Как много успевать (в примерах) и как всё успеть сделать за один день

Ускорение и замедление времени

Ускорилось ли время с внедрением в нашу жизнь всяких разных механизмов? Кажется, что да. Дел становится все больше, а времени для их выполнения – все меньше. Спасет нас только чудо: волшебная палочка, останавливающая солнце.

С другой стороны, разве минуты идут быстрее или их в сутках стало меньше, чем в давние времена, когда наши бабушки и дедушки вели размеренный образ жизни? Определенно – нет, все стоит на своих местах, несмотря на то, что одни люди все успевают, а другие нет.

Даже бывают случаи, когда нам кажется, что время тянется весьма долго (если нам совсем нечем заняться или когда мы чего-то сильно ждем). Прямо-таки волшебство!

На самом деле, нашего времени может хватить если и не на все дела в мире, то на многие из них, при условии, что мы научимся управлять временем, которое, все равно, идет само по себе (конечно, если вы не Бог).

Организовывать нужно, прежде всего, наше отношение ко времени и наши дела. Как же управлять столь гибкой материей?

Способы управления временем (или делами — для простых смертных)

Магия

Первый и самый эффективный способ, пожалуй, — выучиться на мага и стрелять своей палочкой взад-вперед, ускоряя или замедляя свое время (как кому хочется). Если же вас в школу магов не берут за отсутствием способностей, вам придется рассматривать и другие варианты.

Забег (заплыв) на время или планирование

Способ менее эффективный, чем первый, но попробовать стоит, при случае, если в вашем арсенале есть множество дел, которые нужно успеть сделать за какое-то определенное время.

Для того чтобы все успевать, вам нужно запастись записными книжками, где на каждый день вы будете отмечать все дела, которые необходимо сделать – то есть, планировать свой день. И не забудьте достать ласты для плавания.

В конце дня приготовьтесь сетовать на то, что опять вы финишировали поздно и ничего не успели сделать – дескать, времени было мало. Так будет происходить до тех пор, пока весьма срочные и непредвиденные обстоятельства в виде телефонного звонка подруги, сломавшейся машины или непреодолимого желания побродить по просторам интернета встречным течением будут относить вас в сторону от ваших планов.

При этом придется обижаться на себя или пообещать себе завтра делать все намного быстрее – увеличить интенсивность труда (или скорость заплыва), чтобы нагнать вечно убегающее время.

Не пугайтесь, когда через некоторое время вы свалитесь в бессилии и усталости – главное, не тонуть! Это, всего лишь, итог соревнований в заплывах, где время вас победит и вам отдано почетное второе место. Время всегда побеждает – таков закон, это ошибка, что одни люди все успевают, а другие нет.

Пока вы соперничаете с вечными часами, осваивая этот способ управления временем, у вас есть шанс получить небольшую фору, если вы не будете отходить от своего плана ни на шаг, не принимая во внимания внезапные и срочные дела.

Вы поставите их в очередь, по старой доброй советской традиции (через пару месяцев дойдет дело и до ребенка и даже, возможно, до подруги, если таковая еще у вас останется).

Негибкость такого подхода очевидна, но что поделать – планы важнее всего. Всякие там течения нам не нужны!

Жаль, но и это вас, наверняка, не спасет от барахтанья в делах и неизбежного последнего места в заплыве. Время не позволит управлять собой, как бы правильно вы не организовали свое время.

Беззаботное купание

Когда вы выбьетесь  из сил и от планирования, и заплывов, попробуйте просто отдаться течению – это же так приятно! Надежда на русский «авось» и кривую, которая обязательно куда-то вывезет, еще никого не оставляла без приключений.

Умные люди будут советовать, чтобы вы планировать свою жизнь, да еще и не на один год, сродни советским пятилеткам: да только кто их выполняет, планы эти?

Гораздо интереснее жить спонтанно. В таком движении чувствуется новая жилка! Даже если дел становится все больше, и в ваших бумагах на рабочем столе скоро можно будет купаться – чем не жизнь?

Каждый волен выбирать свой метод обращения с жизнью, хотя предыдущие способы управления временем как-то не вселяют в нас надежду на благополучный исход. К счастью, существует еще один способ организации своей жизни.

