25+ самых эффективных техник тайм-менеджмента

Мысли мудрых людей

• Чтобы чего-то достичь, важнее всего начать оттуда, где находишься (Брюс Бартон)
• Делай то, что можешь, с тем, что имеешь, и там, где находишься (Теодор Рузвельт)
• Делай, что должно, и будь, что будет. Доверяй своему внутреннему голосу (Ошо)
• Организованность – приведение в порядок своего времени, имущества, всей жизни, чтобы, контролируя ситуацию, сохранять ощущение комфорта (Д.Дэвидсон)
• Систематизация документов – это не хранение, это информационный поиск (Джим Каткарт)
• Если сомневаешься – выбрасывай (Эдвин Блисс)
• В России – несколько жизней в одной, год – за три…
• Время все расставит по своим местам…
• Время утекает сквозь пальцы опущенных рук…
• Систематизация – это не неприятная обязанность, а эффективный инструмент управления временем (Д.Дэвидсон)
• Тот, кто не может располагать двумя третями дня лично для себя, то должен быть назван рабом» (Ф. Ницше)
• Он умер, насыщенный днями… (Г.Курлов)
• Делу – время, потехе – час (русская поговорка)
• Свобода – это управление временем (Ошо Раджниш)
• Хочешь жить – умей вертеться (русская поговорка)
• Человек, как белка в колесе, бежит за своими потребностями и желаниями всю жизнь – не живя…(Ошо Раджниш)
• Время и течение реки не ждут человека… (М. Твен)
• Время залечивает все раны (Менандр)
• Время укрепляет дружбу, но ослабляет любовь (Ж. Ламбрюйер)
• В одно мгновенье – видеть вечность, огромный мир – в зерне песка,
• В единой горсти – бесконечность,
• И небо – в чашечке цветка (У. Блейк)
• А жизнь, короткая, как строчка, 
  Бессмертной кажется с утра… (слова из песни)
• Есть ли человек, который хоть немного ценил бы время, дорожил днём и понимал, что он умирает, собственно, ежедневно? Наша ошибка в том, что мы видим смерть впереди себя, а она значительной своей частью уже позади. То, что мы прожили, уже её собственность (Сенека)
• Временем безжалостно соря,
  Вертимся в желаниях пустых,
  Словно на дворе ещё заря,
  а не тени сумерек густых (Губерман)
• Увы, сколь коротки мгновенья
  Огня, игры и пированья,
  На вдох любого упоенья есть выдох разочарованья (Губерман)
• Жизнь невозможно повернуть назад,
  И время ни на миг не остановишь,
  Пусть необъятна ночь и одинок мой дом,
  Ещё идут старинные часы… (песня Пугачёвой)
• Остановись мгновенье – ты прекрасно…
• Есть только миг между прошлым и будущим,
  Именно он называется жизнь …
• То, что Бог нам однажды отмерил, друзья,
  Увеличить нельзя и уменьшить нельзя.
  Постараемся с толком истратить наличность,
  На чужое не зарясь, взаймы не прося (Омар Хаям)
• Время растяжимо – оно зависит от того, какого рода содержимым вы наполняете его» (С. Маршак)
• Люди, достойные, чтобы о них написали историю вышли за пределы времени; для них время перестало иметь значение (Ошо Раджниш)

Неординарные приемы и технологии

Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.

 «Лягушка на завтрак»

Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.

«Стейк из слона»

Крупные проекты, требующие большого планирования и осмысления, в тайм-менеджменте называет «слонами». Их предлагают резать на «стейки»: на такие части, которые могут быть завершены как мини-проекты или послужить этапами большого и важного проекта. Затем тайм-менеджеры предлагают планировать «съесть» такие «слоновьи стейки», выделяя для них временные интервалы в обычном ежедневном графике. Так будет легче приступить к выполнению поставленной задачи, лучше понять ее

Техника «Помодоро»

Созданная в 1992 году, методика Pomodoro дает возможность сконцентрироваться на выполнении важного задания без отвлечения на внешние раздражители. Суть этой технологии тайм-менеджмента – в промежутках, на которые подразделяется работа, условно называющихся помидорами

Длительность подобного «томата» составляет 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Для их контроля используется звуковой таймер.

Как только таймер сработает, устройте пятиминутный перерыв. По завершению паузы нужно вновь заняться решением задания. Каждый цикл надо отмечать галочкой рядом с исполняемой работой. Спустя четыре «томата» – передышка от четверти до получаса. После выполнения задачи пометьте ее в перечне и приступайте к следующей.

Ведение перечня задач необходимо для самоконтроля и наблюдения за собственной эффективностью. Например, подводя итоги рабочей недели, вы сможете оценить, за какое количество «помидоров» было завершено то или иное дело.

Автоматизация и упрощение

Работа тела осуществляется по внутренним часам с природными, «плановыми» фазами как высокой, так и низкой энергии. У большей части людей в промежутках с 2:00 до 4:00 и с 13:00 до 15:00 происходит упадок сил. Но для каждого значение индивидуально. В это время лучше лечь спать либо заняться несложной, «механической» работой.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) стоит делать подряд, а по исполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к систематическим действиям и исполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

• Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
• Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
• Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
• Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Почему времени не хватает и как исправить это без техник

Проанализируйте свой день и найдите «ошибки», приводящие к потере времени. Для нормализации графика достаточно устранить их.

