Что означают в больничном листе коды нетрудоспособности?

Информация о медицинском центре

Требования к заполнению больничного бланка врачом в лечебном учреждении:

1. Доктор в соответствующих полях пишет название медучреждения или в его полном либо сокращенном варианте. Допускается также написание официальной аббревиатуры центра.
2. Слова нужно писать, не ставя кавычки, знаки препинания и цифры, вместо этого между ними нужно обязательно поставить пробелы.
3. Доктор обязан указать основной гос. регистрационный номер больницы или поликлиники. После этого заполняются реквизиты данного учреждения (т. е. адрес).
4. В случае если лечащий врач развивает свою деятельность в частной клинике, в его обязательства входит указание своей фамилии, имени, отчества и регистрационного кода.
5. На том же самом месте ставится печать медицинского центра. Название, написанное на печати, должно в точности соответствовать тому, которое указано в бланке. Штамп либо печать психиатрического, наркологического института могут не содержать информацию о клинике.
6. Печать должна быть поставлена в строго отведенной для него части бланка, но при этом допускается, что она немного вышла за пределы поля.

Значение кодов нетрудоспособности

Эти цифры позволяют узнать не только о причине, по которой возникла та или иная патология у сотрудника, но и о дополнительных обстоятельствах, которые могут повлиять на размер денежной выплаты. Коды нетрудоспособности в больничном листе заменяют огромное количество словесной информации, в связи с чем работа с документом значительно упрощается.

Их значения закреплены на законодательном уровне. Иными словами, бухгалтеры по всей стране пользуются одними и теми же кодами больничных листов. Их расшифровкой занимаются они же. Знание шифров обязательно, так как ошибка даже в одной цифре может привести к тому, что работнику впоследствии выплатят неверную сумму.

Какие коды указывает работодатель

Руководитель обязан заполнить код подчиненности, который ему был выдан при постановке на учет в ФСС, а также поле «Условия начисления». Расшифровку цифр можно посмотреть на обратной стороне больничного.

Врач обязан проставить оставшиеся коды, например, причину нетрудоспособности, сделать отметку, если нужно, о том, что был нарушен режим лечения, а также заполнить поле «Иное».

Доктор может допустить ошибку в проставлении кодов. Если бухгалтер этого не заметил, и была произведена оплата, тогда разобраться с ФСС можно только в суде.

Если работодатель неправильно заполнил бюллетень, тогда ФСС может отказать в возмещении выплаты пособия. Существуют определенные правила, которые руководитель обязан знать, внося данные в больничный:

Любую запись нужно выполнять, используя печатные заглавные буквы. Данные вносятся от руки любой ручкой, кроме шариковой, черного цвета. Если с помощью печатающего устройства – тогда нельзя выходить за границу каждой ячейки.
Строка «Место работы» заполняется в соответствии с учредительной документацией, нужно указать ФИО, оставляя пробел в одну ячейку. Выходить за ее пределы нельзя. Если запись длинная, тогда она сокращается или обрывается.
Нужно поставить галочку в одной из граф: основное место работы или по совместительству. Для внутреннего совмещения отдельный больничный не выдается.
Далее прописывается код подчиненности, выданный ФСС.
Если у заболевшего есть ИНН, его тоже нужно указать

СНИЛС важно прописать в обязательном порядке.
Строка «Условия исчисления» отражает информацию, вносящую коррективы в то, как рассчитывается пособие. Об этом можно прочесть на обратной стороне листка.
Если возник несчастный случай на предприятии, тогда заполняется «Акт формы», где указывается дата наступления нетрудоспособности.
Руководитель самостоятельно заполняет строку о дате начала работы, если был аннулирован трудовой договор работника, но в период отсутствия документа наступил период нетрудоспособности, и в это время был подписан новый договор.
Строка «Страховой стаж» содержит информацию о количестве полных лет и месяцев трудовой деятельности человека.
Строка «Нестраховые периоды» содержит данные о том периоде, когда работник проходил военную службу.
Работодатель обязан выплатить пособие за весь период нетрудоспособности или за его часть

Тот, что будет оплачен, должен быть прописан в соответствующей строке бюллетеня. Также нужно указать размер среднего заработка.
В конце следует прописать, сколько «Итого начислено». Здесь указывается полная сумма пособия, начиная с первой ячейки, нули вначале числа опускаются, если копеек нет, тогда проставляется нулевое значение.

