Возврат товара без чека: можно ли вернуть покупку в магазин или обменять бракованную вещь и как это сделать

Как правильно оформить

Оформление коррекционного чека идет по четко прописанным правилам. Коротко их можно представить в виде трехшагового алгоритма. В конечном итоге инспекция ФНС должна получить пакет из трех документов:

• самого чека коррекции;
• специального акта, в котором будет отражено, что обнаружены лишние средства;
• объяснительной записки об ошибке – она пишется кассиром, который ее обнаружил.

В случае возникновения ошибки, необходимо действовать так:

1. Выявив в ККТ излишки денежных средств, одновременно с проведением чека коррекции, нужно обязать кассира подробно изложить в объяснительной, каковы причины такого явления. Это могут быть нарушение или ошибка. Такой документ должен быть прикреплен к акту.
2. Затем снять копии со всех трех документов (к ним относятся чек, акт и объяснительная) и передать их в налоговую, оставив оригиналы на месте. Сообщать в ФНС о том, что проведен чек коррекции, необходимо в письменном виде и раньше, чем специалисты налоговой самостоятельно заметят нарушение. Допускается это сделать и посредством электронной почты. В таком случае штрафные санкции не последуют.

Важно! Компания, допустившая нарушение, не избежит штрафа. В соответствии с российским Кодексом об административных правонарушениях (п

2 ст. 14.5) он может достигать суммы 30000 рублей.

Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы

С июля 2017-2019 годов все продавцы, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассы.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если вы торгуете в розницу и применяете ОСНО, при возврате товара от покупателя важно корректно отразить операцию для расчета НДС. Как это сделать, детально разъяснил Минфин

Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение чиновников. Это бесплатно

Как это сделать, детально разъяснил Минфин. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение чиновников. Это бесплатно.

Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:

• «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?»;
• «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?»;

Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале « Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»».

А об оформлении возврата денег при безналичных расчетах можно узнать из материала « Пробиваем возврат, если покупатель рассчитался по безналу».

Возврат товара, купленного в кредит

Товар был приобретен в кредит, но возвращен по гарантии. Часть стоимость была получена от покупателя наличными, а другая часть — от банка на расчетный счет. Соответственно, чек с признаком «приход» был выбит только на сумму, принятую наличными у покупателя. Когда покупатель вернул товар, кредит уже полностью был погашен. Как оформить возвратный чек — на всю сумму или только на часть, оплаченную наличными?

В таком случае выбивается чек с признаком «возврат прихода» на полную стоимость товара

При этом неважно, каким образом деньги возвращаются покупателю. А это можно сделать тремя разными способами:

• на его банковский счет;
• наличными;
• частично на счет, а частично — наличными.

Если выбран последний вариант, то в чеке указываются такие реквизиты:

• «сумма по чеку наличными» — сумма, возвращенная покупателю наличными;
• «сумма по чеку электронными» — сумма, переведенная на его банковский счет;
• в итоговой сумме расчета по чеку — полная стоимость товара;
• в «признаке способа расчета» указывается «полный расчет».

Но ведь у продавца нету обязанности применять ККТ при возврате денег на расчетный счет покупателю. Можно ли выбить чек лишь на ту сумму, которая возвращается ему наличными?

Несмотря на то, что закон такой порядок не запрещает, реализовать это не удастся. Такой чек не пройдет форматно-логический контроль на ККТ и при обработке информации системой ФНС. Проблема в том, что чек на возврат прихода, который выбит на полную стоимость товара, не может в реквизите «сумма расчета» иметь только часть этой стоимости. Стоимость в чеке также уменьшать нельзя, иначе получится, что уменьшится цена товара. А это не соответствует действительности. Получив такие данные, ФНС запросит подтверждающие документы, на основании которых была уменьшена цена. Соответственно, продавец представить их не сможет, ведь цена товара по факту не изменилась.

Купленный в кредит товар оказался некачественным. По условиям договора в таком случае продавец должен возместить покупателю не только его стоимость, но и проценты по кредиту. Нужно ли на эту сумму выдавать покупателю чек?

Выше упоминалось о том, что получение от покупателя суммы, не являющейся непосредственно платой за товар или услугу, но связанной с его реализацией, также является расчетом. В данном случае выплата процентов по кредиту непосредственно связана с реализацией товара, который был возвращен, поэтому кассу применять необходимо.

Таким образом, при возврате денежных средств за некачественный товар и процентов по кредиту покупателю выдается 2 чека:

1. С признаком «возврат прихода» на сумму стоимости товара.
2. С признаком «расход» на сумму процентов по кредиту. Признак способа расчета — «полный расчет».

Что указать в качестве названия товарной позиции, если формируется чек на убыток?

В таком случае в качестве предмета расчета указываются проводимые операции, например, возмещение убытков за определенный товар. В качестве признака предмета расчета указывается «выплата».

Если товар заказывает с доставкой, а затем возвращается, как нужно сформировать чек? Расходы на доставку покупателю не компенсируются.

В чеке, выданном покупателю при реализации, должны быть указаны две позиции:

• стоимость товара;
• стоимость доставки.

При возврате этого товара чек с признаком «возврат прихода» выдается только на стоимость товара, поскольку деньги за доставку не возвращаются.

Чек коррекции как сделать и когда используется?

Чек коррекции пробивается в том случае, если кассир ошибся в чеке, а покупатель уже ушел; если в конце дня общая выручка в кассе не соответствует. Корректировка может производиться как на увеличение денежных средств, так и на их уменьшение.

Какие данные содержатся в таком чеке:

признак, здесь чек коррекции;

тип операции по чеку;

сумма коррекции;

тип оплаты;

и другие сведения.

Такие чеки можно пробить только до завершения смены и формирования Z-отчета.

Слева вы видите пример чека коррекции.

При оформлении чека коррекции составляется особый акт с указанием причины коррекции.

На онлайн-кассе рекомендуется делать чек коррекции только при обнаружении большего количества денег, чем нужно. Если выручка меньше, т.е. происходит недостача, чек не пробивается.

Подробнее читайте: Чек коррекции на онлайн-кассе

Обязательные реквизиты

Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.

В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или e—mail, если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.

Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизированно)

Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак

ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН, ЕНВД), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).

Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.

Как оформить чек на возврат по онлайн-кассе?

Возврат товара является достаточно сложной процедурой, которая не ограничивается одной лишь выдачей покупателю соответствующего чека. Работники торговой точки должны официально оформить все свои действия. Это позволит избежать каких-либо претензий со стороны налоговой службы в случае проведения проверки.

Чаще всего возврат происходит по следующим причинам:

1. Покупатель получил продукцию ненадлежащего качества. В этом случае товар может быть возвращен в любое время в период действия гарантийного срока.
2. Покупатель желает обменять товар на аналогичный, но обладающий более подходящими для него характеристиками (это можно сделать в двухнедельный срок после покупки).
3. Потребитель хочет вернуть товар нормального качества по каким-либо причинам (на это также отводится двухнедельный срок).
4. Покупатель желает вернуть обратно сделанную предоплату. Забрать назад деньги в данном случае можно до того момента, когда продавец выполнит обязательства, связанные с поставкой товара.

После предъявления покупателем обоснованного требования относительно возврата товара у продавца имеется десять дней, чтобы сделать это. Если клиент желает обменять товар на аналогичный, который в продаже отсутствует, продавец обязан возвратить ему деньги в трехдневный срок.

Процедура возврата предусматривает оформление следующих документов:

• заявление от клиента;
• расходный кассовый ордер;
• возвратная накладная либо акт передачи товара;
• копия чека о покупке товара либо его оригинал.

При возврате товара, который был продан магазином, работающим с помощью онлайн-кассы, используются следующие документы:

• фискальные, которые создаются на онлайн-кассе и используются для информирования налоговой службы о проведении операции возврата (чеки коррекции либо стандартные чеки, в которых содержатся реквизиты, позволяющие идентифицировать операцию);
• формируемые для юридического подтверждения правомерности проведенной операции возврата;
• выполняющие функцию документов кассового учета (кассовая книга, кассовые ордера – приходные и расходные);
• регистры бухучета.

Чтобы оформить операцию, связанную с возвратом продукции, продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить заявление на возврат от покупателя.
2. При необходимости составить акт, подтверждающий процесс сдачи товара, согласовать его с клиентом.
3. Провести по онлайн-кассе операцию возврата путем формирования чека с указанием «возврат прихода» (если возврат осуществлен из-за того, что в чеке указана неправильная сумма, необходимо сделать аннулирующий чек, а затем сформировать правильный), затем отдать чеки покупателю.

Возврат на карту с помощью POS-терминала осуществляется следующим образом:

• сначала следует перейти в меню возврата денег на кассе;
• затем необходимо указать нужный чек и выбрать опцию «возврат на карту»;
• в POS-терминал необходимо вставить ту карту, с которой оплачивался товар, возвратить покупателю средства не другую карту нельзя;
• после этого продавец подтверждает операцию возврата.

Пути решения проблемных ситуаций с возвратом средств по контрольно-кассовой технике

Если клиент захочет вернуть часть покупок, алгоритм действий должен быть следующим:

• покупателю необходимо составить заявление;
• оформляется накладная на указанную часть товара;
• подводится итог общей стоимости позиций;
• сотрудник выбивает чек возврата прихода по контрольно-кассовой технике.

Если клиент обратился не в день покупки, и при этом в кассе нет достаточной суммы, сотрудник не обязан сразу отдавать деньги. В нормативно-правовом акте о защите прав потребителей указано, что предприятию дается десять дней на оформление возврата. Если по истечении указанного срока в кассе не хватает средств, деньги могут быть взяты в долг, из общей кассы субъекта хозяйственной деятельности или сняты с расчетного счета.

В ситуации, когда товар покупателю передала служба доставки, а чек оформил курьер, операция не отражается по онлайн-кассе у продавца. Так как деньги поступили на счет от курьерской службы. Если клиент впоследствии оформит возврат товара:

• должен быть сформирован и выдан фискальный чек организацией, которая возвращает деньги;
• продавец пробивает чек с признаком «возврата прихода».

Такой алгоритм действий объясняется тем, что выдача наличных средств клиенту относится к расчетам, в момент которых обязательно должен быть оформлен чек по онлайн-кассе.

аЕсли сразу после закрытия смены на контрольно-кассовой технике и сдачи выручки старшему кассиру покупатель обратился с отказом от товара, необходимо выполнить следующие мероприятия:

• открыть новую смену на онлайн-кассе;
• внести деньги в ящик;
• сформировать документ с признаком «возврат прихода»;
• закрыть кассовую смену.

Как вариант, покупатель может обратиться за деньгами в другой день, в пределах выше указанного срока.

В Федеральном законе №54 нет исключений для выдачи кассовых чеков с признаком расчета «возврат прихода». Включая ситуации, когда сумма, полученная с начала смены по онлайн-кассе, меньше за ту, которую необходимо вернуть покупателю.

Неправильное оформление возврата чревато начислением санкций. За несоблюдение порядка работы с наличными предусмотрена административная ответственность для должностных лиц от 4 до 5 тысяч рублей. Организациям начисляется штраф в размере сорок-пятьдесят тысяч рублей.

Техническое сопровождение вашего магазина 24/7! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Какой чек сформировать, если не провели расчет через онлайн-кассу

Алгоритм для ФФД 1.05

Сформируйте акт: перечислите в нем все расчеты без ККТ с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена. Присвойте акту номер и дату.

Затем сформируйте чек коррекции. Признак расчета «Приход» — если кассу не применили при приеме денег, «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например при прием металлолома.

Основание для коррекции:

• «Самостоятельная операция» — если ошибку обнаружили сами;
• «По предписанию» — если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить.

Документ для основания коррекции — номер акта или предписания ФНС.

Укажите дату, документа основания для коррекции.

Алгоритм для ФФД 1.1

Формируйте чек коррекции.

В признаке расчета укажите «Приход» — если кассу не применили при приеме денег и «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например, приеме металлолома.

Основание для коррекции:

• «Самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами;
• «По предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить.

Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой.

Решения для бизнеса

• магазины

одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

• склады

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

• маркировка

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

• производство

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

• rfid

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

• егаис

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Для кассира на этом процедура не закончена. Он должен составить служебную записку, в которой указывается совершенная ошибка, а также подтверждается распечатка новых документов. «Неправильный» чек остается у сотрудника и прикрепляется к записке в качестве доказательства.

Следует отметить, что эта инструкция подходит только к ситуации, когда проблема была выяснена непосредственно в день продажи, а по возможности – в сам момент приобретения изделия. При этом вернуть его и полностью забрать свои деньги невозможно. Для этого требуется проведение процедуры по другому алгоритму, о котором мы расскажем далее.

Право полностью отменить сделку у клиента никто отнять не может, поэтому если для этого есть законные основания: например, вещь оказалась ненадлежащего качества, неподходящего размера или приобретатель просто передумал, процедура также проводится без замедления, но несколько сложнее.