Дома или на рабочем месте беспорядок

В хаосе сложней сориентироваться и найти нужную вещь. Наслоения книг, бумаг, папок наводят тоску. Глядя на гору рабочего мусора, не хочется расчищать пространство: мозг отдает предпочтение неэнергозатратным действиям.

Начинайте день с небольшой уборки. Я перед завтраком мою посуду, а перед работой убираю со стола накопившиеся бумажки. Оптимальный вариант раскладки вещей на рабочем месте – блочно-модульный. Предметы распределены по модулям: «документы», «канцелярия», «гаджеты». Внутри модулей блоки: «Документы для агентства», «Счет на оплату квартиры» и пр.

Вы практикуете многозадачность

Римский философ Публий Сир первым сказал: «Делать две вещи сразу – значит не делать ни одной»

Когда вы пытаетесь заняться одновременно несколькими делами, внимание распределяется на потоки противоречивой информации. Мозг быстро переключается между задачами, теряя детали каждой

Качество исполнения падает, появляется раздражительность, усталость. Информация не переходит в долговременную память, вы забываете, что хотели сделать.

Избавьтесь от убеждения, что многозадачность существует. Делайте одно дело: так вы сэкономите минуты (часы), которые уходят на попытки сосредоточиться.

Вы мало спите

Сон – необходимое условие для нормальной работы организма. Это время необходимо мозгу для структуризации информации и получения нового опыта (переживание во сне маловероятных событий мозг принимает за опыт и вырабатывает на него реакцию). Если вы делаете что-то в ущерб сну, будьте готовы, что на на следующий день самочувствие будет ужасным. Нормальная продолжительность отдыха – один час на каждые два часа бодрствования (а не 8 часов, как принято считать).

У вас «жизнь для квартиры», а не квартира для жизни

Недавно встретила забавный пост на «Пикабу»: отец маленькой девочки сетовал, что приходится отвлекаться от дел, чтобы включить дочери свет в туалете. Выключатель высоко и она не достает. Проблема решилась просто – мужчина перенес выключатель вниз.

Прокрастинации подвержены люди, проживающие в домах с непродуманным ремонтом. Гладильные доски спрятаны, за шнуром для ноута надо лезть в скрытую панель за столом (я знаю о чем говорю). Это создает эффект «жизнь для квартиры» — мы хотим видеть красоту в ущерб удобству. И на этом теряем время.

На картинке кровать-трансформер выглядит красиво. Но как скоро вам надоест ее собирать, тратя на это по 10 минут ежедневно?

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

• Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
• Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
• Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
• Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии

Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник

Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Что должны уметь программы для планирования времени

Базовые функции

Практически во всех приложениях присутствует стандартный набор функций для планирования.

• Создание списков задач
• Составление почасовых планов
• Напоминания

Этот набор функционала считается базовым. Он подойдёт для планирования на начальном уровне. Такое планирование будет полезно тем, у кого обычно в дневном расписании не более 2-3 задач.

Дополнительные функции

Если ваше расписание более плотное, вам потребуются более технологичные и продвинутые инструменты.
В каких случаях вам потребуется больший набор функций программы:

1. Вы ведёте 2 или более проекта на работе
2. Вам поступает плотный поток поручений от начальства
3. Вы курируете деятельность нескольких человек
4. Вы ведёте личный проект
5. Вы работаете с множеством клиентов по записи
6. У вас есть большая задача в плане семьи (например, переезд в частный дом или открытие семейного бизнеса)

Какие дополнительные функции должны присутствовать в программах для управления личным и рабочим временем?

• Разбиение задач на подзадачи
• Объединение задач в проекты
• Визуальное выделение заданий в списке

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

Сара Робертс “Магия успешного утра”

Эта книга написана для неисправимых сов, которые хотели бы стать жаворонками. В ней в ярких красках расписаны преимущества раннего подъема и даны практические рекомендации по корректировке режима дня.

Согласно статистике люди, просыпающиеся с первыми петухами, дольше живут, в целом меньше болеют, более энергичны и продуктивны. А еще у жаворонков есть 2-3 дополнительных часа в сутках, которыми они могут распорядиться по своему усмотрению. Вот только переход от позднего подъема к раннему может быть тяжелым и даже болезненным. Книга поможет смягчить его и минимизировать стресс для организма.

В ней вы найдете:

• утренние медитации;
• комплекс упражнений для быстрого пробуждения;
• гайд по визуализации;
• образцы аффирмаций.

