Приказы как органы власти на руси

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Другие государственные органы

Со временем создание приказов понадобилось и для самых специфических сфер жизнедеятельности государства. Например, в Ямском регулировали почтовое сообщение, а Почтовый отвечал за государственную печать (только зародившуюся в России).

В конце XVI века при последнем Рюриковиче (Федоре Ивановиче) было учреждено патриаршество. Это был важный государственный шаг, необходимый для утверждения самостоятельности Русской Православной Церкви после того, как Константинополь был захвачен турками. Отношение царской власти и патриархов регулировались с помощью специально созданных для этой цели приказов — Монастырского, Церковных дел и т. д.

Порядок отмены ранее изданного приказа

Любой распорядительный акт может быть отменен при наличии соответствующих оснований. В организации ранее изданный приказ аннулируется либо по заявлению наемного сотрудника (если этот распорядительный документ затронул его интересы), либо по инициативе руководителя, либо под существенным влиянием внешних обстоятельств (значимых событий).

Причины для отмены могут заключаться в следующем:

1. Нужно внести важные правки в ранее изданный распорядительный акт.
2. Решение следует откорректировать в связи с изменением условий труда, пересмотром должностных полномочий/обязанностей.
3. Возникновение критических обстоятельств, препятствующих должному выполнению поставленных задач.
4. Суд или надзорный орган вынес решение, предписывающее отменить ранее изданный распорядительный акт.
5. Изменение действующего законодательства, которое стало основанием для аннулирования.
6. Персональные данные работников или иных лиц, упомянутые в приказе, изменились.
7. Прочие возможные основания, которые считаются вескими.

Причины указываются в служебной записке, прилагаемой к приказу об отмене, что позволит надлежащим образом обосновать такое аннулирование.

Общий порядок отмены распорядительного акта руководителя выглядит так:

1. Начальник соответствующего подразделения (отдела/цеха) оформляет служебную записку надлежащего содержания, в которой прописывает основания (причины) для аннулирования. Данная записка адресуется и направляется непосредственному руководителю этого начальника. К ней прикрепляются обосновывающие документы.
2. Руководитель – адресат служебной записки – визирует данную записку, выражая собственное мнение по этому поводу в резолюции, то есть в тексте проставляемой визы. При этом руководитель назначает субъекта, отвечающего за выполнение аннулирующего приказа.
3. Пользуясь соответствующим образцом, секретарь руководителя готовит приказ руководителя об отмене ранее изданного распоряжения.
4. Приказ, отменяющий действие другого распорядительного акта, должен быть подписан руководителем, а затем исполнен в обычном режиме.
5. Приказ об отмене приказа регистрируется делопроизводителями, а затем хранится в компании (в её архиве – на протяжении 5 (пяти) лет).

Как оформить отменяющее распоряжение

Зачастую приказ об отмене составляется на специальном бланке, то есть по уже имеющемуся шаблону, подготовленному канцелярией компании (её делопроизводителями, секретарем руководителя).

Заполняется указанный бланк уполномоченным субъектом – представителем компании (например, секретарем директора или иным сотрудником его канцелярии). Если документ относится к сфере кадрового делопроизводства (например, нужно аннулировать приказ руководителя об увольнении работника), то такой документ заполняется специалистом отдела кадров, а затем подписывается руководителем компании. Может составляться в нескольких равнозначных экземплярах (если есть такая необходимость).

В распорядительном отменяющем бланке должны присутствовать следующие сведения (реквизиты):

1. Название компании, её главные реквизиты (коды) и адрес.
2. Наименование распорядительного документа, четко отражающее суть.
3. Дата оформления.
4. Номер, который присвоен распорядительному акту при его регистрации в компании.
5. Место оформления (можно указать только город).
6. Заглавие, непосредственно предшествующее основному содержанию распорядительного документа.
7. Содержательная часть – его текст, который должен отражать основания (причины) для отмены ранее изданного распорядительного акта, а также формулировку воли руководителя (его решения об отмене). Кроме того, указываются сведения об аннулируемом распорядительном акте (регистрационный номер, дата/место оформления, наименование и краткое содержание).
8. Прописываются поручения ответственным лицам компании, связанные с выполнением отменяющего приказа. Специфика поручений (заданий) предопределяется сутью отменяемого (аннулируемого) распоряжения. Если отменяется приказ об увольнении, то соответствующие поручения часто отдаются кадровому отделу, отделу бухучета, а также начальнику того отдела, в котором работал уволенный сотрудник.
9. Расшифрованная подпись руководителя с указанием его ФИО и точного наименования занимаемой должности.
10. Подписи заинтересованных субъектов, подтверждающие ознакомление с распорядительным актом.

Надлежащее оформление приказа является важным условием его законности, правомерности и юридической силы в конкретной организации.

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа

Реквизиты приказа

Различают реквизиты обязательные и необязательные. Если вторые зависят от вида приказа, то первые одинаковы для всех трех. Речь идет о:

• наименовании бизнес-субъекта;
• наименовании распоряжения;
• дате и месте его составления;
• регистрационном номере;
• заголовке и основном тексте;
• отметке об ознакомлении сотрудника.

К слову, о последнем реквизите. Отметка может писаться от руки либо набираться на компьютере (во втором случае работник просто расписывается). В случае с электронным документооборотом с приказами по основной деятельности и АХД работников не ознакамливают.

Факультативно можно указать:

• ответственное за исполнение приказа лицо;
• визу согласования;
• отметку о прикреплении к делу.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Основные категории приказов по личному составу и примеры к ним

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:. По личному составу

Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

• Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
• Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

• Общие приказы по всему предприятию;
• По отделам;
• По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу

Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

• Ускорить поиск понадобившегося документа;
• Систематизировать распорядительные документы по назначению;
• Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

• Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
• Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ»

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»