Методология kanban: секреты эффективного использования

Канбан-метод и Канбан Тойоты – это одно и то же?

(Самая большая карточка). Не совсем так. Канбан на заводах Тойоты – это бережливое производство, определяющим принципом которого является понятие “точно в срок”. Канбан, как термин в управлении, действительно пошел от Тойоты. В переводе с японского это слово означает “сигнал” или “карточка”. На автомобильных заводах такие карточки использовались, чтобы передать информацию с одного этапа на следующий о том, сколько и каких деталей потребуется.

Давайте разберем короткий пример. Нам нужно сделать три автомобиля “точно в срок”. Это значит, что мы точно заранее можем определить, сколько нам потребуется деталей на определенных этапах, и начинаем с конца вытягивать необходимое количество деталей для создания этого автомобиля, отвечая на вопросы: “Сколько литров краски нам потребуется?”, “Сколько колес?”, “Сколько двигателей?” и так далее. Таким образом, мы не создаем излишки запасных частей в виде остатков и экономим на складах, логистике и прочих издержках.

Канбан-метод тоже придерживается понятия “точно в срок”, но в отличие от заводов Тойоты здесь речь идет об интеллектуальном труде. Иными словами, код программиста или идею маркетолога нельзя пощупать и увидеть обычному человеку, пока он(она) не превратится в конечный продукт или сервис. Таким образом, Канбан-метод используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения количества этой незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая скорость оказания услуги конечному потребителю.

Как это работает

Карты канбан делятся на два основных вида — карты заказа и карты отбора. На каждый продукт или выполняемую работу заводится одна карта заказа и одна карта отбора.

В карту заказа вносится информация о том, что нужно сделать на каждом этапе для получения конкретного итогового результата. На каждом следующем этапе с помощью карточек определяется, какие задачи нужно выполнить, чтобы получить на выходе нужный продукт. К примеру, нужно выполнить проект по биологии — вырастить какое-либо растение. Тогда конечный результат проекта — готовое растение, а карта заказа — это последовательность действий, которую нужно выполнить для его получения: найти рассаду, посадить, регулярно поливать..

Карты отбора содержат информацию о том, какие ресурсы необходимы для создания продукта или выполнения работы на каждом этапе. Чтобы вырастить растение, нужно купить горшок, землю, рассаду, выделить время. Ресурсы — денежные и временные — и перечисляются в карте.

Этот вариант использования карточек удобен, если у вас сразу много разных задач. Таким образом, вы сможете чётко определить, какую работу для получения результата надо сделать по каждой из ней, чтобы не тратить лишнего времени и усилий. Например, кроме проекта по биологии у вас ещё доклад по географии и подготовка к проверочной работе по русскому языку. Каждой работе присваивается карта заказа и карта отбора. Это помогает наглядно представить, что нужно для успешного выполнения каждой задачи и каков оптимальный план для её успешного завершения в срок.

Кроме карточек, используется также доска канбан, реальная или виртуальная. Доской канбан может стать холодильник или стена перед рабочим столом в комнате. Виртуальную доску можно создать, используя специальные сервисы, например, Trello. На доске крепятся карточки разного цвета, которые содержат информацию: что нужно сделать, на каком этапе находится выполнение конкретной работы, кто её выполняет, в какие сроки, что нужно для её выполнения.

Начало работы с досками kanban

Kanban — это метод «начни с того, что ты делаешь сейчас». Это означает, что вам не нужно удалять то, что вы делаете, чтобы начать работать с kanban. Метод kanban предполагает три вещи:

• Вы понимаете текущие процессы, как они на самом деле практикуются, и уважаете текущие роли, обязанности и должности.
• Вы соглашаетесь постоянно совершенствоваться посредством эволюционных изменений.
• Вы поощряете акты лидерства на всех уровнях — от отдельных участников до высшего руководства.

Это командный процесс, поэтому первое, что ваша команда должна сделать, это собраться вместе! Вы хотите попробовать разбить свою работу на отдельные действия, составляющие рабочий процесс (столбцы). Отсюда вы можете понять, как и когда на доску добавляются новые работы (карточки). Будет ли у вас служба поддержки, где клиенты будут предлагать идеи, или команда назначит встречу, чтобы записать и опубликовать свои карточки?