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

• Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
• Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
• Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Какие недостатки у бумажных средств планирования времени

Ежедневники не справляются с реально высоким потоком дел. Когда дел всего пара в день, то всё выглядит отлично. Как только дела начинают прибавлять в количестве, например, от 10 штук в день, то начинается хаос.
Все странички ежедневника покрываются слоем ваших исправлений. Если неподготовленный человек взглянет на расписание, он не сможет установить естественный порядок дел.
Где-то мелким почерком дописаны новые сведения, где-то нарисованы стрелочки, некоторые задания вычеркнуты, некоторые вставлены между строк.
Вторым недостатком «теплых ламповых» инструментов является их невосстановимость. Вы можете забыть их в такси, оставить в кафе, потерять на улице, залить кофе в конце концов. Самое опасное не в том, что ваши планы кто-то найдёт, а в том, что вы останетесь без планов.
Эти сложности наводят на простую мысль: приложения для планирования времени гораздо удобнее и защищённее от человеческих ошибок.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

История появления теории «тайм-менеджмента»

2000 лет назад известный мыслитель Сенека решил упорядочить свое время и разделил его на 3 вида:

• Полезное
• Бесполезное
• Плохо проведенное

А чтобы как-то упорядочить и понять, что полезно, а что нет, он начал его просто записывать вместе с делами, которые он в это время делал.

Были выведены всего 2 важных правила по управлению временем:

1. Составление с утра списка дел на день
2. Расставление их в приоритете, что делать вначале, а что можно поставить в конец дня

Рекомендовано все свое время: и личное, и рабочее учитывать. Только управляя временем, можно добиться каких-то успехов в жизни, в карьере. Хотя многие и говорят, что человек становится роботом, когда знает, что и когда он должен делать. И что он начинает подчиняться времени, а не время ему.

Это очень большое заблуждение. Вы ведь не станете крыть крышу, если стены дома еще не построены. То есть во всем и всегда должен быть план.

И время здесь, пожалуй, самый важный фактор:

Временем необходимо управлять и распределять его

Ваша эффективность и продуктивность работы сразу повысится на 25%.

Строго учитывать

Иными словами «прописывать» все, что необходимо сделать. Только написанное в любом виде, хоть в электронном, хоть просто письменно. Так наглядно видно. Еще можно практиковать и вычеркивание сделанного.

Оптимизировать его

Например, старое поколение плохо печатает на компьютере и им легче написать все на бумаге, чем напечатать. И они считают ошибочно, что так получается быстрее. Вот совсем и нет! Необходимо проверять это на практике. И чтобы оптимизировать работу, стоит этому учиться, учиться и учиться.

Оптимизируйте свои задачи, раздробите на более мелкие, так гораздо легче все выполнить.

• Мотивация тоже необходима для того, чтобы элементарно не впадать в депрессивное состояние, и вами все-таки двигало желание дойти до цели
• Всегда стоит составлять планы: на год, на месяц, на неделю, на день. И еще стоит на 5-10 лет вперед что-то планировать для себя.

Можно заниматься планированием с помощью колеса баланса. Главное, очень наглядно и понятно, что вы в действительности хотите.

Существует множество приемов планирования и распределения времени. Давайте посмотрим важные приемы, чтобы использовать их на практике. Предлагаю те, которыми пользуюсь сама в своей жизни.

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер – профи в сфере управления временем. В его задачу входит анализ человеческой психологии людей, условий на рабочем месте и предложение наиболее продуктивных графиков работы. Тайм-менеджеры помогают главам компаний либо частным клиентам распределять время, расставлять приоритеты, успевать выполнить все важные дела без стрессов.

В первую очередь специалисты обучают руководство грамотному распределению обязанностей в коллективе и своего рабочего времени. Они проводят изучение деятельности фирмы, нужного количества времени на решение определенных заданий. Собрав и проанализировав данные, тайм-менеджер занимается корректировкой распорядка дня организации.

Главные задачи тайм-менеджмента

Специалисту в сфере управления временем необходимо уметь проводить анализ временных затрат на исполнение конкретных задач, правильно расставлять цели, планировать тактику их достижения, устанавливая приоритеты.

Также задачи тайм-менеджмента заключаются:

• в проведении непрерывного анализа ежедневного распорядка, повышении его эффективности;
• в самоконтроле в ходе работы – когда и что нужно сделать;
• в изучении и практическом применении технологий, позволяющих рационально распределить время;
• в умении отказаться от деятельности, не приносящей пользы;
• в рациональном планировании времени с акцентом на дела наибольшей значимости;
• в организации полноценного отдыха.

То есть задачами тайм-менеджмента является избавление от неплодотворного растрачивания ценного ресурса – чтобы за те же сутки человек мог успеть сделать в два раза больше, но при этом не утомился и успевал пообщаться с близкими, заняться хобби.

Плюсы планирования времени

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

• Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
• Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
• Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Виды тайм-менеджмента

Работа с временными ресурсами распределяется на три разновидности. Тайм-менеджмент персонального типа необходим для саморазвития каждого индивидуума, оптимизации личного времени. Это сочетание навыков продуктивной организации своего дня.

Тайм-менеджмент профессионального либо корпоративного типа сосредотачивается на выстраивании процесса труда. Он обозначает, как грамотно распределить рабочий день и обязанности сотрудников. А задачей социального является охват нескольких человек (к примеру, работников одного предприятия). То есть речь идет не только о распределении времени, но и о регулировке отношений.