Начисление больничного в 1с 8.3 бухгалтерия по шагам

Документальное оформление и порядок расчета

Для оформления пособия, сотрудник обязательно должен предоставить документ, подтверждающий причину отклонения от служебных обязанностей. Согласно Приказу №624 от 29.06.2011 Минздравом утвержден единый стандарт оформления документа, подтверждающего временную нетрудоспособность.

Приказ№624 от 29.06.2011

Для официального освобождения работника от своих служебных обязанностей по причине болезни принимаются только ЛН, оформленные по всем правилам. В бухгалтерии принимается только такой документ, где четко указан период начала и окончания нетрудоспособности, а также обозначена причина (прописывается код, а не диагноз).

Кто несет расходы

Финансирует выплату пособия фонд соцстрахования. К работодателю за получением выплаты заявители обращаются в двух случаях:

• умерший работал в этой организации;
• заявитель работает в этой организации, и ему положено пособие за умершего несовершеннолетнего.

Впоследствии ФСС эти суммы компенсирует.

Бухгалтер должен на основании предоставленных документов начислить гражданину, понесшему похоронные расходы фактически, пособие. Его размер в текущем году составляет с 1 февраля — 6 124,86 рубля. В районах, где применяется районный коэффициент, при расчете следует учитывать и его значение.

Пособие выплачивается немедленно в тот же день, когда гражданин обратился за ним. Важным моментом можно считать срок обращения за пособием – не позднее 6 месяцев с момента печального события. Если срок пропущен, а выплата уже сделана, рассчитывать на компенсацию со стороны Фонда расходов, понесенных организацией, нельзя (п. 2,3 ст. 10 ФЗ №8).

Федеральным законом установлен перечень компенсируемых похоронных услуг:

1. Документарное оформление погребения.
2. Гроб и его доставка вместе с предметами для погребения.
3. Перевозка на место похорон или кремации.
4. Погребение или кремация.

Если эти услуги были оказаны похоронной службой бесплатно, пособие не выдается, поскольку расходы фактически понесены не были (ст. 9-1, 2, 5 ФЗ №8).

В этом случае организация должна компенсировать затраты уже похоронной службе.

На заметку! Пособие, кроме организаций, выплачивает также: ПФР – если умерший находился на заслуженном отдыхе; ФСС – если речь идет об ИП, уплачивающем взносы в Фонд, или о родителях умершего ребенка, предпринимателях, на тех же условиях; органы соцзащиты – если умерший не достиг пенсии и не работал, или умер новорождённый.

Начисление пособия по больничному листу

Начисление больничного отразите документом Больничный лист в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Больничный лист.

Укажите:

• Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется пособие.
• Номер листка нетрудоспособности — номер в правом верхнем углу бланка под штрихкодом.

Для правильного начисления пособия перенесите данные из бланка листка нетрудоспособности в форму:

• Причина — (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве) — у нашей работницы было заболевание.
• Отметка о нарушении режима — Отсутствует: по условию нашего примера нарушений не было.
• Стаж — 8 и более лет. Стаж работника рассчитывается и выставляется вручную. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 функционал учета стажа отсутствует.

При вводе указанных показателей, а также периода болезни автоматически рассчитывается сумма пособия и НДФЛ.

Начислено — начисленная сумма пособия.

• По годам;
• По месяцам.

Если в расчетном периоде застрахованное лицо в данной организации не работало, то в расчет принимается заработок у другого страхователя, указанный в представленной работником Справке для расчета пособий по форме в Приложении N 1 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.04.2013 N 182н. Данные из справки можно внести непосредственно в форму Расчет больничного.

НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 20.01 Кт — начисление пособия за счет страхователя;
• Дт 69.01 Кт — начисление пособия за счет ФСС;
• Дт Кт 68.01 — исчисление НДФЛ с пособия.

В каких случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности

Пособие выплачивается, если нетрудоспособность наступила в период работы, а также в случаях, когда заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы либо в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования ().

