Образец оформления путевого листа автомобиля

Что будет нарушителям

Ошибки стандартной формы путевых бланков

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

• тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
• гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

Нужен ли он для водителя ИП

Исходя из разновидности ТС и сферы их эксплуатации применяют разные путевые листы. Для владельцев и арендаторов предусмотрены документы;

• для грузовиков;
• легковых машин;
• спецтранспорта;
• газели;
• грузового и легкового такси;
• общественных автобусов.

Легковой автомобиль

Любой транспорт, который эксплуатирует бизнесмен или компания в своей деятельности, нуждается в оформлении путевого листа. Документ для легкового автомобиля составляют по форме № 3. Образец применяется простыми фирмами и специализированными организациями.

Форма № 3

Грузовой

Бизнесмены, которые используют в своей работе грузовики, обязаны составлять на них путевые листы.

Важно! С марта 2019 г. листы выписывают на смену или поездку, исходя из того, что продолжительнее

Писать документ на месяц запрещено.

На практике ПЛ выписывают каждый день. Если водитель выполняет заказ, находясь вдали от компании, то составляют на весь период. Если на грузовике работает несколько сотрудников, то оформляют на каждого по отдельности. Если предприниматель, который является собственником техники, вместе с тем водитель, то он также выписывает ПЛ на себя.

В документе находятся все сведения о дате осуществления работ, расстоянии, которое проехал водитель. Эти сведения нужны для исчисления стоимости оказанных услуг, заработка сотрудникам, учета расхода топлива. Если грузовой автомобиль остановит ГИБДД, то водитель обязан предъявить документы на груз и ПЛ.

Обратите внимание! Трудовая инспекция часто проверяет соблюдение норм ТК в отношении сотрудников, поэтому специалисты попросят путевые листы для ИП. По ним отслеживают режим работы водителя и устанавливают правильность начисления зарплаты

Проверяющие из налоговой инспекции обязательно заинтересуются путевым листом. Анализ документов позволит выяснить, корректно ли проводилась калькуляция расходов на транспортировку. ПЛ хранится в течение пяти лет.

Заполненная путевка на грузовик

Автобус

Водители автобусов, которые перевозят пассажиров, должны держать при себе путевой лист на транспортное средство по форме № 6. Путевка понадобится сотруднику в рейсе, если остановит служащий ГИБДД, то нужно доказать право на использование автобуса, законность перевозки пассажиров или груза.

Важно! Правильно выписанный лист доказывает, что техника работает исправно, водитель имеет право управлять ей. Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз»

В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН

Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз». В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН.

Образец заполнения ПЛ № 6

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Какие сведения о перевозке нужно отразить в путевом листе

Для заполнения этого реквизита укажите:

1) в информации о виде сообщения:

• городское, если оно осуществляется в границах населенных пунктов;
• пригородное, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние
  до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
• междугороднее, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов;
• международное, если оно осуществляется за пределы территории РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы РФ, в том числе транзитом через территорию РФ;

2) в информации о виде перевозки:

• регулярные;
• по заказам;
• легковыми такси.

Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе.

Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть

Наказания, предусмотренные при отсутствии путевого листа

Меры наказаний для грузоперевозчиков, не имеющих путевых листов, предусмотрен ряд наказаний административного плана, регламентируемых положениями Кодекса РФ:

• на водителей, совершающих перевозку продукции и не имеющих путевых документов, оформленных должным образом и необходимой товарно-транспортного пакета документов, налагается взыскание в 500 руб. и выписывается предупреждение;
• для организаций и лиц, ведущих индивидуальную деятельность, не совершивших выдачу на руки путевых документов, проигнорировавших произведение предрейсового медосмотра для них и контроля за тех. состоянием авто предусмотрено административное взыскание – 30 тыс. рублей;
• в случаях, когда грузоперевозчиком нарушены требования относительно обеспечения безопасности при перевозке продукции и/или пассажиров, его ожидает штраф в 100 тыс. рублей.

Путевые листы имеют срок действия. Он составляет 5 лет. Таким образом, грузоперевозчикам следует хранить данные документы в целости и сохранности весь срок во избежание непредвиденных ситуаций или штрафных санкций.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)

Сначала необходимо указать:

• Серию и номер путевого листа, дату его выдачи.
• Наименование организации, ее код по ОКПО, адрес, номер телефона и ОГРН или ОГРНИП (согласно приказу Минтранса от 7 ноября 2017 года № 476).
• Срок действия листа. Здесь указывают дату: число, месяц, год.
• Сведения о перевозке. Как заполнять этот реквизит, указано в приказе Минтранса от 3 февраля 2021 года № ДЗ-468-ПГ. Для грузовых автомобилей пишут: «перевозка грузов».

Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:

• Режим работы, номер колонны, бригады.
• Марку ТС, номер парковки (ранее это был номер гаража).
• Государственный, гаражный номер ТС.
• ФИО водителя, его табельный номер.
• Номер удостоверения, класс.
• Вид лицензии, ее реквизиты.
• Сведения о прицепах.

После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.

Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.

После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.

К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.

В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:

• Номер и дату составления путевого листа.
• Оплачиваемое время.
• Ездки.
• Присутствовал ли экспедитор.
• Пробег с грузом и всего.
• Перепробег.
• Тонны (массу перевезенных грузов).
• Тоннокилометры.

На обороте талона заказчик должен указать:

• Название компании-заказчика.
• Марку автомобиля, прицеп, их номера.
• ФИО и должность уполномоченного лица.
• Время прибытия к заказчику, отбытия к заказчику.
• Показания одометра.

Отрывной талон должен подписать таксировщик.

На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.

Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.

Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.

Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):

• Оплачиваемое время.
• Ездки.
• Присутствовал ли экспедитор.
• Пробег с грузом и всего.
• Перепробег.
• Тонны (массу перевезенных грузов).
• Тоннокилометры.

К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.

Зачем утверждать свою форму типового листа

• унифицированные формы путевых листов;
• самостоятельно разработанные путевые листы.

Подробнее об этом см. «Путевые листы с 15 декабря 2017 года: новые бланки и образцы заполнения».

По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить одно из двух:

• либо самостоятельно разработанную организацией форму путевого листа;
• либо факт использования организацией унифицированных форм.

Формы первичных документов утверждайте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм путевых листов, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении формы путевых листов.

Путевой лист (далее п/л), в первую очередь, – первичный отчетный документ. Его наличие обязательно для ведения бухучета. Налоговая инспекция требует его, как доказательство ведения контроля и списания ГСМ на предприятии. Поэтому все транспортные организации и ИП обязаны иметь правильно заполненный п/л.

ПРИКАЗ

________________ N _______________

Место издания

в бухгалтерию первичных документов

и отчетности ответственными работниками

структурных подразделений организации

1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Главный бухгалтер (работник бухгалтерии) Подпись Расшифровка подписи Визы С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение к приказу от ______ N _____

————————————————————————— ¦ Наименование¦Ответственное¦Вид пред-¦Кому пред-¦ Срок ¦ Подпись ¦ ¦ структурного¦лицо за сдачу¦ставления¦ставляется¦ пред- ¦ответственного¦ ¦подразделения¦ документов и¦ ¦ ¦ставления¦ лица ¦ ¦ ¦ отчетности ¦ ¦ ¦ ¦ структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения ¦ ————- ————- ——— ———- ——— ————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————- ————- ——— ———- ——— ————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————- ————- ——— ———- ——— ————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————- ————- ——— ———- ——— ————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————— ————- ——— ———- ——— —————

Зачем нужен путевой лист

Выводы

Например, бухгалтер ООО «Леон» подготовил свой шаблон путевого листа, не закрепленный учетной политикой общества. Для вступления в силу новой формы листа нужно его утвердить приказом руководителя.

Для этих целей в приказе, подготовленном на фирменном бланке, бухгалтер отражает обязательную информацию:

• номер приказа: № 100;
• дата приказа: 15.04.2016;
• наименование приказа: «Об утверждении формы путевого листа»;
• основание и содержание приказа: «Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ и приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, утвердить форму путевого листа в целях корректного учета и списания ГСМ, отраженную в приложении № 1″;
• дата вступления в силу: 05.2016.
• перечень лиц, ответственных за исполнение: «За исполнение приказа отвечает главный бухгалтер ООО «Леон» Ларина М. Н.»;
• перечень лиц к ознакомлению: «Для ознакомления водителю Морозову В. А.»;

Однако, если внутри предприятия есть свой разработанный стандарт приказа, утвержденный руководством, пользоваться при создании всех последующих распорядительных актов нужно именно им.

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 – 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

• рассмотрение жалоб водителя;
• визуальный осмотр;
• измерение давления, пульса, температуры тела;
• выявление признаков опьянения;
• определение наличия психоактивных веществ;
• для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.