Процедура признания записи в трудовой книжке недействительной

Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

№1 —} последующего порядкового номера,

№2 —} даты внесения записи,

№3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,

№ 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8	10	02	2014	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	10.02.2014 № 4-к
9	10	02	2014	Запись за номером 8 недействительна	Приказ от
				Принят в маркетинговый отдел на должность	10.02.2014 № 4-к
				инженера

Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8	10	02	2014	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				инженера	12.02.2014 № 6-к
9	12	02	2014	Запись за номером 8 недействительна	Приказ от
				Принят в маркетинговый отдел на должность	12.02.2014 № 6-к
				инженера

2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс »}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8	10	02	2014	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				инженера	10.02.2014 № 4-к
9	12	02	2014	Запись за номером 8 недействительна
	12	02	2014	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				инженера	12.02.2014 № 6-к

Пример 3. Изменение формулировки увольнения

Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:

1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8	11	02	2013	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				инженера	11.02.2013 № 6-к
9	05	02	2014	Уволен по собственному желанию, пункт 3	Приказ от
				статьи 77 Трудового кодекса Российской	05.02.2014 № 8-к
				Федерации
				Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
				Печать
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
10	05	02	2014	Запись за номером 9 недействительна,	Приказ от
				Уволен по соглашению сторон,  пункт 1	05.02.2014 № 8-к
				статьи 77 Трудового кодекса Российской
				Федерации
				Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
				Печать

Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:

1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8	11	02	2013	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	11.02.2013 № 6-к
9	05	02	2014	Уволен по собственному желанию, пункт 3	Приказ от
				статьи 77 Трудового кодекса Российской	05.02.2014 № 8-к
				Федерации
				Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
				Печать
				Закрытое акционерное общество
				«}Алвиго-Транс»}  (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
10	06	02	2014	Запись за номером 8 недействительна,
	11	02	2013	Принят в маркетинговый отдел на должность	Приказ от
				инженера	11.02.2013 № 6-к
				Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
				Печать

Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции.

Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями.

Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Неточности на титульном листе ведут к аннулированию трудовой

Как уже было отмечено, ошибки на титул-развороте трудовой обычно ведут к тому, что регистр признаётся недействительным. Это не означает, что в титульнике документа нельзя ничего править. Законно вносить изменения при смене фамилии, когда работница выходит замуж, или в варианте, когда человек меняет своё имя или отчество. Также законно менять данные в дате рождения, если этому есть доказательства, и вносить коррективы и дополнения в образование и квалификацию работника.

Главное здесь — наличие документов, подтверждающих законность этих корректив.

Приведём самые распространённые ошибки при заполнении трудовой книжки, которые могут привести к признанию трудового регистра человека незаконным, их несколько:

1. Неправильно написаны инициалы (Ф. И. О.) обладателя трудовой. Причём ошибкой будут признаны пропуск, опечатка или подмена даже одной буквы. Даже если в паспорте будет «ё», а в трудовой «е», это может привести к аннулированию всей книжки. ПФР сошлётся, что в паспорте и трудовой фигурируют разные люди.
2. На титульной странице есть зачёркивания, коррективы и при этом нет ссылки на документы, на основании которых они сделаны, нет визы ответственного работника и печати организации под этими исправлениями.
3. На первом развороте трудового документа видны следы от замазки-корректора, затирание информации и т. п.
4. На титульнике нет печати организации, выдавшей документ.
5. Отсутствует виза должностного лица, который открывал документ.
6. Нет даты выписки документа или она не соответствует действительности. Как правило, делают это в целях увеличения периода трудового стажа на первом месте работы, а «всплыть» это может, к примеру, если дата выпуска бланка трудовой книжки позднее даты начала работы, зафиксированной в бланке.
7. На развороте титульного листа не указаны данные об образовании человека.
8. Трудовая выписана физ. лицом, не имеющем права выдавать трудовой бланк. Например, в нормативных актах закреплено, что наниматель, который является физ. лицом (не ИП) не вправе выписывать трудовую книжку. Соответственно при обнаружении таких данных, документ будет аннулирован.

Нюансы при внесении корректировок в титул-лист

Мы уже ни раз говорили, но повторимся: главное, что нельзя делать ни на титульном листе, ни на других страницах документа — нельзя ничего замазывать корректором или затирать с помощью канцелярского ножа или ластика. Все сделанные ошибки, а также законные исправления должны быть читабельными.

При внесении корректировок на титул-лист нужно следовать определённым правилам:

Те данные, которые нужно исправить, зачёркиваются тонкой линией так, чтобы текст под ней легко читался.
На правой (основной) стороне титульника уточнённые данные вписываются рядом со старыми (следом за ними).
На форзаце титульного разворота указывается основание, по которому данные были изменены. К примеру, когда фамилия меняется в первый раз, формулировка может выглядеть следующим образом: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании (приводим реквизиты документа, подтверждающего исправления)».

Исправления на титульном листе могут касаться только Ф. И. О. и даты рождения владельца

Повторная и последующие смены фамилии фиксируются аналогично первой.

Все «неправильные» фамилии владелицы трудовой должны быть зачёркнуты, по каждому зачёркиванию должны быть прописаны основания

Обязательное требование законодательства — указать реквизиты документов, на основании которых сделана уточняющая запись.
Новая запись скрепляется печатью компании и визируется ответственным должностным лицом, внёсшим изменения.
При изменении сведений в дате рождения человека, нужно также зачеркнуть их и вписать новую дату рядом

Правильное написание даты в документе — дд.мм.гггг.(на форзаце месяц прописью писать нельзя).

Обратите внимание здесь на формат уточнённой даты рождения, указанной на левой стороне титул-листа

Корректировать информацию об образовании, профессии, специальности не нужно. Эти данные просто дополняются новыми сведениями через запятую

Обоснование уточнённых данных и реквизиты подтверждающего документа обязательны, так же как виза ответственного лица и печать организации.

В блок «образование» просто вносятся дополнения по мере повышения квалификации и статуса работника

Как исправить неточности, допущенные во вкладыше?

Когда какой-либо из разделов трудовой книжки заканчивается, то есть в нём уже не остаётся свободных строк для внесения записей, следует открыть специальный вкладыш, подшив его в книжку.

Если в самом начале его заполнения кадровик ошибается в слове или фразе, вкладыш тут уничтожается при составлении акта.

Но на титульнике трудовой книжки уже успели проставить его серию и номер. Заполнению подлежит новый бланк вкладыша, и теперь его номер тоже следует внести на титул.

Неправильно внесённая во вкладыш запись о работе исправляется точно так же, как если бы она была в самой трудовой книжке.

То есть для новой записи ставится очередной порядковый номер, текущая дата, пишется, что такая-то запись недействительна, затем вносится верная информация и подтверждается приказом – тем же, который был указан в неверной записи.

Как сделать запись об увольнении

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата увольнения;
• в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
• в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

• уволен по сокращению штата;
• уволен в связи с ликвидацией;
• уволен по собственному желанию;
• уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

• если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
• если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

• по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
• если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Как сделать запись об увольнении сотрудника

О подписях

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2021 году

Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

Мнение эксперта
Куртов Михаил Сергеевич
Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

• Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
• Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

Как отменить запись об увольнении в трудовой книжке?

Как происходит аннулирование записи: пошаговая инструкция и образец приказа.

Нередки ситуации, когда сотрудник решил уволиться.

Как полагается в соответствии с действующим трудовым законодательством за две недели написал заявление о том, что он увольняется, и подал его руководству.

И вот руководитель уже подписал приказ уволить этого сотрудника по собственному желанию, в отделе кадров уже внесли сведения об этом в трудовую книжку.

Можно ли отменить запись в трудовой книжке об увольнении? Допустимо ли это

В трудовую книжку работника работодатель (в лице ответственного сотрудника отдела кадров) вносит информацию о:

• работнике;
• работе;
• награждениях этого сотрудника.

Порядок внесения корректировок в эти разделы несколько различаются и устанавливаются специальными Правилами и Инструкциями, которые утверждены Постановлениями Правительства РФ.

Отмена внесения сведений об увольнении сотрудника допустима.

Но для этого существуют специальный алгоритм и специальные правила. Например, просто так взять и зачеркнуть утратившие актуальность данные нельзя (как и записи о переводе, поступлении на работу, награждении сотрудника).

В соответствии с законами, регламентирующими трудовые отношения, если работник решил прекратить отношения с данным работодателем и написал об этом заявление, то в течение двух недель он вполне может передумать и забрать свое заявление обратно. Основанием для этого является статья 80 ТК РФ.

