Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

О должностных инструкциях

Должностную инструкцию на самого руководителя разрабатывает также либо назначенное директором предприятия лицо, либо вышестоящее по иерархии лицо, например, директор по административной работе — на начальника отдела кадров и т.п. Инструкция в обязательном порядке подлежит согласованию:

• с юридическим отделом (юрисконсультом) на предмет соответствия законодательству РФ;
• с профсоюзным органом предприятия. Отметка о согласовании инструкции проставляется с указанием даты и номера протокола заседания профсоюзного органа, на котором рассматривались инструкции. Должностные инструкции, ухудшающие положение работника в сравнении с условиями, оговоренными Коллективным договором или индивидуальным трудовым договором, утверждению не подлежат;
• с отделом документационного обеспечения управления на предмет соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству или установленной иным документом форме должностной инструкции, используемой в организации.

Если подразделение находится в структуре подчиненности вышестоящего руководителя, требуется и его согласование. Например, отдел кадров может находиться в структуре управления персоналом. В этом случае согласовывать документ будет еще и начальник управления.

Отметки о согласовании инструкции делаются на специальном листе согласования (в том числе, и если инструкция согласовывается в электронной форме). После согласования и, в случае необходимости, внесения изменений, инструкция передается на утверждение.

Как внести поправки по инициативе работодателя?

Независимо от причин внесения корректировок в документ, сделать это можно двумя способами:

1. С помощью приказа о внесении изменений в инструкцию.
2. С помощью принятия изменяющего документа.

Если ДИ нет, а все обязанности работника прописаны в трудовом договоре, то при внесении изменений потребуется оформить дополнительное соглашение.

Оформить приказ

Если вносимые изменения несущественные либо их немного — они вносятся в ДИ с помощью приказа. В таком случае документ остается прежний, а все коррективы фиксируются в приказе. Законом не установлено, как именно должен выглядеть документ, однако есть пункты, которые должны быть учтены.

Приказ должен содержать:

• Основания для внесения коррективов.
• Список вносимых изменений.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

8 (800) 350-14-90

С приказом должны быть ознакомлены все сотрудники, имеющие отношение к конкретной ДИ.

Приказ является распорядительным документом и на основании п. 19 Приказа Минкультуры России «Об утверждении» от 25.08.2010 №558 и подлежит обязательной регистрации в журнале приказов, хранению на постоянной основе.

Принятие изменяющего документа

Если должностная инструкция требует большого количества корректировок, целесообразнее издание нового документа. Для проведения этой процедуры необходимо:

1. Написать новую ДИ, соответствующую фактическим обязанностям сотрудника, то есть, со всеми необходимыми корректировками.
2. Ввести новый документ в действие с помощью принятия изменяющего документа (в форме приказа).

Согласно ст. 74 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан предупредить сотрудников о предстоящих изменениях не менее чем за 2 месяца до их принятия.

Какие условия характеризуют общие положения должностной инструкции

Обратите внимание! Четких унифицированных требований к разделам ДИ законом не установлено. Главное правило, которого надлежит придерживаться при формулировании положений данного локального документа, такое: положения ДИ не должны вступать в противоречие с нормами трудового законодательства и иных нормативных актов и/или ухудшать положение работника по сравнению с ними (ст. 8 ТК РФ)

Что же касается блока «Общие положения», то, как правило, в нем раскрываются следующие вопросы:

1. Основания для разработки документа.
2. Функциональное предназначение документа.
3. Сфера применения документа.
4. Полное наименование должности, место работника в общей системе управления на предприятии (в т. ч. указывается, в чьем непосредственном подчинении находится работник).
5. Регламент назначения на должность и освобождения от нее.
6. Порядок замещения должности на период временного отсутствия работника.
7. Продолжительность рабочего дня и недели работника (в т. ч. указывается, установлен ли для работника ненормированный рабочий день).
8. Компетенция работника (за что он отвечает).
9. Квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования). О том, какими документами в данном случае следует руководствоваться разработчику ДИ, можно найти в наших статьях по ссылкам: Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту и Должностная инструкция помощника генерального директора.
10. Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности (в т. ч. перечень документации, знание которой для работника обязательно). 

***

Таким образом, положение о должностных инструкциях хотя и не относится к обязательным локальным документам, тем не менее позволяет урегулировать ряд вопросов, касающихся разработки, введения, хранения должностных инструкций и прочих смежных вопросов, не раскрытых в нормативных актах.

Типовой/унифицированной формы такого положения на законодательном уровне не закреплено, поэтому каждая организация вправе сама разработать его форму и включить в его содержание те нормы, которые необходимы в соответствии со спецификой работы конкретной компании/учреждения.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2021

Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.

Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.

Кто оформляет?

Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:

• юрист;
• экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
• кадровый работник.

Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.

Порядок подготовки

Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:

• в виде самостоятельного документа;
• в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.

Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.

Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.

Как правильно составить?

Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003.

В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов.

Структура и реквизиты

Так приказ должен содержать следующие сведения:

• название учреждения;
• наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
• место создания документа, а именно город, где расположена компания;
• дата;
• номер, соответствующий регистрации в журнале;
• преамбула;
• непосредственные условия;
• подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа.

Форма

Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.

Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.

Образец и примеры

Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:

• при формировании новой инструкции;
• при внесении изменений.

Пример документа также представлен ниже:

Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)

В ДОУ

Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.

При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.

Образец приказа на отпуск генеральному директору вы найдете в нашей статье. Можно ли устанавливать испытательный срок совместителю? Читайте здесь.

Надо ли делать приказ о переносе отпуска? Узнайте тут.

В школе

Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.

А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает.

Сколько и где хранить?

В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.

Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Должностные инструкции

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2018

Должностная инструкция является разновидностью организационного документа. Ее содержание описывает права/обязанности отдельного сотрудника. Работодателем такой документ составляется для каждой должности на предприятии – как для работников, так и для руководителей. Опираясь на текст этого документа, каждый сотрудник может понять, где заканчивают его обязанности и начинаются обязанности человека, работающего на другой должности. Особое значение приобретает должностная инструкция в том случае, если при оформлении трудовых договоров не указываются обязанности отдельных работников. Редакция данного документа должна быть утверждена специальным приказом.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Приказ о внедрении профстандартов в организации утверждается в целях выполнения требований законодательства о применении профстандартов. Его структура может предполагать большое количество информационных блоков. Каких именно и каким образом их можно оформить при составлении соответствующего приказа?

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

Статья рассматривает порядок составления приказа об утверждении должностной инструкции (далее – «ДИ») и предлагает образец для использования в работе. При написании статьи помимо ТК РФ использовались постановления Минтруда РФ:

1. № 37 от 1998 г. с Единым квалификационным справочником должностей.
2. №9 от 2004 г., определяющее правила применения этого справочника.

Трудовое законодательство не содержит жестких требований к оформлению введения в действие ДИ. В одних организациях принято утверждать ДИ в самом тексте документа, в других издается отдельный приказ. Рассмотрим второй случай.

• Как составить образец и правила оформления
• Бланки и оформление
• Уполномоченное лицо для утверждения
• Заключение

Как составить образец и правила оформления

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (495) 997-38-00 — Москва8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Проект приказа разрабатывается отделом кадров и вносится для подписания руководителю.

Приказ должен содержать:

• дату и номер;
• название приказа;
• разъяснение цели документа;
• перечень должностей, для которых утверждаются ДИ, и указание даты введения;
• распоряжение отделу кадров ознакомить заинтересованных лиц под роспись и обеспечить копиями для работы;
• возложение контроля;
• подпись, расшифровка, печать.

Образец подобного документа представлен ниже.

Бланк организации Дата, номер В целях эффективного регулирования трудовых отношений на предприятии и обеспечения эффективной системы управления кадрами Приказываю: 1. Утвердить прилагаемые должностные инструкции для следующих должностей: 1.1. заместителя директора; 1.2. юрисконсульта; 1.3. менеджера по качеству продукции. 2. Руководителю кадровой службы Ивановой И.И. ознакомить сотрудников под роспись и обеспечить соответствующих сотрудников копиями инструкций для работы. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Директор                                                         /подпись/                                                         Самохвалов В.П.

Бланки и оформление

Порядок оформления документа зависит от документооборота, принятого на предприятии, и грамотности отдела кадров, но в целом выглядит следующим образом:

• оформляется на бланке предприятия;
• датируется и нумеруется;
• визируется отделом кадров;
• подписывается руководителем;
• впоследствии подшивается в папку приказов отдела кадров;
• к нему необходимо приложить утверждаемые ДИ;
• ознакомить соответствующих сотрудников под роспись;
• предоставить им копии для осуществления должностной функции со знанием своих прав и обязанностей.

При пересмотре ДИ и внесении в них изменений, необходимо их заново утвердить в новой редакции.

Уполномоченное лицо для утверждения

Рассмотрим, кем утверждается такой документ.

Локальные акты: положения об отделах, приказы отдела кадров и ДИ подлежат утверждению уполномоченным лицом, которым является первое лицо организации – руководитель.

Например, в детском образовательном учреждении (ДОУ) – это заведующий, в школе – директор и т.д.

Обратите внимание: в случае временного отсутствия руководителя, по причине отпуска или болезни, документы подписывает лицо, его заменяющее, на основании приказа или доверенности. Для определения прав и обязанностей сотрудников, распределения их ответственности и обеспечения эффективного сотрудничества по горизонтали и подчинения по вертикали, необходимо внедрение ДИ. В статье приводится порядок их утверждения, и рекомендуется образец документа для использования в работе

В статье приводится порядок их утверждения, и рекомендуется образец документа для использования в работе

Для определения прав и обязанностей сотрудников, распределения их ответственности и обеспечения эффективного сотрудничества по горизонтали и подчинения по вертикали, необходимо внедрение ДИ. В статье приводится порядок их утверждения, и рекомендуется образец документа для использования в работе.

Смотрите видео, в котором разъясняются нюансы составления должностной инструкции:

Внимание!

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Пример внесения изменений

https://www.youtube.com/watch?v=WQjsWrnDunM

Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.

https://www.youtube.com/watch?v=7ZHOzFU56wQ

Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию. Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции. Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.

Образец должностной инструкции генерального директора

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________//

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

генерального директора

1. Общие положения

1. Ген.директор осуществляет руководство всеми видами деятельности на предприятии: производство, хозяйственные работы, финансы и экономики, с учетом основных положений законодательства РФ, действующих и принятых нормативных актов. Руководитель ответственный за принятые в компании решения и за итогами своей работы.
2. Ген.директор подчиняется высшему органу — совету директоров.
3. На период отсутствия ген.директора, его обязанности будет исполнять работник из руководящего состав, назначенный официальным приказом.
4. Во время своей работы ген.директор действует по законам РФ, руководствуется уставом компании, правилами ВТР, иными нормативными актами предприятия, действующей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

Ген. директор выполняет ряд обязанностей по должности:

1. Принимает прямое участие в деятельности компании, обеспечивая достижение поставленных целей. Следит за эффективным взаимодействием разных отделов, сотрудников.
2. Обеспечивает соблюдение законодательных норм и всех лицензионных требований. Подготавливает бумаги, нужные для получения (продления) лицензионных соглашений.
3. Контролирует исполнение предприятием всех федеральных и региональных требований по уплате налогов в бюджет и во внебюджетные фонды.
4. Занимается организацией разработки и внедрения новых прогрессивных форм трудовой деятельности, повышает эффективность производства и качественный уровень товаров, услуг.
5. Решает разные вопросы, касающиеся деятельности предприятия в разных сферах. Имеет право передать часть своих прав и обязанностей другим лицам.
6. следит за исполнением решений, принятых высшим органом. Предоставляет необходимую отчетность.
7. Обеспечивает предприятие необходимыми ТМЦ для ведения основной деятельности.
8. Гарантирует сохранность имущества и материалов компании. Является представителем в судебной инстанции.
9. Организует рабочую деятельность по обеспечению предприятия трудовыми ресурсами. Организует обучение и аттестацию работников, их рациональное задействование.
10. Контролирует разработку штатного расписания и должностных инструкций для работников компании.
11. Организует и контролирует ведение бухучета на предприятии. Обеспечивает хранение архивных документов.
12. Следит за исполнение сотрудниками своих прямых обязанностей по должности и внутреннего распорядка. Принимает меры при выявлении нарушений.
13. Исполняет разные работы и задачи, возникающие на предприятии.

