Как планировать свой день, чтобы все успевать

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Пять главных преимуществ планирования дня

1. Определение фронта работы. Планируя свой день, прежде всего, человек определяет себе список дел или фронт работы, который он должен выполнить. Причем, довольно детально, расписывая график поминутно, так, чтобы все успеть. В результате на рабочий день будет запланировано ровно столько дел, сколько человек реально успеет сделать, с учетом времени на незапланированные, внезапно возникшие дела.

Если же не осуществлять планирование дня и не видеть свой реальный распорядок, то человек или выполнит меньше работы, чем мог бы (будет браться только за то, что точно успеет), или будет спешить (думая, что может не успеть), от чего пострадает качество дел.

2. Важные и срочные дела не будут забыты

Если человек не будет иметь составленного распорядка дня, он легко может забыть выполнить какое-нибудь краткосрочное, но очень важное дело. Особенно, с учетом того, что на него может внезапно «обрушиться» что-то незапланированное, и все мысли будут направлены уже в другую сторону

А планирование дня позволяет в любой момент заглянуть в свой органайзер и вспомнить, что он уже сделал, а что, возможно, просто забыл.

3. Планирование дня экономит время. Многие считают, что планируя свой день, человек тратит лишнее время, которое мог бы использовать для работы. Однако, это очень большое заблуждение: на самом деле планирование дня, наоборот, помогает сэкономить время и выделить его гораздо больше.

Исследователи тайм-менеджмента подсчитали, что каждая минута, потраченная на планирование рабочего дня, в среднем позволяет выделить дополнительные 10 минут для реализации намеченных дел. То есть, фактически, это время «возвращается» с 10-кратной отдачей. Например, если человек потратит на планирование дня 10 минут — это позволит ему дополнительно выделить почти 2 часа (100 минут) для работы.

4. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший вопрос, который решает планирования дня — это грамотная расстановка приоритетов в работе. Когда у человека нет четкого плана действий, он «хватается» за все подряд, часто выполняя не самые важные дела. Из-за этого на то, что имеет действительно высокий приоритет, у него уже не остается времени. В результате получается такая картина: весь день что-то делал, но что нужно было — так и не сделал. Знакомо?

Планирование дня отлично помогает расставить приоритеты: самые важные и сложные дела человек должен запланировать на первую половину дня, на часы своей наивысшей активности и работоспособности, и тогда у него уже не получится заменить их выполнение чем-то другим.

Кстати, грамотно расставить приоритеты поможет такой инструмент как Матрица Эйзенхауэра.

5. Обеспечение эмоционального спокойствия. И последний в списке, но не последний по значимости момент: планирование дня позволяет человеку начать и провести свой рабочей день спокойно и размеренно, без излишнего эмоционального напряжения, которое у многих имеет место быть.

Когда человек не планирует свой день — у него постоянно крутятся мысли «за что хвататься?», «а вдруг я не успею!», «как бы ничего не забыть!». Он находится в состоянии неопределенности и растерянности, что провоцирует рост психологического напряжения, а это, в свою очередь, оказывает свое негативное влияние на работоспособность.

Планирование дня позволяет решить эту проблему: человек заранее знает, что, как и когда он будет делать, сколько времени это займет, он знает, что все успеет и ничего не забудет. Соответственно, он спокоен, пребывает в рабочем настроении и не попадает под пагубное влияние излишних эмоций. Его рабочий день из беспорядочного и суматошного становится определенным, размеренным и управляемым. Это очень существенно повышает эффективность работы.

В заключение немного статистики. Исследования в области тайм-менеджмента показывают, что в наших условиях планированием рабочего времени занимаются не более 10-20% людей, причем, многие из них делают это как обязаловку, только потому, что того требует работодатель. Соответственно, и отношение к планированию такое же, и особых результатов оно тоже не дает.

В то же время, преимущества планирования дня налицо:

Ну и напоследок: все успешные люди самого разного уровня всегда планируют свой день. Не верите? Спросите у них сами.

Вы все еще сомневаетесь, нужно ли планировать свой день? Советую хотя бы просто попробовать, и вы сами увидите результат. Ну а как делать это правильно — читайте в отдельной публикации: Планирование рабочего дня.

Как управлять заданиями на локальных и удаленных системах?

