Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство с примерами

С чего начать оптимизацию бизнес-процессов предприятия

Если проблема выявлена и принято решение о начале оптимизации, следует выбрать первоочередные процессы. Если вы не уверены в своих выводах, всегда можно провести разбор бизнеса в Делегатор 24. Вот список критериев для отбора процессов, который проверен на практике и активно используется специалистами:

Важность. Чем больший процент занимает процесс в структуре остальных при достижении ключевой цели, тем он важнее
Однако стоит заметить, что если самый важный процесс и так эффективен, его лучше не трогать и переместить свое внимание на другие звенья.

Проблемность

Этот критерий формируется на основе того, что процесс на данный момент не такой, каким мы хотели бы его видеть.

Возможность изменить
Здесь рассматривают затраты не только финансовые, но и трудовые ресурсы, личное время.

Выявив на основе этих критериев самые важные процессы, можно будет приступать к их реорганизации.

Нужные вопросы. Много вопросов не бывает. Понимаю, а сказать не могу

ШАГ 1. Определения текущего состояния.

Для того, чтобы решить проблемы в бизнесе, нужно сначала понять

• Что происходит?
• Когда возникла проблема?
• Где она существует?
• Размер (масштаб) проблем?

Иногда, заказчики описывают ситуацию общими словами. Мол, бывает, что понимаю, в чем суть, а выразить не могу…

Для того чтобы поставить достижимую цель, надо по максимуму оцифровать ситуацию. И, конечно,  задаем вопросы:

• Как отразилось падение продаж на бизнесе?
• Стало меньше клиентов? На сколько?
• Упала прибыль? На сколько?

Голос бизнеса

Отвечая на это великое множество вопросов, Вы получаете голос бизнеса.

Данный этап очень важен, именно здесь «на берегу» до начала работы с проектом (улучшением, изменением) необходимо детализировать цель как можно точнее

Именно сейчас важно мнение руководителя/владельца бизнеса

Обратите внимание на конкурентов, как работают они. По теме бенчмаркинг — отдельная статья

Голос клиента

В зависимости от деятельности/направленности, кроме мнения заказчика, рассматривается пожелания клиента.

Кто Ваш клиент? Портрет клиента – возраст, пол, занятия, профессия. Какие продукты использует/покупает клиент у конкурентов?

Что он хочет? И ПОЧЕМУ? – это главный вопрос, который дает идеи для улучшений, рекламных акций, и как результат, увеличение клиентской базы.

Какое качество он предпочитает и почему? А вы спрашивали клиента о его пожеланиях  напрямую? Проводились ли опросы, анкеты? Или косвенно?

После предварительного сбора информации формулируем цель:

Повысить к 01.09.2020г. (тут может быть конкретная дата*) прибыль/продажи/заявки/клиентопоток

*Сроки на внедрение изменения даем в зависимости от величины бизнеса, если это небольшая компания, то минимальный срок – 1,5 месяца. Если это большая компания – то 6 месяцев – не более. Как показывает опыт, для полномасштабных изменений и получения результата – достаточно 3 месяцев.

Лучшее понимание бизнес-процесса, возможно, даст Вам отдельная статья.

6 эффективных приемов оптимизации

Эти приемы чаще всего используют для улучшения бизнес-процессов (как самые проверенные и эффективные):

1. Убрать лишние действия. Подробная схема-описание наверняка выявит промежуточные действия сотрудников, без которых можно обойтись или объединить для большей эффективности.
2. Автоматизировать. Если есть оборудование или ПО, которое может полностью заменить человека, и достаточный для его покупки (или разработки) капитал, — лучше это внедрить. Сократится время на исполнение задачи, и будут исключены риски, связанные с человеческим фактором.
3. Поменять порядок действий. Здесь нужно понять, какие действия влияют на скорость и качество всего процесса в целом, и что будет, если их поменять местами. Например, если раньше менеджер пиццерии сразу отдавал заказ на кухню, а там выяснялось, что не хватает продуктов для выполнения заявки, то менеджеру приходилось звонить с извинениями и отменять заказ. А если менеджер выяснит наличие продуктов на складе до обратного звонка клиенту (для подтверждения заказа), то уже на этапе подтвердения заказа сможет заменить позиции в заявке либо отменить совсем до ее попадания к поварам.
4. Объединение действий по временному или территориальному признаку. Яркий пример: производство консервов прямо на рыболовном судне. 
5. Дробление большого процесса на мелкие действия. Например, продажу электротехники можно разбить на: личное общение консультанта с клиентом, проверку товара на исправность и оформление гарантийного талона, оплату покупки на кассе. Такой конвейерный подход ускорит продажу в разы.
6. Выведение действий «наружу». Сложные и ресурсоемкие задачи можно передать на аутсорс профессионалам, которые справятся с ними быстрее и эффективнее. 

Источники идей для оптимизации бизнес-процессов

Первый – эксперты и специалисты компании. Изначально большинство организаций не организовывались в качестве best practice1, а формировались исторически. Нужно дать сотрудникам возможность вносить свои идеи и возможность рассказать, как есть и как должно быть.

Второй источник – внешние стандарты и образцы. У миллиона компаний есть склады и бухгалтерия на протяжении десятилетий. При создании своего нового бизнеса можно не «изобретать велосипед». Для оптимальной работы лучше основываться на успешных образцах, которые зарекомендовали себя в практике других.

Третий источник – best practice. Мир продолжает развиваться. Компании развиваются, ищут и совершенствуют процессы. Можно знакомиться с лучшими мировыми практиками, к примеру, Johnson&Johnson, внедряя их best practice у себя.

1Лучший, передовой опыт, успешная практика (англ.). – Примеч. редакции.

Какие элементы бизнес-процессов можно оптимизировать

• скорость исполнения задач;
• скорость принятия решений;
• скорость исполнения заявок;
• качество предоставления услуг;
• логика сфер управления;
• коммуникация внутри организации;
• компетентность сотрудников всех уровней;
• эффективное использование сотрудниками рабочего времени.

Исключая технический аспект, всё сводится к компетенции сотрудников на местах и руководителей отделов. Помимо профессиональных навыков это также касается эффективности – сколько времени сотрудник отдает работе, а сколько – занимается собственными делами. С этой точки зрения идеальным выходом становятся программные решения для контроля сотрудников, но – обо всем по порядку.

Правильный проект BPM или использование системы для решения локальных задач

Прежде чем рассказывать о готовых результатах работы нашей компании, рассмотрим описание BPM-процессов и расшифруем аббревиатуру. Итак, BPM (business process management) – управление бизнес-процессами, которое осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения, чьей основной функцией является подготовка унифицированного и непрерывно-развивающегося плана. Именно он позволяет просчитывать все действия сотрудников при взаимодействии с клиентами так, что все задачи (от знакомства с компанией до завершения заказа) выполняются по строго-закрепленному плану. Чтобы владельцу компании было проще разобраться, рассмотрим форму контроля работы малого бизнеса посредством применения платформы Forward BMP, выделив основные цели внедрения.

1. Высокая скорость – сокращение времени, направленного на выполнение основных задач, позволит провести оптимизацию процессов развития малого и большого бизнеса посредством внедрения новых регламентов работы сотрудников.
2. Отличное качество – итоговый результат работы системы позволяет непрерывно совершенствовать работу компании, перенаправив сложную работу на автоматизированные системы.
3. Прозрачная система управления на основе текущих показателей – проведя глубокий анализ, разработчики платформы учитывают любые нюансы и форс-мажорные ситуации.
4. Гибкость – предприятие может вносить свои коррективы в работу системы – изменять ветви алгоритмов (удалять/добавлять/изменять).

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников

Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.
После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

Подсчет ключевых показателей эффективности

Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг
Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
Выявление избыточных узлов
В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их

Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Направление используют

Спасибо, за интерес к теме «что такое Оптимизация бизнеса»!

Цели и задачи

Оптимизация бизнес-процессов в организации проводится, когда специалисты замечают следующие опасные признаки:    

• Неоправданное разрастание штата;
• Рост числа подразделений;
• Разобщенность отделов, департаментов и служб;
• Отсутствие единой системы обмена информацией;
• Медленное принятие решений;
• Низкое качество конечных результатов;
• Отсутствие контроля в одних областях и чрезмерное контролирование других;
• Увеличение психологического дискомфорта работников, вызванное неопределенностью круга обязанностей и ответственности.

Соответственно, задачи модернизации – наладить эффективное использование трудовых ресурсов, организовать бесперебойную связь между всеми подразделениями, увеличить скорость и качество труда, отрегулировать систему контроля, донести до каждого работника четкое описание его полномочий.

Главная цель в данном случае выражается в достижении лучших результатов при сокращении затрат и усилий. Внешние признаки успеха здесь просты и объективны – увеличение прибыли, появление новых клиентов или покупателей, покрытие большей доли рынка.

