Сопроводительная записка

Содержание:

4. Структура и содержание каждого блока
Структура и содержание каждого блока
Как оформить приложение к документу
# О чем писать в сопроводительном письме работодателю
- # Письмо без опыта работы
- # Письмо к резюме без вакансии
Прилагаемый документ
Что такое докладная записка?
Образцы для разных случаев
# Как правильно написать сопроводительное письмо
Структура
Требования к форме бланка
- 3.1 Пример пустого бланка

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
обращение к получателю;
основная часть;
перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
О подготовке годового отчета.
Предоставление статистических данных.
О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Структура и содержание каждого блока

Что такое пояснительная записка и как ее писать

тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
обращение к получателю;
основная часть;
перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Приведем пример некоторых формулировок:

Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
О подготовке годового отчета.
Предоставление статистических данных.
О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

Как оформить приложение к документу

Пояснительная записка к бухгалтерской отчетности

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=3496

# О чем писать в сопроводительном письме работодателю

Докладная записка

Содержание письма для устройства на работу должно сводится к ответу на три главных вопроса, которые в идеале, и спровоцируют работодателя на просмотр резюме или личную встречу:

Кто я такой? После прочтения, о вас должно сложиться позитивное первое впечатление.
Зачем я вам? Нужно доказать свою ценность и способность принести пользу организации.
Зачем вы мне? Сделка будет выгодной, если интересы соискателя и нанимателя совпадают.

# Письмо без опыта работы

Если у вас отсутствует опыт работы – это ещё не значит, что занять вакантное место не получится

В сопроводительном тексте нужно правильно акцентировать внимание нанимателя, а для составления резюме лучше использовать целевой шаблон

Отсутствие опыта следует компенсировать другими значимыми сведениями: образованием, качествами и желанием работать.

Выделите из вакансии основные требования к кандидату и оберните их в свои достоинства, также делайте упор на точки соприкосновения имеющихся знаний с желаемой позицией.

# Письмо к резюме без вакансии

Когда вы решили трудоустроиться в определенную компанию, без открытой вакансии – вашим основным мотивом должна стать заинтересованность в данной, конкретной фирме.

Мнение эксперта

Екатерина Троицкая

Менеджер по подбору персонала

Не смотря на то, что некоторые работодатели легко идут на контакт, а к другим нужно искать подход – всегда можно добиться обратной связи.

Требуется изучить максимальное количество фактов об организации: услуги, проекты, начальство, достижения… После, убедите рекрутера в осознанном выборе предприятия для трудоустройства, обоснуйте причины своего выбора и наличии опыта работы в смежных отраслях. В заключении попросите менеджера ознакомиться с резюме и предложить вам релевантные вакансии или стажировку в ответном письме.

Прилагаемый документ

залоговый сертификат — документ, прилагаемый к векселю переводному, выписанному при отгрузке товаров. Уполномочивает банк предъявитель векселя или любого последующего держателя акцептованного векселя произвести продажу указанного товара в случае отказа плательщика… … Большой юридический словарь

Медицинский документ эксплуатационный — Эксплуатационный документ (accompanying document): документ, прилагаемый к медицинскому изделию и содержащий информацию для лиц, ответственных за сборку, применение и техническое обслуживание медицинского изделия, оператора или пользователя,… … Официальная терминология

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору

ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Настиной И.А.

Служебная записка

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

# Как правильно написать сопроводительное письмо

Не существует идеального шаблона написания, поэтому эта задача требует подготовки. В первую очередь, нужно внимательно ознакомиться с требованиями вакансии и подать себя, как идеального кандидата для должности: с необходимым опытом, актуальными достижениями и ценными навыками.

Грамотное сопроводительное письмо выделяется из общего потока откликов и стимулирует рекрутера ознакомиться с анкетой соискателя.

Адресуйте сообщение конкретному человеку, подразделению или фирме – письмо должно быть персонализированным. Личное приветствие делает его уникальным, говорит о потраченном на написание времени и демонстрирует вашу заинтересованность в трудоустройстве.

Если вы не знаете имени получателя, то поищите информацию на сайте предприятия или позвоните по телефону. В противном случае, старайтесь писать максимально приближенно.

Резюме и сопроводительное – это единое целое, поэтому сведения в двух документах должны дополнять друг друга, а не дублироваться. Исключение составляют только контакты соискателя.

Если наниматель решит, что вы используете одинаковый или шаблонный текст для отклика на разные вакансии, то потеряет к вам интерес и шанс на трудоустройство сильно упадет.

