И снова о приказах

Классификатор приказов вам поможет

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям

. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2021 года № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2021 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2021 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

• «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
• «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
• «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Этапы составления и издания

Существует несколько основных этапов, в соответствии с которыми составляется данный документ.

1. Подготовка данных. Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
2. Разработка проекта. Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
3. Фактическое создание. Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

Виды

Перед оформлением приказа необходимо определиться, с какой целью он создается. Выделяют три типа распорядительных документов:

• по основной деятельности;
• по личному составу или кадровые приказы;
• связанные с административно-хозяйственной деятельностью.

Вам будет интересно:Какие документы нужны, чтобы взять кредит: перечень документов, виды кредита и условия получения

Такое деление встречается только в одном нормативном документе – «Перечень типовых управленческих……», утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Если опираться на судебную практику, то Высший арбитражный суд считает, что этот Перечень является обязательным для применения на всех предприятиях страны.

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

Структура документа

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную.

Констатирующая

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты:

• тип составляемой документации;
• организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
• номер документации;
• дата, в которую она составляется;
• заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю», которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Абсолютно каждый пункт, который присутствует в рамках распорядительного звена приказа, должен начинаться с того, кому поручается данное действие, то есть с исполнителя.

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника.

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами, которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Формирование всех подлинных экземпляров производится силами делопроизводственной службы. Если говорить о ситуации, сложившейся внутри дела, то их систематизация осуществляется по номерам и хронологии.

Приказы по личному составу – Отличный секретарь

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице.

Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. 

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы

Неважно, главное – это всегда документы по труду

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д.

Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.

Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

• о приеме работника на работу;
• о перемещении;
• о совмещении;
• о переводе;
• об увольнении;
• об аттестации;
• о повышении квалификации;
• о присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрениях и награждениях;
• об оплате труда;
• о премировании;
• о различных выплатах;
• о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения заработной платы;
• о дежурствах по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола.

Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

Image by Witthaya Phonsawat // www.freedigitalphotos.net

документы по личному составу, личный состав, приказы, приказы по ЛС

Новые сроки хранения документов в 2021 году: таблица с изменениями

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества	до ликвидации организации	постоянно
Договор лизинга	5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества	постоянно
Документы по залогу недвижимости	10 лет	постоянно
Договор мены недвижимости	до ликвидации организации	5 лет
Договор поручения	15 или 10 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорта сделок	15 лет	постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения долга	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах физлиц	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов	5 лет	срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	срок не установлен
Расчет по страховым взносам	50 лет	срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	5 лет после выбытия имущества	постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	постоянно

В заключение еще раз отметим, что большинство документов, возникающих в процессе деятельности организации или ИП, должны храниться на протяжении нескольких лет. При этом надо не только обеспечить сохранность и неизменность документации, но и иметь возможность быстро найти ее в архиве. Ведь налоговая инспекция может запросить документ в любой момент, а срок на подготовку ответа — всего 10 рабочих дней. Все это возможно обеспечить, если правильно организовать номенклатуру дел, сразу же распределяя всю документацию по видам и срокам хранения. Это поможет избежать не только штрафов, но и лишних трудозатрат.

Процедура регистрации

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку

Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями (особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота), поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой. Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала (для распоряжений по личному составу и по основной деятельности).

Читайте статью Система Кадры: Приказ о присвоении разряда

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом».

На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Читайте статью Система Кадры: Приказ о признании временного перевода постоянным

Сроки хранения бухгалтерских документов

Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. Закона № 402-ФЗ).

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.