Кадровая политика организации

Стратегия управления персоналом

Определяющим фактором победы на рынке товаров и услуг является правильное стратегическое управление персоналом. Это такое руководство в организации, которое ориентировано на человеческий ресурс, гибкое регулирование взаимоотношений с целью достижения преимуществ в конкурентной среде в длительном разрезе времени. Назначение – воплощение кадровой политики.

Основные составляющие ее:

1. Охрана труда.
2. Методы, формы регулирования трудовых отношений, разрешения конфликтных ситуаций.
3. Нормы этических и деловых внутренних взаимоотношений.
4. Аналитика рынка труда, системы приема, занятости рабочей силы, регламентирование режима работы, отдыха.
5. Адаптация, профориентация сотрудников.
6. Систематический анализ для разработки новых профессионально-квалификационных требований к работникам.
7. Новые инструменты, технологии подбора, оценки, аттестации персонала.
8. Выбор механизма развития трудовых ресурсов, разработка форм, способов обучения, планирования карьеры, профессионального продвижения, образование резерва для опережения потребности в кадрах.
9. Концепция материальной и нематериальной мотивации, стимулирования работников, пересмотр системы оплаты труда.

В конкретных случаях стратегия может охватывать не все перечисленные аспекты, а только определенные составляющие.

Этапы разработки кадровой политики организации

Ваше рабочее место уникально, поэтому вам, возможно, придется разработать такую политику, которая будет весьма специфической для вашей организации и типа выполняемой работы, то есть, политику, для которой не существует шаблонов или сравнительных показателей. Как правило, разработка любой кадровой политики осуществляется поэтапно:

• Этап 1: Определение потребности в кадровой политике
• Этап 2: Разработка содержания кадровой политики
• Этап 3: Разработка проекта кадровой политики
• Этап 4: Составление кадровой процедуры
• Этап 5: Обзор кадровой политики основными сторонами
• Этап 6: Утверждение кадровой политики
• Этап 7: Внедрение кадровой политики
• Этап 8: Просмотр и обновление кадровой политики
• Этап 9: Информирование о внесении изменений в кадровую политику

Основные области и направления кадровой политики компании

Как правило, в большинстве крупных и средних компаний в той или иной форме регламентированы и прописаны следующие сферы управления персонала:

Подбор отбор и набор персонала

Политики и процедуры этого направления обычно покрывают следующие вопросы:

1. Каким образом осуществляется поиск сотрудника на открытую вакансию?
2. Какие методы отбора, интервьюированная и тестирования применяются к соискателям?
3. Кто и в какие сроки принимает финальное решение о найме кандидата?
4. Каким образом строится обратная связь с кандидатами?
5. Каков процесс найма кандидата на работу?

Дополнительными политиками в этой области являются:

• Регламенты по набору персонала по рекомендации сотрудника (реферал программа).
• Политика предоставления равных прав и возможностей при наборе персонала (регламент о не дискриминации).

На этапе оформления сотрудника некоторые компании включают в свод кадровых документов:

Политику о проведении проверки личных данных кандидата (так называемый, бэкграунд чек)

Документы о материальной ответственности сотрудника

Ввод и адаптация новых сотрудников

Основные направления кадрового подхода в этом направлении, как правило, зафиксированы в процедуре прохождения испытательного срока. Дополнительно могут быть прописаны процессы обучения, инструктажа и предоставления наставника на испытательном сроке.

Обучение и развитие персонала

Свод кадровых политик в этой области описывает процессы и подходы компании по следующим направления:

• Политика по предоставлению обучения и развития персонала
• Политика по формированию и развитию кадрового резерва
• Политика о ротации и внутреннем передвижении персонала
• Политика о повышении в должности и переходе на руководящую позицию.

Дополнительно могут быть регламентированы процессы формирования и распределения бюджета на обучение, процедура выбора подрядных организаций на оказания тренинговых и обучающих услуг, оценки качества и эффективности обучения.

Оценка и аттестация персонала

Основные направления кадровой политики в области оценки или аттестации персонала находят свое отображение в следующих нормативных документах:

• Политика о проведении аттестации персонала
• Политика о проведении оценки персонала
• Приказы о формировании аттестационной комиссии.

Какие мероприятия необходимы?

Для того, чтобы улучшить кадровую политику необходимо использовать следующие мероприятия:

Отбор персонала стоит по определенным критериям, которые будут соответствовать их обязанностям. Чем больше опыта у человека, тем выше уровень продуктивности в работе. Новичков также не стоит отодвигать, так как у них другой взгляд на работу, и они могут поспособствовать новым открытиям, которые благоприятно повлияют на развитие в целом.
Для обеспечения стабильного и непрерывного производственного процесса необходимо привлекать долгосрочное сотрудничество.
Кадровый отдел должен максимально обеспечить предприятие всем необходимым штатом

Руководству стоит уделять внимание этому процессу. Предприятие работает стабильно в случаи, если все рабочие места заполнены.
Специалисты по кадрам должны проводить анализ трудовых ресурсов на предприятии

Они обязаны обеспечить правильную расстановку штатных работников, так чтобы их квалификация соответствовала занимаемой должность.
Руководство предприятия должно обеспечить свой персонал курсами, которые смогут повысить их квалификацию. Таким образом, на предприятии будут опытные работники, которые смогут выполнить работу любой сложности. Можно избежать из-за отсутствия неопытности потерь рабочего времени, производственного брака.

Кадровая политика предприятия – это очень важный момент, который способствует максимальному развитию предприятия. Есть несколько направления, которые способствуют максимизации прибыли предприятия.

Известные направления способствуют правильному распределению кадров на своих местах.

На предприятии время от времени должна обновляться кадровая политика. Со временем меняются не только люди, но и их взгляды на рабочий процесс. Инновации способствуют достижению положительных результатов, которых могут добиться люди со свежим взглядом на производственный процесс. Не стоит придерживаться старой кадровой политики, так как она будет не только неэффективная, она может привести фирму к ликвидации.

Цели политики управления персоналом

Ключевая цель кадровой политики организации — это формирование коллектива, который эффективно работает на благо всего предприятия и где комфортно каждому отдельному работнику. Для достижения этой цели нужно одновременно двигаться по двум направлениям:

1. Подбирать, обучать и распределять людей так, чтобы они приносили максимальную экономическую пользу.
2. Развивать каждого работника так, чтобы он реализовался наилучшим образом и был мотивирован как морально, так и материально.

То есть, в основе КПП лежит совмещение личностных интересов работников с коллективными целями организации. Также цели кадровой политики делят на две категории:

1. Экономические. Их ставят для того, чтобы повышать прибыли предприятия.
2. Социальные. Они нужны для формирования командного духа и роста мотивированности работников.

Помните и о такой важной цели КПП, как создание работникам условий, гарантированных государством. Ни одна система работы с персоналом не может нарушать установленные законом права и обязанности тружеников

Если кадровая политика организации идет вразрез с действующим законодательством, это повод для обращения в ГИТ.

5 принципов кадровой политики организации

Эффективность кадровой политики организации во многом зависит от того, соблюдены ли основные принципы работы с персоналом. Вот эти принципы:

1. Эффективность. Этот принцип еще можно назвать окупаемостью, так как он основан на том, что все вложения в разработку и реализацию КПП должны покрываться доходами от экономической деятельности.
2. Комплексность. Означает, что политика работы с кадрами должна охватывать все категории работников и все области их деятельности. От менеджеров высшего звена до вспомогательного персонала.
3. Системность. То есть взаимосвязанность всех процессов управления кадрами, а также учет всех результатов (материальных и социальных, включая отрицательные) и влияние различных факторов на этот результат.
4. Методичность. Подразумевает тщательный анализ выбранных методов и решений с целью повышения эффективности и ухода от взаимоисключающих инструментов.
5. Инновационность. Предполагает применение всех доступных современных инструментов, которые помогают достигать поставленных целей с максимальной эффективностью. Распространенное название принципа — научность.

Кадровая политика предприятия: какие факторы влияют

Влияние на системы работы с персоналом оказывают как внешняя среда, так и внутренняя обстановка на предприятии.

В числе внешних факторов воздействия:

• Общеэкономическая ситуация. В периоды экономического подъема общества у работодателей появляются широкие возможности для расширения штата, повышения его профуровня, различных поощрений. В периоды кризисов политика меняется на противоположную.
• Ситуация на рынке труда. Если он перенасыщен нужными кадрами высокой квалификации, подход к подбору один, и совсем другой, если на рынке кадровый дефицит.
• Научно-технический прогресс. Изменения в техническом оснащении оказывают прямое влияние на политику управления кадрами: в одних работниках потребность отпадает, в других растет; меняется принцип распределения человеческих ресурсов.
• Законодательная база. Условия, оплата и другие аспекты организации труда напрямую зависят от законодательства. Закон и локальные нормативные акты — главные субъекты кадровой политики организации.

К внутренним факторам влияния относят:

Цели предприятия. Изначально формирование кадровой политики предприятия происходит именно с ориентиром на экономические цели компании. Если в процессе деятельности эти цели меняются, политика тоже терпит изменения.

Структура компании. Большинство современных предприятий имеют гибкую структуру, чтобы отвечать требованиям рынка. Методы управления персоналом могут меняться при модификации структуры.

Кадровый потенциал. Это наглядный пример того, что кадровая политика организации похожа на дорогу с двусторонним движением. С одной стороны, она определяет методы работы с кадрами. С другой, личностные и профессиональные характеристики работников во многом определяют КПП.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

В конце статьи есть

Разные типы масштабности кадровой политики

В зависимости от методов воздействия, кадровую политику разделяют на несколько типов.

Пассивная

Пассивная кадровая политика действует в таких бизнес-структурах, которые прикладывают минимум усилий для управления кадрами, пуская ситуацию «на самотек», ограничиваясь лишь карательными мерами или нивелированием отрицательных результатов действий персонала.

В таких фирмах руководство не успевает анализировать потребности в кадрах, прогнозировать влияние на персонал и планировать какие-либо кадровые мероприятия, поскольку вынуждено действовать в перманентном режиме «гашения» неожиданно вспыхивающих «пожаров», проанализировать причины которых уже нет возможности. Тактика значительно превышает стратегию. Естественно, что такая политика является наименее эффективной.

Реактивная

Реактивная кадровая политика отслеживает причины и следствия негативных моментов, связанных с персоналом. В рамках такого способа управления руководство волнуют такие возможные проблемы, как:

• конфликтные ситуации в среде персонала;
• недовольство условиями труда;
• недостаток квалифицированных кадров в условиях потребности в них;
• снижение мотивации работников и пр.

Проблемы нужно решать – на это и направлены усилия руководства. В рамках действия такой политики организация стремится разработать программы, направленные на анализ ситуаций с тем, чтобы не допустить их повторения, а также разрешить уже существующие конфликты к обоюдной пользе. Недостаток эффективности такого способа управления может обнаружиться при долгосрочном планировании.

Превентивная

Превентивная кадровая политика, напротив, направлена на будущий кадровый потенциал. Выбирая между «взглядом в прошлое» и прогнозированием будущей ситуации, кадровики, придерживающиеся такого стиля, выбирают последнее. Иногда невозможно одинаково совместить немедленное влияние на ситуации с персоналом с мероприятиями, направленными на формирование перспективы.

Организация предпочитает строить планы развития на более-менее долгий период, при этом ориентируясь и в текущих ситуациях с персоналом. Проблема с эффективностью такой политики в том, если потребуется разработка программы для реализации определенной кадровой цели.

Активная

Активная кадровая политика предусматривает не только прогнозирование, как средне-, так и долгосрочное, но и средства непосредственного воздействия на наличные кадровые ситуации. Кадровые службы фирмы, придерживающейся такой политики:

• осуществляют постоянное отслеживание кадровых состояний;
• разрабатывают программы на случай кризисов;
• анализируют внешние и внутренние факторы, влияющие на персонал;
• могут вносить в разработанные мероприятия соответствующие и своевременные коррективы;
• формулируют задачи и методы развития качественного потенциала персонала.

В зависимости от того, насколько верно руководство оценивает основания, положенные в расчет при анализе и программировании, активную политику в отношении кадров можно проводить двумя способами.

1. Рациональная активная кадровая политика – в основе принимаемых мер лежат выводы, сделанные на основе осознаваемых кадровых механизмов, в результате постановки «диагноза» и обоснованного прогнозирования. Рациональный способ управления персоналом предусматривает не только возможность устанавливать необходимые принципы и правила воздействия на кадры, но и менять их при необходимости экстренного реагирования на изменившуюся ситуацию. При таком подходе любое направление деятельности всегда будет обеспечено необходимым количеством исполнителей, квалификация которых максимально ему соответствует. Сотрудник может рассчитывать на развитие и рост в долгосрочной перспективе.
2. Авантюрная активная кадровая политика. Стремление влиять на кадры превышает обоснованные и осознаваемые сведения о сложившейся с ними ситуации. Диагностика состояния персонала не проводится или проводится недостаточно объективно, средств для долгосрочного прогнозирования в этой сфере нет или они не применяются. Однако, цели кадрового развития ставятся и программы для их реализации разрабатываются. Если они основаны на в целом правильном, хоть и интуитивном представлении о кадровой ситуации, такая программа может применяться достаточно эффективно. Сбой возможен, если вмешаются неожиданные факторы, спрогнозировать которые не представлялось возможным. Главная слабость этого типа управления – недостаточная гибкость при возникновении непредвиденных факторов, например, неожиданного изменения в рыночной ситуации, перемены в технологиях, появлении конкурентоспособной продукции и т.п.

Современные кадровые технологии в различных сферах деятельности

Сейчас существует огромное количество различных возможных применяемых кадровых технологий, которые могут быть как широко распространенными и универсальными, так и строго индивидуальными для отдельного конкретного предприятия или специалиста, использующего свои собственные методики.

Кадровые технологии — это не только непосредственно технические решения, это и весь комплекс возможных кадровых процедур, существующих в системе кадрового учета. Например, трудовое законодательство и его нормативы — это тоже кадровая технология национального уровня, с отдельными элементами, позволяющими решать те или иные практические вопросы.

Конечно, в первую очередь большинство руководителей и специалистов отдела кадров интересует не теоретическая база использования кадровых технологий на предприятии, а практические рекомендации по их внедрению и применению. Поэтому далее будут рассмотрены основные интересные кадровые технологии, которые могут пригодиться при ведении бизнеса:

1. Программные решения. Современные кадровые технологии позволяют в полной мере оптимизировать процесс делопроизводства и в значительной степени автоматизировать его, исключая влияние человеческого фактора и дополнительные риски ошибки. Так, сейчас существует значительное количество программного обеспечения, созданного специально для отдела кадров и руководителей.
2. Методики подбора персонала. Есть множество различных технологий в подборе персонала, начиная от использования личных связей и сети знакомств и заканчивая специализированными проектами по подбору сотрудников. Отбор персонала также предполагает существование множества возможных решений — использование метода воронки, групповых собеседований, индивидуальных собеседований, и так далее.
3. Профессиональная ориентация. Оценка по компетенциям часто помогает своим работодателям эффективно управлять кадрами, оценивая реальные возможности и перспективы сотрудника независимо от его фактического уровня образования. Что, в свою очередь, дает возможность максимизировать эффективность труда и добиться наилучших результатов от использования трудовых ресурсов.
4. Ведение документации. В сфере ведения документации одной из самых универсальных кадровых технологий можно назвать разработку типовых документов и форм в рамках предприятия, которая позволит упростить издание приказов и других локальных нормативных актов.
5. Разработка системы оплаты труда и мотивации. Каждая существующая система оплаты труда может в полной мере считаться полноценной кадровой технологией — и сейчас есть множество различных решений в вопросах эффективного расчета размеров заработной платы сотрудников с целью обеспечения их максимальной мотивации и заинтересованности в ведении деятельности на благо компании.