С 1 июля 2017 года медицинские организации вправе по выбору пациента и с его письменного согласия выдавать больничный лист в виде электронного документа, подписанного лечащим врачом и медучреждением с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ).

Выплачивается оно по общему правилу за весь период временной нетрудоспособности до дня восстановления трудоспособности или установления инвалидности ().

Застрахованному лицу, признанному инвалидом (за исключением заболевания туберкулезом), пособие выплачивается не более четырех месяцев подряд или пяти месяцев в календарном году.

Если был заключен срочный трудовой договор на срок до шести месяцев, а также если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования, пособие по временной нетрудоспособности (за исключением заболевания туберкулезом) выплачивается не более чем за 75 календарных дней.

Больным туберкулезом в двух последних случаях пособие выплачивается до дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности).

Пособие по временной нетрудоспособности при необходимости ухода за больным членом семьи выплачивается за определенный законом срок. Подробнее об этом – в таблице 1.

Таблица 1. Срок выплаты пособия по временной нетрудоспособности при уходе за больным членом семьи в зависимости от его возраста и заболевания.

Возраст и заболевание члена семьи	Срок, за который выплачивается пособие
До 7 лет	За весь период амбулаторного лечения или совместного пребывания с ребенком в стационаре, но не более чем за 60 календарных дней в году по всем случаям ухода за этим ребенком. Этот срок увеличивается до 90 дней в году, если ребенок страдает заболеванием, включенным в специальный перечень (приказ Минздравсоцразвития России от 20 февраля 2008 г. № 84н). К таким болезням относятся многие виды рака, инсулинзависимый диабет, артрит, шизофрения, аутизм, эпилепсия, астма и т. д. В перечень включены также травмы (например, внутричерепные травмы и травмы внутренних органов), ожоги, обморожения и т. д.
От 7 до 15 лет	За период до 15 календарных дней по каждому случаю амбулаторного или стационарного лечения (если родитель ложится в больницу вместе с ребенком). При этом максимальный срок не должен превышать 45 календарных дней в году
Ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет	За весь период амбулаторного лечения или совместного пребывания с ребенком в стационарном лечебно-профилактическом учреждении. Но не более чем за 120 календарных дней в году по всем случаям ухода за этим ребенком
До 18 лет, если ребенок ВИЧ-инфицирован либо страдает от поствакцинального осложнения либо раком (включая злокачественные новообразования лимфоидной, кроветворной и родственных им тканей)	За весь период совместного пребывания с ребенком в стационарном лечебно-профилактическом учреждении без максимального ограничения срока
В остальных случаях ухода за больным членом семьи при амбулаторном лечении	Не более чем за семь календарных дней по каждому случаю заболевания, но не более чем за 30 календарных дней в календарном году по всем случаям ухода за этим членом семьи

Есть еще два случая выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Первый касается ситуаций, когда вводился карантин. На пособие могут рассчитывать те, кто контактировал с инфекционным больным или сам является носителем бактерий – на весь период отстранения от работы в связи с карантином. А если под карантин попали дети до семи лет, посещающие детский сад, или недееспособные члены семьи, пособие будут выплачивать их законным представителям на протяжении всего периода карантина.

Второй случай – это протезирование по медицинским показаниям в условиях стационара. Пособие должны выплачивать за весь период освобождения от работы по этой причине, включая время проезда к месту протезирования и обратно.

Причины временной нетрудоспособности

Оценочные критерии, которыми руководствуются врачи для определения нетрудоспособности, зафиксированы ФЗ №323 от 21.11.2011.

ФЗ №323 от 21.11.2011.

Согласно этому документу, врачи должны установить причинно-следственную связь между нормальным состоянием сотрудника и ухудшением его самочувствия. Причинной может стать:

• болезнь;
• чрезвычайная ситуация;
• беременность;
• карантин;
• отстранение;
• уход за тяжелобольными родственниками;
• санаторное лечение;
• протезирование.