Только правильное заполнение больничного листа работодателем позволит выдать соответствующее пособие работнику. Вместе с бюллетенем в ФСС направляется расчет полагающейся выплаты. Бухгалтер и работодатель должны поставить свои подписи в соответствующих ячейках больничного.

Как рассчитать выплаты

Согласно ФЗ №-255, в обязанность бухгалтера входит оплатить из бюджета организации только первые три дня, которые болеет сотрудник. Дальнейшие дни нетрудоспособности работника выплачивает Федеральная служба страхования РФ.

Исключением из вышеупомянутого правила признается следующая ситуация. Работника не было на рабочем месте, поскольку он оформил больничный лист по уходу за близким родственником или ребенком. Компенсация в данном случае осуществляется ФСС РФ с первого дня болезни.

Следует помнить, что размер пособия находится в прямой зависимости от страхового стажа работника:

1. Если стаж работы не свыше 5 лет, то коэффициент составляет 60%.
2. Если стаж работы свыше 5 лет, то коэффициент в следующих рамках – 8-80%.
3. Если же сотрудник реализует свои должностные полномочия свыше 8 лет, то оплата больничного производится в полной сумме заработной платы.

Средняя заработная плата рассчитывается за последние два года трудоустройства. Если работник не проработал указанный период на новом рабочем месте, то учитывается та заработная плата, которая была на прошлом месте трудоустройства.

Для этого у предыдущего работодателя запрашивается справка формы 182-Н:

Так, для того чтобы определить окончательный размер выплаты по больничному листу необходимо сделать следующее:

1. Вычисляется средняя заработная плата сотрудника.
2. К этой сумме применяется процент согласно трудовому стажу работника.
3. Окончательная сумма умножается на то количество дней, в течение которых сотрудник не выполняет свои трудовые обязанности.

Из общего правила также следуют исключения. В пример приведем следующий практический случай. Работник оформил больничный лист, но пропустил процедуру медицинского обследования. Это привело к тому, что доктор поставил на больничном листе отметку о нарушении больничного режима.

Соответственно, данный факт влечет за ряд последствий при выплате компенсации:

• в случае, когда работник пропустил осмотр у врача по неуважительной причине, то сумма пособия высчитывается на основании МРОТ в данном регионе;
• если все-таки у работника была веская причина не посетить в этот день осмотр (например, необходимо проследить за ребенком, который заболел), то работодатель вправе не учитывать отметку о нарушении больничного режима и выплатить пособие по общему правилу.

Также следует отметить о некоторых особенностях, которые присутствуют при расчете декретного больничного листа:

• величина пособия выплачивается за счет денежных средств ФСС РФ уже с первого дня периода нетрудоспособности гражданина;
• общий расчет средней заработной платы лица за последние два года предполагает вычитание исключаемых периодов, то есть того времени, в течение которого работник болел.

Исходя из п. 5 ст. 6 ФЗ-255, отмечается ряд ограничений по величине оплачиваемых дней, в течение которых работник совершает уход за больным родственником. Эти ограничения связаны с возрастом ребенка, а также с причинами нетрудоспособности лица.

В пример можно привести следующую ситуацию:

Работник ухаживал за больным 14-летним ребенком в текущем году в общей сумме 40 дней. Однако вновь предоставляет больничный лист по уходу за больным родственником сроком на 7 дней.

Исходя из норм законодательство, исчерпывающий срок предоставления отпуска по уходу за таким ребенком – 45 дней. Соответственно оплачены будут только пять календарных дней. Оставшиеся два дня не подлежат компенсации.