Управление заданиями на ОС Windows происходит благодаря специальной оснастке консоли управления Майкрософт — mmc.exe. Для того, чтобы ее запустить заходим в панель управления, находим пункт «Администрирование”, далее «Управление компьютером” и выбираем «Планировщик заданий”. Или же вызываем утилиту «выполнить” комбинацией клавиш «win+r” и прописываем команду «taskschd.msc”. 

Когда откроется новое окно, в левой его части вы увидите список заданий, которые будут упорядочены в соответствии с их назначением. Своего рода консольное дерево из папок. 

В середине окна вы видите информацию, которая касается состояния этих заданий и их свойств. 

В правой части будут отображено меню действий, которые можно совершать с указанными заданиями. Задания, которые отображаются по умолчанию, относятся к локальному компьютеру. 

Для того, чтобы начать работу с заданиями удаленного компьютера, кликаем правой кнопкой мыши по пункту в верхней части окна «Планировщик заданий (локальный)” и выбираем в меню «подключится к другому компьютеру”. В окне, которое откроется следующим, необходимо будет установить переключатель «другой компьютер” и ввести имя или IP-адрес нужного вам ПК или ноутбука. 

Для того, чтобы у вас была возможность управлять заданиями на другом компьютере, у вас должны быть права администратора. Если текущий пользователь таких прав не имеет, то подключаться к другому компьютеру нужно с использованием другой учетной записи, при этом включить режим «Подключаться как другой пользователь”.

Также, не стоит забывать, что для любого удаленного подключения необходимо, разрешение брандмауэра. 

Одним из основных факторов удаленной работы с запланированными заданиями является соответствие версий операционных систем. К примеру, с Windows 7 у вас не получится подключиться к компьютеру, на котором будет установлена десятка. 

Для того, чтобы начать работать с заданием, по нему, в основной панели, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать одну из команд:

• Удалить (Delete) — полностью удалить задание;
• Отключить (Disable) — временно отключить задание; 
• Свойства (Properties) — позволяет просмотреть или отредактировать свойство задания;
• Экспортировать (Export) — экспортировать задание в файл, данные из которого можно импортировать на другом компьютере. Операционные системы Windows 8 и Windows Server 2012 имеют такую же архитектуру заданий, как и Windows 7 и Windows Server 2008 R2, но архитектура заданий более ранних версий операционных систем Windows имеет другую структуру. При экспорте заданий можно указать операционную систему, с которой это задание допустимо использовать, с помощью параметра «Настроить для» (Configure for) на вкладке «Общие» окна свойств задания. 
• Выполнить (Run) — делает запуск задания; 
• Завершить (End) — если работа задания выполняется, его можно завершить. 

Все задания, которые создаются пользователем или любыми другими программами, можно спокойно изменять или вообще удалить без каких-либо проблем для самой операционной системы. Но те задания, которые создает сама операционная система, лучше не трогать, поскольку такого рода задания могут повлиять на дальнейшую работу ОС. Для того, чтобы выделить системные задания среди остальных, необходимо в меню «вид” установить отметку возле пункта «Отобразить скрытые задачи (Show hidden tasks)”.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части

Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

• А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
• В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
• С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
• D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

1: Basecamp

Павел Недостоев, куратор факультета Event Marketing Школы MACS:

Старый добрый Basecamp, который пользовался популярностью еще около пяти лет назад, до сих пор является отличной платформой для проектной работы в больших командах, помогая планировать график с учетом большого количества личных задач. 

Фото: Kelly Sikkema / Unsplash

Доступ к программе каждый участник имеет одновременно с различных устройств. Лаконичный сдержанный дизайн позволяет сосредоточиться на задачах и не отвлекаться на нюансы оформления, что, несомненно, удобно. На главной странице существует разделение участников по командам/ отделам/ группам, что позволяет быстро найти того, кто отвечает за нужную задачу, и без труда с ним связаться. Также программа дает возможность делить компанию на проекты.

Интерфейс каждого проекта информативный и удобный. Он позволяет включать активных участников и наблюдателей, обозначать дедлайны, комментировать проект в ходе работы, формировать to-do-лист, прикреплять вложения, создавать ивенты внутри документов. В программе есть еще одна отличная функция — календарь, который каждому сотруднику позволяет увидеть полную рабочую картину и все задачи, к которым человек так или иначе относится. Программа устанавливается без каких-либо лицензий и является платной — 99$ в месяц.

Резюме: удобный и лаконичный планер для проектной работы в больших командах.

Правила планирования дня великих людей

1. Уинстон Черчилль 

   Черчилль просыпался обычно в 7:30, последующие 2 часа он проводил в постели — там он завтракал, читал свежую прессу и давал поручения своему секретарю. «Рабочий день должен начинаться в постели», — утверждал политик.

   Все основные дела он планировал на вторую половину дня. Обедал Черчилль обязательно в кругу семьи, после чего непременно следовал дневной сон. Эти правила он соблюдал всегда, даже в военное время.

2. Брюс Ли 

   Обычный день знаменитого мастера состоял из тренировок и строгого соблюдения установленного распорядка. Утро начиналось с пробежки. Бег он считал своего рода медитацией, олицетворением жизни как непрерывного потока.

   После этого следовали многочасовые тренировки. Для планирования Ли завел отдельный дневник, где фиксировал боевые приемы, требующие оттачивания. Причем каждое упражнение помечалось сокращением БКР («бесконечное количество раз»).

   Секрет силы мастера состоял не только в самих тренировках, но и в медитациях, во время которых он получал необходимую энергию. Медитация была обязательным пунктом в дневном распорядке Брюса Ли и других великих людей. Хотя об этом мастер говорил неохотно, предпочитая рассказывать собственно о тренировочной системе.

3. Бенджамин Франклин 

   Пробуждался политик в 5 утра. Далее до 8 часов он планировал день и думал над грамотной организацией предстоящих дел. Для этого задавался простой вопрос: «Что мне необходимо сегодня сделать?».

   Благодаря раннему подъему и обязательному планированию дня Бенджамин всегда был в тонусе и тем самым опережал своих соперников. Он стремился достичь совершенства и даже разработал программу «13 добродетелей Франклина», которая через грамотное планирование воспитывала в человеке массу полезных качеств: решительность, трудолюбие, бережливость, искренность, смирение, целомудрие, воздержание, ясность ума и т. д.

   Для оценки продуктивности каждого прошедшего дня Франклин отвечал на вопрос: «Что хорошего я сегодня сделал?». Это позволяло ему ясно осознать свои свершения и спланировать дальнейший рост.

4. Тимоти Феррис 

   Режим дня предпринимателя отличается гибкостью. Феррис обдумывает и планирует предстоящие дела накануне вечером — в этом заключается основной принцип. Важный фактор продуктивности — группировка текущих задач. Феррис считает, что выполнять дела следует в комплексе, а не по мере их появления.

   В целом все знаменитости придерживаются примерно одного распорядка: они медитируют, завтракают, планируют предстоящие дела и выполняют намеченные задачи, затем следует дневной отдых (сон, прогулка), вечером подводятся итоги дня.

   Читайте нашу статью «Контроль эмоций: лучшие техники и упражнения».

   Как правило, все великие люди ясно видят перед собой поставленную цель. Благодаря этому они быстро выполняют запланированные дела. В процессе планирования не стоит забывать о собственных желаниях, включая даже самые странные.

Советы

• Ваше время очень ценно. Создание подходящего расписания поможет организовать это время максимально эффективно.
• Придерживаясь расписания, вы можете заметить какие-нибудь привычки, которые раньше оставались без внимания. Например, возможно, вы продолжаете просыпаться каждый четверг немного уставшим, потому что каждую среду после работы вы ходите на «счастливый час» в баре. Таким образом, вы сможете внести изменения в свою жизнь, как только поймете свои привычки. Возможно, вместо того, чтобы каждую неделю выделять время на «счастливый час», стоит наслаждаться этим только раз в две недели. Таким образом, вы сможете расслабиться и отдохнуть с коллегами, не уставая при этом каждый четверг.XИсточник информации
• Составление расписания и привычка придерживаться его поможет более эффективно и продуктивно организовать свое время, потому что вы ставите себе задачи и выделяете на них определенное время. Это значит, что у вас больше не будет оправдания «не хватило времени».XИсточник информации
• Постарайтесь сделать так, чтобы дела были относительно небольшими, даже если это подзадачи какой-то большой цели. Так будет намного легче понять, что и когда нужно делать.

