Нереальная к взысканию, сомнительная задолженность: как списать в учете и отразить в программе

Что это такое

В постановке вопроса нет подвоха. Сложности появляются, когда в голове всплывает формулировка дебиторской задолженности из экономических учебников: дебиторка — это деньги или другие финансовые активы, которые возвращает (или должен возвратить) дебитор. Но помилуйте. Я взял кредит в банке. Следовательно, я дебитор, а банк кредитор. Здесь все просто и понятно.

Идем дальше. Я, дебитор, обязан выплатить (вернуть) банку кредиторскую задолженность, потому что я ему должен, я взял у него кредит. Опять все просто и понятно. Тогда почему в учебниках написано, что дебиторскую задолженность выплачивает дебитор? Вот с этого места и начинают «закипать» мозги у людей, увлеченных бизнесом, а не экономикой. Попробуем внести ясность в понятие «что такое дебиторская задолженность» простыми словами.

Когда возникает

В коммерческих организациях или у предпринимателей, занимающихся производством, сферой оказания услуг или торговлей постоянно возникают ситуации, когда им должны или они должны.

Долг перед ними возникает в следующих случаях:

• В соответствии с договором поставки, покупатель или получатель услуг (в гражданском праве называется контрагент, т.е. тот, кто находится против, противостоит другой стороне, во время заключения договора) оплачивает уже полученный товар (услугу) через определенное время: после его реализации или с отсрочкой платежа на 10, 20 или 30 дней. Иногда этот период может быть в несколько месяцев;
• Договором поставки предусмотрена предварительная оплата товаров или услуг. Деньги за них перечислены, но на склад плательщика ничего не поступило;
• Товар продан в рассрочку — это уже в торговле;
• Уплачены налоги, но при сдаче квартального или годового баланса были произведены корректировки (уточнения) налогооблагаемой базы, в результате чего выяснилось, что была перечислена большая, чем требовалось, сумма. Налоговая инспекция, как правило, переплаты не возвращает. Они становятся дебиторской задолженностью и будут засчитаны в счет погашения налогов следующего отчетного периода;
• Сотруднику организации выдали наличные деньги на командировочные расходы или покупку различных канцелярских принадлежностей. До тех пор, пока не будут представлены документы, подтверждающие расход полученных средств на благо организации, сотрудник считается должником перед организацией.

Зачем учитывать

Такие ситуации в обязательном порядке необходимо фиксировать в бухгалтерском учете. Ведь это собственные средства или, как их еще называют бухгалтера — активы предприятия (организации). Такие записи нужны для того, чтобы:

• правильно определять налогооблагаемую базу;
• знать общую сумму задолженности перед организацией;
• вести учет кто и сколько должен;
• управлять собственными активами (об этом более подробно несколько ниже).

Проводки должны быть стандартными, понятными любому бухгалтеру или финансисту. Для этого потребовалось ввести в бухгалтерскую терминологию понятие, четко описывающее создавшуюся ситуацию. Остановились на давно проверенной записи: «он должен», что на английском звучит как «debet» (впервые ее стали применять торговые люди в своих амбарных книгах, где с левой стороны писали на латыни «debitum» — «долг»).

Как возникла путаница в терминологии

Все было бы понятно и не запутывало простых людей, если бы не докторская диссертация одного из ученых мужей, который до конца не разобрался и предложил свою формулировку дебиторской задолженности — это денежные средства, которые должен возвратить (выплатить) дебитор.

В соответствии с формальной логикой, он прав, но на практике возникло разное понимание термина, о чем говорилось выше. На наш взгляд лучше пользоваться объяснением термина, приведенного в Википедии, где пишут, что дебиторка — это бухгалтерский термин для отражения суммы долгов, возникших перед компанией или фирмой со стороны граждан, других компаний и фирм.