Вы также захотите определить размер и объем одной карточки. Попробуйте найти оценку времени или сложности, которая будет одинаковой для всех карточек. Если что-то слишком много дающее пищу уму или требующее усилий, попробуйте разбить его на несколько карточек.

Как только вы определились с точкой обязательства и точкой предоставления, вы готовы приступить к работе. Со временем положитесь на свою команду, чтобы критиковать и улучшать процесс. Помните, что kanban призывает к лидерским действиям на всех уровнях на постоянной основе, и эта концепция называется Kaisen. С учетом kanban ценностей уважения к людям и постоянного совершенствования, вы быстро приобретете лидерские качества.

По материалам Agile Coach «Boards»

Что такое kanban

Цель kanban — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов. 

Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ

Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку

Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.

Пример структуры канбан-доски

Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими, всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе. 

Пример виртуальных kanban-досок: 

• Trello. Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно. Присутствует интеграция с другими приложениями. Бесплатно доступен почти полный функционал kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объёму вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны. 
• Taskify. Аскетичный сервис, предусматривающий деление доски на три колонки — «Общий список», «В процессе» и «Выполнено». Taskify доступен без регистрации любому числу пользователей. 
• Asana. Это платформа для управления проектами с расширенным функционалом. Канбан-доска — один из предлагаемых инструментов. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Преимущество Asana — интеграция с большим количеством приложений.

В самом простейшем варианте канбан-доску делят на три столбца с задачами: 

• К выполнению (to do).
• В процессе выполнения (doing). 
• Выполненные (done). 

Приведённая структура kanban — всего лишь образец. Для разных проектов можно добавлять другие столбцы. Например, в сфере разработки программного обеспечения канбан-доска может иметь следующие колонки задач: 

• Бэклог — общий список. 
• Разработка — задачи в работе.
• Тест — на проверке у тестировщика. 
• Проверка — отправленные на утверждение менеджеру проекта. 
• Готово — полностью законченные.

За ведение доски ответственны все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы». 

Жизнь МДФ истории на Канбан доске

Этот рассказ начинается с очереди МДФ историй, терпеливо ждущих на левой стороне Канбан доски. Они расположены рядом с целями так, что каждый может видеть, что эти МДФ помогают в достижении целей. Дизайнер пользовательского взаимодействия и бизнес аналитик, работая в паре, берут верхнюю историю из очереди и сдвигают все остальные вверх. Вытянутая история помещается в колонку «проработка в процессе». Они определяют необходимых для проработки стейкхолдеров и обсуждают с ними критерии приема готовности истории. Они встречаются с разработчиками, чтобы убедиться, что определенные ранее критерии понятны и достаточны для начала разработки. Все выражают свое согласие. Бизнес аналитик говорит «Значит я помещаю эту историю в буфер». «Нет нужды, мои активные слоты пусты — я сразу помещу историю в них и начну ей заниматься» — говорит разработчик. Использование системы Канбан вовсе не означает, что мы разрабатываем по модели водопада. Поскольку на доске все истории упорядочены слева направо, многие ошибочно считают, что Канбан исключает совместную работу над историей. Заметьте как бизнес аналитики и дизайнеры поработали вместе со стейкхолдерами и разработчиками. Они были ответственны за выполнение взятой истории, но это вовсе не означало, что они должны сделать все сами и не помогать никому с другими историями. В здоровом Канбан процессе есть множество мест, когда члены команды работают вместе. Продолжая работу над историей, мы видим, что она движется по доске слева направо, как только все, от кого зависит работа над историей на определенной стадии, делают все возможное, чтобы история вышла из этой стадии и пошла дальше. Они никогда не перебрасывают историю на следующую стадию, не выполнив своих обязательств. Они знают, что если перенести незавершенную историю в буфер, ответственные за следующую стадию просто не возьмут эту историю и отправят ее на доработку. Такой подход делает взаимодействие между членами команды и полноценное общение критически важными. Передвижение истории в обратном направлении – слева направо – вполне обычная ситуация. Чаще всего такое происходит, когда кто-то из следующей стадии считает, что качество работы предыдущих стадий можно немного улучшить. Проходит время, истории прорабатываются, перемещаются в разработку, а потом и в тестирование. Но вдруг случается маленький затык. Разработчики только что закончили свою историю и, подойдя к Канбан доске, чтобы перенести выполненную историю в буфер своей колонки, они видят, что в их буфере нет мест и колонка тестировщиков тоже забита под завязку. И что теперь? Разработчики идут к тестировщикам. — «Ребят, мы тут реально на всех фронтах загружены со своими историями. Свободные слоты появятся не раньше завтрашнего утра.» — «Хммммм», – говорят разработчики, – «А мы можем помочь тестировать?» — «Конечно вы можете!», – говорит тестировщик. — «С вашей помощью мы разгребемся уже к сегодняшнему вечеру». – Тестировщик улыбается, – «Только я не дам вам проверять сделанную вами же историю.»

