Пример оформления графика документооборота бухгалтерской службы предприятия

Регистрация

Перечень первичных учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки. Вот стандартный перечень первичных документов, которые применяют компании на практике.

1. Договор

Договор как бумага традиционно не считается первичным документом. Но он регламентирует права и обязанности сторон сделки. Тем более, что Гражданский кодекс разрешает заключать договоры в устной форме, а для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи. Он считается заключенным уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Однако заключение письменного договора сможет защитить как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т. д. Кроме того на основании письменного договора проще доказать свою правоту в суде.

С 19 августа 2020 года действует Федеральный закон от 18 июля 2017 года № 163-ФЗ. Уменьшать налоги с помощью схем и фирм-однодневок официально запретили. Вместе с тем можно учитывать любые налоговые расходы и вычеты, но при одновременном выполнении двух условий: основная цель сделки — получить прибыль, а не уменьшить налоги, и обязательство по сделке выполнило лицо, указанное в договоре поставки. Так что договор в письменной форме лучше заключать, чтобы в случае необходимости иметь возможность предъявить его проверяющим.

2. Счет

Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и дополнительную информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т. д. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора.

3. Платежные документы

Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Платежное поручение применяется при безналичных расчетах. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.

4. Товарная накладная

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании, оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров на сторону), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.

5. Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)

Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Каковы требования к первичным учетным документам, которые принимаются для подтверждения расходов в налоговых целях, читайте в разделе «Налог на прибыль», подразделе «Расходы, которые уменьшают прибыль», ситуации «Обоснование расходов».

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП. Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства

Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами

Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

• Наличие подписи директора.
• Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

• Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
• Сроки вступления локальных актов в силу.
• Порядок исполнения документов.
• Способы ведения и хранения бумаг.
• Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
• Правила составления и оформления.
• Сроки проверки формы и содержания документов.
• Порядок утверждения бумаг.
• Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
• Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Документооборот в ооо пример схема

Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке. Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Лица, отвечающие за документооборот

Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:

• оформлять первичные документы своевременно и качественно;
• осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
• обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.

Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:

• бухгалтерские;
• налогового учета и отчетности.

В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

• первичные документы;
• регистры;
• формы отчетности.

К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.

Пенсионная реформа в МВД в 2021 году: последние новости

Это касается всех силовых структур – военных, полиции, службы наркоконтроля и ФСИН.

Работник перечисленных выше ведомств должен иметь стаж службы от 20 лет, если он был уволен по причине:

1. в результате сокращения.
2. признания негодности к службе специальной комиссией,
3. болезни,
4. достижения предельного возраста,

Это новый пункт, он вносится в часть 1 ст.13 закона N 4468-1.

Хорошей новостью является то, что размер пенсии по выслуге лет тоже увеличивается. Если сейчас он составляет 50% от денежного довольствия по достижении 20 лет службы (ст.14 закона №4468-1), то с принятием закона она составит 65% от довольствия с последующим увеличением по 3% ежегодно, но не более 85% (в этой части закон не меняется). Ст.14 также дополнится пунктом о назначении обеспечения сотрудникам, уволенным по болезни, профнепригодности и сокращения после 20 и более лет службы.

Им полагается пенсия в размере 50% от размера довольствия с последующим ростом на 3% ежегодно. Второй раздел законопроекта касается только военных и вносит изменения в главу закона № 306-ФЗ «О денежном довольствии военнослужащих…», в нем говорится о надбавке к окладу, увеличивающейся по мере выслуги.

Третий раздел посвящен вступлению в силу положений данного документа и касается всех категорий служащих. Он гласит, что при увольнении сотрудников ведомств до 1 января 2020 года сохраняются условия получения пенсии по предыдущей редакции закона – то есть 20 лет минимальной выслуги.

Полный текст данного законопроекта вы можете скачать здесь. В реквизитах законопроекта дата вступления в силу не указана, однако в тексте документа упоминается 1 января 2020 года. Это говорит о том, что если данный акт пройдет все чтения в 2020 году, действовать реформа МВД начнет в 2020 году.

Учитывая, что в июне 2020 года правительство начинает согласование закона о повышении пенсионного возраста обычных граждан, то можно ожидать, что во втором полугодии будут рассматриваться и аналогичные вопросы по силовым ведомствам. Согласно ст.

Документооборот в организации пример схема

Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2021 год.

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе. Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот.

То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании. Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне.

Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор

Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем в отношении бухгалтерии.

Также см. «». Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2020 году ↑

Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

• начальный этап составления;
• что в результате;
• заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Начальный этап составления

В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

• взаимосвязь;
• сроки выполнения определенных работ.

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

• типовые;
• индивидуальные;
• унифицированные (на конкретном предприятии).

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

Что в результате?

При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

• подразделений предприятия;
• участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

Заполненный пример

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика – сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться

Все услуги

Решение задач

от 1 дня / от 150 р.

Курсовая работа

от 5 дней / от 1800 р.

Реферат

от 1 дня / от 700 р.

График документооборота: образец 2021 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Кому и зачем нужен график

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов. Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.

Документооборот. Требования к оформлению документации

15 Марта 2020 в 16:30 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока: входящий (поступающий в организацию); исходящий

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Методы, которые использовались при регламентации

• Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
• Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
• Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
• Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.

Кто контролирует график документооборота

По закону, эта обязанность возложена на главбуха – и его требования обязательны для всех сотрудников. Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание. А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать.

Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив. Чтобы в будущем не пришлось возвращаться к оригиналу в архиве и делать сканы для запроса от налоговой, стоит использовать «Скан-Архив».

Один из способов упорядочить хранение документов – составить номенклатуру дел. В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.