Строка 1230 бухгалтерского баланса «Дебиторская задолженность»

10 января 2021 9277

По строкам 1230 и 1190 указывают дебетовое сальдо счетов по учету расчетов:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в части авансов, перечисленных в счет предстоящей поставки материальных ценностей, выполнения работ, оказания в части стоимости товаров, работ или услуг, отгруженных, но не оплаченных покупателями и заказчиками;

68 «Расчеты по налогам и сборам» в части налогов, излишне перечисленных в бюджет или взысканных налоговым органом;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в части взносов на обязательное социальное страхование, излишне перечисленных или взысканных во внебюджетные фонды;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в части излишне выплаченной заработной платы;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» в части подотчетных сумм, выданных работникам фирмы и неизрасходованным или невозвращенным на конец отчетного периода;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в части суммы займов, предоставленных сотрудникам фирмы, и их задолженности по возмещению материального ущерба;

75 «Расчеты с учредителями» в части задолженности учредителей по взносам в уставный капитал в части начисленных и признанных должниками санкций за нарушение условий хозяйственных договоров, дивидендов, причитающихся к получению с других организаций, начисленных доходов от совместной деятельности, суммы выданных беспроцентных займов, задолженностей сторонних лиц по другим операциям.

Детализацию сумм дебиторской задолженности по ее виду и составу (например, задолженность покупателей или заказчиков; бюджета или внебюджетных фондов; персонала организации; акционеров или участников и т. д.) компания может привести в разделе 5 Пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Для этого предназначена таблица 5.1.

По сомнительной дебиторской задолженности, связанной с расчетами за поставленные товары, работы или услуги, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, компания обязана создать специальный резерв. Это предусмотрено пунктом 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

Преду- смотрено создание такого резерва учетной политикой фирмы или нет, не важно. Его отражают по кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы»

Если такой резерв создан, то в балансе указывают дебиторскую задолженность за вычетом суммы резерва (то есть дебетовое сальдо по счетам 62 и 76 за вычетом кредитового сальдо по счету 63).

Обратите внимание: в бухгалтерском балансе дебиторскую и кредиторскую задолженности указывают развернуто. Дебиторскую — в активе, а кредиторскую — в пассиве

То есть эти задолженности не сальдируют. Даже при условии, что по аналитическим счетам одного и того же счета возникло как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

Компания получила от своего контрагента материалы стоимостью 1 180 000 руб. (в том числе НДС — 180 000 руб.). Одновременно она перечислила этому же поставщику аванс в счет предстоящей поставки товаров в сумме 2 000 000 руб. Товары НДС не облагаются.

Эти операции были отражены записями:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 180 000 руб. — учтен «входной» НДС по оприходованным материалам;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– 1 000 000 (1 180 000 – 180 000) — оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 180 000 руб. — принят к вычету НДС по материалам;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51

– 2 000 000 руб. — перечислены средства в качестве предварительной оплаты товаров.

В данной ситуации дебиторскую задолженность в сумме 2 000 000 руб. указывают по строке 1230 бухгалтерского баланса. Одновременно в строке 1520 отражают сумму кредиторской задолженности в размере 1 180 000 руб. (1 000 000 + 180 000).

Формирование дебиторской задолженности.

Порядок формирования дебиторской задолженности зависит от условий сделки, в рамках которой она возникла. В общем случае ее сумма равна договорной цене реализуемых товаров, работ или услуг. При этом в ряде ситуаций она формируется в особом порядке. Так, сумма задолженности может быть увеличена или уменьшена, если компания предоставляет покупателям коммерческий кредит, если задолженность выражена в условных денежных единицах или иностранной валюте, если она возникла в результате перечисления аванса и т. д. Кроме того, специальный порядок установлен и для задолженностей по товарообменным сделкам.

Краткая инструкция по анализу дебиторской задолженности

Важное значение имеет анализ задолженности в компании. При его проведении оценивается множество показателей, однако даже по динамике изменения показателей долга уже можно сделать некоторые выводы

В соответствии с данными, представленными в таблице, можно сделать вывод, что наибольший вес задолженности приходится на долги покупателей. Кроме того, по сравнению с 2017 годом, в 2018 произошел общий рост дебиторки по всем контрагентам.

Что касается покупателей, каждого из них нужно рассмотреть более внимательно, в разрезе договоров. Необходимо определить динамику задолженности и ее изменение в соответствии с уровнем выручки. Только проведя полный анализ можно сказать в каком состоянии находится дебиторка и какие риски существуют для компании.

