Журнал регистрации приказов

По какой форме составляется приказ о приеме на работу?

Приказ (распоряжение) о приеме на работу составляется по унифицированной форме Т-1, принятой Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1. Иные правила ведения закреплены в ст. 68 Трудового кодекса РФ.

Типовой бланк немного различается в зависимости от числа сотрудников, принимаемых на работу в организацию. При заключении индивидуального трудового договора имеет место форма Т-1. Для оформления группы работников заполняется форма Т-1а.

Ниже представлены образцы оформления приказов как в свободном, так и в типовом виде.

После того, как приказ будет подписан руководителем предприятия, он направляется под подпись трудоустроенному работнику.

Затем специалист отдела кадров вносит сведения о принятии нового сотрудника в трудовую книжку работника и личную карточку (личное дело) по форме Т-2. Финальный этап – открытие в бухгалтерии лицевого счета по форме Т-54 и Т-54а.

В какие сроки оформляется?

Согласно статье 68 ТК РФ, после оформления трудового договора, оригинал подписанного руководителем приказа о приеме на работу должен быть предоставлен соискателю не позже, чем через 3 рабочих дня с момента непосредственного приступления к исполнению должностных обязанностей.

По требованию работника в день подписания приказа работодатель обязан выдать его заверенную копию для личного хранения. В момент подписания (официального оформления трудоустройства) работодатель должен ознакомить работника (под роспись) с должностными инструкциями, правилами работы предприятия, трудовым распорядком, локальными актами, связанными с непосредственным исполнением обязанностей.

Начинать составлять приказ Т-1 кадровая служба обязана при получении известия от руководителя о приеме нового сотрудника.

Оформление возлагается на опытного кадрового работника, потому что документ не должен иметь каких-либо помарок, ошибок (даже исправленных по ГОСТ) и иных неточностей. Если сделана ошибка, приказ нужно уничтожить и заново приступить к его созданию.

Как заполнить типовую форму Т-1?

Форму Т-1 можно скачать с официального сайта Госкомстата РФ или различных сервисов оформления документации (например, «Консультант»). В готовый бланк нужно вписать только личную информацию о работнике и условиях его трудоустройства. Общие пункты остаются неизменными.

В форме Т-1 заполняются от руки такие сведения:

• наименование организации;
• номер приказа и дата его составления;
• ФИО работника, его табельный номер;
• структурное подразделение, куда принимают нового сотрудника;
• должность с разрядом, классом или квалификацией;
• условия приема на работу и режим трудовой деятельности;
• размер оклада, наличие премий, надбавок, стимулирующих и иных сверхнормативных выплат;
• наличие и длительность испытательного срока;
• номер и дата заключения трудового договора, на основании которого составлено распоряжение;
• должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой;
• отметка работника, что он ознакомлен с приказом – личная роспись с расшифровкой и рядом дата.

После этого соискатель считается официально приятным на работу.

Можно ли оформить в свободном виде?

Сейчас считается приемлемым, если приказ о приеме на работу будет оформлен в свободном виде.

Однако независимо от формы  нужно вносить в него все обязательные сведения, которые необходимы для дальнейшей «документальной жизнедеятельности» на предприятии.

Другое условие – полное соответствие трудовому договору, который был подписан между соискателем и работодателем.

Приказ должен иметь все реквизиты, которые утверждены в Федеральном законе №402-ФЗ (статья 9). Но все же надежнее и проще оформлять приказ по типовой форме – тогда не понадобится время, чтобы тщательно сверять соответствие новосозданного приказа и трудового договора.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации.
К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу — только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

• личные карточки;
• финансовые документы;
• трудовые книжки.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

• столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
• второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
• столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
• столбец четвертый используется для записи про вид приказа – зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
• в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
• в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
• в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
• столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Инфо

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. luiza (гость) #1 21 октября 2008, 11:28 Оценок нет Кто работает по 1С кадры! Каждый вид приказа начинается с первых номеров: например приказы о приеме с №1, приказы об отпусках опять с №1, приказы о командировании вновь с №1. Что их каждый вид индексировать что ли? Как в других организациях — поделитесьопытом.

У меня получается, что каждый вид приказа приходится регистрировать отдельно.Да еще и номера у них 0000000001 (десятизначные)….

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…. Слава В 1С-ке может ставиться автоматически одна регистрация, в таком случае надо исправлять номер документа. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Слава В 1С-ке может ставиться автоматически одна регистрация, в таком случае надо исправлять номер документа

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Структура журнала

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.

Основные требования к ведению книги приказов

Основное требование – это правильное оформление документов и самого журнала. За это должен отвечать квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующий опыт и разрешение от руководителя

Помимо даты особое внимание уделяется индексу по номенклатуре, позволяющий быстро найти в архиве нужное распоряжение. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в хронологическом порядке, и данное правило распространяется на все организации

Важно отметить, что вся документация строго защищается от любых изменений. Нельзя исправлять сделанные ранее записи с помощью корректирующих средств

Если возникает необходимость исправить неверную запись в документе, то она должна зачёркиваться тонкой линией, чтобы можно было заметить как исправленный, так и предыдущий вариант.

Исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются

Правила заполнения книги

Существует ряд правил, регламентирующих методику заполнения книги приказов по личному составу:

• в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
• номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
• при проставлении дат используется стандартный вид “дд.мм.гггг”;
• обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
• обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).

Большое внимание уделяется защите от неправомерных изменений, поэтому каждый лист не только нумеруется, но и заверяется печатью. Сам журнал в обязательном порядке прошнуровывается, чтобы нельзя было просто отделить листы

На шнуровке в самом конце проставляется специальная наклейка с обозначением отдела кадров или самой организации. Затем, проставляется подпись ответственного работника, подтверждающая правильность заполнения.

Хранение журнала приказов

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Документам присваиваются определённые индексы:

• “К” или “Л/С” – сроки хранения в настоящее время до 50 (пятидесяти) лет;
• иные индексы – сохранение до 5 лет.

Необходимо помнить, что все приказы должны группироваться определённым образом с учётом всех особенностей. В частности нельзя объединять вместе бумаги с разными сроками хранения. При формировании одного дела бумаги должны нумероваться в хронологическом порядке.

Если подвести итог, то распоряжения должны содержать развёрнутую и точную информацию о целях, задачах и видах конкретных документов. Порядок нумерации, хронология, регистрация и хранение определяют порядок формирования дел. Всё это должно отражаться в конкретных книгах для каждой компании.

Watch this video on YouTube

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

• журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
• нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
• номера на приказы проставляются поочерёдно;
• дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
• в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
• сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет

Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Электронная форма журнала регистрации приказов по личному составу

При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.

Поэтому компании желательно иметь электронную форму журнала по учёту кадровых документов, которая значительно ускорит процесс поиска требуемой информации по каждому отдельному сотруднику: когда он был в командировке, сколько дней он провёл в отпуске, брал ли отпуск без оплаты труда и др.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся

При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.

Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel. Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив.

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.