Шесть секретов управления личным временем

1. Составляйте список предстоящих дел

Возьмите за правило — составлять накануне список предстоящих дел на завтра. Конечно, не факт, что вам удастся переделать все из того, что вы  запланировали. Но, это поможет вам  и дома, и на работе упорядочить время таким образом, чтобы успеть сделать их большую часть.
Психологи и специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют начинать свой день с постановки 2 – 3 ключевых заданий на день.

Удастся сделать больше – просто великолепно, но основную часть усилий нужно направить на выполнение именно этих первоочередных дел. Со временем такое планирование станет для вас ежедневной нормой, и вы забудете, что такое авралы на работе и беспорядок в бытовых делах.

2. Используйте правило 20/80

Существует такой принцип, или закон Парето: 20% затраченных усилий дают 80% результата. И наоборот: 80% усилий дают всего 20% результата.
Есть над чем задуматься, когда вы задаете себе вопрос: «Как все успеть?»

Основной практический смысл, который можно извлечь из этого правила, следующий: максимум усилий нужно направить на выполнение самого сложного и самого важного задания, и вы получите результат намного быстрее, чем если рассеете силы на мелкие, малозначительные этапы. 3

Занимайтесь спортом

3. Занимайтесь спортом

На протяжении дня делайте по крайней мере небольшую 30-минутную разминку. Получасовую зарядку можно включить даже в очень загруженный распорядок дня, а польза от нее неоценима. Регулярные физические упражнения необходимы не только для физического здоровья и красоты.

Занимаясь спортом, вы улучшаете кровообращение во всем теле, в том числе – и в головном мозге. Следовательно, ваша «умствующая верхушка» будет работать намного эффективнее.
Благодаря зарядке вы сможете улучшить память и другие когнитивные функции, будете мыслить более креативно и схватывать любую информацию буквально на лету. Да и настроение будет на высоте!

4. Концентрируйтесь на выполнении одной задачи

Не пытайтесь уподобиться Юлию Цезарю, который был любителем выполнять несколько дел одновременно. Многочисленные исследования психологов давно подтвердили, что легендарный император был редчайшим исключением из правил.
Увы, такой подход к работе отнюдь не способствует продуктивности!

Психологи настаивают, что одновременное выполнение нескольких дел снижает эффективность деятельности, ухудшает качество выполненной работы, и при этом отнимает больше усилий, чем вы потратили бы, если бы выполнили эти задачи последовательно. Все потому, что снижается концентрация внимания, и вашему мозгу приходится работать на повышенных оборотах. Лучше сконцентрироваться на выполнении одной задачи, самой актуальной в данный момент.

5. Контролируйте информационные потоки

Ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством информации и наш мозг вынужден усваивать и переваривать все эти сведения, затрачивая на это бесценные психические ресурсы. Печально, что большая часть информации, которая ежедневно выливается на нас из СМИ и социальных сетей, совершенно бесполезна для нас.

Эксперты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют вдумчиво дозировать подобного рода информацию, избегать информационного шума из СМИ и интернета. Стоит всего лишь взять под контроль ситуацию – уменьшить время, проведенное в соцсетях и за просмотром телевизора, и вы удивитесь, сколько дополнительного времени вы смогли освободить.
К тому же, это невероятно эффективно помогает «разгрузить мозг».

6. Вовремя заканчивайте рабочий день

Не позволяйте работе покушаться на ваше личное время, научитесь выполнять все поставленные задачи в течение рабочего дня и не оставаться в офисе сверх нормы.

Возьмите себе за правило выключать рабочий компьютер каждый день в одно и то же время, а остаток дня посвящать семье, друзьям, собственным увлечениям или уходу за собой.
Общеизвестно, что смена деятельности – это лучшее лекарство от усталости.
После работы стоит заняться приятными делами, которые вам интересны и доставляют удовольствие. Это поможет быстрее восстановить свои силы и избежать синдрома профессионального выгорания.

Вот такие секреты управления временем! Надеюсь, они вам помогут в решении вопроса: «Как все успевать на работе и дома?» Удачи!

Подборка полезностей по теме статьи

Я собрала для вас несколько курсов по управлению временем, планированию и самомотивации. Они помогут вам стать более организованными и все успевать. Начинаю с самых дешевых программ, закончу самыми дорогостоящими.

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Описание. 3 402 ученика уже завершили обучение на этом курсе

Преподаватель рассказывает, как правильно управлять временем, как исключить из своей жизни основных поглотителей времени и сконцентрироваться на том, что действительно важно и востребовано

Вы научитесь лучше планировать, мотивировать себя на деятельность, сможете правильно расставлять приоритеты, делить задачи на главные и второстепенные. Если посмотрите программу курса, увидите, что после каждого урока есть блок контроля с упражнениями и тестами. В конце материала вас ждет итоговый тест, а после него – выдача сертификата.

Стоимость: 790 руб.

Начать учиться

Как организовать личные и рабочие процессы для достижения результатов

Описание. Программа курса ориентирована в первую очередь на руководителей и менеджеров компаний. Тем, кому нужно организовывать не только себя, но и команду, которой они управляют.

Преподаватель будет рассказывать о трех уникальных подходах к самоорганизации, среди них есть даже использование современных приложений, которые помогают правильно распределять время и не расходовать его впустую.

Уделяется внимание и вопросам чисто психологического плана. Вы узнаете, что такое матрица жизни, как через нее правильно расставить свои приоритеты, определить краткосрочные и долгосрочные цели, рационально спланировать их достижение

Стоимость: 790 руб.

Начать учиться

Личная мотивация

Описание. Здесь вы узнаете о том, как мотивировать себя, даже если «все валится из рук» и дела идут плохо

Тайм-менеджменту преподаватель уделяет огромное внимание, потому что это основной инструмент достижения ваших целей

Вы познакомитесь с типами жизненных позиций разных людей, с понятием миссии и стратегиями, которые помогают определить свою миссию в этом мире. Будете знать, как распределять время так, чтобы не уставать и реализовывать все свои цели и планы.

Стоимость: 790 руб.

Начать учиться

Лучшие техники тайм-менеджмента от 4Brain

Описание. Вы найдете здесь 20 уроков, каждый из которых длится 20-30 минут. Общая продолжительность освоения этого курса – 1 месяц и 1 неделя. Разбирается 100 самых популярных техник тайм-менеджмента. Источники информации – семинары, бестселлеры и личный опыт российских и зарубежных бизнес-тренеров.

Первые четыре урока посвящены общему целеполаганию, принципам расстановки приоритетов, следующие три – распределению целей на главные и второстепенные. Затем пять уроков отводится на планирование, три – на реализацию намеченных планов и целей, самомотивацию. Последние пять уроков посвящены командной работе – вы будете уметь ее правильно организовывать, чтобы максимально эффективно решать поставленные задачи.

Авторы: Дмитрий Гераськин, Кирилл Ногалес, Евгений Буянов.

Стоимость: 1990 руб.

Начать учиться

Тайм-менеджмент от Скиллбокс

Описание. Это серьезный и дорогостоящий курс, на котором преподают профессиональные психологи и бизнес-тренеры. Он длится месяц, включает 18 уроков, распределенных по 4 модулям.

Вы узнаете, как успевать делать максимально много дел за короткий промежуток времени, как бороться с ленью, когда хочется отвлечься от работы на что-нибудь незначительное.

После прохождения программы вы получаете сертификат.

Авторы: Матвей Матвеев.

Стоимость: 12 000 руб. или 1 000 руб. при покупке в рассрочку на год. Рассрочка беспроцентная.

Начать учиться

Как правильно планировать свой день в ежедневнике школьнику?

Если вы хотите, чтобы ваши дети стали организованными и успешными, обязательно научите их планировать свое время. Для этого рекомендую купить им красивый ежедневник, разноцветную самоклеящуюся бумагу и несколько листов со стикерами для украшения (смайлы, эмоции, декорации).

Итак, для начала откройте первый разворот планировщика и вместе с ребенком выберите какую-то мотивационную фразу (любимую цитату из мультика или сказки). Запишите ее именно в этом месте и посоветуйте школьнику как можно чаще вспоминать об этой цитате.

Оформите ежедневник, как показано на фото. Каждую новую неделю года нумеруйте, пишите даты

Около каждого дня на неделю распишите время занятий в кружках или с репетиторами, запланированные встречи с друзьями или что-то важное для вашего ребенка

Справа приклейте самоклеящуюся бумагу со списком запланированных дел на неделю и любые важные заметки. По мере выполнения дел, вычеркивайте их из ежедневника или отмечайте галочками. В конце каждого дня пусть ребенок напротив даты приклеивает стикер, символизирующий его настроение и состояние. А декоративные наклейки (флажки, ленточки и другие) в начале каждой недели рекомендую использовать для украшения планировщика.

