Что должно быть в личном деле работника: образец

Как формируется личное дело?

Очень важно, чтобы оформление было правильным и грамотным. Порядок осуществляется на основании ранее составленных локальных документов

Составление дела начинается в момент принятия человека на работу. Все действия по сохранению информации длятся в течение всего времени – до момента ухода. В течение данного времени полученные данные о работе специалиста непременно вносятся в данное дело. По окончанию работы формируется передача документов в архив.

Существует основное правило – каждое досье составляется в отдельной папке. То есть, на каждого работника рассчитана отдельная папка, в которой сохраняются все необходимые документы. При формировании дела следует курироваться такими правилами:

• В деле ни в коем случае не должна присутствовать лишняя информация. Для постоянного хранения предусмотрены исключительно те документы, которые отражают рабочую деятельность сотрудника – документы о повышении, о благодарности и награждениях, о дисциплинарных взысканиях и пр.;
• Для постоянного хранения используются копии, а не оригиналы документов;
• Одно дело не должно быть по толщине более четырех сантиметров. Сразу же скажем о том, что это рекомендация, а не правило;
• Приложения к документам, которые расположены в деле, также должны находиться в данной папке.

Непременно нужно сказать о том, что в данной папке ни в коем случае не должно содержатся никаких данных, которые бы касались политических или же религиозных воззрений сотрудника. Не должно быть никакой информации личного характера, о его частной жизни. При этом, включение такой информации все же является возможным, но исключительно в том случае, если работник подтверждает письменно свое согласие на обработку таких данных. Обязательно заметим, что вся информация, которая собирается в папке может быть использована исключительно в трудовой деятельности работника.

В обязательном порядке следует заметить, что информация из личного дела может быть использована для того, чтобы составить на работника характеристику. Запрос на оформление характеристики может поступить непосредственно от самого сотрудника или же от государственных инстанций.

Составление личного дела по своей сути не регламентируется законодательством. Именно по этой причине, полный перечень документов, которые могут быть внесены в данное дело устанавливается внутренней инструкцией по делопроизводству компании. При трудоустройстве в личное дело обязательно сразу же вносятся копии всех документов, на основании которых человек поступает на работу и его резюме. В дальнейшем, сюда вносятся иные документы и данные, которые могут потребоваться для работы специалиста на четко определенной должности.

Личное дело составляется из таких документов:

• Анкета, которую человек заполняет при поступлении на работу, копии его личных документов, обязательно предоставляется копия страницы паспорта, которая определяет наличие прописки. Копии страховых документов и пр.;
• Для мужчин критичным является необходимость предоставления копии военного билета;
• Обязательно сохраняются копии документов об образовании, фотографии, заявление работника о приеме;
• Также сохраняется копия трудового договора и приказа, на основании которого человек был принят на вакантную должность;
• Тут же сохраняется копия на увольнение и иные документы. Обязательно составляется специализированная опись.

Следует сказать о том, что опись формируется для того, чтобы поиск необходимых сведений о работнике был более быстрым. В настоящий момент на многих предприятиях все данные личных дел хранятся в электронном формате, что позволяет достаточно быстро получать необходимые данные в течение минимального количества времени.

Рекомендовано размещать документы исключительно в хронологическом порядке. Например, сначала формируются документы, которые отражают все данные о приеме человека на работу. Впоследствии формируются сведения о деятельности работника на предприятии и пр.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

• не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
• не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

• номер по порядку;
• индекс;
• дата составления (или крайние даты и срок хранения);
• заглавие;
• номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете образцы оформления кадровых документов. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Формирование личного дела сотрудника

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Состав ЛД

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

• заявление о приеме на работу;
• анкету сотрудника или автобиографию;
• трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
• резюме;
• личный листок по учету кадров (с дополнениями);
• копии документов об образовании;
• характеристику служащего или рекомендательные письма;
• паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
• копии документов о награждении или наложении взыскания;
• аттестационные листы;
• должностные инструкции;
• свидетельства, дипломы;
• списки изобретений, научных трудов;
• справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
• внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Титульный лист

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

• в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
• посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
• ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
• в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
2. дата заведения;
3. дата закрытия;
4. дата передачи в архив.
5. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате. По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Хронология ведения

Внешняя сторона обложки озаглавливается указанием ФИО сотрудника. Образец включает следующие пункты:

• указание на соответствующих полях обложки первичных данных (ФИО сотрудника, фото, номер досье, дата начала и конца делопроизводства);
• фиксирование количества нумерованных листов;
• оформление и прикрепление листа внутренней описи.

По стандартной схеме соблюдается следующая хронология ведения:

1. Заполняется и вкладывается анкета.
2. Оформляется и добавляется лист трудового договора.
3. Добавляется соглашение, о неразглашении коммерческой тайны.

Далее добавляются копии следующих документов:

• копия паспорта;
• справка об образовании;
• военный билет или удостоверение офицера запаса;
• подтверждение о присвоении ИНН;
• справка о присвоении индивидуального номера государственного пенсионного страхования;
• соглашение о несении материальной ответственности;
• аттестационные материалы.

Для оформления используется свежее фото сотрудника. Нельзя добавлять фотографию давностью в несколько лет и более. После увольнения работника досье закрывается и помещается в архив.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадровой службы под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником <14>.

<14> Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные награды, иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении <15>) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работников, тогда как личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив кадровой документации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (или плотно закрывающихся металлических шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

<15> Общие требования к подобным помещениям — наличие защиты от несанкционированного проникновения, от залития водой, средств пожаротушения, желательно — кондиционирование воздуха и/или, как минимум, соблюдение стабильного температурного режима и влажности воздуха.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.

Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством работника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел <16>.

<16> При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников.

Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при оформлении трудовых отношений для работы в соответствующей должности. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами <3>.

<3> Не лишним будет напомнить, что специально уполномоченное лицо должно быть назначено отдельным приказом об этом. Просто наличия упоминания о такой функции в должностной инструкции и/или в трудовом договоре с работником, ведущим личные дела, не достаточно и может служить основанием для привлечения руководителя предприятия к административной ответственности.

Формирование личного дела производится непосредственно после оформления трудовых отношений с работником (в частности, после издания приказа о назначении на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников).

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива <4> и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета <5>;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (экземпляр работодателя);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

<4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, — ничтожны и незаконны.<5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив — Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>.

<6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

• личному делу присваивается учетный номер;
• производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
• в личное дело вкладывается внутренняя опись (приложение N 2).

Выдача личных дел работников во временное пользование

Выдача личных дел работников организации во временное пользование работникам для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под личную роспись (в контрольном журнале) с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за ведение личных дел).

Ознакомление сотрудников со своими личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом работникам запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела работник вправе заявить об этом в кадровую службу.

К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем компании. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении N 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (любым — как государственным, так и частным) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса <17>). О выдаче дела составляется Акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах кадровой службы компании до возвращения дела (документа) в место хранения.

<17> Это право, но не обязанность руководителя компании. Обязанностью его является четкое соблюдение прав работников, закрепленных в ТК РФ, в Федеральном законе N 152-ФЗ «О персональных данных», и режима обращения персональных данных, закрепленного в Положении о работе с персональными данными работников, действующему на данном предприятии.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя компании с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи <18>. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

<18> При выдаче за пределы предприятия — также с составлением акта.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в компании ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в Акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю компании.