Трудовая книга. учет движения трудовых книжек и вкладышей

Заполнение журнала и его образец

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

1	номера по порядку (№ п/п)
2, 3, 4	даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа)
5	ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись
6	реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера)
7	специальности, должности, профессии устроившегося на работу
8	наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек
9	приказа с датой и № распорядительного документа
10	расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал
11	полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши
12	даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора)
13	расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

• название отчетного журнала;
• общее количество листов (или страниц);
• дата начала ведения реестра;
• подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки. Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету

Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

• написать докладную записку об отсутствии журнала;
• завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
• внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
• в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5)

Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

ВАЖНО!

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Подпишитесь на рассылку

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

• возможность индивидуальной идентификации;
• разовое действие;
• защита от неразрешенного доступа;
• индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб

В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

• силовые;
• контрольные.

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

После опечатывания или опломбировки, заменить лист в журнале при исправлении записи будет невозможно. Этого не позволит сделать пломба, прикреплённая на кончик нити или зафиксировавшая нить в одном положении.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные

Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы

Установленные критерии законодательством

1. Наличие идентификационного номера.
2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

1. С логотипом организации.
2. В виде металлической печати.
3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

• изделия из свинца;
• из пластика;
• металлический контролёр МК-1;
• металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г. должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее

В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образец

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Как заверить и вести документ?

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

1. Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
2. Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
3. Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
4. Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
5. Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
6. число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
7. дата заведения документа;
8. подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться. За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки

В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом. Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

• секретарь;
• сотрудник отдела кадров;
• бухгалтер;
• делопроизводитель;
• специалист по персоналу и т. п.

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала.

Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

Если работодатель выдаёт устраивающемуся трудовую книжку, тогда с работника взимается сумма денег, которая была потрачена на закупку чистого бланка. Этот факт документируется и регистрируется в книге учёта.

Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

• страницы нумеруются заранее, до начала использования;
• книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
• заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

ВАЖНО!
Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.. Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Некоторые нюансы при ведении журнала

1. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д.р. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите. 2. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала (не зарегистрированном), а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства (или перед проверками надзорных органов). Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе (если кому то не понравится пустая строка напишите в ней «уборка мусора» или «погрузочно-разгрузочные работы»). 3. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся. 4. Согласно п.4 ст.52 Градостроительного Кодекса РФ застройщик (или заказчик) должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства при необходимости прекратить работы или их временно приостановить на срок более чем на шесть месяцев.

Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить «звоночком» инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

Заполнение последних граф журнала выдачи трудовых книжек на руки

При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13. Сложности с заполнением этих пунктов могут возникнуть у кадровика, в случае неявки сотрудника.

В этом случае возможны следующие варианты решения проблемы:

• отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
• по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
• в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

Как правильно заполнить последние графы журнала учета выдачи трудовых книжек?

Заполняем титульный лист

Пишем правильно название объекта — с разрешения на строительство, или реконструкцию. Если их нет (например при кап. ремонте) пишем название объекта с договора подряда. Далее собираем копии приказов о назначении ответственных лиц Застройщика, Заказчика, Генподрядчика, Субподрядчика. Просим каждого из их расписаться в графе «подпись». Параллельно собираем реквизиты всех этих организаций (можно как раз у ответственных лиц спросить). Типографский у Вас журнал или самодельный его нужно прошить, пронумеровать листы и скрепить печатью Заказчика. Количество страниц указывается также и в титульном листе.

Порядок ведения и заполнения книги учета

Ведением данного книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним документом компании. В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала для трудовых книжек.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе книги.

По мере поступления от сотрудников трудовых книжек, сведения о них регистрируются в журнале. Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

• порядковый номер;
• число, месяц и год принятия владельца трудовой книжки на работу;
• ФИО лица, которому принадлежит книжка;
• Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
• Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
• Наименование подразделения;
• Реквизиты распорядительного документа, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
• Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
• Дата выдачи книжки — заполняется при выдаче на руки оригинала документа, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
• Подпись работника в получении личного документа — ставится, когда владелец получает на руки свой документ.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника. Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки.

Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.