Понятие дебиторской задолженности

Дебиторка — это долг внешних организаций и сотрудников перед самой компанией. Дебиторка от покупателей появляется, когда им предоставляются отсрочки (в этом случае они относятся к коммерческому кредиту), а также, когда клиент не выполняет свои обязанности по соглашению об оплате приобретенных продуктов, работ и услуг.

Авансовый платеж продавцам продуктов, работ и услуг также включен в дебиторку. Примерами этой дебиторской задолженности являются арендные вклады либо суммы, которые уплачиваются за годовую подписку на печатные издания.

Дебиторка включает переплату налоговых платежей, сборов и выплат во внебюджетные фонды, а также различный долг сотрудников организации, к примеру:

• суммы, полученные работниками в рамках отчета;
• переплата вознаграждения;
• долг по кредитам, приобретенным от компании;
• долг для покрытия недостатка и материального вреда.

В зависимости от обстоятельств выделяются следующие виды задолженности:

• оплата услуг и продуктов, по которым еще не наступило время проведения;
• долг по платежам за доставку продуктов либо работ, если по соглашению истекли условия их передачи;
• платежи по векселям;
• по расчетам с бюджетами всех уровней;
• оплата труда работников компании.

Чем хороша, а чем плоха

Отметим, что ни один хозяйствующий субъект не функционирует без дебиторской задолженности. Ее образование вызвано экономическими реалиями рынка:

• Для должников (компаний, предприятий, фирм, физических лиц) — это возможность получить бесплатный кредит для пополнения собственных средств. Для юридических фирм — оборотных;
• Для кредитора, предоставившего такую возможность на законных основаниях, — это освоение новых территорий с увеличением количества контрагентов. Это вынужденная мера, но положительная, так как ведет в конечном итоге к увеличению прибыли.

Есть в такой ситуации и отрицательные моменты. Если сумма задолженности не превышает оборотные средства (деньги, которые используются на закупку сырья, материалов, комплектующих запчастей, выплату заработной платы сотрудникам и т.д.) фирмы-кредитора — польза очевидна.

Если же по недосмотру одной из служб предприятия (бухгалтерия, сбыт, а то и обоих сразу) произошло неоправданное увеличение дебиторки, предприятие вынуждено брать в банке кредит для пополнения оборотных средств — в противном случае парализуется работа. За кредиты необходимо платить. В результате вместо дохода убытки. Поэтому нужно очень тщательно следить за дебиторкой и управлять ею.

Исправление ошибок: нормы НК РФ и их трактовка.

По общему правилу, закрепленному в абз. 2 НК РФ, ошибки (искажения) в исчислении налоговой базы, относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, исправляются за период, в котором они были совершены.

Вместе с тем в абз. 3 этого же пункта также установлено право налогоплательщика произвести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором ошибки (искажения) были выявлены, если допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога.

Судебная коллегия по экономическим спорам ВС РФ в Определении от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988 по делу № А41-17865/2016 разъяснила: во втором случае ошибка (искажение) в определении налоговой базы и суммы налога не приводит к нарушению интересов казны. Соответственно, исправление такой ошибки (искажения) не посредством подачи уточненной декларации за предыдущий налоговый период, а посредством отражения исправленных сведений в текущей налоговой декларации признается допустимым. При этом предполагается, что к моменту исправления ошибки (подачи налоговой декларации) не истек установленный ст. 78 НК РФ трехлетний срок возврата (зачета) переплаты, учитывая, что лишь в течение указанного срока налогоплательщик вправе распоряжаться соответствующей суммой излишне уплаченного в бюджет налога. Таким образом, на основании абз. 3 НК РФ ошибка в налоговом учете, выразившаяся в несвоевременном отнесении безнадежной к взысканию задолженности в состав расходов, могла быть исправлена, в том числе путем отражения рассматриваемых расходов в регистрах налогового учета в том налоговом периоде, когда ошибка (искажение) была обнаружена (что фактически было сделано налогоплательщиком).

Иными словами, учесть суммы просроченной «дебиторки» в составе внереализационных расходов можно не только в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок исковой давности, но и позднее. Однако для этого должны одновременно соблюдаться следующие условия:

• несписание безнадежного долга в периоде его возникновения (истечения срока исковой давности) привело к излишней уплате налога на прибыль в бюджет;

• на момент подачи налоговой декларации, в которой в составе внереализационных расходов отражена сумма просроченного долга, не истек предусмотренный ст. 78 НК РФ трехлетний срок возврата (зачета) переплаты по налогу.