3. Права

Ген. директор наделен такими правами:

1. Ставить подпись на документах, входящих в круг его прямых обязанностей.
2. Работает с гос.органами, иными организациями и ведомствами без доверенности.
3. Подписывать и расторгать любые соглашения от лица предприятия, включая трудовые договоры.
4. Открывать любые виды счетов предприятия в банковских учреждениях.
5. Утверждать штатное расписание предприятия и прочие документы, регулирующие трудовую деятельность.
6. Распоряжаться имущественными и денежными активами компании.
7. Оформлять и выдавать доверенность.
8. Принимать или увольнять с должности сотрудников.
9. Поощрять или привлекать к ответственности работников, нарушивших трудовой распорядок.
10. Регулирует все вопросы, связанные с заработной платой работников.
11. Передавать все вопросы, находящиеся вне его полномочий, высшему органу.
12. Принимать решения и действовать в рамках должности.

4. Ответственность

Ген. директор ответственен по следующим пунктам:

1. Халатность на рабочем месте и невыполнение, либо несвоевременное исполнение обязанностей по должности.
2. За убытки, причиненные компании неправильными действиями ген.директора.
3. За распространение сведений, являющихся коммерческой или служебной тайной.
4. За нарушение трудовых обязанностей, обязанностей по должности и за нарушение внутреннего регламента, обеспечивающего дисциплину.
5. За несоблюдение ТБ, условий охраны труда и противопожарной защиты, иных внутренний правил организации.

Нюансы процедуры депремирования

Исходя из ТК, некоторые категории работников при определенных обстоятельствах заслуживают особого отношения. Поэтому следует знать, как применять к ним депремирование.

Депремирование беременной

Данная сотрудница практически не может быть уволена, по желанию может иметь индивидуальный рабочий график и брать ежегодный отпуск в удобное для себя время. Однако, если она не исполняет свои обязанности или делает это некачественно, применить к ней депремирование можно в общем порядке.

Совмещение депремирования и дисциплинарного взыскания

Многие работодатели лишают провинившегося подчиненного премии и выносят ему выговор одним приказом, обосновывая это тем, что депремирование не является дисциплинарным взысканием, поскольку не содержится в ст. 192 ТК. Однако, ч. 2 этой статьи позволяет его таковым считать, если это прописано в ЛНА. В таком случае применение двух дисциплинарных взысканий за один проступок неправомерно (ст. 193 ТК).

Лишении премии сотрудника, проходящего лечение

Если распоряжение о депремировании обусловлено определенными нарушениями, совершенными подчинённым, ушедшим на больничный, следует отложить издание документа до момента выхода работника, поскольку в таком случае он может доказать отсутствие вины, представив доказательства, и избежать дисциплинарного взыскания.

Если же премирование коррелирует с отработанным временем (например, за месяц), то дополнительные средства взявшему длительный больничный сотруднику законно не полагаются.

Депремирование госслужащих

Согласно п.4 ч.5 ст.50 ФЗ № 79 от 27.07.2004 г., порядок премирования и депремирования определяются представителем нанимателя.

С учетом положений регионального законодательства разрабатываются основные положения, учитывающие задачи и функции определенного государственного учреждения.

Следовательно, по отношению к госслужащему разрешено применять депремирование так же, как и к любому другому работнику.

Лишение премии руководителя

В большинстве случае управленец бизнес-субъекта также является наемным работником, но с расширенным спектром полномочий. Поэтому премировать или депремировать его могут только учредители, в рамках условий заключенного с ним трудового договора.

Для этого должно быть издано соответствующее распоряжение (если учредитель один) или же протокол собрания учредителей.

Лишение премии на испытательном сроке

С учетом положений отечественного законодательства, работник на испытательном сроке имеет такие же права и обязанности, как и штатные единицы (ст. 70 ТК).

Из этого исходит, что лишить его премии законно.

Данная мера актуальна в случае, если лицо не продемонстрировало особых достижений за испытательный период. Если же им был причинен ущерб, наниматель вправе выбирать между увольнением и депремированием.

Депремирование без ознакомления подчиненного с приказом

Изданное в отношении определенного подчиненного распоряжение должно быть им подписано в знак ознакомления с содержанием. В случае отказа составляется акт об отказе, а решение о применении меры воздействия вступает в силу.