Как писать эффективные деловые письма за 10 минут

Письмо другу на английском с переводом

14 Tulip Road

Flow­er­town

Dublin 20

Novem­ber, 17, 2019

Dear Eliz­a­beth,

Thank you for your let­ter! Love­ly to hear from you! I’m glad to hear that you’ve passed your dri­ving test! Congratulations!

I did­n’t answer you for a long time, because I was very busy work­ing. Thanks for the good idea. I used it in my pre­sen­ta­tion of a new project. Your advice was very helpful.

As for your ques­tion, just do the exer­cis­es every day. Don’t be lazy and try to find 25–30 min­utes a day to devote to sports for your health. It will be dif­fi­cult at first, but after three weeks reg­u­lar exer­cise will become a habit.

Sor­ry. I have to go. I hope my advice was helpful.

Give my best regards to your mum. Write back soon. Look­ing for­ward to hear­ing from you.

Your friend, Daniel.

Вариант перевода на русский:

Тулип Роад, 14

 Флауэтаун 

Дублин 20

17-ое Ноября 2019

Дорогая Элизабет,

Спасибо за твое письмо! Так мило получить от тебя весточку. Я рад узнать, что ты сдала на права! Мои поздравления! 

Я долго тебе не отвечал, так как был очень занят работой. Кстати, спасибо за хорошую идею. Я использовал ее в своей презентации нового проекта. Твой совет был очень полезным.

Что касается твоего вопроса, то просто каждый день выполняй упражнения. Не ленись и старайся находить 25–30 минут в день уделять занятиям спортом для своего здоровья. Сначала будет тяжело, но уже через три недели регулярные упражнения войдут в привычку.

Извини. Мне нужно идти. Надеюсь, мой совет был полезен.

Передавай привет маме. Напиши мне поскорее. Очень жду от тебя новостей.

Твой друг, Дэниэл.

Чтобы выполнить задание, предполагающее написать дружеское письмо, нужно писать его в соответствии с реальностью. Вначале нужно поприветствовать друга, затем раскрыть тему и основную мысль, после – попрощаться.

В носящем личный характер письме можно использовать разговорную лексику и другие черты разговорного стиля. Письмо нужно строить так, чтобы на него можно было ответить.

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало

• Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
• Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
• Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
• Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
• Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
• Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
• В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Письмо вашему отцу

Отец — это важная фигура в жизни любого человека. Хорошо это или плохо, но в любом случае отцы — это первый эталон мужественности для ребёнка.

Каждый мальчик в будущем хочет стать «идеальным папой». Наши отцы иногда бывают настолько далеки от этой модели, что мы очень расстраиваемся, когда понимаем, насколько лучше они могли бы быть. А иногда бывает прямо противоположное: они бывают близки к идеалу, а мы волнуемся из-за того, что не сможем следовать их примеру.

Так или иначе, отношения с отцом во многом формируют нашу личность. Иногда наши чувства к родителю бывают так глубоки и сложны, что мы сами до конца не можем разобраться в них.

Большинство из нас никогда не находили времени, чтобы поблагодарить отцов за всё, что они для нас сделали. Возможна и обратная ситуация: иногда мы не можем простить их за боль, которую они когда-то нам причинили. Всё же, если мы не осознаём своих чувств к отцам, мы никогда не сможем понять, как они повлияли на нас, и в какой-то степени мы не сумеем до конца разобраться в самих себе.

Написать письмо отцу — это отличный способ поразмышлять над всеми этими вопросами. Можете не отправлять это письмо, если у вас нет желания, — вы делаете это для себя. Цель в том, чтобы лучше разобраться в ваших собственных чувствах.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Маленькие хитрости красивого письма

Никогда не стесняйтесь выражения своих чувств девушке, которая нравится.

Ни одна нормальная девушка, которая действительно достойна вашего внимания, над этим не посмеется.

Наоборот, для нее это будет важным откровением, которое она признательно примет.