Таким образом, больничный лист представляет собой документальное подтверждение временной нетрудоспособности лица. Для удобства и краткости донесения информации, на документе прописывается числовой код, который детализирует причину временного отстранения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей. 

Информация в больничном листе

Бланк выполнен в голубом цвете, а графы выглядят как клеточки светло-желтого тона. Добавлены водяные знаки, обеспечивающие защиту от подделок. На обратной стороне представлена сжатая инструкция правил заполнения разделов. Устанавливаются следующие требования к внесению данных:

• сведения заполняются вручную или печатными средствами;
• со стороны врачей не допускаются ошибки;
• при помарках бухгалтера вносится исправление с проставлением подписи и печати;
• при утере предоставляется дубликат.

Считается, что лист нетрудоспособности предоставляется на период заболевания и лечебного процесса. В действительности устанавливается больше оснований:

• отравление;
• травма;
• долечивание в условиях санатория;
• выход из карантина;
• уход за больными;
• первое время после усыновления ребенка;
• остальные основания.

Коды причин нетрудоспособности

В определенные поля вносятся коды болезней в больничных листах. Они включают две ячейки для каждой цифры. По МСКЗ значение возможно в пределах 1-15 пунктов. Также устанавливается дополнительная кодировка, уточняющая детали и основание нетрудоспособности.

Расшифровка кодов нетрудоспособности в больничном листе:

Причина нетрудоспособности иногда меняется во время болезни. В графе «код изм» указывается один из двух диагнозов

При расчете суммы пособия бухгалтер обращает на это внимание

Дополнительные коды

Расшифровка больничного листа касается и дополнительных граф, так как здесь информация также кодируется. Предполагаются сведения:

1. Доп код. Указывается основа травмы или заболевания. Пометка делается, если причина заключается в опьянении или приеме запрещенных препаратов. Это приводит к уменьшению страховой суммы.
2. Включение родственной связи. Так, код 38 обозначает, что за ребенком ухаживает мать. При этом основные данные отражаются кодом 09 в соответствующем поле.
3. Нарушался режим. При проставлении кода 24 расшифровка определяет неявку к врачу в назначенное время.
4. Обозначается иная информация. Так, код 36 говорит о том, что сотрудник без уважительной причины не пришел на очередной прием.
5. Код 020 проставляется при дополнительном отпуске по беременности.

Коды родственной связи

Часто данные о родстве вносятся, когда осуществляется уход за болеющим ребенком. Классификация включает одну из следующих записей:

• 38 и 39 — соответственно мать или отец;
• 40 — код официального опекуна;
• 41 — данные попечителя;
• 42 — информация о близком родственнике, не являющимся официальным представителем.

Как и в остальных ситуациях, код в больничном листе нужен для определения размера страховой выплаты.

Коды для работодателя

Для бухгалтерии предприятия предусмотрена специальная строка — «Условия исчисления». В раздел кода подчиненности вносятся соответствующие данные. Графа включает 5 цифр и присваивается организации при регистрации в ФСС. Информация содержится в уведомлении. Также их можно уточнить непосредственно в Фонде.

Если со стороны больного не было нарушений, и болезнь объективно произошла не по причине опьянения, страховая выплата предоставляется в полном объеме. Сотрудники с большим опытом не сталкиваются с уменьшением доходов. При вине работника оплата может существенно снижаться.

Больничный лист нужно предоставлять своевременно, сразу после выхода на работу. Это подтверждает уважительную причину отсутствия. Документ передается в первый же день в бухгалтерию. Информация фиксируется и сказывается на скорости выплаты. Специалист финансового отдела после получения больничного сразу обрабатывает его и направляет на оплату. Если его отдать слишком поздно, перечисление денег тоже задержится.

Кто заполняет больничный лист

Информацию в документе первоначально указывает медицинский работник. Бухгалтер, проанализировав все проставленные коды, выбирает шифр, означающий «условия начисления».

Какие ячейки заполняет врач:

Название медицинского учреждения, ОГРН.
Дата выдачи.
Ф. И. О., дата рождения пациента.
Название организации.
Степень родства (если сотрудник ухаживает за больным членом семьи).
Дата признания пациента здоровым.
Ф. И. О. и должность врача.
Дата, с которой пациент может приступить к выполнению своих профессиональных обязанностей.

