Правила внутреннего трудового распорядка

Элементы структуры, содержание правил

Из каких элементов состоит структура правил?

Система законодательных актов не содержит обязательных требований к структуре и содержанию локальных документов организации. Исходя из норм ТК РФ и ряда подзаконных актов выделяются следующие основные структурные элементы ПВТР:

Состав правил

• Общие положения, которые определяют перечень терминов и понятий, используемых в тексте ПВТР
• Порядок приема на работу и увольнения сотрудников
• Права и обязанности сотрудников, которые носят общий характер и распространяют действие на каждого наемного работника
• Права и обязанности нанимателя
• Режим времени работы, который носит общий характер и уточняется в условиях конкретного трудового соглашения
• Время отдыха, которое также носит общий характер для всех работников и регламентирует порядок использования всех видов отдыха
• Меры взыскания и поощрения, применяемые к сотрудникам
• Ответственность сторон за нарушение правил или ненадлежащее их исполнение. Содержит не только общие принципы ответственности, но прежде всего регламентирует процедуру привлечения к ответственности с учетом локальных особенностей организации

Данный список нельзя считать исчерпывающим, на стадии подготовки и утверждения правил они могут быть дополнены другими элементами. На практике ПВТР также содержат отдельный раздел, регламентирующий меры по охране труда в организации.

Какие нормы содержат правила

Рассмотрим суть каждого структурного элемента ПВТР с учетом положений, предусмотренных федеральным законодательством.

• Общие положения. Федеральное законодательство содержит множество юридических терминов, которые применяются как для локального использования во взаимоотношениях работника и работодателя, так и для неограниченного круга субъектов в трудовом праве. Дублировать в правилах все эти термины бессмысленно. Как правило, указываются только понятия, имеющие отношение к людям, работающим в конкретном учреждении.

• Порядок приема на работу, увольнения сотрудников. Чтобы не дублировать нормы ТК РФ, этот раздел ПВТР содержит точный алгоритм взаимодействия кадровой службы с гражданами, принимаемыми на работу, и с работниками, подлежащими увольнению по любым причинам.

• Права и обязанности сотрудников. Этот блок ПВТР предусматривает описание общего комплекса прав и обязанностей для лиц, работающих в организации. Они соответствуют нормам Трудового кодекса РФ. Кроме этого, в локальных правилах конкретной организации присутствует перечень прав и обязанностей сотрудников с учетом локальных особенностей (сфера деятельности, режим работы и т.д.). Этот раздел является первоисточником для определения прав и обязанностей каждого конкретного сотрудника в персональном трудовом соглашении.
• Права и обязанности нанимателя. Наряду с сотрудниками для работодателя прописываются как общие права и обязанности, так и с учетом локальной специфики учреждения.
• Режим работы. Этот блок содержит не только указание продолжительности рабочего дня в организации (начало и окончание работы сотрудников), но и предусматривает нюансы изменения в зависимости от характера, режима выполняемой работы и допустимые исключения для определенных групп работников. Отметим, что конкретное индивидуальное трудовое соглашение может содержать особые условия режима работы, отличающиеся от положений ПВТР.
• Время отдыха. Предусматривается как общее для всех работников использование отдыха, так и с учетом специфики отдельных групп, структурных и территориальных подразделений и т.д.
• Меры взыскания и поощрения, применяемые работодателем. Один из самых важных разделов ПВТР, который напрямую регулирует дисциплину труда в учреждении. Трудовой кодекс РФ содержит ряд статей (191-195), которые определяют исчерпывающий список мер дисциплинарного воздействия и примерный список мер поощрения. В коллективном трудовом договоре и локальных правилах могут быть предусмотрены дополнительные поощрительные меры для работников в зависимости от результатов труда. Также этот раздел детально описывает процедуру применения указанных мер; круг субъектов, к которым эти меры применяются; перечень служб организации, которые уполномочены на применение таких мер.
• Ответственность работодателя и работника. Определяются конкретные виды ответственности сторон трудовых правоотношений организации за нарушение правил с определением оснований для наступления ответственности и ее пределы в зависимости от ряда условий.

Содержание ст. 189 ТК

В её начале содержится определение трудовой дисциплины. В соответствии с этим определением, данная дисциплина – обязательное для всего персонала соответствие нормам, определённым на основе следующих документов:

• положений ТК;
• профильного федерального законодательства;
• договоров индивидуального или коллективного формата;
• соглашений;
• актов нанимателя.