Когда необходима оптимизация бизнес процессов

Хотя многие отечественные бизнес-субъекты функционируют и без оптимизации, она необходима, если наблюдается:

• увеличение штат подчиненных или управленческий аппарат;
• увеличение количества структурных единиц;
• отсутствие системы информирования или ее недостаточная развитость.

Без нее не обойтись, если, в ходе мониторинга, было выявлено, что:

• управленческие решения принимаются достаточно медленно, в том числе из-за недостатка информации;
• управленческие распоряжения не доводятся до персонала или доводятся с искажениями, вследствие чего не выполняются или выполняются некачественно;
• отсутствует контроль сфер деятельности субъекта;
• растет напряжение в коллективе, в том числе из-за недостаточного понимания своих функций и прав;
• бизнес-процессы протекают вяло и требуют неоправданно больших вложений.

Для большей наглядности можно рассмотреть перечень проблем функционирования компании, осуществляющей торговлю через интернет, сигнализирующих о необходимости проведения оптимизации:

• игнорирование клиентских звонков и заявок, их некачественное обслуживание;
• недостаточное или невежливое консультирование;
• отсутствие исчерпывающего ответа о состоянии заказ;
• необоснованный срыв сроков доставки заказов, отсутствие информирования клиента о возникшей ситуации;
• доставка поврежденного товара, товара без надлежащей упаковки или с неполной комплектацией;
• доставка другого товара, не соответствующего заказу;
• предоставление недостоверной информации о наличии товара;
• несвоевременное информирование посетителей о проводимых акциях и падении цен;
• некачественное постобслуживание;
• несвоевременное продление хостинга;
• отсутствие аналитических настроек ресурса, возможности отследить конверсию его продвижения;
• несвоевременная выплата трудового вознаграждения менеджерам и перечисление налогов.

Способы оптимизации бизнес-процессов

Оптимизировать,
совершенствовать бизнес-процессы можно и нужно постоянно, и в этой деятельности
нет предела.

Что
советуют консультанты:

1. Создайте модель бизнес-процессов
   компании в исходном состоянии «как есть», т. е. как это происходит сейчас.
2. Моделируйте постепенно, выбирая по
   одному процессу, и так создадите модель деятельности всей компании.
3. Уже в процессе моделирования могут
   быть выявлены источники потерь, например таких, которые выявляются при создании
   карты потока ценности в процессе «Бережливого производства»:

4. Для дальнейшего совершенствования
деятельности по созданной модели, определите параметры контроля эффективности
процесса.

5. На основании созданной модели, улучшая/ужесточая
параметры контроля, планируйте/моделируйте будущие изменения.

6. И только после проверки на
компьютерной модели внедряйте их «в жизнь» на предприятии.

По этой теме существуют книги:

1. Свод
знаний по управлению бизнес-процессами (BPM CBOK 3.0). – Перевод с английского
под редакцией
Белайчука А.А., Елиферова В.Г. – М.:, АПУБП, 2015. – 432 с.

2. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер,
Лиза Хершман ; Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2012. –
356 с. – (Библиотека «Коммерсантъ»).

Страшная правда о бережливом производстве

О бережливом производстве, равно как и ЛИН-технологиях, идет неоднозначная молва. С одной стороны, это что-то крутое, пришедшее к нам в Россию с Запада. Бережливое производство – основа – сокращение потерь и издержек – родилось в Японии в 1950 годах, позже совершенствовалось в Америке, в России – с 2004 года. 

Работая в крупной российской компании руководителем направления по оптимизации, мы с коллегами не только оптимизировали процессы, но и обучали линейный менеджмент самостоятельно совершенствовать свои процессы. За плечами – более 20  процессов, самая большая гордость – процесс с экономическим эффектом более 21 млн. рублей.

Обладая опытом работы с этой сфере более 7  лет, могу с уверенностью сказать, что применить методы бережливого производства можно абсолютно в любой деятельности и сфере. Когда думаешь о возможностях сокращения издержек и потерь – дух захватывает! Обидно, что мало кто об этом знает.

Что даст оптимизация бизнес-процессов компании

Первое – прозрачность деятельности компании. Появляется возможность совершенствования работы, порядка оплаты и нормирования работы персонала с решением ряда дополнительных задач.

Второе – возможность осмысленного выбора процессов, подлежащих автоматизации. Автоматизация необходима лишь для процессов, значительно влияющих на финансовый результат и прибыль компании. Неправильным решением будет начало автоматизации с второстепенных процессов.

