Путевой лист грузового автомобиля

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. и Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Ошибки стандартной формы путевых бланков

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

• тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
• гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

Порядок заполнения основных разделов

Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует. Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.

Обязательными реквизитами являются:

• номер и дата документа;
• данные о сотруднике;
• информация об автомобиле;
• данные маршрута.

Маршрутный лист составляется в двух экземплярах, один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью.

В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:

1. Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
2. Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
3. Заполняется информация об автомобиле.
4. На основании чего совершается данная поездка.

Документы для скачивания (бесплатно)

Бланк маршрутного листа

После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

• порядковый номер позиции;
• дата совершения поездки по данному пункту назначения;
• информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
• отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
• отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
• наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
• сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
• документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
• роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.

После таблицы, по окончании всех поездок, ставится личная роспись водителя, а также бухгалтера, принявшего его.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется

Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист, который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Составление маршрутного листа

Утвержденной формы маршрутного листа нет, и организация вправе утвердить свою форму данного документа. Для этого форма маршрутного листа должна быть прописана в учетной политике, либо отдельным приказом руководителя.

Маршрутный лист может быть составлен до поездки и выдан работнику с указанием плана поездки, либо самим работником по мере движения по маршруту. Порядок составления определяется характером работы. Наиболее часто лист требуется: водителям, экспедиторам, курьерам, менеджерам продаж и т.д. при однодневных выездах, или при разъездной работе в командировке.

Структура маршрутного листа

Типовая форма маршрутного листа содержит следующие поля:

• Наименование организации назначения
• Адрес назначения
• Цель поездки
• Вид используемого транспорта
• Подтверждающий документ
• Время в пути
• Подпись принимающей стороны

Заранее составленный маршрутный лист позволяет оптимизировать транспортные и временные расходы организации. Количество выписываемых экземпляров маршрутного листа определяется порядком внутреннего документооборота.

Как должен выглядеть путевой лист

Это каждая организация решает самостоятельно. Ведь законодательно утвержденной формы путевого листа нет. Однако установлен перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в дорожном документе.

Письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ (обязательные реквизиты.)

Перечень таких реквизитов содержится в Приказе Минтранса от 11.09.2020 N 368 (далее — Порядок). К обязательным реквизитам с 2021 года, например, относятся:

• Наименование документа — его номер и срок действия;
• Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН);
• Тип автомобиля (легковой или грузовой), его марка, модель и регистрационный номер;
• Дата и время выезда и возвращения на парковку;
• Показания одометра при выезде и возвращении;
• Отметки о проведении контроля технического состояния автомобиля;
• Ф.И.О. водителя;
• Отметки о проведении медосмотра водителя;
• Сведения о перевозке — это вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее, международное) и при перевозке пассажиров и багажа — вид перевозки (для перевозчика — регулярная, по заказу, легковое такси; для служебных поездок — для собственных нужд).

С учетом специфики деятельности организации дорожный документ можно дополнить и другими реквизитами, помимо обязательных.

Какие сведения о водителе отразить

Информация о водителе, который будет осуществлять рейс, должна включать ( Обязательных реквизитов и порядок заполнения дорожных сопроводительных документов):

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медосмотра водителя предусмотрена законодательством РФ).

Какие сведения о перевозке отразить

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. ( Обязательных реквизитов и порядка заполнения дорожных сопроводительных документов). Виды сообщения и перевозок пассажиров и багажа приведены в ст. ст. 4, 5 автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

Маршрутный лист и другие документы для поездки в Европу на автомобиле

При подготовке своего первого самостоятельного путешествия многие сталкиваются с тем, что в консульствах от них требует такие документы, о которых они раньше ничего не слышали. Одним из таких документов является маршрутный лист поездки.

Так что же представляет из себя маршрутный лист и как его составить? Ниже приведён образец маршрутного листа, а также примеры образцов писем в отели, образцы справок с места работы и из банка и образец спонсорского письма.

Маршрутный лист

Маршрутный лист необходим только при поездке на автомобиле. Данный документ никак не регламентирован и составляется в свободной форме.

Учитывая, что вам придётся проезжать через несколько стран, то консульству необходимо понять, насколько правомочно обращение за визой именно к ним.

Из представленного маршрутного листа становится ясно, какое количество дней вы проведёте в каждой стране. Он должен покрывать весь срок нахождения в шенгенской зоне.

Что должно быть указано в маршрутном листе:

1. Даты остановки в отеле (указывается с какого по какое число) 2. Страна и город расположения данного отеля 3. Название отеля, включая его полный адрес и телефон

Этот список не является обязательным. Вы можете добавить другие поля, какие считаете нужными, или убрать какие-либо из существующих. Мы используем такой формат маршрутного листа более 5 лет, и ни разу он не вызвал никаких вопросов.

Самой удобной формой представления данных в маршрутном листе считаем таблицу как наиболее наглядную. Но это тоже не обязательно, вы можете использовать любую другую.

Ниже приводим образец маршрутного листа.

Письма в отели

При бронировании отеля на сайте одного из онлайн агентств, таких как Booking.com, вы получите подтверждение. Это подтверждение выдаётся системой автоматически. Некоторые консульства для получения визы требуют подтверждения непосредственно от отеля. Причём требуют, чтобы подтверждение было прислано по факсу, а не по электронной почте, на фирменном бланке отеля.

Для этого вам придётся напрямую связаться с отелем и попросить его прислать данное подтверждение. Если при этом вы объясните, что вам требуется, то это может значительно ускорить дело. Далеко не во всех отелях понимают зачем нужно подтверждение и как оно должно выглядеть.

Ниже приведён образец текста такого письма в отель с просьбой выслать подтверждение о бронировании.

Письмо на немецком языке

Образцы справок для получения визы

Наряду с другими документами вас попросят предоставить доказательства личной финансовой кредитоспособности. Такими доказательствами являются справка из банка о состоянии банковского счета и справка с места работы с указанием размера оклада.

Справка с места работы

Справка с места работы обязательно должна быть напечатана на фирменном бланке предприятия. В шапке бланка должны быть указаны реквизиты Вашей фирмы, адрес и телефоны. Сама справка составляется в произвольной форме.

Что должно быть указано в справке с места работы:

1. Ваша должность 2. Ваш оклад или доход в месяц 3. Подпись директора 4. Подпись бухгалтера 5. Заверена круглой печатью фирмы

Справка составляется на русском языке. Ниже приведён образец текста справки с места работы.

Справка из банка

Справка из банка содержит информацию об остатке средств на счёте на определённую дату. Справка должна быть подписана сотрудником банка и заверена круглой печатью. Во всех банках она платная и её стоимость колеблется от 100 до 300 рублей.

Что должно быть указано в справке из банка:

1. Данные о владельце счёта 2. Реквизиты счёта 3. Реквизиты банка 4. Подпись сотрудника банка 5. Заверена круглой печатью банка

Справка может быть составлена как на русском языке, так и на английском (требуемый язык уточняйте в консульстве). Обычно на стоимость справки это не влияет. Ниже приведён образец текста справки из банка.

Спонсорское письмо

Спонсорское письмо может потребоваться, когда необходимо сделать визу на несовершеннолетнего ребёнка (домохозяйку, пенсионера, временно не работающего и т.д.). Либо, если у кого-то отсутствует необходимая сумма на банковском счёте.

Спонсорское письмо пишется в свободной форме. Его можно рапечатать на принтере или написать от руки.

В каждом консульстве могут быть свои требования к тому, кто может выступать в качестве спонсора. Общие же рекомендации таковы:

1. Выступать в качестве спонсора желательно ближайшим родственникам 2. Выступать в качестве спонсора желательно едущим в одну поездку 3. На счёте спонсора должна быть сумма, достаточная для обеспечения поездки обоих туристов

Пример спонсорского письма:

К спонсорскому письму прикладывается справка с места работы спонсирующего лица на фирменном бланке организации.

Обязательные сведения путевого листа

Приказ № 368 внес изменения не только в порядок, согласно которому следует заполнять путевку транспортного средства. Нормативный акт дополнил документ рядом реквизитов, которые ранее в нем отсутствовали. С 1 января 2021 года форму необходимо заполнять, указывая в ней новые обязательные сведения. Иначе она будет недействительна.

При этом единого образца маршрутного листа для легкового автомобиля не предусмотрено. Существует рекомендованная межотраслевая форма № 3, которую по желанию могут заполнять фирмы и индивидуальные предприниматели. Перед применением такого бланка следует внести в него недостающие графы в соответствии с требованиями Приказа № 368. Также допускается разработка собственного уникального формуляра. Такой вариант требует внесения документа в учетную политику.

Скачать типовую межотраслевую форму N3

Чтобы верно подготовить путевой лист легкового автомобиля, правила и образец заполнения по измененным правилам необходимо изучить заранее. Первое нововведение – появление раздела «Сведения о перевозке». Здесь следует указать разновидность сообщения и вид перевозки. Среди первых выделяют – пригородное сообщение, городское, международное и междугороднее (ст. 4 закона № 259-ФЗ). Типы перевозки указаны в ст. 5 закона № 259-ФЗ. Их 3 – регулярные перевозки, в такси и по заказам.

Другие данные, обязательные для внесения в документ:

1. Название и номер формуляра.
2. Отметка о периоде действия. Если длительность рейса составляет 1 день, то указывается конкретная дата. То же правило действует, когда в течение 1 смены совершается несколько переездов. Если рейс или смена составляет несколько суток, то в бланке обозначается дата начала и завершения.
3. Информация о владельце легкового автомобиля. Указываются основные реквизиты юрлица либо ИП.
4. Данные водителя. Ф.И.О. плюс дата/время его медосмотра до начала рейса и после. Допуск к работе и проверка физических показателей по завершении смены проводятся медиком. Он же вносит в путевой лист отметки о состоявшемся осмотре и о разрешении приступить к работе.

Также в этом разделе необходимо заполнять следующие графы:

1. Дата/время техосмотра автомобиля до выезда. В соответствующем поле обозначается отметка «выпуск на линию разрешен». Сведения вносит механик, контролирующий техническое состояние машины.
2. Дата/время выхода ТС на линию, а также его возвращения. Проставляется все тем же механиком, ответственным за легковой автотранспорт.
3. Показатель одометра. Обозначаются сведения, зафиксированные при выезде машины с парковочной площадки. А также при возврате авто после завершения работы.

Заполнять данные одометра и удостоверять их подписью должен сотрудник, назначенный руководителем организации либо ИП. Если индивидуальный предприниматель исполняет обязанности водителя, то показания в формуляр вписывает непосредственно он сам.

При оформлении листа для легкового автомобиля важно избегать исправлений и помарок. Если допущена ошибка, то лучше всего заполнить новую форму

Также можно аккуратно исправить написанное, зачеркнув неверные сведения либо используя корректор. Потребуется удостоверить измененную информацию подписью ответственного лица. Рядом должна быть проставлена отметка «Исправленному верить».

По итогу на путевом листе должны быть в наличии подписи:

Уважаемый читатель!Не получили ответа на Ваш вопрос? Для Вас работают наши юристы-эксперты. Это абсолютно бесплатно!

• Москва: +7 (499) 577-00-25 доб 152
• Санкт-Петербург: +7 (812) 425-66-30 доб 152
• Все регионы: 8 (800) 350-84-13 доб 132 (Звонок бесплатный)

• сотрудника, ответственного за заполнение;
• механика, контролирующего техническое состояние легкового автотранспорта;
• медицинского работника;
• водителя.

А вот проставлять печати более не требуется. По новым правилам оформления путевки штампы организации и медицинского работника не обязательны. Однако их использование допускается для упрощения процесса заполнения документа.