Наниматель должен, опираясь на соответствующее законодательство и перечисленные документы, обеспечивать порядок, благоприятствующий поддержанию дисциплины персонала.

Далее даётся определение трудового распорядка – он формируется на базе правил внутреннего распорядка деятельности персонала. Подчёркнуто, что данные правила – это локальный акт, регулирующий следующие аспекты функционирования данного нанимателя:

• принципы найма и увольнения сотрудников;
• их базовые возможности;
• функции персонала;
• ответственность участников трудовых взаимоотношений;
• распорядок труда и отдыха;
• способы поощрений и взысканий сотрудников;
• другие вопросы.

Подчёркнуто, что для отдельных групп сотрудников применяются специальные уставы по их дисциплине.

Рассмотренная статья, как видно из её определений, содержит базовые понятия по дисциплине и распорядку трудовой деятельности. Изложенные в ней формулировки используются в других статьях ТК и профильном законодательстве.

Правила ВТР о рабочем времени и периодах отдыха

Отдельным разделом в Правилах устанавливается режим труда и отдыха. Применение его подчиняется принципам и специфике организации. Работодатель обязан максимально точно сформулировать время работы и отдыха в Правилах.

1. Обязательно указание режима работы (начала и окончания рабочего времени или смены, его продолжительность и число смен в сутки), время предоставления перерыва на обед. Если в силу определенной специальности или перечня работ требуется предоставить дополнительные перерывы, они должны также содержаться в тексте правил.
2. Наличие ненормированного рабочего дня на основании статьи 101 ТК РФ закрепляется документально. Если он применим только к ряду должностей, они перечисляются в тексте.
3. Указываются дни, которые считаются выходными.
4. Устанавливается порядок предоставления ежегодных и дополнительных оплачиваемых отпусков с уточнением их продолжительности. Если в организации имеется основание для предоставления и оплаты дополнительных отпусков для группы специальностей, работников с ненормируемым рабочим дней и других случаев, указывается это основание и количество дней.

При использовании в учреждении ненормируемого рабочего режима, следует прописать все его условия в правилах ВТР. Потребуется вести учет отработанного времени сверх нормальной продолжительности – это требование статья 91 ТК.

Есть ряд категорий граждан, к которым ненормируемый рабочий день применять нельзя

На это должны обращать внимание представители профсоюза при согласовании правил ВТР. Категории следующие:

• несовершеннолетние дети;
• беременные женщины;
• работники с инвалидностью т.д.

Но время, которое отработано сверх нормы, не производится повышенная оплата труда, а предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность, согласно статье 119 ТК, не может быть менее трех дней. Максимальный предел определяет сам работодатель.

Что не должно включаться

Прежде чем перейти к составлению правил, необходимо вспомнить о том, что включают в правила внутреннего распорядка предприятия. В первую очередь, этот локальный акт содержит в себе общие условия работы в конкретной фирме и общие требования ее руководства к сотрудникам, поскольку статьей 21 ТК РФ прямо предусмотрено, что каждый трудоустроенный гражданин обязан соблюдать дисциплину и ПВТР предприятия, на котором он работает. Соответственно, и правила будут общего характера, применимые абсолютно к каждому сотруднику: от уборщицы до начальников подразделений. Все персональные требования в нем исключены. Это значит, что все должностные обязанности, требования к рабочим местам и особенностям функционирования отдельных лиц должны прописываться в других документах, к которым, в частности, относятся трудовые договоры, должностные инструкции и прочие соглашения. В ПВТР таким требованиям места нет.

Для чего нужны ПВТР?

Часто ПВТР дублируют положения ТК РФ, ведь в регламенте нужно описать все те же моменты, которые и так детально расшифрованы в законодательстве – порядок устройства на работу, механизм увольнения, рабочий режим и тому подобное. Однако в правилах работодатель может предусмотреть дополнительные условия и требования для своих работников, например, ввести дресс-код либо ограничить использование личных гаджетов в служебное время.

В любом случае наличие в компании максимально продуманных и детализированных ПВТР выгодно и для нанимателя, и для нанятых лиц. Работодатель путем документального установления регламента сможет оптимизировать производственные процессы, а сотрудники будут проинформированы об особенностях трудового распорядка и возможной ответственности за игнорирование регламента.