Планирование на день

1 правило. Определите, где вам удобнее всего планировать дела. Это может быть обычный ежедневник или мобильное приложение. На сегодняшний день существует множество инструментов для планирования. Если у вас возникает вопрос, чем пользоваться эффективнее, то однозначного ответа нет, так как все зависит от личных предпочтений каждого человека. Некоторые любят вручную записывать планы в блокнот, другие же считают это устаревшим методом.

Мне же мобильные приложения кажутся более удобными, потому что телефон всегда под рукой и можно быстро определить текущие задачи. Также в него довольно просто вносить поправки. Поэтому уже довольно продолжительное время я пользуюсь приложением для планирования Doit.im. В нем можно распределить дела по категориям, установить напоминание. Единственный минус заключается в том, что это приложение на английском языке. Но если у вас есть хотя бы минимальные знания английского, то вы в нем разберетесь без проблем. Поэтому рекомендую.

Но в целом необходимо пользоваться тем, что удобнее и приносит больше удовольствия лично для вас.

2 правило. Напишите список дел на день. Глядя на свой недельный план, распределите дела по дням и напишите список задач на каждый день. Я не рекомендую привязывать каждое дело ко времени, так как это мало эффективно. Более того, часто случаются форс-мажоры, из-за которых вы будете постоянно выбиваться с плана по времени. Поэтому не стоит этого делать. Лучше просто написать, какие дела вы сделаете утром, какие днем, а какие вечером.

Прежде чем распределять дела на утренние, дневные и вечерние разберитесь, в какое время вы находитесь на пике своей продуктивности. Если утром вам работается легче и быстрее, то на это время пишите самые сложные дела, на день оставляйте дела полегче, а вечером выполняйте самые простые обязанности. Не забудьте включить в свой день какую-нибудь радость и назначьте для нее приблизительное время.

Вот, как может выглядеть ваш план на день:

Утро:

• приготовить завтрак;
• позавтракать;
• написать рекламный текст;
• доработать сайт.

День:

• приготовить обед;
• пообедать;
• настроить рекламную кампанию;
• убраться в доме.

Вечер:

• приготовить ужин;
• поужинать;
• сходить с друзьями в кино.

3 правило. Периодически делайте перерывы

Важно через определенное время делать перерывы и проводить оценку своей результативности. Закройте глаза и расслабьтесь на пару минут

Таким образом, вы сможете эффективно перейти к новому делу.

Иногда приходится бросить незаконченное дело и вернуться к нему позже. Обязательно запишите, где вы остановились. Это облегчит возврат к нему позже.

4 правило. Проанализируйте свой день. Ближе ко сну проанализируйте уходящий день, насколько вы успешно действовали по плану. Вы сделали все, что запланировали? Какие дела показались самыми сложными? Что вас отвлекало и как можно избежать этого в будущем?

Имейте в виду, что для выполнения больших дел может потребоваться несколько дней или недель. Например, сделать сайт — это большое дело, которое следует разделить на более мелкие задачи и распределить их по разным дням.

В конце каждого дня благодарите себя за проделанную работу. Это поможет вам быть благодарными за каждый день и в конечном итоге жить более полноценной жизнью.

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса с мыслью, что ничего не успели — знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Ответьте на вопрос, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.Читать по теме В постановке целей лучше всего руководствоваться принципом SMART.2. Анализируйте день: выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений, главное, чтобы было удобно. Остается только один вопрос: как правильно написать задачи на день, чтобы верно рассчитать свои силы и успеть как можно больше?

Распечатать шаблон планера на день

Начать учиться планированию можно с дневного расписания. Попробуйте составить список дел с разбивкой по часам на завтрашний день: для этого выпишите все свои задачи на завтра, а затем занесите на соответствующий час с нужными пометками.

Так, у вас на руках окажется полноценный ежедневник на день размером A4. Оне не занимает много места в сумке, и всегда помогает сориентироваться по встречам и другим делам буквально за пару секунд.

