак, и стоит сократить их до одного. Вы столкнулись с ограничением пространства решений: невозможность использовать моторные лодки и обязательство взять только одно плавательное судно.

Попробуем переформулировать задачи, которые мы разбирали вначале, по SMART:

1. Написать три посвященных бренду поста для группы в Facebook в течение дня.
2. Построить график объема рынка электрических чайников за последние три года в течение недели.

Принципы правильной постановки целей

Переводится слово smart как «умный», это призвано обозначать суть техники: умная постановка целей. Подойдет она для повседневной жизни, работы, образования. Цель обязательно должна соответствовать всем указанным требованиям:

Определенность. Постановка целей по smart исключает расплывчатость определений. Желаемый итог должен быть описан четко, ясно, включать в себя ожидания, перечень задач. Вместо размытых слов нужно максимально конкретизировать установку. Любую цель рекомендуется прописывать

Где это делать (в телефоне или специально подготовленном бланке), не так важно. Полезно то, что это фиксирует мысль в мозгу человека, работать с ней становится легче

Кроме того, всегда можно перечитать установки. Не нужно бояться писать много – проверять написанное придется только самостоятельно, показывать другим не обязательно.

Важно! Если хочется показать список целей кому-то, то это должны быть такие люди, от которых не придется ждать высмеивания, ненужных советов и принижения важных для желающего достичь успеха целей. Измеримость

Цель должна иметь четкую меру, то, по чему можно определить, достиг человек желаемого или нет. Мера выражается в том, что можно подсчитать, проанализировать объем, количество. Можно и даже нужно строить графики – это работает на мотивацию, двигаться вперед всегда легче, если виден результат движения

Измеримость. Цель должна иметь четкую меру, то, по чему можно определить, достиг человек желаемого или нет. Мера выражается в том, что можно подсчитать, проанализировать объем, количество. Можно и даже нужно строить графики – это работает на мотивацию, двигаться вперед всегда легче, если виден результат движения.

Девушка прописывает цели

С той же подоплекой рекомендуется разбивать крупные цели на самые мелкие подцели. Преодоление маленькой ступеньки легче осуществить, чем пройти целый пролет, а вдохновляет оно так же, и риски сдаться ниже.

Достижимость. Ни одна методика, даже самая действенная, не даст шанса на успех, если цель далека от реальности. Если человек знает, что желаемый для него результат невозможен, глупо стараться к нему идти. Нужно проанализировать: цель недостижима вообще или только конкретно сейчас. Во втором случае следует определить, что мешает достичь желаемого. Возможно, перед достижением глобальной цели придется поработать над целями помельче, направленными на подготовку. Потом приступить к определению тех самых, ранее невозможных, установок

Здесь торопиться вредно.
Важность. Человек всегда должен жить своей жизнью

Добиться того, что важно для кого-то другого, можно, но для чего – вопрос открытый. При постановке целей по смарт важна именно личная заинтересованность планирующего. Еще нужно связывать цель и свою жизнь. Первая должна быть реальной к интегрированию во вторую, не противоречить самой личности человека. Может быть, придется искать альтернативу спорной цели.

Внимание! Прогнуться, возможно, придется. Ничего не дается просто так

Но ломать себя, свои жизненные установки ради цели недопустимо. Это значит, что она на самом деле противоречит заинтересованности планирующего.

Привязанность ко времени. Этот пункт пересекается с самым первым – четкость и определенность. Это касается не только формулировки самой цели, но и времени на ее достижение. У задачи должны быть четкие начало и конец, дата старта и дата завершения. Это потому, что цель должна быть уместной, своевременной.

Трекер для записи достижений с ограниченным сроком

Если нет этих двух важнейших конечных пунктов, то и начать планирование невозможно. Нет начала, значит, работу можно откладывать до бесконечности, и нет конца – нет ограниченности во времени, следовательно, можно и не напрягаться. Потому без тайм-менеджмента никуда.

Среди всей системы работы с целями смарт есть еще один важный принцип. Никто никому ничего не должен, в том числе планировать и достигать; добиться результата должно хотеться. Правильно сформулированную цель хочется получить, ее хочется добиться, потому ее определение следует писать не сухо, как отчет, а, применяя еще и чувственный опыт, подходя к процессу описания со всей своей страстью. По сути, даже сама формулировка – мотиватор (перечитывая ее, планирующий должен находить в себе силы возобновить движение вперед).

Пример постановки цели

Чтобы лучше понять критерии SMART-цели, будет правильнее рассмотреть конкретный пример. Допустим, человек поставил для себя цель зарабатывать больше денег. Если ее пропустить через все пять пунктов, концепция будет иметь следующий вид.

Первый этап требует конкретики. Поэтому эта цель будет звучать уже «зарабатывать на 20% больше денег». Следующий пункт покажет, что желаемый доход теперь должен составлять 120%. Третий пункт позволяет оценить, достижима ли эта цель. Можно работать больше, что послужит фактором увеличения дохода. Эта цель достижима. Четвертый этап подразумевает определение реалистичности. Способен ли человек работать больше часов в день? Если да, то задача выполнима, и можно продвигаться дальше. Следует определить сроки. Цель достижима, и доход может увеличиться на 20% через два месяца.

Постановка целей по SMART в конечном результате будет описана так: «Через два месяца я увеличиваю доход на 20% благодаря большему количеству рабочих часов в день на один».

Как стать успешным в постановке целей?

  В статье «Секреты» мотивации-2» мы говорили о существовании определенных критериев, соответствие которым говорит о том, что цель определена правильно и учтены важнейшие факторы, необходимые для ее достижения, а именно, о критериях SMART.

  Согласно Википедии первое известное использование  этой аббревиатуры  упоминается в работе Пола Мэйра (Paul J Meyer) в 1965 и позже, в ноябре 1981 в работе  «Управленческий обзор» ( Management Review)  Джорджа Т. Дорана (by George T. Doran).

  Критерии  SMART  в переводе с английского означают Specific (конкретные, определенные), Measurable (измеримые), Achievable (достижимые),Relevant (соответствующие),иногда еще R толкуют как  Realistic (реалистичные); Time-bound (связанные сроками).

  Рассмотрим  эти критерии подробнее, чтобы понимать как стать успешным в постановке целей. Это даст возможность поддерживать в дальнейшем высокий уровень мотивации на пути к ее достижению, своевременно корректировать в зависимости от изменяющихся условий, и достигнуть ее.

 Эти критерии применяются в управленческой деятельности, однако, их применение не менее эффективно, если их применять в постановке любых своих личных целей – это тоже управленческая деятельность и объектом управления является ваша жизнь. Хотите понять,как изменить свою жизнь, – научитесь ею управлять.

Особенности постановки личных целей по SMART

Если у вас все отлично с самоорганизацией, и вам не нужен надсмотрщик – можете смело пропускать этот раздел и переходить к вспомогательным критериям. Если же нет – продолжайте.

Достаточно легко ставить задачу подчиненным и контролировать ее выполнение. Немного сложнее – поставить такую задачу самому себе.

Когда вы делаете это, обязательно включайте в цель личную выгоду.

Ниже мы рассмотрим приемы, которые помогут это делать.

Что касается контроля – здесь можно воспользоваться помощью близкого человека. И попросить уточнить в определенное время, была ли выполнена задача. Ответственность перед кем-то мотивирует, и сбои маловероятны.

Со временем вы привыкнете к самоконтролю, и необходимость во внешних факторах просто отпадет. Самостоятельность и ответственность можно развить – кратко расскажем, как это сделать.

Личная ответственность

Ответственность – это то, что позволяет нам не свернуть с пути и получить желаемой. Самое главное, что нужно помнить – не позволяйте обстоятельствам определять, кто вы и чем занимаетесь. Вы сами создаете свой мир, и ваши цели будут исполнены, если вы приложите достаточно усилий и ответственности к их реализации.

Мы такими не будем – мы готовы брать на себя ответственность и реализовать наши планы. Коротко расскажем, как относиться к ответственности:

1. Пересмотрите само понятие. Пусть оно не пугает вас. Именно ответственность позволит получить желаемое.
2. Представьте, что ваша жизнь зависит от выполнения задачи. Совет может показаться жестким, но часто в стрессовых ситуациях наш мозг изобретает самые эффективные способы решения.
3. Контролируйте обстоятельства. Не наоборот. Да, бывают форс-мажоры, но они случаются нечасто. Предусмотрите их (отключения электричества, интернета и прочее) и заранее подготовьтесь.
4. Желание превышает страх. Вы хотите повышения, но не хотите брать на себя ответственность. В тот момент, когда желание превысит страх, вы начнете двигаться к исполнению задачи.
5. Будьте смелыми. Здесь расскажу об истории актера Джима Керри. Семья была бедной, бывало даже такое, что они были вынуждены спать в палатке во дворе родственников. Молодой Джим приехал на знаменитые голливудские холмы, достал чековую книжку и выписал сам себе чек на 10 млн. долларов. Конечно, у него и в помине не было таких денег. Но всего за 5 лет он пришел к таким гонорарам. Потому что был, смел и четко видел перед собой цель. Так что дерзайте – нет недостижимых целей.
6. Будьте готовы к неудачам. Приведу простую аналогию: чтобы добыть несколько граммов россыпного золота, нужно перемыть тонны грязи. Так что не бойтесь запачкаться, и пусть мелкие неурядицы не скрывают от вас вершины – вашей цели.

При любой методике постановки задач успешно работают некоторые инструменты, рассмотрим их ниже.