Основные понятия

Что такое распорядок трудового дня?

В основу распорядка положено распределение рабочего времени.

В процессе выполнения этой процедуры определяются такие параметры как:

• длительность рабочего дня и рабочей недели;
• периодичность и длительность перерывов;
• количество суточных смен;
• порядок следования выходных дней вслед за рабочими.

Допустимы следующие варианты формирования рабочей недели:

• так называемая пятидневка: пять рабочих дней, после которых следуют два выходных;
• шестидневка, которая заканчивается выходным;
• скользящая схема, когда выходные приходятся на различные дни;
• укороченная рабочая неделя.

Что должно присутствовать в ПВТР

Самый важный аспект составления ПВТР — это правильное наполнение правил необходимыми с точки зрения законодательства положениями. Так, несмотря на то что сами правила разрабатываются в свободной форме каждым работодателем самостоятельно и не имеют утвержденной обязательной формы, в них должна присутствовать следующая информация:

• Режим рабочего времени и отдыха. Это касается как порядка выхода в отпуск, так и непосредственного рассмотрения рабочей недели, рабочего времени, графика сменности и иных аспектов труда.
• Порядок и размеры оплаты труда. Аспекты оплаты труда должны рассматриваться в ПВТР в обязательном порядке. В том числе и непосредственно система учета рабочего времени.
• Общие обязанности и права работников. Указывать должностные инструкции для каждого сотрудника в ПВТР не обязательно, однако отсылки к этим нормативным документам и общие принципы организации труда должны присутствовать в обязательном порядке.
• Условия труда. О рабочих условиях, если они отличаются от нормальных, необходимо обязательно упоминать в ПВТР, как и о дополнительных льготах в связи с ними.

В ПВТР могут указываться и другие нюансы организации труда, например порядок увольнения и приема на работу, применения дисциплинарных взысканий или поощрений. При этом вышеозначенные нормативы могут быть изложены в ПВТР лишь базово с отсылкой на иные нормативные акты предприятия, например, на положение об оплате труда, положение о премировании и иные документы.

Для чего нужны Правила

Данный нормативный документ устанавливает:

• порядок устройства на работу и увольнения сотрудников,
• режим труда и отдыха на предприятии,
• условия предоставления премий, льгот, материальной помощи,
• порядок отправки работников в отпуски, командировки,
• обязанности и права сторон и т.д.

Документ пишется исходя из потребностей и возможностей организации с учетом нормативно-правовой законодательной базы на основе статей Трудового кодекса РФ и государственных стандартов и может содержать сколько угодно пунктов.

Основная задача Правил: способствовать грамотному распределению и использованию рабочего времени, укреплять дисциплину труда, повышать эффективность производственного процесса и т.д.

Следует отметить, что не все предприятия коммерческого сектора используют Правила в своем кадровом учете, что на сегодняшний день не является нарушением закона

Важное условие лишь одно: отношения между работодателем и подчиненными должны укладываться в рамки действующего законодательства. А вот государственные бюджетные учреждения обязаны использовать в своей работе данные Правила, при этом их составление отрегулировано до мелочей

Правила внутреннего распорядка распространяются на весь персонал организации, независимо от должности того или иного работника, поэтому каждого нужно ознакомить с ними под роспись.

К составлению Правил нужно относиться предельно внимательно, поскольку в некоторых случаях они могут стать доказательством в суде при решении трудовых конфликтов и разногласий, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного.

Для того, чтобы ввести Правила в действие, на предприятии должен выйти приказ от лица руководителя. При этом, если в компании действует профсоюзная организация, ее представители обязательно должны быть ознакомлены с Правилами еще до их утверждения.

Ознакомление работающих с ПВТР

Работник должен быть ознакомлен с ПВТР под роспись перед тем, как подписать трудовой договор

Соблюдение требования статьи 68 ТК об ознакомлении работников с ПВТР до заключения трудового соглашения (к слову, условие об обязательном ознакомлении коллектива с любыми принимаемыми ЛНПА содержит и ст. 22 ТК) должно быть подтверждено документально. Другими словами, работник знакомится с ПВТР под роспись.

