Особенности фотографии рабочего времени

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев.  56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время  эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»

Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!

А уже тайм-менеджмент вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.

В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.

Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени,  измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.

Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.

Для чего нужна фотография рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и  бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).

В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.

Цели хронометража

• Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
• Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
• Насколько эффективны предпринятые управленческие решения

Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).

Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.

Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий  и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда. Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда. В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.

Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.

По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ — отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).

 Способы проведения фотографии рабочего времени:

• Участниками процесса
• Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
• В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить  хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

• Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
• Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

• Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
• Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Цели проведения

Фотография рабочего дня (ФРД) — мощный управленческий инструмент, который позволяет решить объемный комплекс бизнес-задач. В числе основных целей исследования:

• Выявить и измерить временные потери.
• Понять, как можно оптимизировать использование рабочих ресурсов.
• Определить причины невыполнения нормативов и «утечки» минут.
• Собрать данные для разработки оптимальных трудовых нормативов и успешной реорганизации рабочих процессов.
• Оценить адекватность стоящих перед сотрудниками задач, их сложность, объемы.
• Провести глубокий анализ эффективности труда на предприятии: выявить наиболее трудоемкие процессы и виды занятости, определить успешных и неуспешных сотрудников.
• Изучить опыт лучших работников и внедрить его в рабочие стандарты.

Как видите, фотография рабочего времени — это больше, чем просто способ надзора над сотрудниками. Это эффективный инструмент, который необходим на разных уровнях производственной иерархии:

Работники на местах могут оптимизировать свой рабочий день.

Сотрудники отдела кадров и службы HR получают данные для составления или корректировки должностных инструкций, планирования штатного расписания и рабочего времени.

Руководители и управленцы видят реальное положение дел в бизнес-процессах и могут их оптимизировать.

Как безопасно оплатить работу в праздник и выходной

При расчете повышенной оплаты за работу в выходной или праздник нужно учитывать не только оклад, но и стимулирующие и компенсационные выплаты. Изменения в статью 153 ТК до сих пор не внесли, а платить «по-новому» и без ошибок надо уже сейчас. Из статьи журнала «Справочник кадровика» узнаете, все ли выплаты нужно учитывать в расчетах, как оплатить взятый отгул, можно ли рассчитывать повышенную оплату из среднего заработка. Читать статью >>>

Образец фотографии рабочего времени

Рассмотрим пример составления фотографии рабочего времени для бухгалтера организации. Исследование рабочего времени будет состоять из следующих этапов:

1. Начало работы бухгалтера в организации – в 9:00.
2. Подготовка к работе: включение компьютера, загрузка электронной почты, а также других требующихся программ – с 9:00 до 9:15.
3. Работа с входящей корреспонденцией – с 9:15 до 9:40.
4. Работа в программе 1С – заполнение и отправка необходимых документов – с 9:40 до 10:20.
5. Перерыв на отдых от работы – с 10:20 до 10:30.
6. Текущая работа, включая и осуществление приема посетителей – с 10:30 до 13:00.
7. Перерыв для отдыха и приема пищи – с 13:00 до 14:00.
8. Оформление гарантийных писем, работа с контрагентами, выполнение текущих задач – с 14:00 до 16:00.
9. Перерыв для отдыха от работы – с 16:00 до 16:10.
10. Работа с различными приложениями, формирование бухгалтерской отчетности в соответствующих программах на компьютере – с 16:10 до 17:50.
11. Подготовка к уходу домой: уборка на столе, выключение компьютера и т.д. – с 17:50 до 18:00.
12. Уход домой – в 18:00.

Естественно, вышеуказанные пункты всегда будут разными. Перечень дел конкретного сотрудника будет зависеть от различных индивидуальных обстоятельств, к примеру, от занимаемой им должности, от перечня возложенных на подчиненного обязательств и иных факторов.

Общие правила и принципы

Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.

К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.

Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.

Этапы и методика

Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:

• подготовительный;
• наблюдение;
• обработка результатов.

Этап подготовки

Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.

Этап наблюдения

На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.

Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.

Обработка результатов

Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:

Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
Выполняется оценка результатов исследования

В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.

Как оформить?

Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.

После этого в карте указывают:

• еще раз наименование предприятия;
• инициалы сотрудника;
• уровень образования и профессия по нему;
• занимаемая сотрудником должность;
• наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.

