Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется, как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам. Если возникнет потребность, можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию. Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут. Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС, некоторые справки для подтверждения у нотариуса и юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:

• обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
• в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
• обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
• каждая страница пронумерована;
• на последней расписать дату, когда журнал был прошит, опломбирован и сдан в архив.

Правила заполнения и порядок ведения

Каждый журнал заполнен в виде таблицы, где графы имеют четкое назначение. Оформляет книгу кадровый работник, он же отвечает за ее ведение. В классическом экземпляре должно быть 9 заполненных столбцов. Но по ситуации количество может варьироваться.

Номер регистрации трудового договора — это число по порядку записи, важно не вносить сюда цифры самого соглашения.
Дата подписания.
Его непосредственный номер.
Ф.И.О. нового работника.
Специализация или должность.
В какое именно отделение принят.
До какой даты договор действителен.
Характер трудоустройства (основная работа или по совместительству).
Дополнительные документы.
Примечания.. В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации

Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний

В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации. Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний.

Порядковые цифры записи	Дата подписания	Номер	Ф.И.О сотрудника	Должность	Подразделение	Срок действия	Характер занятости	Дополнительные документы	Примечания
№ 45	12.01.2019г	25447	Васильев Павел Петрович	Главный бухгалтер	ООО «Синий кит» Смоленский филиал	Бессрочно	Основная	—	—
№46	14.02. 2019	25449	Иванова Анастасия Павловна	Нотариус	ООО «Синий кит» Московский филиал	До 25.09. 2021г	Основная	—	—

Чаще всего дополнительно вводится роспись взятого на работу сотрудника, поскольку она подтверждает, что соглашение подписано в двух экземплярах и один выдан на руки новому работнику.

Изменение записи и пример оформления таблицы

Согласно законодательству, если кадровый сотрудник внес серьезную ошибку в документ, то журнал регистрации договоров следует досрочно закрыть. Изменения, которые допускается добавить в записи:

• человека отстранили от выполнения должностных обязательств;
• изменились условия труда;
• перевод между филиалами или представительствами компании.

Для такого случая в журнале обычно есть приложения, где для каждого сотрудника регистрируются дополнительные соглашения. Можно оформить новые графы для коллективных договоров, если такие имеют место на предприятии.

Электронный и бумажный варианты

Бумажная версия должна быть прошита, заверена руководителем, а все страницы пронумерованы. У электронного документа учета есть свои преимущества. В первую очередь, это конфиденциальность. Но невозможность поставить личную подпись часто вынуждает вести оба экземпляра одновременно.

Есть и другие достоинства у электронной системы учета:

• контроль сохранности документации;
• быстро формируются копии справок и нужных приказов;
• легко осуществить поиск необходимой записи.

Чтобы инспекция ФМС не придралась, в такой документ должны быть занесены и все иностранные граждане, трудящиеся в данной компании. В противном случае грозит работодателю серьезный штраф.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ КОЛЛЕКТИВНЫХ ДОГОВОРОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <*>

------------T-----------T---------T----------T-----------T----------------T-----------T----------T------------T------------¬

¦Регистрац. ¦Организация¦Отрасль  ¦Форма     ¦Численность¦Стороны,        ¦Дата       ¦Срок      ¦Дата        ¦Наличие     ¦

¦N, дата    ¦с указанием¦экономики¦собствен- ¦работающих/¦подписавшие     ¦принятия   ¦действия  ¦внесения    ¦замечаний   ¦

¦           ¦организа-  ¦         ¦ности     ¦численность¦колдоговор      ¦           ¦          ¦изменений,  ¦(рекоменда- ¦

¦           ¦ционно-    ¦         ¦          ¦членов     ¦(должн.,        ¦           ¦          ¦дополнений, ¦ций) при    ¦

¦           ¦правовой   ¦         ¦          ¦профсоюза  ¦Ф.И.О.)         ¦           ¦          ¦N изменения,¦регистрации ¦

¦           ¦формы,     ¦         ¦          ¦(чел.)     +-------T--------+           ¦          ¦дополнения  ¦колдоговоров¦

¦           ¦адрес,     ¦         ¦          ¦           ¦от     ¦от      ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦телефон    ¦         ¦          ¦           ¦работо-¦профсою-¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦дателей¦зов     ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

+-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+------------+

¦     1     ¦     2     ¦    3    ¦    4     ¦     5     ¦   6   ¦    7   ¦     8     ¦    9     ¦    10      ¦     11     ¦

+-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+------------+

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

+-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+------------+

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

+-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+------------+

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

L-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+-------------

Пример заполнения:

------------T-----------T---------T----------T-----------T-------T--------T-----------T----------T------------T------------¬

¦19/02      ¦МУП        ¦ЖКХ      ¦Муници-   ¦191/170    ¦Дирек- ¦Предсе- ¦21.01.2002 ¦2002-     ¦No. 1 от    ¦Замечания:  ¦

¦19.07.2002 ¦"Водоканал-¦         ¦пальная   ¦           ¦тор    ¦датель  ¦           ¦2004      ¦20.10.2002  ¦п. ___ не   ¦

¦           ¦Сервис",   ¦         ¦          ¦           ¦Ларин  ¦профкома¦           ¦          ¦            ¦соответству-¦

¦           ¦г. Ногинск,¦         ¦          ¦           ¦Н.И.   ¦Спицова ¦           ¦          ¦            ¦ет ст. ____ ¦

¦           ¦ул.        ¦         ¦          ¦           ¦       ¦Л.С.    ¦           ¦          ¦            ¦ТК РФ       ¦

¦           ¦Рабочая,   ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦(вариант:   ¦

¦           ¦д. 142,    ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦нет         ¦

¦           ¦тел.       ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦замечаний)  ¦

¦           ¦3-05-22    ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

¦           ¦           ¦         ¦          ¦           ¦       ¦        ¦           ¦          ¦            ¦            ¦

L-----------+-----------+---------+----------+-----------+-------+--------+-----------+----------+------------+-------------

————————————

<*> Журнал регистрации соглашений заполняется аналогично.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Журнал: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
• «Журнал регистрации коллективных договоров организаций».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Журнал регистрации нарядов-допусков на выполнение работ с повышенной опасностью, выполняемых в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, на предприятиях и в организациях Министерства обороны Российской Федерации
• Журнал регистрации и учета некатегорийных аварий
• Журнал регистрации актов таможенного досмотра (осмотра) товаров и транспортных средств
• Журнал регистрации нормативно-методических документов
• Журнал регистрации срабатываний СРК или выявлений груза, содержащего в товаросопроводительных документах информацию о нахождении в его составе ДРМ или маркированного специальными наклейками и надписями (для владельца склада)
• Журнал регистрации выдачи разрешений на открытие лицевых счетов по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности из бюджета города Москвы
• Журнал регистрации иностранных граждан в гостинице. Форма N 2-Г
• Журнал регистрации носителей информации АС ВПН-2010, содержащих конфиденциальную информацию (типовая форма)
• Журнал регистрации санитарно-эпидемиологических заключений на проектную документацию. Форма N 303-00-2/у
• Журнал регистрации санитарно-эпидемиологических заключений на производство, применение (использование) и реализацию новых видов продукции; продукцию ввозимую на территорию Российской Федерации. Форма N 303-00-4/у

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов.

Понятие, форма и приказ об утверждании реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ: законодательная база

Из этой статьи вы узнаете:

• что содержат форма реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ;
  
• приказ об утверждении форм реестров договорова;
  
• формирование информации, включаемой в реестр контрактов.
  

Реестр договоров в рамках Федерального закона от 05 апреля 2013 года (с последними изменениями) № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закона № 44-ФЗ) – это, скорее, разговорное или логически-смысловое понятие, чем официально принятый термин.

На самом деле, в тексте Закона № 44-ФЗ используется термин « реестр контрактов ». Так, согласно части первой статьи 4 Закона № 44-ФЗ, органом исполнительной власти федерального уровня, выполняющим функции по кассовому обслуживанию различных бюджетов бюджетной системы России, осуществляется получение от заказчиков сведений о заключаемых ими контрактах и, собственно, ведение реестра этих контрактов. Фактически, таких реестров два: в части семь той же статьи 44-ФЗ указывается, что данные о проведении закупок товаров, работ, услуг, о подписании сторонами контрактов, представляющие гостайну, входят в отдельный, специальный, реестр контрактов, особенности ведения которого регламентируются Правительством России.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь
. Это займет не больше минуты.
Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Такие данные, и это прямо обозначено в законе, не подлежат по понятной причине опубликованию в любых СМИ и выставлению на обозрение в Интернете. Особо надо учитывать то, что в оба реестра контрактов не посылаются данные о договорах, подписанных на основании пунктов четвертого, пятого, двадцать третьего, сорок второго, сорок четвертого, сорок пятого, а также и сорок шестого (в части контрактов, заключаемых с физлицами) части первой статьи 93 Закона № 44-ФЗ. В качестве органа, который ведет, поддерживает реестр договоров (контрактов), выступает Федеральное казначейство (Постановление Правительства РФ от 01 декабря 2004 года (с посл. изм.) № 703 «О Федеральном казначействе»).

Федеральное казначейство проверяет наличие установленных законом данных и документов, их соответствие определенному минимуму требований, предусмотренному порядком ведения реестра контрактов, и, если все правильно, представляет для публичного обозрения в указанные данные и документы — в течение трех рабочих дней со дня их получения. В случае несоблюдения лицом, направившим сведения о контракте, установленных требований информация и документы не могут быть опубликованы в реестре договоров (контрактов). Контракты, сведения о которых не внесены в реестр контрактов, даже не подлежат оплате — за исключением, разумеется, договоров, информацию о которых не включают в реестр договоров (контрактов) на законном основании.

Чтобы определить поставщика, подрядчика или исполнителя, прежде всего необходимо запланировать электронные процедуры. Получить электронную подпись. Выбрать площадку, которая наилучшим образом подойдет вашей организации, и зарегистрироваться. Далее сформировать документацию и извещение, провести процедуры и определить поставщика и заключить контракт с учетом особенностей каждого из способов закупки. Смотрите решения для каждого электронного способа: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

Следующая
ЗаконыДоговор аренды нежилого помещения, долгосрочный (более года) (бланк, образец — 2021)

Где купить книгу учета трудовых договоров?

Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.

Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.

Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

Предыдущая статья: Расчет пени по ставке рефинансирования Следующая статья: Самый прибыльный бизнес в России

Нумерация трудовых договоров

Обязательно ли присваивать номер трудовому договору с работником или достаточно только указания даты заключения трудового договора?

Перечень условий, которые в обязательном порядке

должны быть включены в трудовой договор, установленст. 57 Трудового кодекса РФ :

– место работы

, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

– трудовая функция

(работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

– дата начала работы

, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ;

– условия оплаты труда

(в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– режим рабочего времени и времени отдыха

(если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

– компенсации

за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

– другие условия

в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Как видим, номер трудового договора не относится

к обязательным сведениям, предусмотреннымст. 57 ТК РФ .

Однако унифицированные формы первичной учетной документации

по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1,предусматривают нумерацию трудовых договоров .

Так, дата и номер трудового договора

указываются в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу (унифицированнаяформа № Т-1 ) и в личной карточке работника (унифицированнаяформа № Т-2 ).

Роструд в письме от 09.08.2007 г. № 3045-6-0 отметил, что действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.

Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения.

Например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 г., присваивается номер 16/03.

