Как написать деловое письмо

Если есть приложение.

Приложение: 1. Название, количество листов; 2. … Каждый лист приложения должен быть прописан отдельно. Должность составителя, ФИО, подпись, расшифровка, дата составления, круглая печать.

При регистрации входящего письма в организации, ему присваивается индивидуальный входящий номер с указанием даты получения.

Уведомительное письмо, ответ на него составляются в определенные сроки, которые прописаны в действующих законах страны, для каждого случая время рассмотрения свое.

Копия отправленного уведомления должна остаться в месте адресата, чтобы в дальнейшем доказать факт отправки документа.

Примечание! Официальные документы должны составляться с соблюдением полей. Левое поле должно быть больше остальных, чтобы письмо было удобно подшить – 3 см, с остальных сторон по 2 см. Перенос слов не допускается.

Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений Каждая тема уведомительного письма имеет свои правила оформления, которых необходимо придерживаться, чтобы избежать опровержения документа, в случае судебных разбирательств.

Информационные письма в email-маркетинге

удерживать внимание подписчиков; 
поддерживать регулярный контакт; 
подтверждать статус эксперта; 
периодически напоминать о продукте или компании; 
привлекать трафик на сайт. 

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

О чём писать в инфо-письмах

Инфо-письма могут содержать: 

• истории о вашем бизнесе; 
• истории и отзывы клиентов; 
• «закулисье» деятельности; 
• полезные для клиентов статьи; 
• ссылки на интересные материалы; 
• новости вашего бизнеса; 
• анонсы новых товаров и услуг; 
• напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит

Всегда обращайте внимание на тон послания

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

О долгах

Нередко граждане сталкиваются с уведомлениями, указывающие на наличие долга. Подобные документы составляются без особого труда. Их, как правило, рассылает налоговая служба. Но если долг образовался не из-за налогов, то ждать «письмо счастья» придется из другой компании.

Как правильно написать уведомление о задолженности? Образец основной части, представленный ниже, поможет ответить на данный вопрос

Перед этим важно помнить, что:. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938 42 63 (Москва) +7 (812) 467 32 84 (Санкт-Петербург) 8 (800) 350 10 92 (Остальные регионы)

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938 42 63 (Москва) +7 (812) 467 32 84 (Санкт-Петербург) 8 (800) 350 10 92 (Остальные регионы)

• документ составляется организацией, которой задолжали денежные средства;
• отправляется в качестве письма с уведомлением о получении или отдается получателю лично в руки;
• направляется спустя сутки после даты (времени), указанной в договоре или установленной по закону, отведенной для погашения долга;
• уведомление направляется с актом сверки.

Как только все вышеперечисленные нюансы учтены, можно посмотреть, как правильно написать уведомление о задолженности. Гражданин получит письмо приблизительно такого типа:

«Уведомление о возникновении долга. Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что по договору № 55555 от г. по поставкам молочных продуктов у вас возникла задолженность перед компанией «ООО МолокоПлюс». Общая сумма задолженности на г. составляет 200 000 рублей 25 копеек (двести тысяч рублей двадцать пять копеек). До г. необходимо оплатить долг, иначе на основании заключенного соглашения «ООО МолокоПлюс» вынуждена будет обратиться в суд.

Это только первый документ, который имеет место на практике

Какие еще уведомления и по каким правилам составляют в тех или иных случаях? На что обратить внимание населению?

Составление извещения

Судебные органы направляют извещения на специально разработанных унифицированных бланках – повестках, определениях и т.д. Унифицированными бланками пользуются также банковские структуры, почтовые отделения, налоговые органы, управляющие компании.

Юридические лица при отсутствии у них фирменных бланков могут оформлять извещения на чистой бумаге с обязательным указанием реквизитов предприятия.

Физические лица составляют извещения в произвольной форме.

Вне зависимости от того, кто является автором, извещение должно содержать в себе следующие обязательные структурные элементы:

1. наименование и реквизиты отправителя (ФИО и адрес для физических лиц);
2. наименование (ФИО) и адрес того, кому извещение направляется;
3. текст извещения, включающий в себя причину направления извещения, дату наступления события или дату (срок) исполнения неких обязательств. В определенных условиях извещение может содержать в себе и перечисление санкций, которые могут наступить в результате неисполнения требуемых действий;
4. дату направления извещения и подпись лица, ответственного за направление извещения.

Выдача устного предупреждения

Если устное предупреждение оправданно, оно редко переходит в формальные дисциплинарные процедуры и его достаточно, чтобы достичь желаемого результата. Как и в любой другой ситуации, до выдачи предупреждения, менеджер и все заинтересованные стороны должны действовать справедливо и давать возможность сотруднику разъяснить свое видение ситуации.