Если заявление работником отозвано, то уволить его не имеют права, если только за это время на его место не пришел новый сотрудник (приглашенный с предыдущего места работы письменно), которого уже перевели с другого места работы (статья 64 ТК) .

Поскольку после подачи заявления о расторжении трудовых отношений работник еще может передумать, все документы об увольнении обычно готовятся в последний момент. Но все же не исключена вероятность, что сотрудник решит остаться на старой работе именно за день до истечения двухнедельного срока.

Нормативные правовые документы, регламентирующие, кроме ТК, вопросы аннулирования ошибочно внесенных сведений, представлены соответствующими Постановлениями Правительства РФ о ведении трудовых книжек.

Как правильно сделать запись об увольнении недействительной?

Во-первых, необходимо аннулировать приказ о расторжении рабочих отношений с сотрудником в связи с его увольнением, подписав новый приказ, отменяющий предыдущий.

Во-вторых, получить от работника заявление о том, что он отзывает сове предыдущее заявление, в котором просил его уволить, а затем забрать у работника заявление о расторжении с ним рабочих отношений и надписать на нем, что оно аннулировано по причине поступления заявления о его отзыве.

В-третьих, записи о недействительности сведений о расторжении трудовых отношений заносятся в книжку на основании приказа об отмене предыдущего приказа. Запись о расторжении рабочих отношений перечеркивается один раз, рядом должен расписаться ответственный сотрудник отдела кадров.

Отмена неосуществленного расторжения рабочих отношений с сотрудником проводится вот так:

• в колонке «1» нужно поставить номер, который будет продолжать нумерацию в книжке (следующий за порядковым номером предыдущей записи);
• в колонку «2» нужно поставить дату, на которую вносится текущая запись;
• в колонку «3» вносят запись такого содержания: «Запись № … недействительна», а после нужно внести действительную запись;
• в колонку «4» ставят № приказа (это тот приказ, на основании которого была снесена неактуальные на сегодняшний день сведения об увольнении сотрудника).

Образец отмены записи об увольнении в трудовой книжке:

Игнорирование правил о заполнении трудовых книжек, включая и правила об исправлении недействительных сведений в них, влечет ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства .

Санкция данной нормы предполагает вынесение предупреждения ответственному за это нарушение лицу или штраф. Если виновным в неправильном оформлении аннулирования записи в трудовой книжке будет признан, например, работник отдела кадров (должностное лицо), то размер штрафа для него составит 1000 – 5000 р., а если виновным будет признан индивидуальный предприниматель – сумма штрафа будет той же; а если юридическое лицо (организация) – сумма штрафа составит 30000 – 50000 р.

Таким образом, работодателю (в лице работников отдела кадров) необходимо тщательно следить за тем, как ведется документация, касающаяся его сотрудников, в том числе и трудовые книжки, как вносится в них информация и как она исправляется в случае надобности.

«Недействительно» пишется слитно

В пись­мен­ной речи, оформ­лен­ной в официально-деловом сти­ле, сло­во «недей­стви­тель­но» чаще пишет­ся слит­но, напри­мер:

Отметим, что при нем нет ука­зан­ных выше слов «дале­ко», «вовсе», «отнюдь», уси­ли­ва­ю­щих отри­ца­ние, а так­же про­ти­во­по­став­ле­ния с сою­зом «а».

Наличие зави­си­мых слов не вли­я­ет на напи­са­ние любо­го при­ла­га­тель­но­го в пол­ной или крат­кой фор­ме, как и в рас­смат­ри­ва­е­мом слу­чае.

Сравним:

Узнаем, когда пишут­ся слит­но и раз­дель­но сле­ду­ю­щие сло­ва:

Источник статьи: http://russkiiyazyk.ru/orfografiya/pravopisanie/razdelno-pishetsja-nedejstvitelno.html

Разновидности ошибок

Оформление исправлений зависит от нескольких факторов. Учтем эти нюансы в отдельных подразделах.