Таким образом, считают чиновники, так или иначе нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Образец документа:

Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (п. 146)

                             ЖУРНАЛ N ________
                          регистрации договоров
       в ________________________________________________________
                 (наименование учреждения или органа УИС)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Дата  ¦    Вид    ¦Краткое¦Наименование ¦Наименование,¦Коли- ¦Номера¦  Кому  ¦Роспись,¦Куда подшит ¦    Дата    ¦Приме-¦
¦п/п¦регис-¦ документа ¦содер- ¦ организации ¦    адрес    ¦чество¦экзем-¦передан ¦  дата  ¦  документ  ¦ окончания  ¦чание ¦
¦   ¦трации¦ (договор, ¦жание  ¦(учреждения),¦ организации ¦экзем-¦пляров¦документ¦        +------------+  договора  ¦      ¦
¦   ¦      ¦соглашение)¦       ¦    с кем    ¦(учреждения),¦пляров¦      ¦        ¦        ¦номер¦номера¦(соглашения)¦      ¦
¦   ¦      ¦           ¦       ¦  заключен   ¦   откуда    ¦      ¦      ¦        ¦        ¦дела ¦листов¦            ¦      ¦
¦   ¦      ¦           ¦       ¦   договор   ¦  поступил   ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
¦   ¦      ¦           ¦       ¦(соглашение),¦   договор   ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
¦   ¦      ¦           ¦       ¦ юридический ¦(соглашение) ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
¦   ¦      ¦           ¦       ¦    адрес    ¦             ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
+---+------+-----------+-------+-------------+-------------+------+------+--------+--------+-----+------+------------+------+
¦ 1 ¦  2   ¦     3     ¦   4   ¦       5     ¦      6      ¦  7   ¦  8   ¦   9    ¦   10   ¦ 11  ¦  12  ¦     13     ¦  14  ¦
+---+------+-----------+-------+-------------+-------------+------+------+--------+--------+-----+------+------------+------+
¦   ¦      ¦           ¦       ¦             ¦             ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
+---+------+-----------+-------+-------------+-------------+------+------+--------+--------+-----+------+------------+------+
¦   ¦      ¦           ¦       ¦             ¦             ¦      ¦      ¦        ¦        ¦     ¦      ¦            ¦      ¦
----+------+-----------+-------+-------------+-------------+------+------+--------+--------+-----+------+------------+-------

Примечания:

1. В журнале ведется учет всех договоров, в том числе и вторых экземпляров, полученных от организаций.

2. В том случае, когда экземпляр договора поступил из других организаций, регистрационный номер пишется через дробь.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров. В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

• Сначала указывается порядковый номер соглашения;
• Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником. Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

• Последовательность изложения от меньшего к большему;
• Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
• Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
• Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным. Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

Мнение эксперта
Лебедев Олег Тарасович
Адвокат с 7-летним опытом. Специализация — семейное право. Большой опыт в защите в суде.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

1. Номер регистрации договора.
2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
4. Занимаемая работником должность.
5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица.

Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

• перевод на другую работу;
• смена собственника;
• отстранение от работы;
• изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п	Дата	Номер	ФИО	Вид работ	№ и дата	Срок действия	Прим
10	10.02.14	48	Емец К.Л.	слесарь	32 от 28.04.12	10.02.14 – 10.02.15	Изменение оклада

Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.

Уточнить реквизиты предприятия онлайн возможно! Читайте, как узнать ОКПО организации. Порядок ведения кассовых операций в 2021 году для ИП упрощён. Что изменилось? Смотрите здесь.

Расчёт больничного листа в 2021 году изменён. Узнайте, что нового, в этой статье.

Регистрация и нумерация контрактов

Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.

Прекращение трудового договора

Прекращение трудового договора регулирует глава 13, а гарантии и компенсации работникам, связанные с этим, указаны в главе 27 ТК РФ. Основания прекращения трудовых отношений можно разделить на группы: двустороннее согласие сторон, инициатива одной из сторон или наличие определенных обстоятельств.

1. Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон в любое время. Специально установленной процедуры расторжения по соглашению сторон нет. На практике работник обращается к работодателю с заявлением о расторжении договора с указанием даты, и если работодатель согласен с этим, то он визирует заявление работника. Само соглашение сторон оформляется в виде отдельного документа – приложения к трудовому договору. Указывают в нем не только дату прекращения трудовых отношений, но и порядок передачи дел, компенсационные выплаты, порядок окончательного расчета.
2. По инициативе работника договор может быть расторгнут после письменного предупреждения работодателя не позднее чем за две недели до срока расторжения. Двухнедельный срок может не соблюдаться в уважительных случаях (зачисление на учебу, установленного нарушения работодателем трудового законодательства и др.) или при обоюдном согласии. По инициативе работодателя трудовой договор может быть расторгнут в случае не прохождения испытательного срока (ст. 71 ТК ТФ), а также причин, указанных в статье 81 Трудового кодекса. Это могут быть причины, имеющие отношение к работодателю: ликвидация организации или прекращение деятельности ИП; сокращение численности или штата; смена собственника имущества организации. Это могут быть и причины, относящиеся к работнику: несоответствие занимаемой должности или работе, подтвержденное результатами аттестации; нарушение работником трудовых обязанностей и дисциплины; совершения хищения и др.
3. Трудовой договор может быть прекращен при наличии обстоятельств, не зависящих от воли сторон, таких как призыв работника на военную службу; признание работника нетрудоспособным по медицинским основаниям; наступление чрезвычайных обстоятельств (авария, катастрофа, военные действия и др.); дисквалификация или другое административное наказание и т.д.

Оформляется прекращение трудового договора приказом по форме № Т-8, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В день прекращения трудового договора работодатель должен произвести расчет с работником и выдать ему трудовую книжку с записью об основании и причине прекращения трудовых отношений.

Бессрочный и срочный трудовой договор

Трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или на срок не более пяти лет.

Бессрочный договор лучше защищает интересы работников, поэтому закон отдает ему предпочтение.

Еще трудовой кодекс разрешает заключать срочные трудовые договоры со студентами и пенсионерами. А малые предприятия (штат не больше 35 человек для торговли и не больше 20 для бытового обслуживания) могут подписывать их со всеми. Если, конечно, кандидат согласен трудоустроиться на их условиях.

Время действия срочного договора. По закону максимальная длительность срочного трудового договора — 5 лет. Минимальный срок не установлен, поэтому теоретически он может быть даже однодневным. Обычно срок зависит от причины составления договора.

Например, бухгалтер Мария родила сына и ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. С Анной, которая пришла на ее место, договор заключат до момента возвращения Марии.

Инженер Иван Котов устраивается на проект по прокладке газовой трубы, срок его договора будет совпадать со сроком проекта. Если трубу собираются проложить за 2 года, договор будет действовать столько же.

Например, трубу прокладывали 2 года, но полностью так и не проложили. Проект могут продлить и срочный договор инженера Котова тоже — на срок проекта.

Например, в одном деле Судебная коллегия по гражданским делам Камчатского краевого суда сочла необоснованным заключение срочного трудового договора с машинистом котельной. Компания наняла человека на должность машиниста по срочному договору, но суд установил, что оснований для срочности не было. Более того, после прекращения договора с истцом руководство приняло на его место другого человека.

Процедура проведения расчетов

В большинстве случаев, контрагенты проводят расчеты безналично. Благодаря этому, они имеют возможность взаимодействовать друг с другом без учета месторасположения. Расчеты осуществляются в таком порядке:

• После того, как были выполнены условия, прописанные в контракте, на поставщика оформляется платежное поручение;
• Если директор фирмы согласен с прописанными сведениями, он заверяет поручение и передает его в кредитную организацию;
• Если на банковском счете фирмы имеется требуемая сумма средств, кредитная организация переводит ее на счет получателя.

Формирование документов по расчетам требует непрерывного внимания. Только корректное внесение данных позволит правильно вести бухучет, и как следствие, избежать несоответствий при осуществлении проверок.