Для начала ему придется написать заявление на имя директора магазина, в котором указывается, что именно и на какую сумму было куплено, а также в чем причина отказа. Бланк можно найти в интернете или запросить непосредственно в точке продаж. Дополнительно придется приложить ранее выданный чек и показать паспорт.

Если квитанция была утеряна, продавец сможет найти ее на фискальном регистраторе, так что проблем для покупателя не возникнет в любом случае. Разве что будет потрачено больше времени на оформление. Далее, продавцу придется сделать еще несколько шагов:

1. Оформить накладную.
2. Напечатать чек.
3. Передать новую квитанцию и деньги клиенту.

Если приобретение было совершено с помощью банковской карты, средства будут зачислены обратно на нее.

Как делать возврат по онлайн-кассе не в день приобретения

Эта ситуация по правилам проведения полностью совпадает с предыдущей. От потребителя потребуется заполненное обращение и чек (при его наличии), а от сотрудника магазина – накладная и распечатка новых документов. По завершении передачи денежных средств обратно приобретателю, сделка считается отмененной.

Дополнительно отметим только один момент. Возвращение товара через несколько дней после его приобретения требует особого внимания. На разные группы изделий установлен разный срок, в течение которого такая процедура может быть проведена. Кроме того, существуют отдельные группы вещей, которые не подлежат замене или возвращению в магазин.

Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат

В одном чеке часто указывается несколько товарных позиций, но претензии у закупщика могут быть связаны только с одной или некоторыми из них. В таком случае приходится прибегать к совершенно другому варианту проведения процедуры. В целом она схожа с ситуацией, когда клиент хочет полностью отказаться от приобретенного, а значит составляется заявление, товарная накладная и прочие документы. Но все это описывает только конкретные вещи, которые подлежат возвращению в магазин.

Соответственно в новом фискальном документе информация будет также только по определенным позициям. Денежные средства возвращаются по ним же. Первоначальная квитанция, в которой остается подтверждение других покупок, не изымается у приобретателя. С нее просто снимается копия, которая остается в торговой точке. Таким образом, человек получает новый ордер, касающийся позиций, которые были возвращены, и оставляет себе старый, чтобы подтвердить право владения всеми остальными.

Документальное оформление возврата

Чтобы сотрудники фискального ведомства не задавали вопросов, процедура принятия товаров на повторную реализацию должна сопровождаться официальными бланками. Потребуются определенные бумаги для документального оформления возврата прихода по кассе онлайн:

• заявление гражданина;
• расходный кассовый ордер;
• оригинальный чек о приобретении продукции либо его дубликат;
• акт приемки-передачи либо накладная на возврат.

Акт и накладная оформляются в свободной форме либо сформированный бланк можно найти в интернете. Покупатель расписывается в документах, доказывая получение денег и доставку продукции на склад.

Образец заявления

Заявка на возмещение затрат вручается администратору. Для выдачи разрешения на передачу денежных средств покупателю администратор подписывает ее. Заявка создается на усмотрение руководства. Она необходима для защиты интересов торговой точки от неправомерных поступков недобросовестных граждан.

В чеке отсутствует ФИО потребителя, поэтому с одним и тем же чеком возврата денег могут потребовать несколько граждан. Чтобы подобных ситуаций не возникало, рекомендуется собрать все представленные выше документы.

В заявке рекомендуется указывать следующие данные:

• ФИО покупателя;
• реквизиты из паспорта;
• сумма компенсации;
• факторы, ставшие основанием для передачи продукции на повторную реализацию;
• завершается документ датой закрытия операции и подписью заявителя.

Важно! Использование онлайн-аппаратов упростило процедуру возмещения затрат. Не имеет значения, в какой день потребитель принес товары в торговую точку: сразу после покупки либо спустя определенный временной промежуток

Кассовый чек при возврате товара

Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:

• в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
• не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу).

1

При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.

Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 26.12.2006 № 22-12/115771, от 30.12.2005 № 09-24/668).

В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме № КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 № 22-12/49655, от 02.11.2005 № 22-12/80195.

Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя ().

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 № 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 – графа 13 – графа 15).

Согласно абзацу третьему при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 № Ф09-3350/14 по делу № А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 «Касса». Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах 50 и 90 «Продажи» также не отражается.

2

При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 № АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3) не составляется.

Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 № 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 03.11.2006 № 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на расчетный счет) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «»)

Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов

Контроль качества ответа:Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП