Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Лист ознакомления с приказом: образец заполнения и необходимые реквизиты

Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.

Зачем знакомить работников с приказами

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.

Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен  это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:

• 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
• За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.

В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.

Способы довести информацию

Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.

В основном применяются два способа:

1. Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
2. Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.

Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.

Образец листа ознакомления с приказом

Поскольку законодательство не регламентирует способ доведения информации до людей, то и соответственно нет утвержденного образца листа ознакомления с приказом.

Какие сведения необходимо указывать

Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:

• Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
• ФИО и должность человека, поставившего подпись;
• Непосредственно подписи ознакомившегося;
• Дата ознакомления.

Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.

Обратите внимание! Если кто-то из работников отказывается ставить подпись, то необходимо составить акт об отказе в виде отдельного документа, а в листе поставить пометку о составлении. Только в этом случае можно будет доказать факт того, работодатель выполнил свою обязанность и ознакомил работника с документом

Бланк

Этот документ можно составить следующими способами:

• Разработать общий бланк, в котором оставить место под необходимые реквизиты;
• Напечатать бланк для конкретного документа и сразу внести список людей, которые должны поставить подписи. Сотрудникам останется только поставить подпись и дату;
• Взять чистый лист, на котором все сотрудники поочередно напишу свои данные, и поставят подписи.

Примерный бланк будет выглядеть следующим образом:

Обязательно ли его составлять

Лист ознакомления не является документом, который должен быть у работодателя в обязательном порядке, поэтому его отсутствие само по себе не несет никаких штрафных санкции. Ответственность наступит только в случае, если компания не ознакомила своих сотрудников с тем или иным приказом. Поэтому он составляется не по требованию закона, а для удобства работодателя.

Срок и место хранения

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Срок хранения равен сроку хранения приказа, к которому он прилагается. Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Вывод

Лист ознакомления с приказом не является обязательным для составления, его используют как один из способов фиксации факта ознакомления сотрудников с документацией на предприятии.

Как утверждаются правила внутреннего трудового распорядка?

В этот раздел помимо основных положений, можно включить дополнительные гарантии, которыми могут воспользоваться работники — получение дополнительного образования, обеспечение горячим питанием, оплата проезда и т. д.

В обязанности администрация фирмы может включить все те пункты, которые посчитает важным — от дисциплины до соблюдения фирменного стиля одежды.

Сюда должны вноситься те обязанности, которые включены в действующие федеральные законы, а также трудовое законодательство. Эти положения должны касаться обеспечения условий труда, безопасности на производстве и прочих.

В это раздел также можно включить порядок предоставления гарантий, которые были указаны в правах сотрудников — это оплата проезда, оплата телефонных переговоров по сотовой связи и т. д.

В этом разделе можно указать возможные нарушения, которые могут допустить в своей работе как сотрудник, так и работодатель. Здесь же устанавливается степень ответственности за эти нарушения.

Допускается, что перечень нарушений трудовой дисциплины, которые может допустить работник, будут вынесены в отдельный раздел, с указанием наказаний за каждый проступок.

В ТК указано, что точные даты, когда происходит выдача аванса и основной части зарплаты, обязательно прописываются в правилах внутреннего распорядка. Если же при проверке выяснится, что это в документе не указано, то за понесенное нарушение на организацию и ответственных лиц будут наложены штрафы согласно КОАП.

По закону, в правилах должны быть проставлены именно даты, а не промежутки, когда организация может произвести выплаты. Также по закону между этими двумя датами не может быть больше 15 дней, а оставшаяся часть зарплаты не может выплачиваться позднее 15-го дня с момента начала месяца.

Внимание! Для новых работников, которые только устраиваются в компанию, рекомендуется на первое время устанавливать индивидуальный график выплат, согласно которому с момента приема и до первой выплаты проходило бы не более 15 дней. Кроме дат и процесса выдачи зарплаты, в этом разделе также можно указать порядок выдачи расчетных листков, перечисление больничных и отпускных и т.д

Кроме дат и процесса выдачи зарплаты, в этом разделе также можно указать порядок выдачи расчетных листков, перечисление больничных и отпускных и т.д.