Наиболее распространенной причиной является болезнь, из-за которой субъект не может полностью выполнять свои служебные обязанности. Чрезвычайная ситуация может возникнуть либо на производстве, либо бытовых услугах, что также фиксируется врачами.

Причины оформления временной нетрудоспособности

При беременности женщина оформляет отпуск по уходу за ребенком, однако этот период также относится к категории временной нетрудоспособности, по которому начисляется пособие. Длительность перерыва в работе по этой причине зависит от количества детей, тяжести протекания беременности, длительности послеродового восстановления.

Чтобы правильно оформить пособие и произвести начисление больничного пособия, необходимо после родов предоставить справку руководству. Только после этого оформляется отпуск по уходу.

При карантине сотрудник также не может выполнять свои должностные обязанности, так как его рабочее место является опасным и временно недоступным. Работник либо полностью отстраняется от выполнения служебных обязанностей, либо его предоставляется замена места.

Карантин может стать причиной для временной нетрудоспособности целого штата сотрудников

Не всегда только ухудшение здоровья является причиной временной нетрудоспособности. При отстранении сотрудника от занимаемой должности, ему оформляется также статус временной нетрудоспособности. При этом причина отстранения может быть самой разной: несоответствие квалификации, лишение водительских прав, несданная аттестация и т.д.

В ходе разбирательства, вплоть до момента возвращения на службу или увольнения, работнику оформляется статус временной нетрудоспособности. Далее уже руководство определяет дальнейшие меры:

• понижение должности;
• перевод на другие условия труда;
• повышение квалификации;
• образовательные курсы и т.д.

Во избежание увольнения начальство может принять решение об отправке сотрудника на курсы повышения квалификации

При этом сотрудник не увольняется, а временно отстраняется от работы с сохранением пособия по временной нетрудоспособности.

Временная нетрудоспособность по уходу за больным родственником

Также причиной оформления временной нетрудоспособности может стать уход за тяжелобольными родственниками. При оформлении отпуска по уходу за матерью, отцом или ребенком, сотрудник может рассчитывать на получение такого пособия. Однако продолжительность периода имеет ограничения. Тогда сотрудник оформляет у врача стандартный больничный, где указывается причина недееспособности пациента. При этом выплата пособия идет не из фонда работодателя, а из фонда соцстраха. Работнику оплачивается больничный по среднему трудовому заработку.

При оформлении листа нетрудоспособности учитывается код, указывающий на то, за каким родственником ухаживает сотрудник

Для каждого из родственников предусмотрен свой код ЛН:

• 38 – мать;
• 39 – отец;
• 42 – другой родственник.

Временная нетрудоспособность может быть установлена при санаторном лечении только в том случае, если врач определяет необходимость проведения такой реабилитации. Медицинский работник должен подтвердить, что без принудительного лечения здоровье сотрудника может ухудшиться.

Еще одной причиной, которая является основанием для оформления временной нетрудоспособности, является процесс усыновления ребенка (не старше трех месяцев). К такой ситуации применимы все правовые стандарты декрета.

Начисление больничного: проводки

Больничный лист выдается работнику в связи с временной потерей трудоспособности и оплачивается работодателем или Фондом социального страхования.

Причитающиеся выплаты за период нетрудоспособности рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 2 года и количества дней, на которые выдан листок нетрудоспособности.

Для расчета больничного необходимо установить причины потери нетрудоспособности и определить, участвует ли ваш регион в пилотном проекте Фонда социального страхования (см. Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

Перечисленные факторы имеют прямое влияние на бухгалтерские проводки по начислению пособий.

Виды больничных листков

Больничный лист может быть выдан по различным поводам, но для расчета и составления проводок достаточно выделить 3 группы причин:

• по заболеванию;
• в связи с беременностью и родами;
• в результате производственной травмы.