Важными являются и другие выводы, представленные в Определении № 305-КГ17-14988, а именно:

• само по себе непринятие мер по взысканию задолженности не означает, что данные расходы не отвечают критериям, установленным НК РФ, равно как не свидетельствует и о том, что действия налогоплательщика направлены на получение необоснованной налоговой экономии;

• установив факт несвоевременного признания расходов в виде списанной дебиторской задолженности в 2012 году, инспекция должна была учесть указанные расходы при проверке правильности исчисления налога на прибыль за соответствующий охваченный налоговой проверкой период (2010 – 2012 годы), а не отказывать в учете расходов как таковых. Аналогичная правовая позиция выражена в Постановлении Президиума ВАС РФ № 1574/10 (то, о котором шла речь в первом разделе статьи).

* * *

Итак, обнаружив просроченную «дебиторку», которая не была включена в состав внереализационных расходов в периоде истечения срока исковой давности, можно поступить одним из двух способов:

• учесть расходы в текущем отчетном (налоговом) периоде при условии, что год, в котором возник безнадежный долг, был прибыльным и не истек предусмотренный ст. 78 НК РФ трехлетний срок возврата (зачета) переплаты по налогу;

• скорректировать базу по налогу на прибыль за прошлый период и представить в налоговый орган уточненную декларацию.

Непринятие организацией мер по взысканию дебиторской задолженности не является основанием для отказа в признании расходов.

Выводы, сделанные Судебной коллегией ВС РФ в отношении списания безнадежных долгов, применимы и к иным видам несвоевременно учтенных расходов

При этом важно помнить, что в текущем периоде нельзя признать расходы, не учтенные в убыточном году. В такой ситуации следует скорректировать (увеличить) размер убытка, ранее отраженного в налоговой отчетности за соответствующий год

Это позволит воспользоваться правом переноса полученных убытков на будущие периоды в порядке, установленном ст. 283 НК РФ.

Признание дебиторской задолженности сомнительной

К сомнительной задолженности относится сумма признанного дохода, по которому выявлена дебиторская задолженность, не исполненная должником (плательщиком) в срок, и который не соответствует критериям признания его активом(п. 11 ФСБУ «Доходы»).

Таким образом, в случае, когда у учреждения на счетах бухгалтерского учета числится просроченная задолженность, по которой в обозримом будущем поступление денежных средств или их эквивалентов в погашение (исполнение) данной задолженности не ожидается, она признается сомнительной. Под обозримым будущим понимается периодне менее трех лет (Письмо Минфина РФ от 17.04.2019 № 02-07-10/27662).

Какая отчетность сдается

Если вы индивидуальный предприниматель и работаете в упрощенной системе налогообложения, сдать отчетность по ФОТ не составит особой сложности.

Доходы и расходы фонда оплаты труда традиционно отражаются в соответствующей книге.

В седьмой графе документа записываются доходы, полученные в течение месяца, и расходы, которые фирма понесла в этом же периоде, и учитывается полученная разница.

Книга сдается на контроль в декабре каждого финансового года.

Ежеквартальная отчётность по ФОТ подразумевает заполнение форм фонда соцстрахования и пенсионного фонда. А вот для фонда медицинского страхования отдельной формы не предусмотрено.

Расчет по категориям этого фонда также сдается в ПФ.

Если в этом месяце ваше ИП понесло убытки, к примеру, доходы составили 10 тысяч рублей, а расходы – 15 тысяч, в строке «разность» укажите 1% от полученной суммы, минимальную прибыль или просто «ноль».

Если ваша компания работает в общей системе налогообложения, составлять отчётность будет труднее.

Вам предстоит подвести баланс, отчётность о полученных средствах и понесенных убытках, а в конце отчетного периода – сдать приложение к балансу, отчёты о движении денег и о целевом использовании всех средств.

При подведении отчётности по заработной плате вы сможете использовать те же формы, что и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенке.

Разница будет лишь в сроках сдачи отчётности.