После этого больничный лист выдается сотруднику, а он передает его бухгалтеру. Все остальные ячейки заполняются работодателем.

Значение кодов нетрудоспособности

Коды нетрудоспособности в больничном листе указывают на то, по какой причине человек получил бюллетень. Проставляется в документе в соответствующем месте. Включает код три блока:

1. В первых двух клетках прописывается причина, почему человек пошел к врачу, и был открыт больничный.
2. В следующих трех клетках указывается дополнительная информация, код проставляется не всегда.
3. Потом идут еще две клетки, где прописывается код причины, почему изменился первоначальный диагноз на другой.

На каждом бланке на обратной стороне можно увидеть список кодов с расшифровкой. Еще об этом можно прочесть в документе, где приводится порядок выдачи больничных, утвержденный Минздравсоцразвитием от 29.06.2011г. № 624н.

Ниже приводится таблица, где указана расшифровка к каждому коду, прописываемому в листке нетрудоспособности. Она состоит из двух блоков.

Первый, где можно узнать о первоначальной причине, почему человек обратился к врачу.

Второй блок содержит трехзначные коды, проставляемые дополнительно.

Правила заполнения больничного

Для больничного листа приказом Минздравсоцразвития №624н разработаны правила заполнения, несоблюдение которых влечет недействительность документа. Данные вносятся на русском языке большими печатными буквами черными чернилами или печатаются машинным текстом. За границы клеток заходить нельзя. Буквы и цифры должны быть разборчивыми, чтобы электронное сканирование могло их распознать.

Исправления со стороны медицинских сотрудников не допускаются, в случае ошибки придется использовать новый бланк больничного. Если вдруг меняется причина нетрудоспособности, заполняется соответствующая графа «измененный код».

Пособие по нетрудоспособности на бланке больничного листа

Бывают случаи, когда исчисление пособия происходит при определенных условиях. Эти условия заполняются работодателем, могут указываться одновременно в нескольких вариантах и также имеют свои коды. Например, код 45 – для лиц с инвалидностью, код 47 – для лиц, у которых нетрудоспособность наступила в течение 30 дней после прекращения действия трудового договора, код 51 – для лиц, работающих при неполном рабочем дне и т.д.

Средний дневной заработок = общая сумма среднего заработка за два года / 730.

Коды больничных листов различны и несут в себе информацию о болезни или статусе нетрудоспособного сотрудника. С помощью полностью заполненного бланка работодатель может определить, какого рода заболевание у его работника, протекала ли его болезнь с продлением больничного посредством медкомиссии, были ли какие-то нарушения режима, амбулаторно или стационарно лечился, сам болел или ухаживал за больным ребенком. Все коды больничного листа упрощают заполнение и восприятие информации с бланка как для сотрудников медицинской организации, так и для работодателя.

Что делать в том случае, если проверка на сайте не удалась?

В случае возникновения сомнений по поводу подлинности листка временной нетрудоспособности, выявления недействительных бланков Фонд социального страхования рекомендует работодателям обращаться в территориальные органы ФСС России. Также можно обратиться в медицинскую организацию, указанную в больничном, за подтверждением того, что такой документ действительно был выдан ее сотрудником.

В обращении необходимо указать следующие сведения:

• название организации;
• ИНН / КПП страхователя;
• регистрационный номер в ФСС;
• данные о листке временной нетрудоспособности (номер, кому, кем и когда выдан);
• приложения;
• подпись руководителя;
• дата составления запроса.

Образец:

Общество с ограниченной ответственностью «АБВ» (ООО «АБВ»)

Адрес: 123456 г. Москва, ул. Московская, д. 159/84

ИНН/КПП 123456789 / 987654321 рег. номер 963852

Запрос на проверку подлинности листка временной нетрудоспособности

г. Екатеринбург 06.05.2020

ООО «АБВ» просит подтвердить подлинность листка нетрудоспособности № 123-456-789, выданного Петрову Петру Петровичу 05.05.2020 г. ГКБ № 10, расположенной по адресу: г. Екатеринбург, ул. Екатерининская, д. 123. Ответ просьба направить по адресу: 123456 г. Екатеринбург, ул. Северная, д. 123/45.

Приложение:

1. Оригинал листка нетрудоспособности № 123-456-789 от 05.05.2020 г. – 1 экз.

Директор ООО «АБВ» Иванов Иванов И.И.

06.05.2020

В случае выявления фальшивого листка нетрудоспособности следует обращаться в ОВД с целью привлечения к уголовной ответственности работника, предъявившего данный лист к оплате (см. письмо Московского областного регионального отделения ФСС России от 22.03.2013 N 12-15/15/1962)

Как отследить, оплачено ли пособие по бюллетеню?

Рассмотрим, как узнать о начислении денег по больничному листу на сайте ФСС. Для просмотра данных и отслеживания состояния оплаты БЛ необходимо:

1. Зайти в личный кабинет пользователя на портале Фонда.
2. Перейти в раздел «Листки нетрудоспособности». В этом разделе отражены все больничные листы, которые относятся к авторизированному пользователю.
3. Установить фильтры по номеру БЛ, дате открытия и закрытия или его статусу.
4. В списке найти интересующий больничный и посмотреть информацию о нем, в том числе о выплатах.

Как узнать, действителен ли бюллетень?

Фонд Соцстраха обладает большой базой данных номеров листов нетрудоспособности. Проверить действительность предъявленного сотрудником больничного можно с помощью письменного запроса, который оформляется на фирменном бланке предприятия. В ответ на него специалисты ФСС предоставят информацию об актуальности исправлений, если такие были и проверят данные из медицинских учреждений.

Получение информации с помощью письменного запроса занимает много времени. Моментально проверить действительность больничного листа работодатель может на портале СоцСтраха двумя способами:

• Способ 1.В разделе «Информация для работодателей (формы, отчетности, бланки)» открыть «Недействительные бланки листов нетрудоспособности». В меню скачивают файл электронной таблицы.

  Открыв документ, работодатель может посмотреть наличие интересующего больничного. Для этого ему необходимо открыть окно поиска по документу (комбинация клавиш Ctrl+F) и ввести номер БЛ. Если в файле не находится информация по данному номеру, значит документ действительный либо с таким номером еще не был выдан.

• Способ 2.В личном кабинете страхователя ввести номер больничного и СНИЛС работника. После этого нажать Поиск. Сайт обработает информацию и выдаст список, соответствующий запросу. Если БЛ с таким номером действителен, работодатель увидит его в списке.

Важно. При выявлении недействительного или фальшивого листа по временной нетрудоспособности работодатель не должен начислять пособие по документу

Если же выплаты были назначены, их необходимо сразу прекратить, так как ФСС, в соответствии со ст. 11 ФЗ №165-ФЗ, не возмещает выплаты по недействительным БЛ.

Веб-портал Фонда социального страхования позволяет проверить информацию по больничному листу. Достаточно знать его номер и СНИЛС сотрудника. Застрахованное лицо может убедиться в том, что работодатель провел его больничный и он получит по нему выплаты. Страхователю же сайт поможет убедиться в подлинности предоставленного листа.

Порядок заполнения больничных листов

Сначала первый, третий и отрывной разделы бланка заполняет сотрудник медучреждения. После того как бланк будет закрыт, и сотрудник отнесет его на место работы, второй раздел бланка должен заполнить директор или менеджер предприятия. Во время заполнения доктор прописывает все, что относится к характеру болезни, а также временный интервал лечения. В обязанности директора компании входит указание суммы выплаты и данных о компании. Кроме этого работодатель делает выписку кода из больничного листа кода прибыли для заполнения ежегодной налоговой декларации в будущем.

Если сравнивать новый бланк с его старым аналогом, в новом документе граф больше. Требуется указывать более подробную информацию. Кроме того в новых больничных бланках большая часть сведений зашифрована в коды, следовательно, требуется меньше времени для их заполнения.

Основные понятия

Лист нетрудоспособности представляет собой официальный документ, который является подтверждением пребывания работника на амбулаторном или стационарном лечении. Это основание, по которому начисляются выплаты, а пропуск работы признается уважительным.

Документ оформляется по форме, которая была утверждена Приказом Минздрава № 347н от 26.04.2011. Он может предоставляться как в стандартном бумажном, так и электронном виде. Задачей работодателя является заполнение своей части, отделенной поперечной линией. Главная информация вносится лечащим врачом.

Листок включает следующие данные:

• первый заполняется врачом;
• второй — работодателем;
• отрывной — оформляет врач, но оставляет у себя в качестве отчетности.

Завершающий раздел включает подпись больного. Это свидетельствует о передаче листка нетрудоспособности. Она необходима для подтверждения выдачи документа на руки.

Для чего информацию кодируют

До 2011 года в лист нетрудоспособности включалась непосредственно полная информация. Она вносилась с подробным описанием, что занимало больше времени. Несмотря на небольшой формат документа по сравнению с современной версией, он включал гораздо больше данных. Это приводило к многочисленным подделкам. Поэтому было принято решение о введении защищенного бланка.

Расшифровка кодов причин нетрудоспособности в больничном листе позволяет узнать нужные данные. Цифровые обозначения удобны для выдачи справок. Ошибки из-за плохого почерка исключаются, а внесенные сведения могут понять только врачи и сотрудники бухгалтерии. Это обеспечивает целенаправленное ознакомление с указанной информацией профильными специалистами.

Дополнительные шифры

Важными в больничном листе являются и следующие ячейки:

«Дополнительный код». Например, основной шифр — это травма. В этой ячейке может быть указана причина ее получения, например, алкогольное опьянение.
«Код родственной связи». Если сотрудник ухаживал за больным членом семьи, указывается за каким (мать, супруг и пр.).
«Код нарушения режима». Например, если в данной ячейке указана цифра 24, это значит, что сотрудник не явился на прием к врачу в назначенное время.
«Иное». Это ячейка, в которой указывается дополнительная информация.

Кроме того, в больничном листе указывается код подчиненности. Он присваивается ФСС.

Код причины нетрудоспособности 09

Отдельного внимания заслуживает причина нетрудоспособности 09 в больничном листе. Больничный с таким кодом выдается не по причине болезни самого застрахованного лица, а в случае ухода за больным членом семьи. При этом уход за больным родственником фактически должен осуществлять человек, получивший листок нетрудоспособности, иначе его выдача незаконна.

Одновременно с кодом 09 должны быть заполнены строки «По уходу»:

В них необходимо указать возраст больного, за которым осуществляет уход лицо, получающее больничный, их родственную связь, а также Ф. И. О. больного. Как видим, всего в бланке для этих целей отведено две строки, то есть для ухода за двумя членами семьи достаточно одного больничного. А вот если появится третий больной, требующий ухода, придется выписывать еще один больничный.

Эта информация нужна бухгалтеру также для верного расчета пособия и определения количества дней, на которые работник может быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей.

Коды защиты от подделок

Возглавляет шапку больничного листа штрихкод в правом верхнем углу. Он состоит из 12 цифр и означает идентификационный номер бланка. Главная задача штрихкода – защита от подделок.

Кроме того, в левом верхнем углу бланка нового образца разместился квадрат 50х50 мм, который содержит матричный код, или QR-код, также предназначенный для защиты от подделки. Бинарный код обязателен, его отсутствие должно просигнализировать работодателю о возможном подлоге. С введения новых бланков больничного листа в 2011 году прошло достаточно много времени, чтобы все старые бланки были изъяты. Если вдруг сотрудник принес больничный лист без бинарного кода, вы можете обратиться в медицинское учреждение за пояснением.

Бинарный код обязателен, его отсутствие должно просигнализировать работодателю о возможном подлоге.