Выплата за дни, пропущенные по болезни, рассчитывается в зависимости от стажа и оплачивается частично за счет работодателя.

Суммы выплат по больничным в двух оставшихся случаев полностью производятся из бюджета ФСС и не зависят от стажа работ.

Бухгалтерские проводки формируются исходя из того, участвует ли регион, в котором компания осуществляет деятельность, в пилотном проекте ФСС.

Порядок расчетов по больничным для разных регионов

С точки зрения расчета суммы, причитающейся за дни нетрудоспособности, все регионы страны делятся на две категории: участвующие в пилотном проекте ФСС и нет.

Если регион участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования, то бухгалтерия предприятия рассчитывает и выплачивает только часть пособия, оплачиваемого работодателем, а это 3 дня по заболеванию. Остальное будет считать ФСС и оплачивать напрямую на счет работника, предоставившего больничный и заявление на его оплату.

Если регион, в котором компания работает, не участвует в пилотном проекте, то обе части больничного рассчитывает и выплачивает работодатель, а Фонд социального страхования впоследствии возмещает выплаченные суммы.

Рассмотрим бухгалтерские проводки по листку нетрудоспособности на примере. Работнику начислено возмещение за 10 дней болезни в сумме 5000 рублей. Работнице начислены выплаты за период нетрудоспособности по беременности и родам в размере 145 000 рублей.

Проводки по больничному листу в регионах, не участвующих в пилотном проекте ФСС:

проводки	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Определена сумма выплаты за дни нетрудоспособности и начислен НДФЛ	70	68.01	650	Листок нетрудоспособности, справка-расчет бухгалтерии
Сумма за счет работодателя	20 (25, 26, 44)	70	1305	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Сумма за счет ФСС	69.01	70	3045	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Выплачено пособие по больничному наличными из кассы	70	50	4350	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость
Поступило возмещение от ФСС	51	69.01	3045	Выписка банка
Начислено пособие по беременности и родам	69.01	70	145 00	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Перечислено пособие по БиР с расчетного счета	70	51	145 000	Платежное поручение, выписка банка
Получено возмещение пособия по БиР от ФСС	51	69.01	145 000	Выписка банка

Начисление больничного — проводки для 44 регионов-участников пилотного проекта ФСС:

проводки	Дебет	Кредит	Сумма. руб.	Первичный документ
Начислено пособие по болезни за счет работодателя	20 (25, 26, 44)	70	1500	Больничный лист, справка-расчет
Начислен НДФЛ с суммы больничного	70	68.01	195	Справка-расчет бухгалтерии
Выплата пособия по больничному наличными из кассы	70	50	1305	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость
Выплата пособия по больничному с расчетного счета	70	51	1305	Платежное поручение, платежная ведомость

Если выплата производится через расчетный счет, то проводка будет Д 70 К 51 на сумму 1305 рублей.

Выданный по беременности больничный проводки не формирует, поскольку полностью выплачивается за счет ФСС. Это же относится к выплатам в связи с несчастным случаем на производстве.

Некоторые цифры для расчета пособий

Максимальный годовой заработок, учитываемый при расчете пособий по нетрудоспособности для 2021 года составляет 865 000 рублей, в 2021 году аналогичный показатель составил 815 000 рублей, а в 2021 году — 755 000 рублей.

Максимальный размер среднедневного заработка для расчета пособия по беременности и родам в 2021 году составляет 2150,68 рублей.

МРОТ с 01.01.2021 составляет 11 280 рублей.

Максимальный размер выплаты по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием в 2021 году составляет 309 135,44 рублей за полный месяц.

Принципы работы Фонда социального страхования

Основной деятельностью Фонда является осуществление финансового обеспечения расходов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если рассматривать его деятельность в рамках взаимоотношений работодателя и сотрудника, то говоря простым языком данный фонд оплачивает все расходы, связанные с травмами и профессиональными заболеваниями, полученными сотрудниками на рабочем месте.

Откуда у него берутся на это средства?