Я помню, как на одно из прошлых 8 марта муж подарил мне в числе других презентов открытку со стихами собственного сочинения. Как же это было трогательно! Я до сих пор их перечитываю, хотя прошло уже больше 2х лет.

Вот советы для начинающих романтиков:

1. Не используй шаблонных эпитетов и комплиментов.
2. Не пишите тексты на 10 страниц. Лучше меньше, но качественнее.
3. Постарайся найти что-нибудь особенное, свойственное только вашей избраннице.
4. Не стоит скачивать с интернета стихи сомнительного качества и переписывать их.
5. Если уж поэзия, то настоящая, или собственного сочинения. Но здесь момент тонкий, попробуйте объективно оценить свои силы «стихоплетения», чтобы не выглядеть действительно смешно.
6. Действуем по принципу: «Пусть неумелое свое, чем красивое, но чужое». Девушка очень быстро заподозрит фальшь и плагиат.
7. Орфография – наше все! Семь раз проверь текст на наличие ошибок, и только потом отправь. Благо сейчас много современных электронных сервисов проверки правописания.
8. Пишите от руки, откажись от электронной версии. Так послание будет выглядеть душевнее.

Если вы планируете писать серию писем, как А.С. Пушкин своей невесте Н.Гончаровой, придумайте свой фирменный отличительный знак. Подпись, фразу, слово, которое будет из письма в письмо символизировать ваши искренние чувства. Особенно это будет интересно и трогательно, если вы пишите из армии.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Как отправить файл через облако (диск)

В Яндексе

Зайдите в свой ящик в Яндексе. В верхнем меню, напротив логотипа, будет пункт «Диск» – нажмите на него.

В новой вкладке откроется Яндекс Диск. Нажмите на кнопку «Загрузить».

Появится окошко, через которое выберите нужный файл. Он добавится в Диск.

Щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите «Поделиться».

Яндекс создаст ссылку для загрузки. Кликните по пункту «Копировать ссылку».

Вернитесь в почту и создайте новое сообщение. В поле для текста вставьте ссылку: правая кнопка мыши – Вставить.

Нажмите «Отправить» и сообщение со ссылкой на файл уйдет получателю. Он его получит в следующем виде:

В Gmail

Перейдите в свой ящик на Gmail. Нажмите на иконку с квадратиками в правом верхнем углу. Из списка выберите «Диск».

Загрузится ваш Google Диск. Нажмите на кнопку «Создать».

В окошке щелкните по пункту «Загрузить файлы».

Добавьте свой файл. Затем щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Копировать ссылку общего доступа».

Появится сообщение, что доступ включен и ссылка скопируется в буфер обмена.

Вернитесь в свой ящик и создайте новое сообщение. В текст вставьте скопированную ссылку (правой кнопкой мыши – Вставить) и отправьте письмо.

Вот в каком виде оно придет:

В Mail.ru

Зайдите в свой ящик на Майле. Слева, в нижнем меню, будет пункт «Облако» – нажмите на него.

Откроется облако Mail.ru. Кликните по кнопке «Загрузить».

Появится окошко, в которое вы можно перенести файлы мышкой или нажать на «Выбрать файлы» для ручной загрузки.

Добавьте файл и кликните по нему правом кнопкой мыши. Выберите «Получить ссылку».

Скопируйте ссылку.

Вернитесь в ящик и создайте сообщение. В текст вставьте ссылку, кликнув правой кнопкой мыши и выбрав «Вставить». И отправьте письмо.

Вот как оно будет выглядеть:

При помощи архиватора

Если вы решите прикрепить объёмный файл как вложение, его придется разделить на части. Иначе почтовый сервис выдаст предупреждение о превышаемом размере. Рассмотрим, как это сделать с помощью архиваторов WinRaR и 7-ZIP.

Разделение на части через WinRaR

1. Нажмите правой кнопкой мыши по папке и выберите пункт «Добавить в архив».

2. В параметрах укажите формат ZIP, выберите максимальный метод сжатия. В пункте «Разделить на тома размером» напечатайте объем одной части и нажмите ОК.

3. Будет создано несколько архивов по указанному в настройках объему.

4. Далее создайте новое письмо, прикрепите все части архива и нажмите «Отправить».

Разделение на части через 7-Zip

1. Щелкните по папке правой кнопкой мыши, выберите пункт «7-Zip» и «Добавить к архиву».

2. В параметрах выберите «Формат архива: zip», «Уровень сжатия: Максимальный» и нажмите на текстовое поле в пункте «Разбить на тома размером».

В архиваторе 7-ZIP размеры указываются в байтах, но можно ввести объем и в мегабайтах, просто добавив в конце английскую букву М.

3. После нажатия на кнопку ОК архив будет разделен на части по указанному размеру.

Далее откройте ящик, создайте сообщение и прикрепите все части архива.

С чего начать сочинение-письмо

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

1. Приветствие.
2. Раскрытие темы и основной мысли письма.
3. Прощание.

Перед началом написания письма необходимо четко осознать, на какую тему будет вестись разговор.

В некоторых письмах используются постскриптумы, находящиеся в самом конце всего высказывания.

Письмо имеет ряд своих особенностей. Так как адресат и адресант являются друзьями, письмо носит личный характер. Здесь отсутствуют черты официально-делового и научного стиля. Адресант использует разговорную лексику, в тексте наблюдается большое количество простых и неполных предложений.

Письмо должно строиться как диалог, чтобы адресат мог ответить на письмо. Это означает, что в письме должны быть вопросы, на которые должен будет ответить собеседник в своем письме.

Образец написания письма

Письмо должно состоять из нескольких смысловых частей:

1. Обращения.
2. Вступления.
3. Основной части.
4. Заключения.
5. Предупреждения.
6. Итоговых формулировок, написанных в рамках этикета.

“Здравствуйте, Иван Иванович! Данным письмом сообщаем Вам, что согласно постановлению Арбитражного суда города Санкт-Петербурга от __.__.____ года N ___ вы признаны банкротом. Сумма задолженности предприятия ОАО “_______”, директором которого вы являетесь, составляет 100000 руб. Просим Вас письменно сообщить нам о сроках погашения долга. В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы с просьбой принудительного взыскания задолженности. Помощник руководителя Шемето С. А.” После инициалов ставится подпись.

Источник статьи: http://wpsovet.ru/obshhenie/kak-pravilno-napisat-pismo.html

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Обращение называет, кому адресована речь. Это слово или словосочетание обозначает, к которому обращается автор. Обращение может относиться и к одушевленному лицу, и к неодушевленному предмету.

А мы вас, профессор, давно ищем.

Спасибо, сердце, что ты умеешь так любить!

Ах ты, мерзкое стекло! Это врешь ты мне назло. (А.С. Пушкин)

Русь, куда ж несешься ты? (Н.В. Гоголь)

Покажите мне Москву, москвичи! (А. Розенбаум)

Обращение не является членом предложения. Оно может стоять в начале, в середине и в конце предложения. На письме обращение всегда выделяется знаками препинания, а в речи – интонацией.

Основная цель обращения – привлечь внимание, хотя иногда обращение может и выражать отношение к собеседнику:

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.

Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.

Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.

Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.

Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.

Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.

Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.

Соболезнования

Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.

Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Сочинение-рассказ Письмо другу

Я рад тебе написать, друг мой!

Знаешь, от этих сочинений, от этих упражнений, где нужно написать письмо другу, ответив на вопросы и задав свои, так устаёшь! Они так надоедают!

Вот мы на английском каждый урок по одному письму пишем – готовимся к экзамену. А ещё на дом задают… Так, говорю, так надоедает, что хоть никому не пиши. Лучше звонить… И вообще, почему у письма должна быть вот такая прямо структура?

Понятно, что в сочинении вступление, аргументы (плюсы и минусы), выводы, если о каком-то вопросе речь спорном. Но письмо, это ведь не официальный документ, хотя бывают и такие! Почему я, когда тебе пишу, должен придерживаться каких-то вступлений… Соблюдать объем! Нет, тут, как сердце ляжет… То есть как рука пойдёт.

Всякие схемы нужны лишь для того, чтобы написать, когда особо не о чем. Или, наоборот, слишком много мыслей, в них утонуть можно… Другого человека утопить. А если всё нормально у «сочинителя», то схемы только мешают. Они будто убивают творчество, живое общение…

Кстати, раньше было интересней – сочинять от руки, а теперь, если печатаешь, то уже не совсем то. Конечно, тебе ошибки исправят и всё такое, но не то это, не то.

Я помню в детстве, когда мы писали друг другу письма из картинок – рисовали прямо. Информации в этих письмах было не так уж много, но вот настроение! Краски. Я даже один раз изрисовал конверт. Боялся, что на почте не возьмут это письмо. Но всё нормально. Мы тогда, по-моему, нормально буквы не знали ещё… Помнишь, как забавно было? Я нарисовал комикс про поход в зоопарк, а ты сделал карикатуру на брата!

Вот, а теперь я должен спросить у тебя о новостях. Но я не собираюсь! Почему? Да ты и так знаешь, что я очень интересуюсь твоей жизнью… И так напишешь! Раз друг, то лишняя вежливость не нужна. Как там твои родители, к слову? Привет им!

Ещё надо, чтобы лист занять, о погоде пару слов. Погода разная у нас. То дождь, то солнце! То солнце, то дождь. Ничего особенного, по сезону.

Вот интересно, что это упражнение заставило меня вспомнить, как мы раньше писали друг другу письма. Или рисовали их. Сейчас только всё через Интернет… Но в письмах тоже что-то есть, такой особый дух. И мысли как-то в порядок приводятся. А если уж пишешь от руки!..

Всё, с наилучшими. На «созвоне»!

Подбадривающее письмо

В жизни каждого бывали такие мгновения, когда  приходилось бороться с сомнениями и страхами, или моменты, в которые хотелось всё бросить и отступить. Если вы счастливчик, то в вашей жизни в это нерадостное время появлялся человек, который мог подбодрить вас, убедить, что всё будет хорошо, иными словами, поднять вашу самооценку и помочь двигаться дальше.

Такая поддержка всегда положительно сказывается на человеке, особенно если слова подкреплены подбадривающими действиями (похлопыванием по плечу, к примеру). Хотя бывают случаи, когда письмо — это наилучший вариант для того, чтобы оказать поддержку. И не только потому, что вы чисто физически не можете всегда присутствовать с теми, кого хотите подбодрить.

Письмо остаётся с получателем надолго, он в любой момент может вернуться к нему и перечитать. Когда мы слушаем пламенную мотивационную речь, мы внимаем каждому слову и верим, что всё пройдёт и все проблемы решаемы. Но стоит нам через некоторое время остаться одним, и все наши страхи и сомнения снова настигают нас.

Подбадривающее письмо говорит получателю о том, что вы верите в него и его способности, в то, что он справится со всеми трудностями. Может быть, ваша племянница недавно поступила в колледж и чувствует себя не в своей тарелке, да ещё и об отчислении подумывает.

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста. Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода — открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Другие

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

Письма-прошений и предложений

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Письмо-заявка

Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.

Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.

Письмо-заказ

Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.

Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.

Письмо-приглашение

При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.

Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.

Письмо-просьба

Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.

Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.

Письмо-предложение

Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.

В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.

Письмо с запросом

В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.

Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.

Письмо с претензиями или требованиями

В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.

Письмо-требование

В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.

В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.

Письмо-претензия

Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.

Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.