Как правило, устное предупреждение выдается в присутствии свидетелей, это дает два эффекта. Первый в том, что есть кому подтвердить сделанное замечание, а второй профилактика для остальных подчиненных.

При выдаче устного предупреждения руководитель должен убедиться, что работник понимает: – почему оно было выдано; – какие действия требуются для исправления ситуации; – будущие последствий, если не принять во внимание предупреждение. Как пример можно рассмотреть следующий текст

«Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)

Как пример можно рассмотреть следующий текст. «Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)

Предупреждение действует в течение 3 месяцев,(это обозначает,сколько времени дается на исправление вопроса), и если выне примите во внимание данное предупреждение, то будут применены более строгие дисциплинарные методы. (Это показывает, что произойдет, если инцидент повторится).Как вы поняли, что я имел ввиду, говоря о предупреждении, и что произойдет, если вы не исправите поведение?» (Это гарантирует отсутствие недопонимания со стороны виновного.). После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия

После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия.

Нет смысла размещать в личном деле информацию об устном предупреждении, так как проступок не настолько важен и решается в рамках коллектива. Если в течение испытательного срока рецидива аналогичного поведения не произойдет, примечания, сделанные менеджером в своем дневнике, могут быть удалены.

Если же устное предупреждение выдавалось и ситуация не поменялась, то пора приступать к более кардинальным шагам и начать подготовку письменного предупреждения.

В каких случаях пишется уведомление?

Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.

В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.

Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.

Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.

Под реквизитами подразумеваются:

• ИНН и КПП
• место нахождения
• наименование
• ОГРН
• почтовый адрес
• сведения о руководителе

Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:

• причина изменения реквизитов
• день закрытия счета
• день открытия счета
• дата начала принятия переводов на новый счет
• данные нового счета

Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.

Информационные письма. Понятие и значение

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

Последствия несоблюдения закона

Обязательность уведомлений регламентирована Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Соответственно, несоблюдение положений закона влечет за собой негативные последствия.

Помимо того, что изменение договорных условий без своевременного извещения об этом контрагента влечет за собой применение штрафных санкций в силу самого договора, это может стать основанием для расторжения договора и выплаты неустойки по решению суда.

Например, отсутствие своевременного уведомления о сокращении работника будет основанием для его восстановления на работе и выплаты заработной платы за время вынужденного прогула.

Структура письма-извещения

Нормативными актами не установлена единая структура письма-извещения. На нашем сайте имеется шаблон письма подобного типа, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.

Структура письма-извещения состоит из следующих расположенных в логическом порядке блоков:

1. «Шапка». В ней указываются реквизиты отправителя (в случае, если организация не использует фирменный бланк) и реквизиты получателя или получателей: название организации, ФИО и должность руководителя, на имя которого отправляется письмо.
2. Название письма. Если письмо решено озаглавить «Извещение», то название размещается по центру. Если же название начинается с предлога «О», например, «Об организации семинара», то располагать следует по левому краю.
3. Текст письма, начинающийся с одной из следующих фраз: «Сообщаю Вам/Извещаю Вас/В ответ на Ваше письмо от… извещаю Вас» и так далее. Формулировка «Сообщаем Вам/Извещаем Вас» будет приемлемой в случае, если письмо подписывают несколько руководителей.
4. Дополнительная информация — если необходимо (дата и время встречи, дресс-код, вступительный взнос, повестка и так далее).
5. Список приложений, если есть.
6. Подпись автора/подписи авторов письма.

Письмо-извещение может быть вручено адресату любым удобным способом:

• лично через курьера;
• почтой;
• по факсу;
• по электронной почте.

Оплата и отправка письма

Цена является фиксированной — 64,80 руб. за одно письмо в один адрес. В целом, это видится логичным, поскольку фиксирован и размер самого отправления. Для сравнения, минимальный тариф на заказное письмо в «обычном» бумажном формате с минимальным весом составляет те же 64,80 руб. При этом, адреса получателя и отправителя не имеют значения. Кстати, оплачивая письмо марками, можно сэкономить 10,80 руб. с каждого заказного отправления. Не все об этом, между прочим, знают.

Оплачиваются электронные заказные письма с помощью банковской карты. Какие-либо иные платёжные сервисы вроде Яндекс.Деньги и др. пока не поддерживаются. Проводит оплату «Почта банк», что, впрочем, тоже не удивительно.