Ограничения выявляют узкие места

Когда колонка на Канбан доске заполнена полностью, мы знаем, что группа загружена по максимуму. Мы также знаем, что если такая ситуация повторяется регулярно, данная стадия скорее всего является узким местом всего процесса. Канбан доска отчетливо показывает нам, что замедляет выполнение историй, и мы можем предпринять что-то, чтобы улучшить производительность именно там, где это расширит пропускную способность доски, а не в любой другой точке Канбан процесса. По факту, если все члены команды работают со своей постоянной скоростью, люди на проблемной стадии будут постепенно отставать от остальных. В идеале мы всегда хотим знать, как поддерживать разработку и пропускную способность доски на хорошем уровне: находить узкие места и устранять их, меняя подход к работе или количество людей на определенной стадии. В бережливом производстве такое сглаживание рабочего процесса называется Хейджунка, его цель – устранение неравномерности в работе, которая обозначается термином Мура. Впервые взглянув на Канбан доски, единственный эксперт по бережливому производству, которого я знаю, назвал их Коробками Хейджунка – инструментом, которым пользуются в бережливом производстве для определения неравномерности рабочего процесса. Хотя, конечно, я сам не эксперт и не хочу зацикливаться на терминологии. Да и вообще, многое из того, что строго определено в производстве, не напрямую ложится на разработку ПО.

Agile практики берут лучшее из… фуршетов

Некоторые процессы считаются «Agile», если системы ценностей, лежащие в их основе, близки к системе ценностей Agile. Scrum и экстремальное программирование – яркие и наиболее распространенные примеры таких процессов. Куда менее известные, но не менее важные – Crystal, Dynamic Systems Development Methodology (DSDM), Feature Driven Development (FDD). Каждый из этих процессов объединяет несколько хороших практик и описание составляющих фаз процесса. Если бы вы выписали все хорошие практики из этих процессов, вы бы получили фуршетный стол, заставленный очень хорошими практиками, которые можно использовать для создания собственного процесса. И это именно то, чем занимается большинство организаций. Обычно люди проходят курс Certified Scrum Master, где узнают про роль Scrum Мастера в Scrum, но сегодня вы освоите основы Scrum, все его роли и составные фазы, а в довесок узнаете много дополнительных практик, которые не были упомянуты в первоначальном описании Scrum Кена Швабера и Майка Бидла. Чаще всего начинают с пары практик экстремального программирования: управления требованиями через пользовательские истории (user stories) и способом планирования релизов. Нормальным считается сокращение длины спринта в Scrum с одного месяца до пары недель, использование способа эстимирования из экстремального программирования, завершение каждой фазы ретроспективным митингом наподобие оного из Crystal или DSDM. Я лично добавляю такие практики, как дизайн и тестирование пользовательского интерфейса, визуализация пользовательских историй и более формализованные роли продукт оунера (Product Owner) и заказчика. Изначально простой Scrum рискует стать большим неповоротливым монстром. Сегодняшний типичный Agile процесс, вне зависимости от того, как вы его называете, берет лучшее с фуршетного стола Agile практик, чтобы сформировать такой процесс, где:

1. Нужды и требования проекта выражаются в виде пользовательских историй, помещенных в беклог. В идеале эти истории формируются продукт оунером (в SCRUM) или заказчиком (в экстремальном программировании) совместно с командой.
2. Разработчики дают высокоуровневые оценки на время разработки пользовательских историй.
3. Продукт оунеры группируют пользовательские истории в последовательные релизы (итерации, спринты и т.д.), каждый из которых длится от шести недель до шести месяцев.
4. Продукт оунеры выбирают следующие истории для каждой фазы, начиная с приносящих наибольшую пользу. Выбранные истории должны «вписываться» в заданные временные рамки.
5. К концу каждой фазы команда успевает инкрементально увеличить ценность продукта. Итоговый продукт демонстрируется продукт оунеру и другим стейкхолдерам.
6. Команда сохраняет оценки времени для каждой истории. Они используются в будущем для рассчитывания числа историй, которые можно добавить в следующую фазу.
7. Команда проводит ретроспективные митинги, чтобы проанализировать свою работу в ходе фазы и понять, что можно сделать лучше в следующей фазе.
8. Пофазная разработка длится вплоть до выпуска финальной версии продукта

Конечно, есть и другие общепринятые практики, такие как ежедневные stand-up митинги для синхронизации статусов членов команды и burn-down диаграммы для отображения прогресса разработки, но и приведенных достаточно, чтобы выразить мою мысль: сегодняшний типичный Agile процесс представляет собой разнообразнейшую смесь хороших идей, взятых из различных источников.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

Интерфейс Trello

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Канбан-доска в JIRA

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Интерфейс Kanbanize

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

Интерфейс Kaiten

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Как достичь максимума

• Изменения, в том числе переход на Kanban, должны быть осознанными, их необходимость нужно доносить для всех участников рабочих процессов.
• Перемены в процессах должны сопровождаться культурными изменениями внутри компании: стремление к прозрачности, вовлеченности, ввод новых ролей, нацеленность на результат.
• Не стоит абсолютизировать роль инструмента: появляется риск формального подхода, цель — улучшение качества работы, выпуск качественного продукта.
• Изучайте опыт использование Kanban в мировой практике: лучшие методики, советы, правила, кейсы — ищите свой стиль работы, у каждой компании он свой.
• При достижении положительных результатов не бойтесь распространять применение методики к новым задачам. 

Что такое Kanban?

Kanban — метод управления разработкой, где во главу угла ставится принцип выпуска продукта в точно установленный срок. Это второй в мире по популярности метод Agile-трансформации после фреймворка Scrum. 

Задачи в рамках проекта визуализируются на доске (само слово «канбан» в переводе с японского означает «доска» или «вывеска») для наглядности прогресса по каждой задаче и проекту в целом. Доски Kanban могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от проекта (количество столбцов, их цвета и проч.), однако любое их исполнение всегда направлено на то, чтобы сделать рабочий процесс максимально понятным для всех участников.

Так, в рамках большого исследования эффективности Kanban Journal of Software Engineering Research and Development были установлены такие результаты применения метода, как снижение сроков выпуска программных продуктов на уровне до 78% (с 30,5 до 6,8 рабочих дней), а также ускорение внесения изменений в уже существующие продукты на 73% (с 9,2 до 2,5 рабочих дней). 

Рынок корпоративных услуг по Agile-трансформации к 2026 году достигнет $63,83 млрд при показателе средних годовых темпов роста в 19,5%, говорится в исследовании Allied Market Research. Ускорение разработки цифровых продуктов и сервисов, оптимизация командной работы и качества коммуникаций в рамках ИТ-проектов стимулируют эту динамику.

Сегмент Scrum традиционно доминировал, составляя более половины объема рынка методологий Agile-трансформации. Сегодня его позиции также незыблемы — 58%. Тогда как «чистый» Kanban занимает 7%, добавляя еще 10% за счет гибридного подхода Scrumban. 

