Этапы и результаты ревизии кассы

Как часто проводится инвентаризация кассы?

Важно отметить, что инвентаризация кассы очень важна, так как именно здесь хранятся и учитываются как наличные, так и безналичные денежные средства, кассовые документы и ценности, которые есть в наличии. Путем инвентаризации, получается, определить факт хищения из кассы, соответствие отраженных в учете данных с фактическим их наличием, а также удостовериться в правильности составления и ведения соответствующих документов

Путем инвентаризации, получается, определить факт хищения из кассы, соответствие отраженных в учете данных с фактическим их наличием, а также удостовериться в правильности составления и ведения соответствующих документов.

Для комиссии очень важно определить, при проведении инвентаризации, ,круг лиц, которые несут материальную ответственность за сохранность разного рода ценностей, которые имеют отношение к кассе, а также соответствие этой ответственности. Также важно знать каков размер дебиторской задолженность на момент проведения инвентаризации, а также причины возникновения недостачи или излишка при проведении инвентаризации

При этом, комиссия вправе затребовать объяснение от ответственного лица факт несоответствия данных с кассовыми документами и фактически имеющимися ценностями.

Также важно знать каков размер дебиторской задолженность на момент проведения инвентаризации, а также причины возникновения недостачи или излишка при проведении инвентаризации. При этом, комиссия вправе затребовать объяснение от ответственного лица факт несоответствия данных с кассовыми документами и фактически имеющимися ценностями.. В виду того, что инвентаризация кассы представляет собой инструмент внутреннего контроля, с помощью которого совершается оценивание ведения тех или иных хозяйственных операций, проведение таких проверок целесообразно провалить внезапно

Однако в некоторых случаях, проведение инвентаризации кассы должно быть осуществлено:

В виду того, что инвентаризация кассы представляет собой инструмент внутреннего контроля, с помощью которого совершается оценивание ведения тех или иных хозяйственных операций, проведение таких проверок целесообразно провалить внезапно. Однако в некоторых случаях, проведение инвентаризации кассы должно быть осуществлено:

• При составлении годовой отчетности.
• При реорганизации, ликвидации или прочего преобразования предприятия.
• При смене кассира.
• При хищениях или выявлении факта недостачи.Акт инвентаризации кассы

Проведенная внезапная проверка состояния кассы обязательно оформляется соответствующим документом – актом. Он обязательно составляется в соответствии с нормами законодательства, в частности он должен соответствовать установлено форме – КМ-9.

Важно отметить, что при проведении оценки кассы руководителя предприятия, такая процедура должна быть оформлена в соответствующем бланке в двух экземплярах. При проведении инвентаризации по инициативе налоговых органов, она Должею быть оформлена в трех экземплярах

При этом, если на предприятии нет кассира-операциониста, то составляется форма КМ 5, а если у кассы есть соответствующий сотрудник, то данные сличаются с журналом по форме КМ – 4. Сам акт ИНВ 15 имеет два листа, из которых первая часть должна состоять из информации о структурном подразделении и названии предприятия, а также уникального номера и даты, когда проводилась инвентаризация.

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат

Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учета наличных денег, поступающих в кассу.
Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

В какие сроки проводят плановую – периодичность

Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.

Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.

Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:

• Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
• Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
• При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
• Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
• Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
• Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
• Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).

Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?

Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы. Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.

Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:

• выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
• реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
• ужесточение системы кассового контроля внутри организации.

Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.

Соответственно, руководство хозяйствующего субъекта самостоятельно решает, когда их целесообразно проводить. Осуществление внеплановой ревизии оформляется приказом работодателя.

В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.

Общий порядок

Появление внешнего либо внутреннего ревизора, как выше было указано, обязательно сопровождается изданием соответствующего распоряжения. Оно выступает в качестве основания выполнения контрольных мероприятий. Инвентаризацию наличности должна осуществлять комиссия. Кроме самого ревизора, при этом процессе присутствует кассир, бухгалтер, а также незаинтересованное лицо. В приказ о проверке включаются все важные моменты процедуры:

• Определяется круг лиц, которые входят в комиссию.
• Устанавливается срок проведения мероприятий и сдачи результатов.

Эти же сведения содержатся и в уведомлении, которое направляется компетентными надзорными органами.

Как провести ревизию кассы: процедура, документы

Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.

Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).

В локальном нормативном акте компания:

• утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
• определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
• фиксирует длительность проверки;
• описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
• утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
• определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
• утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.

Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.

Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.

Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии

На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.

Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).

В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование организации;
• перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
• основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
• состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
• дата начала и окончания ревизии.

После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.

Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий

В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:

1. Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
2. Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
3. Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
4. Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
5. Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

1. Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
2. Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
3. Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
4. Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
6. Контроль за целевым использованием полученных финансов;
7. Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Проведение ревизии кассы предполагает следующие стадии:

• Пересчет наличности и сопоставления данных, которые получены из отчетных бумаг с фактическими суммами.
• Контроль соблюдения финансовой дисциплины.

Ревизия кассы и анализ информации формируют достоверное представление о том, как используются средства в организации, а также о негативных и положительных направлениях деятельности фирмы. Значение этих мероприятий сложно переоценить. В ходе инвентаризации анализируется положительный опыт предприятия в сфере хозяйствования.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2020 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену). Примечание. С июля 2020 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2020 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Предлагаем ознакомиться Как и где активировать социальную карту учащегося Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

• для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.

Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.

Этапы и результаты ревизии кассы

При любой ревизии кассы, независимо от того, внешние или внутренние контролеры ее осуществляют, выделяется несколько этапов:

Кассир делает последний кассовый отчет за текущий день, поскольку предполагается, что все записи в кассовую книгу заносятся ежедневно, и не разнесенные кассовые документы отсутствуют (о чем в обязательном порядке дается расписка проверяющим, как и о полноте оприходования денежных средств.). По кассовому отчету расчетным путем выводится остаток кассовой наличности, который должен присутствовать в кассе. Затем осуществляется непосредственно в присутствии кассира подсчет остатков наличности и движение бланков строгой отчетности.

По результатам отчета оформляется акт ревизии денежной наличности по форме ИНВ-15, в котором уже могут появиться сведения о выявленных недостаче или излишке. Одинаково нехорошо воспринимается и то, и другое. Излишек денежных средств вызывает предположения о том, что не все принимаемые средства отражаются надлежащим образом. Так что хранить в сейфе предприятия свою заначку категорически нежелательно.

Даже если расхождений между кассовым отчетом и фактическим остатком денежной наличности не выявлено, то это совершенно не значит, что нарушений не было. Далее ревизор начинает документальную проверку: поднимает все кассовые документы, анализирует их на предмет правомерности совершения операции, правильности оформления (например, чтобы в расходных кассовых ордерах имелись в обязательном порядки росписи получателей денежных средств) и полноты отражения в кассовой книге.

Если выявлены нарушения, то по каждому нарушению берется объяснительная, а в случае обнаружения неотраженных документов, они отражаются уже с соответствующими записями ревизором. В обязательном порядке сверяются с кассовой книгой банковские выписки чековая книжка на предмет проверки полноты оприходования в кассу наличных средств, полученных с банковского счета. По результатам документальной ревизии кассы выводится остаток кассовой наличности, который числится по данным бухгалтерского учета, и сравнивается с данными актами ревизии кассовой наличности.

Если данные отличаются, то снова делается обоснованный вывод о недостаче или излишке. В процессе проверки также анализируется соблюдение установленного лимита кассовой наличности, который может превышаться только в дни выдачи заработной платы. Лимит кассы определяется расчетным путем самим предприятием. Однако, стоит отметить, что для субъектов малого и среднего предпринимательства действующее законодательство позволяет не устанавливать данный лимит.

Завершающим этапом является оформление акта ревизии кассы с подробным описанием всех этапов и выявленных в их ходе нарушений и обязательным приложением акта инвентаризации денежной наличности (ИНВ-15). Общий акт подписывается обычно с одной стороны — членами ревизионной группы, с другой — руководителем предприятия и главным бухгалтером.

После подписания акта руководитель ревизионной группы готовит предложения по устранению выявленных нарушений. Излишки обычно приходуются, а недостача вносится кассиром. Кадровые выводы делает руководитель.

Спорный момент

В некоторых случаях при инвентаризации контролеры признают нарушением отсутствие подписи кассира рядом с пометкой «Получено» на приходном ордере. Согласно законодательству, поступление средств отражается на основании ф. 0310001. Форма приходного ордера, а также рекомендации по его правильному заполнению приводятся в Постановлении №88. Этот документ регламентирует унифицированные бланки первичной отчетности по учету кассовых операций и результатов инвентаризации. По нормам п. 84 Постановления №88, приходный ордер оформляется как в ходе ручной обработки информации, так и при использовании для этого вычислительно-технических средств. Этот документ выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главбухом или иным уполномоченным лицом и кассиром. Квитанция по ордеру визируется этими же сотрудниками, а также удостоверяется штампом. Документ проходит регистрацию в соответствующем журнале и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам приходный ордер оставляют в кассе. В нем указывают:

1. Содержание выполненной хозяйственной операции в строке «Основание».
2. Сумму НДС, вписываемую цифрами в строку «В том числе». Если работа, изделие, услуга налогом не облагаются, указывается «Без налога».