После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.

Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).

Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.

В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.

Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:

• подготовительно-заключительное время;
• время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
• время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
• время перерыва между работой.

После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.

Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.

Узнать про формы и системы оплаты труда вы можете из нашей статьи. Какова продолжительность рабочего времени женщин на селе? Смотрите тут.

Зачем нужен аутстаффинг? Информация — здесь.

Бланк документа можно скачать здесь:

Карта фотографии рабочего времени (бланк)

Наблюдательный лист

Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:

Наблюдательный лист (бланк и образец заполнения)

Порядок проведения

Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.

Определение целей

В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.

Подготовка

После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.

В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.

Фотографирование рабочего дня

Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.

• При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
• При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
• При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.

Правила внесения данных

Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.

Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.

По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.

Обработка результатов

Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.

Анализ результатов

В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.

Как составить фотографию рабочего дня

Для начала разберемся, какими бывают виды ФРД

Цели и особенности

Наблюдение за работой одного сотрудника, с максимальной детализацией

Такие ФРД помогают определить, соблюдает ли коллектив правила внутреннего распорядка, как проходит взаимодействие между сотрудниками

Наблюдение за всеми рабочими процессами (в том числе за работой оборудования, ритмом коллектива, взаимодействием с начальством). Цель – оптимизация, глобальная «перезагрузка» всей компании

Сотрудник сам фиксирует свой рабочий день, чтобы повысить свою эффективность.

Некоторые особенности

1. Эту работу поручают обычно кадровику или менеджеру по персоналу (если это не самофотографирование).
2. Прежде чем начать ФРД, определите цели наблюдения, а также пропишите должностные обязанности для наблюдателя.
3. Записывать показания нужно в наблюдательный лист фотографии рабочего дня в реальном времени. При этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи» — беседы на личные темы, перекуры и пр.
4. Фотографировать можно не целый день, а какие-то отдельные рабочие процессы и стадии.
5. Для точной картины ФРД проводят несколько дней или даже недель.
6. Проводить наблюдение можно явно или скрыто. «Тайная» ФРД дает более правдивые результаты.

Фотография рабочего дня. Пример заполнения

Для фиксации времени уполномоченный человек составляет наблюдательный лист. Вы можете составить свой бланк, либо скачать готовый. Заполнять ФРГ можно от руки или в электронном виде.

Фотография рабочего дня пример заполнения для бухгалтера

Вначале запишите ФИО сотрудника, название организации, продолжительность рабочего дня, перерывы на обед.

В нашем примере бланк имеет 4 колонки.

• 1 и 2 колонка – начало и окончания действия;
• 3 колонка – название действия (например, переговоры, звонки клиентам, работа за ПК);
• 4 колонка – количество затраченного времени.

Эти колонки необходимо заполнять строго по времени:

Когда рабочий день закончится, нужно подсчитать количество времени, затраченное на выполнение прямых рабочих обязанностей:

В нашем примере видно, что на выполнение прямых обязанностей сотрудник тратит 3 часа 20 минут, а это меньше половины рабочего времени. Такое бывает в маленьких компаниях, где нагрузка на бухгалтера минимальна. Отличное решение – передать обязанности на аутсорс и отказаться от штатного бухгалтера.

Современные технологии фотографии рабочего дня

Классический метод наблюдения имеет ряд недостатков:

• он трудоемкий и сложный – нужно отвлекать кадровика или другого подчиненного от работы, чтобы он занялся ФРД;
• требуется много времени, ведь снимок одного дня малоинформативный;
• высокая погрешность – если работники знают, что за ними «следят», они будут всячески имитировать бурную трудовую деятельность.

Поэтому вы можете внедрить более современный подход — специальные технологии.

Виктор Субботин , эксперт в разработке специализированного ПО, видеоаналитики и IoT

«Если это офисные сотрудники, то мы используем компьютерные программы. Они фиксируют открытые приложения (программы), время активности, время неактивности, ведут статистику по времени в разрезе задач и др.

Если мы говорим о рабочем персонале (цех, завод, ремонтно-монтажные бригады, стройка), то там, разумеется, другая технологии и принципы. Это видеоаналитика, датчики, технологии компьютерного зрения. Такой софт решает разные задачи. