Архивное хранение документов в москве

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.

■ Как формируется архив электронных документов. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.

Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.

■ Где и как долго хранят электронные документы. Порядок при хранении компьютерных файлов не менее важен, чем при хранении традиционных бумажных документов.

В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.

Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.

При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.

То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.

Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.

■ Навигация по электронному архиву. К электронному архиву должна прилагаться какая-нибудь поисковая система и справочный аппарат, которые обеспечат быстрый и удобный поиск электронного документа в хранилище на сервере, жестком диске или удаленном ресурсе.

Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.

Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Особенности

Организация-собственник, заключив с компанией-исполнителем договор, передает последней предварительно отсортированные и подшитые в дела документы (отбор, сортировку и подшивку при необходимости также можно возложить на исполнителя) в бумажном и цифровом варианте. Исполнитель, в свою очередь, обязуется хранить материалы в соответствии со всеми требованиями законодательства и рекомендациями Минкульта по срокам хранения.
Все переданные материалы маркируются штрихкодом, размещаются в архивные короба, ячейки или выделенные хранилища.
Опись документов, наименование организации, сроки хранения, даты поступления, место расположения в архиве заносятся в специализированный программный комплекс. При этом короба обезличены для максимальной безопасности от несанкционированного доступа.
Заказчик вправе запросить любой из архивных документов. Для этого необходимо оформить заявку с печатью организации на имя исполнителя, где требуется также уточнить, на какой срок берется документация.
Доступ к материалам может предоставляться только тем должностным лицам, кандидатуры которых согласованы между заказчиком и исполнителем. Архивная документация может быть предоставлена как в оригинале, так и в виде скан-копии, если оригинал не требуется.
Все заявки фиксируются как в бумажном, так и в электронном варианте.

Хранение бухгалтерских документов

Законодательством предусмотрено требование хранить отчетность бухгалтерии не менее пяти лет с отчетного года. Хранение бухгалтерских документов регулируется рядом нормативных актов, в частности Законом о бухучете и Налоговым кодексом РФ. Досрочное уничтожение бумаг может повлечь доначисление налогов и наложение санкций. Сроки сбережения цифровой документации идентичны аналогам в печатной форме.

Отчетность размещается в специально оборудованном помещении или закрытых шкафах. В хранилище передаются бумаги, срок хранения которых составляет не менее 10 лет. Дела, для которых предусмотрен меньший срок находятся в бухгалтерии до процедуры уничтожения.

Передача документов бухучета в архив осуществляется по алгоритму:

• Составление описи.
• Нумерация страниц.
• Подшивка дела.
• Оформление обложки.

Дела сдаются в хранилище после проведения проверок фискальными и иными контролирующими органами.

Значимость отчетности бухгалтерии для бесперебойного функционирования любой фирмы не подвергается сомнению. С учетом этого ответственное руководство должно обезопасить ценные бумаги от различных форс-мажорных обстоятельств. Если в офисе отсутствуют предусмотренные для размещения отчетности технические условия, целесообразно поискать сервис, предоставляющий соответствующие услуги.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Принципы оперативного хранения документов

Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом. 
Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов  является быстрый доступ к ним

Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки — иметь максимально информативные подписи, а каждое дело — содержать внутреннюю опись

Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе. 
Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Позитивные моменты при выполнении принципов хранения документов

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений. 

Итоги выполнения правил

Компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм — дело одной минуты. 

Архивное хранение документов

От грамотной организации хранения дел зависит эффективность производственной деятельности и финансовое состояние фирмы. Требуется обеспечение порядка и неукоснительное соблюдение сроков. Качественное архивное хранение документов требует наличия квалифицированных специалистов, финансовых средств и времени.

Организация архивного хранения материалов подразумевает:

• Прием бумаг от структурных подразделений компании и обеспечение их сохранения.
• Осуществление контроля правильности оформления дел в структурных отделах.
• Разработку и согласование номенклатуры.
• Проверку правильности формирования дел в соответствии с номенклатурой.
• Экспертизу ценности.
• Организацию использования архивных дел по установленному порядку.

Документация с момента создания и до передачи в архивохранилище сберегается в структурных подразделениях (по месту формирования) или в службе делопроизводства. Дела законченного производства передаются в архив юридического лица

Здесь важно неукоснительное соблюдение сроков, в ином случае не избежать штрафных санкций.

Организация архивного фонда представляет собой сложный и трудоемкий процесс. Большинство современных компаний предпочитает передавать ведение архивной деятельности на аутсорс.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

• архив организации должен предоставлять документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности;
• архив организации при наличии полномочий может оказывать пользователю платные информационные услуги;
• пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.
• для организации использования документов в архиве организации формируется научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) – комплекс взаимосвязанных основных (обязательных) и дополнительных архивных справочников о составе, содержании и объеме архивных документов, основными из которых являются описи дел, документов.

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

• информационное обеспечение работников организации;

• исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

• выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

• виды запросов (тематического и социально-правового характера);
• требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
• порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
• особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

• наличие фонда пользования;
• плохое физическое состояние документов;
• документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
• ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Почему стоит отдавать документы на хранение в «РАЙСВОЛФ»

Мы ценим доверие и создали для своих клиентов удобные условия сдачи документов в архив на постоянное хранение или короткий срок

Нам важно, чтобы вы оставались спокойны и не волновались за важную документацию. Поэтому команда «REISSWOLF» делает все, чтобы надежно хранить вверенные документы и спокойствие их владельцев.

Преимущества нашей работы:

1. Компетентный штат. Собрали и обучили проверенный персонал с ответственным подходом к своей работе. На таких людей можно положиться в любом вопросе.
2. Техническая уверенность. Оснастили здание системами безопасности, пожаротушения, видеонаблюдения. Лучшие технические средства, сигнализация и датчики помогают держать ситуацию под контролем.
3. Транспортная безопасность. Автомобили для доставки документов находятся под круглосуточным спутниковым наблюдением, а доступ к машинам имеют только сотрудники компании. Транспортировка документации также под нашей ответственностью.
4. Конфиденциальность клиентов. Ведем строгий контроль посетителей. Подготовили аудит-комнату для работы с документами на нашей территории. Пересечение клиентов и их документов сведено к нулю.

Инновационные технические внедрения и ответственность команды «РАЙСВОЛФ» обеспечат вашим материалам высокую надежность по приемлемой стоимости.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

• объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
• организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
• документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст

13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Итоги

1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;  б) годовая — постоянно;  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

• Помещение, в котором будут хранить временные документы;
• Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
• Архивохранилище;
• Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

• Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
• Он должен принимать архив документов различных организаций;
• Вести учет о сохранности всех документов;
• Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
• Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
• Принимать участь в случае проведения экспертизы;
• Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
• Составлять номенклатуру дел;
• Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
• Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
• Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов

В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?

Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.

До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.

В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.

Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.

В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).

Сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

• первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
• регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
• бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
• аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

• учетная политика;
• стандарты экономического субъекта;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.

Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

Правила хранения документов

Правила хранения документов определяются организациями и ИП самостоятельно. Строго они не регламентированы. Как правило, в небольших компаниях документы хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах.

Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314.

Если объем бумажного документооборота не позволяет хранить документы в бухгалтерии, под хранение оборудуется специальное помещение — архив. При этом оборудовать такое помещение нужно, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Архивы должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами (п. 4.2 Основных правил работы архивов организаций).

В архив организации направляются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также кадровые документы. Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в бухгалтериях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Для хранения большого количества документов допускается заключение возмездных договоров со сторонними архивными компаниями.