Типовые проводки

Основные проводки по бухгалтерскому счету 62 включают основные хозяйственные операции:

• фиксирование реализации ТРУ;
• получение оплаты от заказчика для погашения дебиторской задолженности;
• поступление авансовых платежей.

При предъявлении покупателю документов для оплаты после отгрузки товара или оказания услуги продавец делает у себя следующие проводки:

Дт 62, Кт 90 «Продажи» или 91 «Прочие доходы и расходы».

В данном случае в дебет записывается задолженность покупателя. А что выбрать в кредит – 90 или 91, зависит от того, относится реализация к основному виду деятельности, или это был доход, который считается прочим и может быть от продажи основных средств, материалов, просроченной задолженности и т.д. Таблица. Корреспонденция по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

На каждую проведенную операцию должны быть оформлены подтверждающие документы: накладные, счета-фактуры, акты о принятии выполненных работ, чеки, квитанции и т.д.

К сведению. В розничной торговле счет 62 при реализации товаров не используется. Выручка сразу поступает на счет 90 «Продажи».

При работе в обычном порядке

Рассмотрим типовые проводки на простом примере. рассчиталась за товар сразу после его получения от ООО «Рассвет», согласно договору между ними. Бухгалтер «Рассвета» запишет у себя следующее:

Выручка может быть признана доходом, т.е. использован счет 90 при соблюдении следующих условий:

• объем денег за товар определен;
• покупателю передано право собственности;
• данная операция обеспечит выгоду компании;
• доход заранее известен.

При получении авансовых платежей

Между поставщиком ООО «Стройматериалы» и заказчиком ООО «Уютный дом» заключен договор, предусматривающий предоплату. Отгрузка была сделана после получения аванса. Бухгалтер ООО «Стройматериалы» оформит следующие проводки:

Внимание! На сумму предоплаты сразу начисляется НДС. После отгрузки также на сумму реализации начисляется НДС, и одновременно идет возврат налога, ранее насчитанного на предоплату

При оплате товара векселем

получила канцелярские товары от ООО «Карандаш» и для обеспечения дебиторской задолженности вручила ей вексель.

Если вексель принадлежит третьим лицам, то он считается финансовым вложением и учитывается на счете 58 в корреспонденции со счетом 62.

Списание задолженности

В бухгалтерском учете проводки по расчетам с покупателями и заказчиками не ограничиваются записями продаж и оплаты. Необходим регулярный анализ задолженности заказчиков по сомнительным долгам. При необходимости следует сформировать резерв за счет финансовых результатов на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам».

Долги, которые нельзя вернуть, и те, которые имеют просроченную давность, списываются за счет созданного резерва.

В случае создания резерва, задолженность покупателей в балансе отражается за вычетом этого резерва.

Примеры других проводок

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60

Счет 60 является активно-пассивным, то есть может одновременно содержать и дебетовый, и кредитовый остатки. Для того, чтобы отследить их формирование, учет желательно вести по каждому поставщику.

Современные программные продукты для ведения бухучета позволяют строить регистры для рассмотрения расчетов в общем по счету, по субсчетам, а также позволяют сформировать оборотно-сальдовую ведомость по каждому отдельному поставщику.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 является учетным регистром. Закон не определяет для такого типа документов специальную форму, однако закрепляет список обязательных реквизитов:

• Название компании, название регистра;
• Дата начала и завершения регистра, период составления;
• Величина денежного измерения;
• Подписи и фамилии ответственных лиц.

При формировании ведомости по счету №60 нужно придерживаться следующих правил:

1. При формировании оборота по дебету там указываются все операции по погашению долга перед поставщиком, либо выполнение предоплаты за работы или услуги. Также здесь необходимо указывать данные обо всех платежных документах — поручениях или расчетно-кассовых ордеров, на основании которых выполнялась оплата. Также в данном обороте необходимо показывать операции зачета требований, а также возврат товара поставщику.
2. При формировании кредитового оборота здесь указываются все операции по приобретению ТМЦ у поставщика — товаров, работ, внеоборотных активов и т. д. Также здесь нужно показывать все первичные документы, на основании которых производится оприходование товара или услуг — товарные накладные, счета-фактуры и т. д. Также в данном обороте нужно проставлять возврат от поставщиков предоплаты по невыполненным поставкам.