В приходном ордере в строке «Приложение» перечисляют первичные и прочие документы с номерами и датами их оформления. В графу «Кредит, код подразделения» вносятся соответствующие сведения по структурному отделу, на который приходуются средства. Таким образом, в Постановлении №88 не содержится требований об обязательном присутствии подписи кассира возле штампа. Такое предписание отсутствует также и в Инструкции №157н. Из этого следует, что отсутствие отметки уполномоченного лица не будет являться нарушением законодательных норм.

Ревизия, проверка, аудит

Контролировать движение наличности по кассе необходимо для того, чтобы у предпринимателя имелась реальная финансовая картина, корректно отраженная в финансовых и бухгалтерских документах.

Если в компании функционируют значительные средства, то тем самым увеличивается вероятность допущения ошибок, неточностей, некорректного отображения, а иногда и сознательных злоупотреблений недобросовестных сотрудников. Для этого и должна проводиться регулярная проверка кассовых операций, как правило, осуществляемая представителями самой организации (бухгалтером, кассиром и др).

Для чего разрабатывают программу проверки кассовых операций?

Особенности ревизии

Ревизия кассы отличается от проверки своей комплексностью. Ревизия подразумевает контроль не какого-то отдельного элемента или применение одного метода, а особую процедуру, имеющую целью проверку всей кассовой системы организации. Она может проводиться как собственными силами, так и сторонними органами, по плану или внезапно.

Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП

Суть аудита кассы

Аудит кассовых операций позволяет дать ответ на вопрос, правильно ли ведется учет наличности в организации. Независимые специалисты по аудиту, привлеченные собственником организации, совершенно точно установят степень благонадежности ответственных за кассу сотрудников организации. Также процедура аудита обязательна для фирм, занимающихся определенными видами деятельности, например, продажей ценных бумаг.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Самое важное отличие аудита от остальных контролирующих процедур – отсутствие установки на поиск виновных лиц. Аудит имеет целью лишь констатировать наличие определенных нарушений в кассовых операциях и определить степень их существенности

Оценка состояния внутреннего контроля, соблюдения кассовой дисциплины

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением наличных денежных средств в кассе хозяйствующего субъекта могут являться:

• отсутствие налаженной системы проведения внезапных проверок кассы с полным пересчётом денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе;
• формальное проведение таких проверок:
  • назначение в инвентаризационную комиссию постоянно одних и тех же лиц,
  • проведение проверок в заранее известные отчётные даты (когда кассир может подготовиться к проверке),
  • отсутствие у кассира навыков подготовки к проверке кассы, (что свидетельствует о том, что такая процедура не является для него обычной);
• отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности (в этом случае недостача денежных средств в кассе не будет иметь юридических последствий);
• факты подписания кассовых ордеров вместо руководителя и главного бухгалтера другими лицами без письменного распоряжения руководителя хозяйствующего субъекта;
• при временном отсутствии кассира (отпуск, лечение) — возложение его функций на другого работника без письменного распоряжения руководителя и без заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

• неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
• профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
• непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
• открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Для чего нужен акт о проверке наличных денежных средств

Периодически наличные денежные средства в кассе проверяются. При этом, чаще всего, проверки бывают внезапными. Инициатива о таких контрольных действиях может исходить как со стороны руководства предприятия, так и со стороны надзорных органов.

Вне зависимости от того, кто стал организатором проверки, по ее итогам составляется акт. В него вписываются

• сумма, которая должна быть в кассе по учетным документам,
• а также та сумма, которая фактически оказалась в наличии при подсчете проверяющими.

Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.

Права ревизора

Дополнительные права и обязанности ревизора определяются заранее. Но есть определенный список прав проверяющих:

• требовать предъявления документов, которые необходимы для проверки;
• брать устные и письменные объяснения сотрудников и руководителей ревизуемых объектов;
• изымать документы и акты, которые подтверждают факты расхищения ценностей и денег;
• осматривать все склады и помещения, в которых хранятся денежные средства и другие ценности;
• проводить инвентаризацию;
• опечатывать выбранные документы и помещения;
• требовать от сотрудников и руководства ревизуемой организации объяснений по возникшим вопросам;

• проверять правильное списание бракованной продукции, материалов на издержки, в том числе и расход средств на зарплату и другие затраты;
• при необходимости консультироваться со специалистами;
• выносить предписания об устранении выявленных нарушений или недостатков;
• предлагать заказчику ревизии варианты дисциплинарных взысканий, освобождения от работы, возмещения нанесенного ущерба;
• сообщать в правоохранительные органы обо всех случаях недостач через заказчика ревизии.

