Что такое организационные документы

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает, что работа с документами ведется в каждом подразделении компании самостоятельно, силами своего секретаря или иного ответственного сотрудника, на которого возложены соответствующие обязанности.

Как правило, такую форму документооборота избирают территориально разобщенные организации или те, у которых документооборот в структурных подразделениях имеет свои особенности.

Часто такая форма работы с документами применяется в организациях, где высок уровень секретности.

При децентрализованной форме ведение делопроизводства осуществляют не сотрудники канцелярии или службы ДОУ, а сотрудники подразделений, подчиняющиеся своим руководителям. Соответственно, пусть они и берут на себя все заботы, связанные с распределением обязанностей и замещением отсутствующих.

Как правило, они выбирают тот вариант, при котором все функции отсутствующего сотрудника передаются одному человеку.

Служба делопроизводства[ | ]

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства

—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Классификация документов в делопроизводстве

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

• организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
• справочно-информационные (справки, телеграммы);
• по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема

Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

— ______________________________________________________________________.

1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________;

(наименование организации)

— настоящей должностной инструкцией;

— ____________________________________________________________________.

(иными актами и документами, непосредственно связанными

с трудовой функцией делопроизводителя)

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ____________________

_______________________________________________.

(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

Документооборот[ | ]

Документооборо́т

— деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;
2. предварительное рассмотрение;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководством;
5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота[источник не указан 3066 дней

]:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2. Передача документа в бухгалтерию;
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает: таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);
5. группировку;
6. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);

Сдача документов на хранение в архив.

Секретный документооборот

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне».

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП).

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Сроки исполнения документов в делопроизводстве

Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок!

Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

Деятельность любого юридического лица (особенно со штатом сотрудников) предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения. Сложно ли организовать делопроизводство? Пошаговая инструкция 2017 года поможет в этом.

Из статьи вы узнаете:

нужно ли уделять внимание делопроизводству;
как можно организовать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года;
как привести в порядок кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2017.

Нормативные основы

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами. Например:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.

Читайте по теме в электронном журнале

Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?
Аудит делопроизводства: когда выгодно привлекать аудиторскую фирму
Контроль исполнения документов

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

• Виды документов в делопроизводстве
• Цели делопроизводства
• Делопроизводство и документооборот 2017

Нормативно-правовая база делопроизводства[ | ]

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, ифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты—указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, которые развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов, определяют механизмы их исполнения и применения.

На практике, особое внимание необходимо обратить на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 ;
• ГОСТ 6.10.5-87 ;
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 ;
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 ;
• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 и др.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту)

Что это за специальность «делопроизводитель»?

I. Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению __________________________________ (заведующего канцелярией, ________________________________________________________________________. иного должностного лица) 1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________ (заведующему ________________________________________________________________________. канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному должностному лицу) 1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. ) его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: — нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; — уставом предприятия; — правилами трудового распорядка; — приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя; — настоящей должностной инструкцией. 1.6. Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основные вопросы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции: 2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка исполненной документации по адресатам. 2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов. 2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: 3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения. 3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. 3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. 3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам. 3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. 3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. 3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. (ну примерно вот так)

otvet.mail.ru

Почему важно уделять внимание делопроизводству

Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача — как правильно и удобно организовать документооборот.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще — там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом

Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше -– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.

Инструкция по кадровому делопроизводству: образец

Скачать образец полностью

Следует учесть также, что для организации делопроизводства
, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.

Правовые основы работы делопроизводителем

Отдельная профессия «делопроизводитель», в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Кроме того, существует отдельный профстандарт делопроизводителя. Он закреплён приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Причём в нём делопроизводитель также официально назван специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

Отметим, что должностная инструкция делопроизводителя не должна противоречить этим двум документам Минтруда.

Как правило, вакансии делопроизводителя размещают организации, которые имеют большой и частый документооборот.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции

: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц. Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.9. _________________________________________________________________.

(иные обязанности)

Организация делопроизводства[ | ]

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция

Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ — инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:

• как их принимают;
• как с ними знакомят работников;
• где и у кого хранят локальные акты.

По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей — аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов

Как оформлять документы по Примерной инструкции

Шаг 3.

Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.

Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству

Шаг 4.

Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству

Скачать образец инструкции

Шаг 5.

Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Примечания[ | ]

1. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения. (Дата введения 2014-03-01)
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (неопр.) .
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (неопр.) .
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
5. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-I «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями) (неопр.) . base.garant.ru. Дата обращения 2 декабря 2020.
6. ООО ЦНТ Импульс — автоматизация секретного делопроизводства (неопр.) . cnt-i.ru. Дата обращения 2 декабря 2020.

Для чего нужно делопроизводство

Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят: — грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки; — автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации; — архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела; — создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами. Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:

• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14.

Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.