Третье – сотрудники смогут лучше понимать цели компании, возрастает управляемость организации.

Четвертое – улучшение качества конечного продукта. Нужно в каждом процессе фиксировать факторы, которые способны повышать его качество. К примеру, при 10-процентном браке нужно определить причины изъяна, какой процесс становится причиной убытков. Благодаря выявлению «узких мест» можно значительно улучшить общий результат при минимальных усилиях. Если оказывается, что от одного процесса будут зависеть 75% результата, а от второго 25%, то и заниматься нужно совершенствованием первого.

В педагогике

Дошкольные учебные учреждения и детские сады, будучи бюджетными учреждениями, страдают от консервативных методов ведения воспитательного процесса не менее сильно, чем негосударственные структуры. Здесь педагогам приходится работать не с вещественными изделиями конечного производства, а с теми знаниями, умениями и навыками, которые они могут и должны вкладывать в головы подрастающего поколения. Тот уровень знаний, который сегодня предоставляет нынешняя педагогическая воспитательная система, естественно, регулируется существующими ГОСТами и прописанными правилами. Но насколько эффективно сегодняшнее преподавание? И от чего зависит повышение эффективности педагогического процесса?

Оптимизация воспитательной деятельности зачастую направлена на:

• активизацию каналов восприятия – принятие детьми конкретной информации и ее активное усвоение;
• разработку комплекса мероприятий по привлечению повышенного внимания детей к воспитательному процессу и обучению новым умениям;
• внедрение новейших методик воспитания, повышающих вовлеченность детей в воспитательный процесс;
• использование наглядных примеров для быстрого закрепления полученной информации и умения мыслить ассоциативно;
• применение оперативного тестирования;
• принятие детьми участия в непосредственной подготовке некоторых аспектов занятия;
• эффективное распределение времени.

Помимо всего прочего, оптимизация работы воспитателей в детских садах достигается постоянным повышением квалификации, дополнением их собственных знаний новейшими идеями и спецификой преподавания в дошкольных учреждениях. Только грамотный и квалифицированный педагог может заложить в развитие детей информацию правильно, доходчиво и корректно. А это, в свою очередь, главная цель любого детского сада.

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

3 распространенные ошибки управления бизнес-процессами

Приверженцы моделирования и управления бизнес-процессами приводят множество доводов, убеждающих в том, как важно вкладывать ресурсы в это мероприятие. В частности, они рассказывают, что управление бизнес-процессами позволяет сильно сократить расходы, поскольку происходит автоматизация управления бизнес-процессами

Также поставленные задачи теперь выполняются гораздо быстрее.

Но есть и те, кто оспаривает данные утверждения. В качестве аргумента они приводят идею о том, что компании начинают зависеть от конкретной технологии и вынуждены тратить много средств и ресурсов на оптимизацию процессов. А если внедрение нового алгоритма выполнено неграмотно, то инвестиции не дадут предполагаемого результата.

По сути правы и те, и другие. Если изначально есть понимание того, как управление бизнес-процессами и внедряемые технологии усовершенствуют работу предприятия, и если процесс реализации проходит успешно, то в итоге организация сможет достичь поставленных целей, сократив при этом временные и финансовые ресурсы и избежав ошибок.

Можно выделить три ошибки, которые компании часто совершают, занимаясь разработкой и управлением бизнес-процессами. Эти ошибки могут стать для них роковыми:

Ошибка № 1. Компания делает вложения в технологии управления бизнес-процессами, не определив толком, что конкретно необходимо улучшить.

Как правило, большинство руководителей с энтузиазмом внедряют в компанию различные технологии. Всех привлекает инновационный характер изменений, возможность сократить расходы, упростить коммуникацию внутри компании и при взаимодействии с клиентами. Но мало кто из управленцев по-настоящему задумывается о том, как это все будет функционировать в реальности.

Бывает и такое, что компания приобретает высокотехнологичную CRM-систему и только потом задумывается, так уж ли она была нужна. Ведь даже внедрив инновации, нельзя быть уверенным, что они смогут решить существующие проблемы и выведут бизнес на новый уровень.

Подробнее

Для начала следует понять, что конкретно вы хотите получить от внедряемой технологии. Ответить на этот вопрос поможет схема текущих процессов. Глядя на нее, подумайте, какие звенья процесса нуждаются в усовершенствовании. Так вы определите, какие характеристики для вас наиболее важны при выборе технологии. И это существенно облегчит выбор.

Ошибка № 2. Перед тем как внедрить новые бизнес-процессы, компания не пыталась работать над старыми.