На практике ознакомление с правилами может происходить одним из следующих способов:

1. К ПВТР подшивается лист ознакомления, в котором отметку ставит каждый работник.
2. Ведётся специальный журнал ознакомления с ПВТР под роспись.
3. Лист ознакомления с локальными НПА (среди которых перечислены и ПВТР) составляется для каждого работника.
4. Отметка о предварительном ознакомлении с ПВТР включается в текст трудового соглашения.

Лист ознакомления работников с ПВТР подшивается к самому документу и является его неотъемлемой частью

Порядок разработки, утверждения и введения ПВТР на предприятии

Существует порядок, по которому проходит процедура введения Правил:

1. Разработка проекта ПВТР.
2. Предоставление проекта ПВТР на согласование.
3. Рассмотрение проекта ПВТР представительским органом трудового коллектива.
4. Обсуждения замечаний и принятие согласованного проекта ПВТР.
5. Ознакомление с текстом проекта ПВТР всех работников предприятия.
6. Утверждение ПВТР.
7. Введение в действие.

Работа над документом начинается с того, что руководитель издаёт приказ специалистам разработать ПВТР в определённые сроки.

Согласование с сотрудниками основных положений

Если на предприятии есть профсоюзный орган, то согласно требованиям ст. 372 ТК РФ, на протяжении пяти дней он направляет ответ в письменном виде о решении принимать Правила или нет. Если в ответе содержится предложение включить новые пункты, руководитель должен это учесть и ввести изменения. Естественно, стоит определить срок, за который представительский орган должен подготовить замечания.

Коллективное рассмотрение и принятие проекта

При обсуждении проекта Правил могут возникнуть спорные моменты, которые заносятся в протокол разногласий. Если руководитель всё-таки утвердил документ, невзирая на несогласие, члены коллектива могут обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Если в результате проверки будет обнаружено подтверждение нарушений, инспектор готовит предписание с требованием отменить незаконно установленные положения Правил.

Проект ПВТР рассматривается на собрании коллектива предприятия

Обычно рассмотрение завершается составлением протокола заседания профсоюза, где указывают все замечания (при необходимости со ссылкой на нарушенные нормативные акты). Представитель трудового коллектива может передать свои замечания просто на отельном листке бумаги формата А4.

Работодатель и представительский орган проводят общее совещание, где обсуждают и согласовывают все спорные моменты. Результаты оформляют протоколом, где фиксируют согласованные варианты положений ПВТР.

Ознакомление сотрудников

После принятия документа все сотрудники должны быть поставлены в известность о введении Правил. Существует несколько основных вариантов ознакомления:

• размещение на досках объявлений;
• размещение на сайте предприятия или во внутренней сети работающего сервера;
• доведение через руководителей структурных подразделений.

Когда Правила уже приняты, каждый член коллектива до приёма на работу должен ознакомиться с официальным расписанием (ст. 65 ТК РФ). Его подпись ставится в специальном учётном журнале или реестре. В некоторых компаниях принято давать расписку, в которой сотрудник излагает своё согласие соблюдать ПВТР. Этот документ хранится в личном деле работника. Если необходимо подтвердить акт ознакомления, документ извлекается оттуда.

Лист ознакомления работников с ПВТР представлен в виде приложения к распорядку

Кем и каким образом утверждаются ПВТР

Для окончательно утверждения проводят собрание трудового коллектива. По результатам обсуждения и голосования составляют протокол, который подписывают избранные председатель и секретарь.

Издание приказа, утверждающего Правила

Когда все разногласия исчерпаны, документ утверждается приказом работодателя и даётся каждому сотруднику на подпись.

Директор на основании протокола собрания трудового коллектива издаёт приказ о введении в действие нового ПВТР. В приказе целесообразно разместить ПВТР во всех подразделениях (офисах, цехах, отделах) предприятия на досках объявлений и изготовить определённое количество экземпляров, ведь по требованию работника ему для ознакомления необходимо будет предоставить отдельный экземпляр.

После того как утверждённый документ одобрен профсоюзом, он должен быть помещён на видное место в административном помещении предприятия.

ПВТР вводятся в действие приказом директора с подписями ответственных лиц

Внесение изменений через приложения

Документ, в котором устанавливаются основные правила внутреннего распорядка, может содержать дополнительные положения, кроме общепринятых. Это могут быть вопросы, регулирующие оплату труда, поощрения или наложение взысканий. Работодателю следует прислушаться к рекомендации о том, что подобные вопросы лучше регламентировать самостоятельными актами. Такой подход облегчит процедуру внесения изменений. Если дополнительные положения вносить в ПВТР, то придётся проходить согласование с профсоюзным органом.