Законодательная база

Порядок проведения ревизии кассы строго регламентирован. В соответствии с законом, выполнять данную процедуру уполномочены:

• Представители органов контроля компании – компетентные сотрудники фирмы.
• Служащие Росфиннадзора.
• Налоговые инспекторы.

Ревизию кассы может инициировать на предприятии и непосредственно его руководитель. В этом случае директор компании заключает договор с независимым аудитором или фирмой, имеющими соответствующую аккредитацию. До 2012 года полномочиями на проведения контрольных процедур обладали банки. Сегодня закон такие проверки не предусматривает.

Нужно ли составлять для проведения ревизии наличных денег?

При осуществлении инвентаризации наличных денежных средств по желанию налогоплательщика, он самостоятельно определяет моменты ее проведения, сроки, объекты инвентаризации и регламент в соответствии с учетной политикой компании.

Обязательное проведение проверки кассы определяется действующими нормами законодательства России, федеральными и отраслевыми стандартами.

Если отсутствовали кадровые перестановки в компании, состав группы не изменился, то обязанность переиздавать приказ о составе комиссии по инвентаризации ежегодно в нормативной документации не обозначено.

Как оформить распоряжение?

При оформлении приказа следует основываться на нормы заполнения подобного рода документации. Распоряжение располагается на одном листе и может быть оформлено в произвольной форме или на бланке ИНВ-22, утвержденным Госкомстатом.

Любой выбор компании, направленный на применение той или иной формы бланка, должен быть закреплен в учетной политике юридического лица.

«Шапка» документа содержит информацию:

• ОКПО предприятия;
• наименование структурного подразделения;
• заголовок документа;
• номер и дата его составления.

Если планируется инвентаризация наличных денег сразу в нескольких подразделениях, то бланк ИНВ-22, а также сопутствующие с ним документы будут оформляться для каждого из них.

Текстовая часть приказа содержит сведения о назначении членов инвентаризационной комиссии.

Председатель и ее члены проставляют свои росписи с указанием должности, фамилии и инициалов в специально отведенных строках, подтверждая, тем самым, свою осведомленность о предстоящей ревизии

Далее в приказе прописываются объекты проверки. Это могут быть основные средства организации, товарно-материальные ценности, деньги, обязательства, объекты строительства, находящиеся на хранении, почтовые марки.

Ниже фиксируется дата начала и окончания инвентаризации, а также причины ее проведения.

Важные моменты

При проведении плановой ревизии кассы в специально отведенной строке приказа прописывается контрольная или плановая проверка, при кадровых перестановках — «смена материально-ответственного лица».

Причиной для внеплановых проверок может послужить ошибка в расчетной документации, подозрение сотрудника в некомпетентности, возникновение несоответствий при проверке иных материальных ценностей.

Когда происходит смена кассира, кладовщика, то в приказе указывают данные специалистов, трудоустроенных на момент проверки.

Обычно бланк ИНВ-22 заполняется от имени главы предприятия или его заместителя. В качестве председателя комиссии прописывается главный бухгалтер (заместитель), частными случаями предусмотрены иные ответственные сотрудники.

Состав проверяющей группы не может быть меньше, чем предусмотрено полей для их заполнения в бланке. Допускается сокращение должностей специалистов.

На большом предприятии (магазины по всей территории России) для контроля кассовой дисциплины одновременно создается несколько инвентаризационных комиссий.

Количество членов группы не должно быть меньше 2-х специалистов.

Для осуществления проверки наличных денежных средств  необходимо прекратить все операции по кассе, членам комиссии предоставляются расходный и приходный кассовые ордера, являющиеся последними на дату инвентаризации.

Материально-ответственными лицами подтверждается сдача всей необходимой документации в бухгалтерию.

Плановые, обязательные проверки осуществляются в сроки, обозначенные в учетной политике. Внезапные проверки предусмотреть невозможно.

Если в результате проведенных мероприятий выявлены нарушения и обозначены виновные работники, то к нему применяются меры по возмещению материального ущерба компании.

Если материально-ответственное лицо не желает погашать предъявленную ему сумму, то работодатель может разрешить конфликтную ситуацию через суд.

Условия обязательности возмещения ущерба:

• наличие бумаги, доказывающее вину определенного специалиста;
• собственное признание нарушителя в письменной форме с указанием причин содеянного и мотива;
• постановление комиссии по инвентаризации, признающей вину кассира.

Если обвиненный работник не согласен с решением комиссии, он должен подписать необходимый документ. Он может послужить доказательством при подаче документов в судебный орган работодателем.

Необходимую сумму удерживают из заработной платы ответственного специалиста. Если обвинение вынесено ошибочно, неверно сотрудник также может подать заявление с претензией в суд.