Когда у вас перед глазами будет карта текущих процессов, подумайте, можно ли улучшить то, что уже есть, до того, как вы начнете проводить изменения. Ошибкой будет пытаться заменить неэффективные процессы новыми ИТ-технологиями.

Процесс внедрения бизнес-процессов полезен организации тем, что позволяет по-новому взглянуть на текущую ситуацию, выявить «слабые звенья» и попытаться их усовершенствовать. Довольны ли вы теми результатами, которые есть сейчас? Если вас они не устраивают, то в чем может быть причина? Как дела обстоят на данный момент? От чего необходимо отказаться? Повторяется ли этот процесс? Что стоит автоматизировать, а что оставить как есть? Каким образом можно эффективно провести внедрение инноваций?

Есть техники, которые помогают сделать процесс внедрения более успешным. Метод «Шесть сигм» структурирует поиск путей изменения параметров бизнес-процессов. А концепция «бережливого производства» позволяет обнаружить неэффективные моменты. Также необходимо следить за тем, чтобы сотрудники, занимающиеся внедрением бизнес-процессов, уже на ранних этапах плотно взаимодействовали с техническим и операционным отделами. Так изменения будут происходить быстрее.

Ошибка № 3. Компании увлекаются управлениям бизнес-процессами и превращают его в ИТ-проект.

Конечно, в основе управления бизнес-процессами часто лежат ИТ-технологии. Однако если взваливать всю работу на плечи технического отдела, это может привести к провалу. ИТ-специалисты, безусловно, владеют знаниями из своей области, но вряд ли они столь же хорошо разбираются в бизнес-процессах.

По этой причине управление бизнес-процессами нельзя воспринимать как технологию

Важное значение имеет участие бизнес-пользователей в этом процессе

Для успешного внедрения следует начать с понимания того, каких результатов вы хотите достичь благодаря управлению бизнес-процессами. Прежде чем осуществлять автоматизацию управления бизнес-процессами, попробуйте улучшить текущую ситуацию. Получите гарантии того, что результат, полученный посредством внедренных технологий, будет собственностью организации.

В производстве

Основоположным правилом рентабельного предприятия и эффективного производства считается увеличение разницы между затратами на изготовление продукции и ценой ее реализации. То есть, если говорить конкретно о производственном предприятии, то здесь весь смысл работы заключается в том, чтобы цена на конечный продукт оправдывала расходы, связанные с его производством. И чем больше разница между расходами и стоимостью, тем более рентабельным и продуктивным считается производство (разумеется, в случае, когда цена одной единицы готовой продукции выше затрат, потребовавшихся на ее изготовление).

За счет чего же возможно осуществление оптимизации процессов производства? Какими методами достигается повышение его эффективности?

Реструктуризация системы учета затрат – принципиальная и главнейшая составляющая оптимизационного процесса. Только грамотный и корректный подход к переквалификации и перераспределению расходов способен вывести производство на новый уровень. Расчет и анализ текущей себестоимости продукции – речь идет об исчислении затрат на сырье, на заработную плату сотрудников предприятия, оплату услуг коммунального хозяйства, износ оборудования и т. д. Проведение трансформации производственного цикла – выявление критических моментов в производственном круговороте и устранение тормозящих процесс факторов. Модернизация оборудования – замена старого, полностью самортизированного рабочего инвентаря на новое техническое оборудование даст возможность увеличить коэффициент полезного действия на производстве в разы. Увеличение производственных мощностей – расширение производства служит основой для увеличения прибыльности предприятия исходя из получения новых возможностей. Автоматизация рабочего процесса – снижая затраты на выплату заработной платы дополнительно нанимаемому штату сотрудников, у руководства производственного предприятия появляется возможность сэкономить существенную сумму средств

Выявление оптимального перечня закупаемого сырья – анализ действительно нужных запасов, которые приобретаются предприятием для производства готового продукта, помогает выявить исключительно приоритетные направления (самые продаваемые партии) и сконцентрировать внимание именно на них. Минимизация отходов – для оптимизации затрат необходимо использовать вторсырье, применять перерабатывающие комплексы, не выбрасывать отходы, которые вполне пригодны для переработки и вторичного использования

Возведение собственной электроподстанции – крупные предприятия тратят огромные средства на снабжение цехов электропитанием. Построение собственной распределительной электрической станции даст возможность свести эти затраты к минимуму. Однако стоит учесть, что такие возможности присущи лишь крупным производителям.