С течением времени в основные законодательные акты могут вноситься изменения и поправки, а в работу предприятия вводиться новые организационные и технологические процессы. Для того чтобы ранее принятые правила внутреннего трудового распорядка были всегда актуальными, в них нужно своевременно вносить коррективы.

Необходимость внесения изменений оформляется служебной либо докладной запиской на имя администрации фирмы. После этого распорядительным актом должны быть назначены лица, которые будут отвечать за разработку новой версии правил.

Поскольку процедура внесения изменений в законах нигде не оговаривается, то рекомендуется при разработке и принятии новой версии правил распорядка придерживаться процедуры, осуществляемой при первичном процессе.

Важно! После принятия новой версии документа всех работников компании нужно ознакомить с ним под роспись

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

• О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

• О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

• О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

• О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

• О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.

• 2019-02-28 10:03:51
  А можно ли предоставлять должностную инструкцию работника иному лицу (если тот ее запрашивает)?

• 2019-09-05 13:10:39
  Вопрос:в должностной инструкции медицинской сестры участковой прописана работа на участке в туб.очагах с больными,делаем,но за это нет доплаты,т.е.ходи,выполняй все назначения на дому а платить за это не хотят.это правомерно?

• 2020-02-06 14:12:49
  если должностные инструкции отделены от трудовых договоров, нужно ли их обязательно утверждать приказом или достаточно проставить гриф утверждения, печать, подпись руководителя. (организация относится к субъекту малого предпринимательства, хочется минимизировать бумажную волокиту, не нарушая при этом трудовое законодательство )

• 2020-02-11 13:15:23
  Благодарю за ответ

• 2020-04-13 06:11:59
  Могут ли быть незаполненные пустые пункты в разделах и для чего они могут служить?

• 2020-04-15 14:38:09
  Незаполненные пункты из образцов должностных инструкций просто удалите, они Вам не нужны

• 2021-02-11 12:42:04
  Должно ли название должностной инструкции совпадать с названием должности указанной в трудовом договоре

• 2019-03-01 07:21:42
  Можно, она же не содержит персональных данных

• 2019-07-05 13:21:24
  Можно обратиться с жалобой в прокуратуру

• 2019-07-08 09:39:47
  Иногда приходится, что делать…

• 2019-09-06 10:55:11
  Если при подписании трудового договора работник с таким требованием согласился, то откуда вопрос правомерности? Да, правомерно

• 2020-02-10 08:58:29
  Можно, ДИ вообще может не быть, функция прописывается в ТД

• 2021-02-12 08:26:30
  Добрый день, да, должна, а то как определить, что эта ДИ относится именно к этой работе?

• 2019-07-05 12:55:57
  А можно ли её затребовать третьему лицу, если работодатель отказал в предоставлении добровольно?

• 2019-07-05 13:56:08
  Я проживаю в многоквартирном доме. У нас в подъезде есть консьерж, которого мы оплачиваем в УК. На запрос в ук был получен отказ в предоставлении должностной инструкции консьержки. Неужели такой простой бытовой вопрос нужно решать через прокуратуру?

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается. Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2021 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы)

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2021 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Ознакомление с приказом под роспись

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Из этой статьи вы узнаете:

• для каких документов обязательно ознакомление под роспись;
• с какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись;
• как происходит ознакомление с приказом о поощрении.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф.

Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Существуют три вида приказов:

• по основной деятельности (издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании);
• по личному составу (отражает все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем);
• по административно-хозяйственным вопросам (касаются таких вопросов, как эксплуатация здания, транспорта, вопросов безопасности и пр.).

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Разберемся, кто является фигурантами распоряжений.

Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа. За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда. Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.. Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены

Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно

Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены. Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно.

Согласование с персоналом под роспись по ТК РФ

Норм ознакомления сотрудников под личную роспись с графиком отпусков предприятия законодательством не предусмотрено. В ст. 123 ТК РФ обозначено только уведомление специалиста о предстоящем отдыхе не позже, чем за 14 дней до даты наступления отдыха. А это не является одним и тем же. Нужно ли ознакамливать трудящихся с расписанием?

Причины, по которым процедура согласования под роспись проводится с помощью листа ознакомления:

1. Статья 22 ТК РФ фиксирует обязанность работодателя по наличию ознакомительных росписей всех работников на нормативных актах компании, которые связаны с трудовой деятельностью. Если график рассматривать как локальный документ предприятия, то ознакомление сотрудников требуется, хотя строгих указаний в 123 статье ТК ПФ нет. Во избежание предполагаемого нарушения законодательства кадровики подстраховываются и собирают подписи.
2. Процедура ознакомления с графиком отдыха специалистов заменяет изготовление уведомлений о начале отпуска для каждого работника. То есть, если трудящийся поставил свою роспись в листе ознакомления, оповещать его о приближающемся отпуске не надо. Подготовка приказа и выплата отпускных — все необходимые действия. Заявление также не требуется.

В Трудовом кодексе не описывается метод и форма согласования и ознакомления сотрудников, обозначается только срок уведомления работников об отдыхе — 2 недели до его начала.

Как ознакомить сотрудников?

Возможно применение 2 методов оповещения специалистов:

1. Оформление дополнительного документа — листа ознакомления.
2. Сбор личных росписей коллег на самом бланке графика.

Отдельный документ — лист ознакомления служит оптимальным методом донесения сведений до подчиненных о времени их отпуска. Большинство организаций применяют на практике именно данный способ согласования составленного графика с работниками.

Главной задачей листа является ознакомление сотрудников предприятия и письменное подтверждение факта прочтения документа с помощью сбора их подписей.

Иногда кадровые специалисты предпочитают собрать росписи непосредственно на графике отпусков. Оформляется данный документ по утвержденной форме, а для целей оповещения работников заполняется последняя ячейка, остающаяся незаполненной.

В графе «примечание» специалист оставляет свой автограф, тем самым подтверждая ознакомление со сроком предстоящего отпуска. Данный вид информирования сотрудников не самый распространенный, но законодательно не запрещен.

Обратите внимание: согласовать составленный график нужно не только с работниками, но и с профсоюзом, если таковой есть в организации

Сроки составления

График на выход сотрудников в отпуск, как правило, составляется в декабре, до наступления следующего года. Тогда же желательно подготовить и лист ознакомления, собрав росписи работников в одном месте.

Несвоевременное оповещение кадровым работником коллег, дает право трудящемуся на перенос отпуска на другое желаемое время (ст. 124 ТК РФ). Информировать любого специалиста работодатель обязан за 2 недели до наступления отдыха (статья 123 ТК РФ).

Если работник принят на работу после утверждения графика, то сведения об отпуске нового сотрудника оформляются:

• составлением приложения к графику по аналогичной форме, что и основной документ, утверждается руководителем;
• написанием новым членом коллектива заявления в свободной форме, где указывается желаемый период отдыха, без внесения изменений в ранее утвержденный график.

Выбранный способ обозначений информации об отпуске новых специалистов лучше отразить в локальных актах компании.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации.

Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта.

Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Для чего необходимо ознакомление сотрудников с локальными актами

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

• Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
• Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
• Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
• Внести в трудовой договор пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

На каком этапе происходит ознакомление с инструкцией

Зачастую для начала производится вводный инструктаж, а после сотруднику предъявляют лист. Это должно происходить прежде чем он официально приступит к выполнению своих рабочих обязанностей.

Также вместе с программой основного инструктажа на рабочем месте сотруднику предъявляют карты опасности и рисков (СОУТ), ИОТ по профессиям, и с ними особые инструкции, регламентирующие работу.

В карте спецоценки условий труда должны фиксироваться опасные факторы на рабочем месте, если такие есть. Ознакомление с ней нового рабочего осуществляется во время проведения вводного инструктажа.

Ознакомление с приказом о поощрении

Чаще всего возникают вопросы о необходимости росписи под приказами о поощрениях работников. Согласно приведенным в постановлении Госкомстата РФ N 1 указаниям, такие приказы подписываются руководителем организации и объявляются работнику под роспись. Это предполагает внесение в приказ каждого премируемого работника и ознакомление каждого сотрудника под роспись с приказом о премировании. Ознакомление в некоторых случаях необходимо только для доведения до сведения работников принятия решений о премировании и размеров поощрения.

Если премия выдается каждому сотруднику за определенный период времени, например – ежемесячно, то есть если поощрение носит массовый и регулярный характер, производится по общим стандартным основаниям и в стандартных размерах, указанным в локальных нормативных актах, то собирать дополнительные подписи работников не обязательно. Достаточно указать регулярность и размер премиальных выплат в локальном акте.

Но при этом работник под подпись должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом, на который имеется ссылка в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)).

Образец листа ознакомления с инструкцией по ОТ

Хранение этого документа обеспечивается ответственным лицом в порядке п.5.9. и 5.10 Постановления Минтруда № 80. Эти пункты определяют нахождение оригиналов локальных актов по ОТ у руководителя структурного подразделения. Документы должны храниться исходя из принципов надёжности и доступности.

Копии инструкций стоит выдать на руки каждому сотруднику, чтобы они разместили их на рабочих местах. Как заполнять лист ознакомления, должен знать каждый инспектор по ОТ, а типовой пример можно вывесить на стенде.

Образец листа ознакомления с инструкцией по охране труда выглядит следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Волгоград, ул. Уличная 21

Лист ознакомления

С инструкцией по охране труда для токаря 1 разряда №321 от 01.04.2015 г.

1. Петров Пётр Петрович, токарь 1 разряда, (подпись и дата ознакомления)
2. …

Составил:

Инспектор по ОТ и ПБ ООО «Гамма»                                                                              Сидоров С.С.

Проверяющие часто наносят визит работодателям и один из первых документов, на которые обращают внимание, это документация по ОТ и листы ознакомления. Охрана труда затрагивает весь коллектив предприятия

Пройти первичный инструктаж, получить группу электробезопасности, знакомиться с требованиями пожарной безопасности обязаны все без исключения сотрудники. Проверяющие лица должны видеть, что каждый работник прошёл процедуру ознакомления

Охрана труда затрагивает весь коллектив предприятия. Пройти первичный инструктаж, получить группу электробезопасности, знакомиться с требованиями пожарной безопасности обязаны все без исключения сотрудники. Проверяющие лица должны видеть, что каждый работник прошёл процедуру ознакомления.

Если этого не делать, то предприятие нарушит законодательство о труде, за что предусмотрена ответственность в порядке п.5.27 КоАП РФ. В зависимости от вида проступка, размер штрафных санкций отличается, однако, максимум составляет 130 тысяч рублей.

Охрана рабочего процесса охватывает множество задач, среди которых важное место занимает своевременное доведение существующего порядка по ОТ до членов коллектива. Имея под рукой лист ознакомления, управленец может в корне изменить ход возможного судебного разбирательства в свою пользу

Важно понимать, что последствия возможной аварии могут затронуть жизнь и здоровье не только виновного в нарушении ОТ работника. От действий может пострадать коллектив или вовсе посторонние люди

Обеспечивая качественную работу СУОТ, предприниматель не только выполняет требования закона, но и осуществляет реальные меры по защите производства от нештатных ситуаций.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

ВАЖНО!

Для отдельных видов до­кумен­тов установлен пе­рио­д, в течение которого работника следует ознакомить под подпись, например, в три дня о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК). Если срок не установлен, затягивать тоже не стоит — это доказывает судебная практика.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

ВАЖНО!

Удаленным сотрудникам пересылают до­кумен­ты для подписи по почте. В некоторых случаях используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Трудовое законодательство разрешает использовать ­КЭП для дистанционных кадров, кроме тех сотрудников и видов до­кумен­тов, где это не разрешено (запрещено).

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Образец листа

Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.

Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом, но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.

Документы для скачивания (бесплатно)

Бланк листа ознакомления с приказом

В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были.

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

1. Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
2. Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
3. Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
4. Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта

В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
Подпись каждого из работников.

При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).

Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.