Всего количество применяемых сейчас кадровых технологий может превышать десятки и сотни тысяч. Фактически, даже индивидуальное обустройство рабочего места кадрового специалиста, которое повышает его производительность, можно назвать индивидуальной кадровой технологией, применяемой конкретным сотрудником.

Виды

Классификация видов базируется на прямом влиянии управленцев на HR-атмосферу, в частности, прогнозировании кризисных ситуаций, влиянии внешних факторов, моментов открытости:

1. Активная стратегия: рациональная – аппарат управления имеет эффективную систему диагностики, прогноза развития ситуации при долгосрочной перспективе, тем самым может влиять на существующие проблемы. Авантюристическая – руководство не владеет методами влияния, диагностики для регулирования ситуаций с подчиненными, причем планы работы с кадрами существуют, они включены в программу целевого развития организации, но были упущены внешние угрозы или негативные факторы.
2. Пассивная стратегия. Отсутствие дальновидных перспективных планов действий с отношением HR, кадровая работа ограничивается только ликвидацией отрицательных последствий. В таких компаниях, как правило, не проводят прогноз потребностей сотрудников, оценки деятельности, системы диагностики мотивации.
3. Превентивная. Осуществляется, когда администрация располагает инструментами решения кризисных ситуаций, но кадровая служба не может повлиять на негативную обстановку.
4. Реактивная. Оперативно контролируются факторы, сигнализирующие о «нездоровой» ситуации с HR. Служба персонала владеет инструментами выявления проблем, а также приема эффективных мер.
5. Открытая – при ней основной подбор рабочей силы осуществляется через поиск кандидатов с помощью внешних источников.
6. Закрытая – используется внутренние ресурсы для закрытия вакансий.

Кто привлекается к разработке кадровой политики

Документ о кадровой политике является результатом работы целой команды, куда входят представитель руководства компании, руководители структурных подразделений и специалисты по кадровой работе. Сотрудничество между представителями различных звеньев в иерархии компании позволяет разработать действительно действующую кадровую политику.

Руководство компании определяет основы кадровой политики. Руководители структурных подразделений представляют свои рекомендации по проведению кадровой работы среди подчиненных. Специалисты из отдела кадров обобщают полученные указания и рекомендации, анализируют работу системы управления персонала и формируют проект документа.

Проект кадровой политики имеет смысл вынести на обсуждение сотрудников, круг которых определяется дополнительно. И уже с учетом замечаний утверждается итоговый документ. Положение о кадровой политике утверждается руководителем компании, после чего вступает в силу.

Одновременно во время обсуждений можно выявить активных сотрудников компании, которые заинтересованы в улучшении системы управления персоналом и работы компании в целом. В дальнейшем эти сотрудники получают статус лояльных, и их привлекают к обсуждению других вопросов, касающихся развития компании.

Процесс разработки кадровой политики организации не заканчивается ее утверждением. Подготовленный документ должен быть доведен до ведома сотрудников компании. Через определенный промежуток времени анализируется результативность проведения мероприятий, обозначенных кадровой политикой. После этого в документ могут быть внесены отдельные коррективы.

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе бланки должностных инструкций для любого сотрудника вашей организации.  Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете оформить пробный онлайн-доступ бесплатно! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.