По прогнозам аналитиков, именно Kanban ожидают наиболее высокие темпы роста в отрасли.

Базовые принципы 

Существует два типа основополагающих принципов, на которых базируется метод Kanban:

1. Принципы управления изменениями.

• Начните с того, что есть сейчас.
• Договоритесь об эволюционном развитии.
• Поощряйте развитие лидерства на всех уровнях.

2. Принципы предоставления сервисов. 

• Выясните потребности и ожидания заказчика.
• Управляйте работой, дайте людям организоваться вокруг нее.
• Развивайте правила, чтобы улучшить показатели.

Придерживаясь этих принципов, с помощью инструментов Kanban можно построить полезный и эффективный сервис или продукт. 

Инструменты Kanban

Сервисов для ведения Kanban-досок в онлайн достаточно много. Есть универсальные решения, например, Jira от Atlassian или всем знакомый Trello. Однако для серьезных проектов в ИТ стоит использовать специальные, профессиональные инструменты: TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit. Самый топ в этом сегменте — это российская разработка Kaiten.

В Kanban используются специфические метрики для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта.

Командная скорость (team velocity) определяет, сколько задач может выполнить команда в заданный период времени, например, за неделю. Знание скорости команды помогает лучше предсказать, когда будет завершен необходимый объем задач. 

Время выполнения и время цикла (Lead time/Cycle time) определяют среднее время, необходимое для выполнения задачи. Время выполнения вычисляется с момента, когда команда получает запрос от клиента до завершения работ, а время цикла вычисляется с момента начала работы над задачей. 

Показатель времени выполнения используется, чтобы понять, как долго пользователь (клиент) будет ожидать оказание сервиса, а времени цикла — для вычисления, как быстро команда производит продукт

При этом важно понимать, что Kanban обычно хорошо ложится на сервисные команды, например, развертывание колл-центра, тогда как для создания продукта лучше подходит Scrum

Actionable Agile-метрики позволяют использовать время цикла, чтобы лучше предсказать, когда будет закончен каждый отдельный элемент проекта. Созданные Даниэлем С. Ваканти в 2015 году actionable-метрики помогают измерить, сколько времени потребовалось, чтобы закончить определенный объем работ по проекту — 50%, 85% и т.д. Далее эти данные позволяют команде лучше прогнозировать и контролировать сроки выполнения работ.

Все эти метрики позволяют делать достаточно точные прогнозы по срокам выполнения того или иного типа задач в бэклоге.

Суть методологии

Канбан возник в Японии в 1940-х годах. Корпорация Toyota внедрила методологию для улучшения своих рабочих процессов, чтобы поставлять продукцию своим клиентам в кратчайшие сроки, при этом качество данной продукции должно быть безупречным.

Основные элементы метода Канбана появились в 2007 году, они представляли собой доску с тремя столбцами — «сделать», «выполняется», «готово». Методология использует диаграммы, списки и статистику, чтобы показать этапы рабочего потока, а также его эффективность. Это помогает оценить результат любого идущего проекта. Канбан также использует фактор ограничения по количеству задач, которые могут выполняться в оно и то же время. Делается это для предотвращения чрезмерного напряжения и загрузки на отдельных участках работы.

Доска Канбан прошла долгий путь, чтобы стать тем, чем является сегодня. Она состоит из карт, колонок, разграничивающих линий, ограничений по незавершенным задачам. Все эти элементы доски помогают команде эффективно визуализировать этапы работы, управлять ими.

 Познакомимся с основными компонентами доски Kanban более подробно:

1. Карты — это визуальное представление задач. Каждая карточка содержит данные о задании, его статусе, дедлайнах, ответственном лице и прочую необходимую, по мнению команды, информацию.
2. Столбцы — отдельные этапы рабочего процесса. Карты проходят через все этапы работы до их полного завершения.
3. Ограничения по незавершенному производству (далее НЗП) — ограничивают максимальное количество задач на различных этапах рабочего процесса. Ограничение по НЗП позволяет быстрее завершать рабочие процессы, помогая команде сосредоточиться только на установленных текущих задачах.
4. Разделительные линии — горизонтальные полосы на доске, используемые для разделения различных видов деятельности, команд, видов работ и прочего.

Для детального отображения рассматриваемого процесса возможно создать столько столбцов на доске, сколько требуется, чтобы визуализировать свой рабочий процесс с максимальной точностью.

Преимущества методики канбан

Почему люди вообще используют эту систему и почему она привлекает все больше компаний?

• Канбан можно внедрить в любую действующую систему. Чтобы начать пользоваться методикой, необязательно переосмыслять то, как организована работа в компании. Не нужно вносить радикальных изменений, можно постепенно внедрять ее в различные аспекты деятельности. Все роли и стратегии взаимодействия можно сохранить в том же виде. Канбан не помешает, а лишь дополнит рабочий процесс, выявив при этом проблемы, которые необходимо решить. 
• Инкрементальные изменения вместо решения глобальных задач. Канбан мотивирует ставить небольшие задачи, которые легче выполнить и проще собрать в общую картинку как четкий план. Прозрачность в работе мотивирует и помогает принимать решения по поводу дальнейшего развития продукта/сервиса/сайта.
• Все находится в одном месте. Доска доступна всем сотрудникам, которые видят полный список задач. Она превращается в общедоступный информационный хаб корпорации. Карточки не привязаны к конкретному человеку, т.е. не случится так, что тимлид/менеджер что-то забудет, а кто-то из разработчиков «потеряет» задачу. 

Краткая предыстория

Поводом стала недостаточная производительность заводского конвейера «Тойота» по сравнению с американскими компаниями. Инженер Тайити Оно (Taiichi Ohno) придумал систему оптимизации производства, которая помогла синхронизировать работу поставщиков деталей, сборочной линии и продаж. Канбан-подход здесь работал в связке с методом «бережливого производства».

Название «канбан» произошло от японского «камбан», что значит «вывеска, объявление». У рабочих сборочного цеха «Тойота» была доска-стенд с карточками. На карточки записывали адреса отправителя и получателя, а также информацию о деталях. Когда команде требовалась новая деталь, соответствующая карточка отправлялась на ту часть доски, за которую отвечали внешние или внутренние поставщики. Для большего удобства карточки различались по цветам: например, внешний поставщик — красная карточка, внутренний — синяя.

В итоге «Тойота» повысила объём производства, стала укладываться в запланированные сроки и сократила складские запасы до необходимого минимума. Благодаря канбану в 1972-м «Тойота» стала первой в мире автомобильной компанией, выпустившей более 10 млн машин в год. Пример взяли на вооружение и в других отраслях.

Как это работает

Японское слово Канбан переводится как «карточка», «сигнал» или «бирка». Но как обычные карточки позволяют наладить эффективное управление целой корпорацией?

В результате оба боковых зеркала автомобиля Toyota должны были производиться синхронно, склады не ломились от запчастей, а брак в производстве полностью исключался.

Добиться этого только за счет планирования было невозможно. Поэтому план, который устанавливался для подразделений корпорации, был приблизительным, а ориентироваться руководители и мастера производства на местах должны были на специальные карточки, которые были для них сигналом, что и в каком количестве нужно произвести.

• Разноцветные карточки прикреплялись к каждой коробке с запчастями, по ним планировались закупки того или иного сырья, они же в итоге попадали на специальную Канбан-доску, имеющуюся на стене в каждом отделе, включая кабинет главы корпорации.
• В его кабинете определенный набор карточек отражал каждый этап производства: сколько сырья выдано, сколько и каких запчастей произведено, сколько машин ушло с конвейера, сколько проверено на брак.
• Эти сигнальные листки позволяли видеть, где и в каком цеху происходит задержка, кто идет с опережением, какую команду нужно усилить, а какой — поручить новое дело, чтобы рабочие не простаивали.

Позже эта простая методика управления от Toyota вошла в учебники по менеджменту под названием «Канбан». Впрочем, даже с появлением в обиходе компьютеров, интернета, а также систем по автоматизации бизнеса она не потеряла своей актуальности.

Разве что теперь разноцветные карточки чаще создаются в электронном виде.