Как заполнить график отпусков на 2021 год

Как составляется график отпусков

До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Разработка и утверждения формы документа

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Родители двух детей сами выбирают время отдыха

Внесение в документ записей о наемном персонале

Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

• структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
• занимаемую должность (профессию);
• табельный номер;
• не сокращая фамилию, имя, отчество.

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

• заявление работника;
• приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
• болезнь сотрудника и прочие.

По заявлению отпуск можно перенести

Подписание графика отпусков руководством

Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

График утверждает начальник

Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

• работает ли он в ненормированном режиме;
• признан ли характер труда особым;
• есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

• почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
• Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
• лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
• сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

• графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

• графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

• графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

• графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

• графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

• графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

• работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

• дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.

Общие положения

Основная норма, предписывающая заранее утверждать график отпусков на предприятии, приводится в ст. 123 ТК РФ

Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позже, чем за 2 недели до следующего года, должен быть подготовлен и утвержден этот документ

В процессе подготовки необходимо:

1. Разработать и утвердить форму документа.
2. Согласовать продолжительность и отпускные периоды по подразделениям.
3. Внести в единый документ записи обо всех отпусках наемного персонала.
4. Подписать его у руководства.

Поскольку при составлении документа должны соблюдаться все нормы ТК относительно предоставления оплачиваемых дней, на предприятии выделяется ответственный сотрудник, кто составляет и согласовывает течение отпусков на предприятии.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период. Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года. В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

• супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
• совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
• граждане младше 18 лет;
• работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
• законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
• граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
• Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
• Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
• Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
• Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее: отпуск многодетным родителям в любое время).
• Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Процесс, как составляется план на отпускной период, рекомендуется начинать именно с вышеуказанных категорий граждан. Во избежание недоразумений, лучше попросить их написать заявление с точным указанием времени запланированного отдыха. Даже если потом возникнут трудности с согласованием дат, ответственным работникам легче подтвердить, что право на отпуск по требованию работника льготной категории соблюдено.

Подготовительные работы

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Регулирование периодов отпусков работников и лиц, имеющих право исполнять их обязанности, поможет избежать срывов производственных процессов.

Последний этап — это равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с работниками перенос отпуска на нежеланные месяцы, предлагать разделение периодов. Причем для того чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело законную силу необходимо письменное согласие работников.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

• несовершеннолетние работники ();
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет ();
• один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет ();
• инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;
• Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза ();
• Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы ();
• почетные доноры () и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (Ф).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности ().

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Подготовка к составлению

Разработка графика, как отдельная обязательная процедура, описывается во внутренних актах компании (это может быть и коллективный договор). Правила и примеры заполнения утверждаются внутри предприятия, на основании общих требований кадрового делопроизводства. Рекомендуется выпустить отдельное положение с указанием на порядок планирования отпусков и конкретных лиц, кто подписывает и утверждает документ о плановом отпуске на предприятии.

Помимо определения ответственных за разработку формы, определяют, кто будет вести график отпусков в течение года, определяют формат утверждения и нужна ли печать.

Если работа по составлению таблицы не определена в рамках других нормативов предприятия, предстоит подготовить отдельный приказ для определения:

1. Лица, уполномоченного заполнять и готовить выписку из графика отпусков. Можно распределять ответственность на руководителя отдела кадров и его сотрудника.
2. Периода предварительного согласования дат с работниками в пределах подразделений.
3. Срока, в течение которого руководитель утверждает подготовленную кадровой службой таблицу.
4. Даты готовности документа (составляется не позднее 2-недельного срока до окончания текущего года).

К типичным ошибкам относят несогласованность последовательности ухода работников, что приводит к производственным сбоям из-за отсутствия взаимозаменяемости кадров

Важно учесть периоды отдыха каждого наемного сотрудника до утверждения, ведь, в конечном счете, график отпусков подписывает руководитель

Во избежание споров рекомендуется описать порядок распределения отпускных дней во внутренних актах компании. К примеру, заместители и их руководители не могут отдыхать одновременно.

В общеобразовательном учреждении допускается указание конкретных месяцев для отдыха педагогов (исходя из учебного года и каникул учащихся). В связи с производственной необходимостью, допускается выделение конкретного периода года для отпускников, если для этого времени характерно снижение объемов работы. Таким образом, работодатель вправе определять периоды, когда лучше организовать оплачиваемый ежегодный отдых персонала.

В процессе составления уполномоченные сотрудники сталкиваются со сложностями.

Как согласуют время отдыха для только что принятого работника

При оформлении графика на следующий год возникают трудности с распределением отпусков, с учетом вновь принятого в штат человека. Согласно ст. 122 трудового законодательства, наемный работник вправе просить отпуск через полгода работы. По согласию руководства, оплачиваемые дни могут предоставляться и ранее.

На нового работника рекомендуется составлять график с датой начала не ранее 6 месяцев после трудоустройства. По мере приема допускается оформление дополнительного график отпусков на новых сотрудников.

Совместительство

Чтобы оформить отпускной период для совместителя, предстоит уточнить дни оплачиваемого отдыха на другой работе.

Согласно ст. 286 ТК, предприятие, на котором человек трудится как совместитель, обязано выделить дни согласно графику отпусков сотрудников, утвержденному в другой организации.

Могут возникнуть сложности, если работник, совмещающий обязанности на предприятии, попросит перенести дни, поскольку отпускной период в другой компании сдвинулся.

Декрет

При ведении учета наемного персонала и их отпусков, отдельное внимание уделяют включению записей о женщинах в декрете. На самом деле, в законе нет четких указаний включать в основной список отпускников работниц в отпусках по уходу за малолетними детьми

Бывают ситуации, когда работница внезапно прерывает декрет и выходит на работу, предварительно воспользовавшись правом на оплачиваемый отпуск.

Если есть вероятность выхода из декрета в следующем году, рекомендуется согласовать с работницей планы на отпуск.