Если сотрудник уже уволен

Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:

• В раздел «Сведения о работе» вносится название бывшего места работы. Это дает возможность открыть запись от имени старого работодателя, так как до этой записи стоит пометка об увольнение.
• Арабскими цифрами вписывают дату внесения исправлений.
• Предыдущая запись признается утратившей силу, указываются основания (новая информация).
• Вносится номер приказа, который подтверждает новые данные о бывшем сотруднике.
• Ставится подпись уволенного сотрудника и начальника отдела кадров, подтверждается печатью компании. Блок новой записи закрывается.

Если внесены не те даты

Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.

Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:

• На имя директора компании пишется заявление. Для составления заявления конкретной регламентированной формы нет. В нем необходимо указать, какую запись в трудовой необходимо исправить и по какой причине.
• Директор компании издает приказ о внесении исправлений, документу присваивается номер.
• Кадровик должен письменно подтвердить наличие ошибки в записи.
• В ТК вписывается номер приказа, который послужил основанием для изменения, и вносится новая дата.
• Начальник отдела кадров прописывает свои Ф.И.О. и должность в организации. Ставит подпись и печать.

Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.

Если неверно указаны реквизиты документа

Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.

Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.

Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.

Если ошибки на титульном листе

Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.

Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.

Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:

• Ошибочные или устаревшие данные зачеркиваются тонкой одиночной линией.
• Рядом или чуть ниже (в зависимости от наличия свободного места) прописывается новая фамилия.
• Слева прописываются реквизиты подтверждающего документа (паспорта или свидетельства о браке).
• Ставится подпись работодателя и печать компании.

Если нужно исправить вкладыш

При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:

• Если ошибка была допущена при первой записи во вкладыше, то листок уничтожается. Но для уничтожения работодатель должен составить акт, который подписывается сотрудником и кадровым работником.
• Если на титульном листе уже внесена информация о серии и номере поврежденного вкладыша, то информация о новом вносится ниже. Старые сведения не зачеркиваются.
• Если допущена ошибка при заполнении граф вкладыша, то исправления аналогичны другим листам трудовой. В первой графе прописывается порядковый номер записи, только затем текущая дата и информация.
• Новая запись должна подтверждаться приказом, номер и серия которого должны совпадать с исправленной записью.

Особенности осуществления изменений в титульном листе

Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы. Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением. Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.

При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми

На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.

Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:

• паспорт}
• свидетельство о расторжении брачных отношений}
• свидетельство о браке}
• идентификационный код и другие документы.

Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.

Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении. Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию. На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.

Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:

• графа 1 – номер по порядку, идущий за последней записью}
• графа 2 – дата осуществления записи}
• графа 3 – указание о недействительности записи с номером и корректная запись}
• графа 4 – номер приказа, на основе которого была осуществлена ошибочная запись. Если приказ был выдан с ошибкой и потом отменен, то вписывается номер и дата отменяющего его приказа.

Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении. Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем. Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.

В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи. Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п. 23 Правил.

Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.

Общие формальные требования к внесению корректировок

К таким правилам относятся:

1. Данные должны вноситься разборчиво, чётким почерком.
2. Основания прописываются полностью, аббревиатуры и сокращения не допускаются.
3. Запись допускается делать чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
4. Запрещено использовать гелевые ручки, так как они не выдерживают воздействия света и воды.
5. Не разрешается затирать или замазывать ошибки корректором.
6. В трудовой книжке запрещено зачёркивать или заштриховывать ошибочно внесённый текст. И титульный лист здесь не исключение. Да, здесь можно перечёркивать текст, но только не ошибочный, а тот, в который вносят подтверждённые документами коррективы.
7. На всех остальных листах, чтобы исправить неверную информацию, нужно сделать комментарий о недействительности определённой записи с указанием её номера и далее записать верные данные. Причём если ошибка обнаружена, к примеру, в записи под номером четыре, а кадровик заполняет уже седьмую запись, в строке так и указывается, что признаётся недействительной запись №4.
8. Даты вписываются в документ арабскими цифрами строго в формате «дд.мм.гггг».

Заключение

Неправильное внесение даты прекращения работы может повлечь правовые последствия. Поэтому сразу же после обнаружения, нужно внести правомочные данные.

Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 . Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225 . Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.

Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:

• Если ошибка была допущена в новом документе, в котором действуют другие записи, то его следует уничтожить и начать новый.
• Если ошибочная информация в старой трудовой книжке, то она не заштриховывается, а исправляется при помощи новой записи, сделанной ниже. Любые зачеркивания недопустимы.

Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.

Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.