Приложения представляют собой неотъемлемую часть Правил и должны иметь собственное наименование. Следует также указать реквизиты приказа, которым они утверждались. Нумерация приложений сквозная.

Оформление и разработка ПВТР

Законодательные основы

Процесс создания ПВТР не регламентирован трудовым законодательством, поэтому документ составляется в свободной форме с учётом особенностей хозяйственной деятельности и организационно-правовой формы конкретной компании. Тем не менее структура его предпочтительно должна содержать в себе разделы, посвящённые регулированию моментов, обозначенных ст. 189 ТК в качестве предмета ПВТР (основы приёма на работу и прекращения трудовых правоотношений, правомочия и обязательства сторон правоотношений и т. д.).

Структура документа

Как правило, структура ПВТР включает в себя следующие элементы:

Общие условия. Раздел кратко описывает предназначение документа, круг регламентированных им вопросов, круг лиц, на которых распространяется его действие.
Порядок приёма на работу граждан. В разделе следует отразить перечень документов, которые должен предоставить соискатель, порядок выбора будущего работника из нескольких кандидатов, условия установления испытания, пошаговую процедуру оформления приёма в компанию и т. д

Важно помнить, что недопустимо требовать (а значит, и включать в соответствующий пункт ПВТР требование о предоставлении) документы помимо установленных ст.65 ТК и другими законодательными актами.

Порядок перевода и расторжения контракта с работающим гражданином. Следует отметить, что здесь нельзя установить дополнительные поводы для увольнения помимо тех, что предусмотрены ТК, также нельзя упразднить те обязательные формальности (например, обязанность нанимателя уведомить сотрудника о сокращении не позднее двухмесячного срока и пр.), которые предусмотрены законодательством.
Права и обязанности нанимателя

В этот раздел следует включить нормы ст. 22 ТК, дополнив и другими условиями, не ухудшающими положение работника в сравнении с установленным законом порядком трудовой деятельности.
Права и обязанности работника можно изложить, руководствуясь нормами ст. 21 ТК, дополнив условиями, не ухудшающими его положение.
Рабочее время. Этот раздел должен содержать все особенности труда сотрудников компании: суммированный учёт, работа по сменам, установление ненормированного рабочего дня для отдельных должностей (с приложением перечня должностей). Следует указать временные рамки ежедневного труда для трудящихся с обычным графиком работы (начало трудового дня, завершение трудового дня, в т. ч. для предпраздничных трудовых дней), количество, время начала и завершения смен (при сменном режиме работы), порядок составления, утверждения и ознакомления с графиками сменности.
Время отдыха. Раздел включает в себя регламентацию обеденных и технологических перерывов (с указанием конкретного времени начала и завершения или установлением порядка определения перерывов). Раздел включает в себя правила установления специальных перерывов (в соответствии со ст. 109 ТК). Если вся компания или отдельные сотрудники работают по графику пятидневной трудовой недели, в ПВТР указывается день, который наряду с воскресеньем будет считаться выходным (ст. 111 ТК). В соответствии со ст. 116 ТК в ПВТР необходимо отразить порядок предоставления дополнительных отпусков и их длительность.
Оплата труда. Если вопрос оплаты труда граждан не регламентирован отдельным положением, целесообразно включить основные принципы начисления и выплаты зарплаты в отдельный раздел правил. Здесь можно указать даты выдачи зарплаты (две на протяжении календарного месяца — согласно ст. 136 ТК), способ выдачи, порядок определения размера заработка (тарифная ставка или оклад), порядок и условия начисления надбавок к зарплате и т. д.
Меры поощрения и дисциплинарной ответственности, применяемые к трудящимся. В разделе определяется порядок и условия применения мер поощрения (в соответствии со ст. 191 ТК) — указываются конкретные виды поощрений и критерии из применения. Также следует указать применяемые меры дисциплинарного взыскания. Однако устанавливать дополнительные меры, кроме предусмотренных ст. 192 ТК, нанимателям запрещено.
Заключительные положения — порядок разрешения вопросов, не регламентированных правилами, процедура изменения и дополнения документа, ответственность сторон за несоблюдение требований ПВТР.