Подумайте, каким опытом или достижениями вы можете отличиться от претендентов, которые не указанны в резюме. Можете поделится или придумать профессиональную цель, которой вы хотите добиться устроившись на эту работу.

В сообщении работодателю, используйте только существенную информацию, которая относится к будущим обязанностям. Представьте, что вы имеете 15 секунд, чтобы убедить менеджера по подбору, пригласить себя на собеседование. Что бы вы сказали?

Мнение эксперта
Екатерина Троицкая
Менеджер по подбору персонала

Оперируйте конкретными величинами: процентами, сроками, количеством проектов – цифры придают значение любой информации.

Исключите шаблонные выражения по типу: ответственный, стрессоустойчивый, коммуникабельный… Подтверждайте свои слова фактами, вместо «легко обучаемый», напишите: «за 1 месяц полностью освоил CRM-систему магазина»

Ознакомьтесь с компанией-работодателем: с её товарами, услугами, проектами. Продемонстрируйте особый интерес к организации, напишите, почему вы хотите работать именно у них.

Например, возьмите за основу какой-нибудь продукт компании и расскажите о своем опыте разработки / продаж / участия в подобных проектах.

Не ленитесь перечитывать и проверять поисковое письмо на грамматику, опечатки и удалять ненужные слова. Неграмотный или нудный текст – самая большая ошибка.

Иногда рекрутеры используют уловки для проверки кандидатов на внимательность и просят использовать в отклике определенное слово или фразу.

Структура

Особой структуры у сопроводительных писем нет, все как в школьных сочинениях:

Введение
Основная часть
Заключение

Только не забывайте указать контакты и ФИО, чтобы HR не искал ваше резюме.

Если только вы не сценарист или не ведущий литературной колонки, будьте лаконичны и пишите строго по делу.

Вольный стиль письма для кандидатов на творческие вакансии – это особая тема. Не нужно изо всех сил пытаться быть оригинальным или смешным.

Это же не конкурс стенд-апов.

Введение

Поздоровайтесь с человеком, которому адресовано письмо, обратившись по имени-отчеству

Не забудьте про название компании и должность.

Укажите вакансию, на которую претендуете. Сообщите, откуда узнали о ней (работодатели ведут мониторинг действенности рекламных площадок).

Основная часть

Следующие несколько абзацев – это то, ради чего существуют сопроводительные письма. Постарайтесь уместить в нескольких предложениях:

чем привлекает эта вакансия;
какую пользу вы принесете компании;
какой опыт приобрели;
готовы ли развиваться на предложенной позиции.

Смысл не в том, чтобы перечислить проекты, в которых вы работали, а в том, чтобы наглядно ответить на требования вакансии.

Представьте, что объявление о вакансии – это список вопросов, на которые вам нужно ответить:

Требуются стрессоустойчивые люди?

— 3 года работал в отделе клиентской поддержки, последние полгода перевыполнял ежемесячный план на 15%-25%.

Нужно знание Microsoft Office?

— Вел бюджет организации и разработал шаблон для создания накладных в MS Office

А теперь время для самого интересного

У вас есть еще один абзац, чтобы написать, чем конкретно вы будете полезны компании и что (конечно, кроме ) даст вам работа в этой компании.

Например

Я считаю, что работа в коллективе myresume.ru

поможет мне развиваться в моей профессии. Ознакомившись с требованиями вашей вакансии, я хотел бы использовать свой опыт работы над проектом «XXX» для оптимизации расходов и создания единой системы управления проектами.

Заключение

Не спешите прощаться

Заключение – это раздел, в котором вы должны установить дальнейшие шаги.

Фактически, это призыв к действию:

Если вас заинтересовало мое предложение, предлагаю запланировать телефонную конференцию, на которой я бы ответил на все ваши вопросы о моем опыте и потенциале, а также подробнее рассказал о решениях, которые я предлагаю для увеличения продаж в вашей компании.

Так рекрутеру, даже если ваша кандидатура его не заинтересует, придется ответить

на него.

Кроме того, у вас будет повод позвонить и лично узнать решение работодателя.

Не задаете никаких вопросов и ничего не просите – значит, можно ничего не отвечать.

Чтобы закончить письмо, поблагодарите за проявленное внимание и попрощайтесь. Теперь можно

Не забудьте заполнить контакты для связи. Причем лучше всего разместить их в верхней части листа.

Чтобы завершить письмо, используйте P.S.

– этот прием отлично привлекает внимание. Например, можете запросить обратную связь

Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

верхнюю часть с реквизитами организации;
поле с исходящим номером и датой;
блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
поле для текста письма и приложений;
контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании (указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________