Вот так выглядит шаблон планера на день:

Стильный и минималистичный шаблон подойдет всем новичкам планирования. Для работы по этому планеру мы рекомендуем воспользоваться техникой тайм менеджмента Pomodoro: чередуйте 25- и 5-минутные периоды времени, выделяя 25 на работу, а 5 — на отдых. После четырех таких чередований вам необходимо взять длинную паузу на 10 минут. Подробнее о методике смотрите видео чуть ниже:

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D

Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь

В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

Планирование на день

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, намного приятнее.

Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-то абстрактным или не до конца определенным задачам. Поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.

Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой

Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда в любой момент

Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Еще он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по продолжительности.

Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем скорее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.

Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех, кто хочет сделать много, но не заботится о качестве выполненного. Только выполняя одно дело за раз, вы сможете быть эффективны.

После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.

Еще больше о тайм-менеджменте, планировании, росте продуктивности и улучшении своих возможностей читайте в книге Эрика Бертрана Ларссена «На пределе».

Лучшее для производительности: ZenDay для iOS и Android

Вы тот, кому нужен обзор всех ваших ежедневных дел, прежде чем вы сможете начать работу? Вы получаете пользу от функционального, но красивого инструмента? Тогда ZenDay — это приложение для вас. Благодаря этому приложению вы сможете сосредоточиться на своей первой задаче, но также четко видеть, на чем вам нужно сосредоточиться дальше.

Как следует из названия, ZenDay призван помочь развить чувство дзен при выполнении всех ваших задач.

Интерфейс приложения уникален, с трехмерным дисплеем, который “скроллится” по мере выполнения задач. В приложении также есть функция цветового кодирования, которая окрашивает почти просроченные задачи в другой цвет, что помогает вам сосредоточиться на приоритетных элементах и сразу понять, что нужно сделать.

Что-то пропустили и забыли сделать? Не беспокойтесь! ZenDay автоматически перенесет эти «плавающие задачи». Функция подведения итогов в приложении — еще один важный плюс. Он дает вам обзор того, какие задачи вы выполнили вовремя — так называемую оценку производительности.

Распечатать шаблон планера на неделю

Ну что, мы научились азам планирования, время расширять свои возможности. На сей раз мы попробуем спланировать всю предстоящую неделю разом. Да, это трудно, не спорим, однако навык весьма полезный и нужный.

Вообще мы бы рекомендовали положить рядом с шаблоном планера на неделю кусок бумаги и выписать все основные дела на предстоящие 7 дней. Прямо подряд без их разбивки по дням. Затем определите, какие из этих дел являются срочными и важными и постарайтесь избавиться от них сразу. Они контрпродуктивны, о чем говорят многие эксперты тайм менеджмента уже на протяжении 100 и более лет.

Кстати, распределение ваших задач по таким параметрам очень грамотно реализовано в инструменте тайм менеджмента “Матрица Эйзенхауэра”. Не буду сильно распинаться об этой методике — лучше почитайте о ней отдельно по этой ссылке.

Вот так выглядит шаблон для печати планера на неделю:

Скачайте его в формате Microsoft Word или PDF. Если вам необходимо поместить планер на бумагу размером A5, то выберите соответствующий параметр при настройке печати.

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Указывайте время на выполнение каждого дела

Ещё один лайфхак при составлении списка дел на день — указание времени на выполнение того или иного дела. Это также помогает быстрее справляться с делами, и понять, сколько времени займёт выполнение дел из списка.

Когда запланированные дела сделаны, скажите себе «стоп» и уделите время семье, хобби, просмотру фильма, чтению книги и т.д.

Задачи лучше планировать таким образом, чтобы их выполнение занимало не больше часа за один раз, лучше до 30 минут. Если задача сложнее, требует больше времени, её можно разбить на несколько подзадач.

Бывает сложно заниматься чем-то 3 часа, чтобы ничего не отвлекало, а если это происходит, требуется время, чтобы опять во всё вникнуть и включиться в работу. Зато маленькие задачи, которые требуют меньше времени, выполнить проще и быстрее видны результаты, что служит дополнительной мотивацией.

Также стоит оставлять запас по времени, не нужно дела планировать «впритык» друг к другу. Это поможет сделать план на день гибким и быстро реагировать в случае, если обстоятельства меняются.

Планирование на год

Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и только собираетесь заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только в карьере и работе, но и личной жизни.

Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.