Данные средства поступают от работодателя и составляют 2,9% от суммы заработной платы сотрудника. Данные отчисления являются обязательными к уплате за каждого сотрудника, официально оформленного у вас по трудовому договору.

Помимо этого, за каждого сотрудника платится так называемый взнос “на травматизм”. То есть ставка непосредственно на страхование сотрудников от несчастных случаев и профессиональных недугов, связанных с производственной деятельностью. Ее размер установлен в диапазоне от 0,2% до 8,5%. Она возрастает пропорционально повышению степени риска, к которому отнесена основная деятельность предприятия.

Все эти параметры установлены законодательством. На данный момент существует 32 тарифа, сформированных с учетом разных сфер деятельности. Они характеризуют разные степени риска и соответствующий процент взносов.

Определить класс, к которому относится деятельность организации, можно по 2-м нормативным документам:

1) ОКВЭД;

2) Классификации видов деятельности по риску, согласно Приказу N 851 от 30 декабря 2021 года “Об утверждении Классификации видов экономической деятельности по классам профессионального риска”

Стоит отметить, что несчастные случаи на производстве, а также факты выявленных профессиональных заболеваний дают право ФСС повысить для организации коэффициент “на травматизм”.

Таким образом, каждая организация ежемесячно производит отчисления в ФСС за каждого сотрудника, чтобы в случае возникновения страхового случая возместить все необходимые расходы за счет фонда.

Начисление больничного за счет ФСС до 2021 года

Проводки по начислению больничного листа за счет соцстраха зависели от того, было ли заболевание связано с производственной травмой или нет. Для отражения расчетов по соцстрахованию в связи с нетрудоспособностью или материнством и расчетов по соцстрахованию от производственных травм открывались отдельные субсчета к счету 69.

Начиная с четвертого дня больничного листа, при обычных заболеваниях выплата осуществляется за счет средств соцстраха. Начисление этой части пособия отражалось операцией:

Дт соответствующего субсчета к счету 69 Кт 70.

Такой же проводкой начислялась оплата всей продолжительности декретного больничного.

Если больничный был выдан в связи с производственной травмой (код причины нетрудоспособности — 04), то при проведении расследования и оформлении соответствующих документов начисление производится в соответствии с нормами ст. 9 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Эти нормы предусматривают оплату всех дней нетрудоспособности за счет средств соцстраха.

Начисление больничного в связи с производственной травмой отражалось проводкой:

Дт субсчета к счету 69 для расчетов по соцстрахованию от несчастных случаев Кт 70

Возмещение больничного соцстрахом производилось только на расчетный счет предприятия, независимо от того, как выплачивалось пособие сотруднику. Получение пособия от соцстраха отражалось проводкой Дт 51 Кт 69. По кредиту используется соответствующий субсчет.

Как отразить расходы на страхование в 1С

Затраты на страхование и суммы выплат проще отображать в базе 1С, в качестве примера можно привести покупку полиса КАСКО. Руководство автошколы «За рулем» оформило полис КАСКО 23.10.2019 на год по стоимости 5700 рублей. Проводка с оплатой отображается в документации под пунктом «Списывание с расчетных счетов». В качестве типа для операции выбирают «Другие списания» с проводкой Д76. 01 К51.

Статья по теме: Расторжение договора страхования жизни и возврат денег

Сумма премии должна списываться обязательно ежемесячно равными платежами, их отражают в разделе «Поступление услуг и товаров» с типом операции «Услуги»

Важно указать номер полиса и расчетного счета вместе с контрагентом. В таблице указывают счет для списания, тип услуги и каждую сумму

Зная о том, как правильно списать страховку, бухгалтер сможет вести учет на протяжении всего периода действия полиса.

Порядок расчета, пример

Пособие рассчитывается от страхового стажа работника и заработка за два года, предшествующих тому, в котором производится оплата. Стаж — это периоды работы по трудовым договорам, за которые перечислялись взносы в ФСС. Военная и гражданская служба — учитываются, занятость по подряду — нет. Неполные календарные годы суммируются в следующем порядке: каждые 30 дней переводятся в месяц, 12 месяцев — в год. Индивидуальные предприниматели вносят за себя платежи на социальное страхование добровольно. Они имеют право на оплату больничного при условии, что оплачен предыдущий год.

В зависимости от стажа периоды нетрудоспособности по болезни и в связи с травмой оплачиваются так:

• 60% среднего заработка — до 5 лет;
• 80% среднего заработка — от 5 до 8 лет;
• 100% среднего заработка — 8 и более.

Если травма или заболевание связаны с производством, то оплачивается 100% в любом случае. Больничный, полученный в течение 30 дней после увольнения, насчитывается в размере 60%. Время ухода за больным ребенком в домашних условиях — в первые 10 дней оплата идет от стажа, последующие — 50%. Если лечение проводилось в стационаре — полная оплата за весь период. Тем, кто работал меньше 6 месяцев, расчет больничного листа производится из МРОТ с учетом районного коэффициента.. Формула расчета приводится ниже:

Особенности составления отчетности

Если произошел незачет, нужно внести изменения и в отчетность:

• 2-НДФЛ. Нужно убрать сумму пособия. Бухгалтеру требуется составить и сдать справку по корректировкам. Актуально это в том случае, если выплаты изначально облагались НДФЛ и сотрудник вернул средства. Если работник не вернул средства, нужно составить корректирующую 2-НДФЛ. Ранее использованный код 2300 заменяется на код 4800. Если выплаты не облагались НДФЛ и сотрудник их вернул, в отчетности менять ничего не требуется. Если средства не облагались налогом и сотрудник их не вернул, у него образуется доход. Он фиксируется в отчетности под кодом 4800.
• 6-НДФЛ. Если выплата облагалась НДФЛ и сотрудник ее вернул, нужно сдать корректирующую отчетность. Ее нужно составлять и сдавать также за предыдущие периоды. Если выплаты облагались налогом, однако работник их не вернул, в отчетности ничего не меняется. Если сумма не облагалась НДФЛ и сотрудник ее не вернул, у него образуется доход. Необходимо сдать корректирующую отчетность.

Внесение изменений зависит от обложения пособий налогами и от того, возвращена ли сумма сотрудником.

Выплата пособия на банковскую карточку

Ведомость на выплату пособия

Ведомость на выплату пособия сформируйте на основании документа Больничный лист по кнопке Выплатить.

В результате будут сформированы документы в форме Больничные за Август 2018 г. — Документы — Выплата:

В сформированной ведомости проверьте:

• от — дата выплаты пособия, программа установит дату ближайшей выплаты зарплаты;
• Вид выплаты — Зарплата;
• Месяц — месяц, за который производится выплата;
• Сотрудник — работник, кому выплачивается пособие;
• К выплате — сумма выплачиваемого пособия.

В программе есть несколько способов выплат работникам:

• через документ Ведомость по кнопке Оплатить ведомость, после чего будет сформирован документ Списание с расчетного счета или Выплата наличных;
• через документ Платежное поручение, после формирования его сразу можно отправить в банк, а после проведения операции —сформировать на его основании Списание с расчетного счета.

Платежное поручение на выплату пособия

Обратите внимание на заполнение полей:

• Вид операции — Перечисление заработной платы работнику.
• Сотрудник — выбирается из справочника Физические лица.
• Получатель — Сотрудник.

Выплата пособия

Основные данные перенесутся из документа Платежное поручение.

Также его можно загрузить из программы Клиент-банк или напрямую из банка, если подключен сервис 1С:ДиректБанк.

Проверьте:

• Ведомость — ведомость, которая была сформирована на основании документа Больничный лист, по которой перечислено пособие;
• Статья расходов — Выплата заработной платы, с Видом движения Оплата труда.