Тут всё просто — нужны номер карты, срок её действия и специальный код

Если платёж отменить, кликнув по специальной ссылке, письмо останется доступным в личном кабинете. Ему присваивается статус «платеж отклонён» с возможностью оплаты. Редактировать такое письмо уже нельзя. Отправленное письмо перемещается в папку «Исходящие«.

Как правильно написать уведомление: образец

Письмо-уведомление относится к деловой корреспонденции – это разновидность информационного сообщения

Для того чтобы гарантировано получить ответ на него важно знать, как правильно написать уведомление, образец его будет полезен.  Основная задача данного сообщения – это уведомить о произошедшем или будущем событии, которое может быть интересно для адресата

Правила составления

Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:

1. Личного мнения.
2. Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
3. Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.

Зато в уведомлении обязательно должны быть:

• Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
• Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
• Подпись следует ставить в конце текста.
• Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.

Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат

Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно:

1. Отправитель/получатель.
2. Дата составления.
3. Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
4. Название сообщения «Уведомление».
5. Заголовок.
6. Обращений к тому, кому адресуется письмо.
7. Уведомительная часть – краткое ее изложение.
8. Вводная часть.
9. Собственно текст.
10. Должности, подписи ответственных лиц.

Важно! Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма. Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата

Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть

Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.

Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

1. В первой указывается причина его составления.
2. Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Некоторые особенности

Если письмо составляется от юридического лица, то для этого используется фирменный бланк с логотипом и контактными данными. Если составление требуется физическому лицу, то указать необходимые данные можно на стандартном листе А4 от руки или в печатном виде.

В уведомлении можно обращаться к конкретному человеку, организации – все зависит от содержания и характера подаваемых данных. Собственно текст разрешается писать в произвольной форме, с соблюдением правил деловой корреспонденции. Вводная часть обязательно начинается со слова «Уведомляем…» или производных от него.

Важно! К письму могут прикладываться другие бланки, которые помогают прояснить суть проблемы указанной в уведомлении. О наличии их нужно обязательно оповещать в тексте

Вывод

Рассматриваемые письма используются в деловой корреспонденции в разных сферах

Именно поэтому важно знать, как правильно написать уведомление по образцу

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Отвечать нужно на письма такого характера:

• обращение;
• просьба или требование;
• запрос;
• распоряжение;
• претензия;
• предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может  руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

• наименование организации отправителя;
• ее юридический и фактический адреса;
• коды осуществляемой деятельности;
• номер и название исходного письма;
• дата регистрации письма;
• сведения об адресате;
• подпись и печать организации;
• информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

• адрес указывается по центру;
• данные о получателе – в верхней части листа справа;
• номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Методы взыскания долгов по коммунальным услугам

Особенности оплаты коммунальных услуг прописаны в Жилищном кодексе Российской Федерации. Владельцы жилой недвижимости с момента оформления прав собственности обязаны ежемесячно вносить определенную плату

. Аналогичные обязательства возлагаются на плечи лиц, которые арендуют квартиру на базе договора социального найма, то есть в тех случаях, когда квартира не приватизирована.

С каждым годом ситуация по долгам ЖКХ меняется не в лучшую сторону. В качестве основных нарушителей выступают асоциальные категории граждан и владельцы инвестиционных квартир

. Самыми дисциплинированными в отношении оплаты коммунальных услуг являются пенсионеры.

• Начисление неустоек. В соответствии с законодательством плата за коммунальные услуги должна быть внесена до десятого числа каждого месяца, поэтому с одиннадцатого числа начинает скапливаться пеня за скопившиеся долги;
• Ограничение или приостановление предоставления коммунальных услуг считается довольной распространенной мерой, которая используется в целях принуждения должников расплатиться. Применяя данный метод взыскания, представители Управляющей компании должны действовать в соответствии с законом, а именно — постановлением №354;
• Размещение списка должников на доске объявлений или публикация в газете. Эффективность данного метода в том, что должнику самому будет неприятно от такой «славы» и он решит поскорее погасить долг;
• Для обращения в фискальные органы сторонам требуется выполнить определенный перечень формальностей, в частности – удостовериться в том, что хозяин квартиры действительно перестал вносить платежи на счет ЖКХ;
• Передача долга коллекторам является довольно жесткой мерой взыскания долгов в отношении неплательщиков, которую нередко используют. Стоит иметь в виду, что данный метод не всегда является законным;
• Выселение считается крайней мерой. Во время подобных действий представители Управляющей компании отталкиваются от статьи №90 Жилищного кодекса Российской Федерации и действуют строго в соответствии с нормами действующего законодательства.