Планирование целей и жизни

Ну вот, мы опять говорим о целях и планах – однако куда же без них в организации своих дел? В то время как мы стремимся распланировать каждую минуту нашей жизни, нам неплохо бы понять, зачем нам ежедневные барахтанья в делах. Куда мы направляемся (если вообще сдвигаемся с места)?

Когда вы потратите немного времени на важный и несрочный II квадрат, для того чтобы увидеть, в том ли направлении вы движетесь. Определите для себя свои собственные цели, ради которых захочется вставать по утрам.

Помимо того, что каждый день для вас будет наполнен смыслом и прожит не зря, вам не нужно будет больше догонять свое драгоценное время, поскольку неважные дела вместе с навязанными и чужими целями отпадут сами собой, а срочных и важных дел I квадрата, благодаря грамотному планированию своей жизни, поубавится.

В глазах окружающих людей, вы вдруг станете волшебником, знающим, как правильно организовать свое время, и успевающим не просто сделать множество дел, а умеющим жить и наслаждаться своей жизнью.

Пусть в вашей жизни будет больше счастливых моментов и меньше пустого времяпровождения, тогда вы станете творцом и архитектором своей собственной судьбы!

Будьте пунктуальны

Если вы всегда следите за пунктуальностью, то к вам этот совет не относится. Но если вы часто опаздываете на встречи, на работу и т.д., то это нужно исправлять. Старайтесь всегда оказываться в нужном месте вовремя и без малейшего опоздания. Так вы в первую очередь будете показывать уважение к ждущим вас людям. К тому же вы не будете воровать время других и затягивать свое.

Гораздо быстрее будет выполнить дело, которое было запланировано на определенный час. Если же вы опоздаете, то вам придется задержаться. Это в свою очередь повлияет на следующее дело, на которое вам также придется опоздать или вовсе отложить его на потом. Не копите дела таким образом. Если вы будете следовать этой рекомендации, то будете с умом планировать и контролировать свое время.

Зачем нужен распорядок времени

Как организовать свое время и не тратить его в пустую? Время – это самое ценное, что есть у каждого человека. Часто бывает так, что именно его не хватает для начинания или завершения каких-либо важных дел. Что там дела, иногда отдохнуть, уделить минутку родным и близким не успеваем. А ведь современная жизнь диктует свои правила, и отстающие просто не получают всех ее преимуществ.

Кроме быстрого темпа существования, мы не успеваем что-то сделать из-за собственной лени. Откладываем все на потом, планируем начать заниматься спортом – с понедельника, ремонт – с нового месяца, устройство на другую работу – со следующего года. И так желания остаются лишь желаниями, которые никогда не реализовываются.

Но большинство людей все же стремятся изменить свою жизнь к лучшему, преуспеть во всех своих начинаниях. Преградой на пути к новой жизни становится собственная не способность правильно организовать рабочее время и время отдыха. Это приводит к тому, что человек быстро устает, не может в нужный момент собраться и реализовать намеченные цели. Так как же организовать свое время?

Основы грамотного тайм–менеджмента

Существует множество теорий тайм-менеджмента. Однако все их объединяют по сути одни и те же мысли: все успевает не тот, кто постоянно без сна и отдыха идет в своей мечте, а тот, кто грамотно расставляет приоритеты и планирует все заранее.

Одним из хороших методов науки управления временем является матрица Эйзенхауэра. Она выглядит как большой квадрат, разделенный на четыре поменьше:

1. Первый квадрат – это важные и срочные дела;
2. Второй – важные, но не срочные;
3. Третий, который находится под первым – это не важные, но при этом срочные задачи;
4. Четвертый включает в себя не важные и не срочные задачи.

Итак, посвятив немного времени планированию, вы разобьете спутанный комок ваших задач на день, неделю, месяц или год, на указанные квадраты в матрице. Таким образом, вам станет предельно понятно, чему необходимо уделить время сразу же, что можно оставить на потом, а что следует исключить из списка своих дел на совсем.

Основные принципы матрицы Эйзенхауэра:

В первом квадрате должны содержаться дела, невыполнение которых повлечет за собой прямые негативные последствия для вас. Специалисты утверждают, что в идеале в этом квадрате должно быть пусто, так как это говорит о том, что вы грамотно используете свое время и не допускаете горящих ситуаций;
Все основные повседневные задачи, как правило, содержатся во втором квадрате

Это то, что для вас важно: занятия спортом, правильное питание и другое, но не срочно, то есть за невыполнением этих дел не последует конкретных неприятностей;
В третий входят задачи, которые отвлекают вас от движения к основной цели, но при этом их надо выполнять и как можно быстрее. Начиная от мытья посуды, заканчивая не нужным походом в гости;
Среди дел, записанных в четвертый квадрат следует провести тщательную ревизию на предмет их выполнения вообще

Если отказаться совсем от них вы не можете, то оставьте на тот случай, когда все остальные задачи будут выполнены.

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

Основные принципы управления временем

Эффективный тайм-менеджмент стоит на трех китах: правильно расставленных приоритетах, разумном планировании и грамотном целеполагании.

Правильно расставляйте приоритеты

Что для вас является самым главным в жизни? Возьмите лист бумаги и проранжируйте свои ценности, начиная с самой важной. Для наглядности вот вам пример:

• здоровье и благополучие членов семьи;
• профессиональная самореализация;
• материальный достаток;
• саморазвитие;
• спорт, путешествия, хобби;
• общение с друзьями;
• творчество.

Чем больше будет пунктов, тем лучше. Старайтесь писать осознанно, вдумчиво. Вам еще придется с этим списком работать.

Когда закончите, задайте себе другой вопрос – на что вы тратите большую часть своего времени. Ответ также оформите в виде списка в порядке убывания.

Возьмите в руки оба списка и сравните их. В идеале они должны совпадать – тогда вы можете считать себя гуру тайм-менеджмента. Чем сильнее расхождение, тем хуже у вас обстоят дела с распределением времени. Но есть и хорошая новость – теперь вы видите, над чем нужно работать.

Научитесь ставить цели

Цель – рычаг, который запускает мотивацию. А мотивация, по сути – это энергия, которую выделяет мозг на реализацию этой цели. Выделяет он ее не просто так, а в надежде, что вы грамотно ей распорядитесь и преумножите.

Представьте, что вы пришли в банк просить средств на новый бизнес. Банкир не выдает деньги всем подряд, у него есть свой материальный интерес. Чтобы получить деньги, вам нужно убедить его в том, что дело перспективное и сулит прибыль, а вы человек адекватный и надежный.

Наш мозг – такой же придирчивый кредитор. Чтобы получить энергию на реализацию цели, она должна соответствовать сразу нескольким критериям:

• быть конкретной;
• быть достижимой;
• быть эмоционально окрашенной;
• не конфликтовать с основными ценностями.

Еще раз возьмите свой список с приоритетами и напишите по несколько целей к каждому пункту. Проследите, чтобы они соответствовали всем критериям, перечисленным выше. Тогда ваш внутренний банкир не поскупится.

Старайтесь, чтобы цели не были слишком растянутыми во времени и не противоречили друг другу – нельзя прийти в пункт назначения, двигаясь сразу в нескольких направлениях.

Начните планировать

Если вы еще не выработали привычку планировать, самое время заняться этим. Вам снова понадобится список ваших приоритетов. Запишите все дела на ближайшую неделю, соотнося их со своими ценностями. Чем выше ценность в списке, тем важнее относящееся к ней дело.

Теперь возьмите ежедневник и начните распределять ваши дела по дням недели. Первым делом впишите самые важные – и далее по убывающей.

Освоив азы планирования, переходите на продвинутый уровень. Составьте распорядок дня и начните придерживаться его. Не забудьте учесть свои природные биоритмы.

Планируйте свой день так, чтобы периоды напряженной работы чередовались минутами отдыха и расслабления. Если поначалу вы не будете успевать все делать вовремя, нужно набраться терпения и продолжать пытаться.

Спустя некоторое время вы станете более организованным и дисциплинированным и сможете привести все дела в порядок.

Процесс планирования времени

Начинается с выгрузки задач. Переносим все свои задачи в LeaderTask и распределяем их:

• по месту положения (иерархия в списке задач)
• по дате
• по теме и категории (задачи в проектах)

Когда задачи распределены, можно добавить к ним подсказки. Подсказками могут служить метки и цвета для задач, а также пометка «В фокусе». Подсказки добавлены, теперь подумаем о просмотре задач. Когда нам необходимо видеть перед собой несколько задач в списке по конкретной тематике, мы можем воспользоваться фильтром или сортировкой задач и необходимая информация будет в доступе. А если не запомнилось, в какой задаче находится нужная информация — используем поиск. 

Внимание! Если задачи уже выполнены, имеется возможность увидеть список готовых задач с помощью архива завершенных задач. В архиве завершенных задач хранятся файлы и данные, которые можно открыть и просмотреть в любой момент. 

Какие элементы еще важны при планировании времени? Отправка файлов и установка уведомлений. В ЛидерТаск имеется функция отправки файлов в задачу (любые файлы: ссылки, документы, изображения, таблицы и др.), также можно добавить заметки и чек-листы.

Планировать время в ЛидерТаск может каждый, как персональный пользователь, так и сотрудники всей компании. LeaderTask содержит в себе набор инструментов для командной работы и для контроля поручений.

Планируйте время с любого устройства: Windows / iOS / Android / iPad / Mac, а чтобы начать, нажмите кнопку:

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR

Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра

Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

‌Устанавливаем график работы и отдыха

За время своей работы, я поняла, что фриланс это отнюдь не свобода работать, когда тебе вздумается. Отсутствие организации ведет к прокрастинации, когда ты думаешь «ну вот еще 10 минуток, и тогда уж я возьмусь за статью».

Только четкий график позволяет сократить рабочий день и увеличить плодотворность.

Ставим цели на сегодняшний день

«Самая тяжелая часть работы — решиться приступить к ней»Габриэль Лауб

Ежедневно перед началом работы полезно завести привычку – определять для себя главную цель на сегодня. Я не сторонник писать план на день, неделю, месяц, к сожалению, для меня такие рамки имеют обратный эффект. Довольно сложно определить, как пройдет мой день через неделю или месяц, ведь я каждый день меняюсь, учусь чему-то новому.

Конечно, есть базовые вещи, такие как работа, учеба, им необходимо уделять внимание как минимум пять дней в неделю. Но их наличие не означает, что следует прописывать точные рамки, потому что при малейшем отклонении от идеального графика человек испытывает стресс и разочарование, что негативно сказывается на продуктивности

Размер цели на день напрямую зависит от уровня профессионализма и того времени, которые вы намерены посвятить работе.

В среднем я работаю 6 часов в день. Под этой цифрой подразумевается время активного труда, а не продолжительность от начала работы до ее окончания.

Каждое утро я набрасываю план в ежедневнике, какие статьи сегодня намерена написать и даже определяю их порядок. Это позволяет понять ход работы, рассчитать длительность труда и количество перерывов. К тому же постановка цели позволяет сэкономить время и силы на постоянное принятие решений в течение дня.

Устанавливаем дедлайн

«Иная работа может и подождать немного, вреда не будет. Но если дашь волю баобабам, беды не миновать»Антуан де Сент-Экзюпери «Маленький принц»

При работе с текстами только новички не могут определить для себя точное время написания текста. Те копирайтеры, которые имеют некоторый опыт за плечами, четко понимают, сколько в среднем уходит времени на тот или иной объем. Я могу по ТЗ понять какое количество часов мне понадобиться для создания статьи.

Приступая к работе, следует сразу же установить себе дедлайн. Это не только стимулирует, но и увеличивает продуктивность. До того как я стала практиковать такой подход мне в течение дня приходилось принимать бесчисленное множество решений – когда попить кофе, сколько минут можно отдохнуть между подходами и т.д.

К тому же довольно часто поиск информации с запроса «как взыскать алименты с неработающего отца» внезапно переходит в «почему алиментщики предпочитают не работать», а еще позже в «самые необычные мужские профессии в мире».

Строгие временные рамки мобилизуют, срабатывает принцип «я могу лучше!». Написать статью в рамках установленного дедлайна невероятно круто, а если сдать ее на 10 минут раньше, то начинает сиять корона на голове.

При определении жесткого регламента отсеките отвлекающие факторы:

• Не просматривайте пришедшие письма. 
• Не переходите по ненужным ссылкам «просто почитать интересную новость». 
• Выключите звук в телефоне, а сам гаджет лучше вообще убрать с поля зрения. 

По результатам исследований человеку требуется от 12,5 до 24 минут, чтобы полностью сосредоточиться на выполнении конкретного задания. За это время сознание входит в поток, и выполнить работу становится в разы легче.

Отвлечение на иную задачу в течение нескольких секунд полностью обнуляет концентрацию. Для вхождения в поток после такой «передышки» придется потратить опять от 12 до 24 минут.

Отдыхаем между рабочими блоками

«Труд без отдыха — не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени»Неизвестный автор

В среднем на написании одной статьи (юридическая тематика) в размере 10 000 знаков у меня уходит 1,5-2 часа. Это время я, не отвлекаясь, пишу. Как только текст выверен и сдан, тут же поднимаюсь со своего рабочего места. Мои перерывы между блоками составляют 20-30 минут.

Перерыв не может проходить за рабочим местом

Переключение внимание на другой тип деятельности, например, посмотреть видео, почитать книжку или полистать соцсети, не является отдыхом. Для мозга такое занятие ничем не отличается от предыдущего, поэтому для разгрузки нужна кардинальная смена позиции.

Если вы так же как и я живете в частном доме, то просто выйдете во двор – погуляйте, подметите дорожку или попейте кофе на свежем воздухе. Для жителей каменных джунглей можно сделать березку, чтобы обеспечить отток крови от конечностей или произвести легкую разминку. Перерыв удобное время для выполнения домашних дел, это и физическая нагрузка, и реальная польза.

Для обеда отведите немного больше времени, чтобы успеть покушать и немного отдохнуть после еды.

Избавься от тайм-киллеров

Специалисты рекомендуют выделять на психологический отдых около пяти минут каждый рабочий час за компьютером. Это время можешь посвятить тому, чтобы узнать новости от друзей. И кстати, не обязательно целый час болтать со знакомой по телефону из одной только вежливости.

Большое количество времени у нас занимает поездка в транспорте, ожидание в пробках или очередях. Если хочешь научиться с пользой планировать свое свободное время, обязательно на это время составь список из нескольких мелких дел: почитать литературу, выучить несколько новых иностранных слов, написать план покупок или сделать несколько незначительных звонков.

Как планировать свой день и подводить итоги: что делать, если что-то не успели?

Согласитесь, следовать плану удается далеко не всем и не всегда. Однако нужно стремиться к тому, чтобы не в ущерб своему здоровью выполнять максимально запланированное количество дел. Для этого рекомендую сделать следующее.

Приобретите практичный и понравившийся вам ежедневник, а также цветные стики. В начале каждой недели записывайте все дела, которые выполнить просто необходимо, причем в определенный день. А на стиках, как на фото, пишите дела, которые выполнить в течение недели нужно, но не в какой-то определенный день. И вот эти полосочки наклейте на запланированные даты. Если что-то не будете успевать, то стики будете просто передвигать и переносить на другой день недели.

Кроме того, обязательно определите для себя пять (не более!) приоритетных сфер жизни и так же запишите их на самоклеящихся полосочках. Теперь планировать расписание на неделю будет проще. Ведь если, к примеру, в приоритете у вас здоровье, то в первую очередь вы должны посвятить утро и часть дня каким-то оздоровительным процедурам. Следовательно, и остальные дела выполняете в порядке их очередности.

Запишите себе полезные привычки, которые планируете приобрести в течение месяца. Как известно, привычки закрепляются в течение трех недель, поэтому если вы спустя месяц чувствуете, что они не стали частью вашей жизни, то в следующем месяце также продолжайте работать над ними.

Заключение

Основное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов, а также обязательное планирование обязанностей и отдыха. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать.

А для ответа на вопрос «Как научиться распределять время, чтобы все успевать?» существует простой совет: время нужно распределять осознанно. Не жить беспорядочно и хаотично, а ценить каждую минуту времени и искать способы, как и на что его правильно потратить. Тогда ваша жизнь будет выстраиваться по новой схеме и каждый день станет успешным, насыщенным и будет приносить радость!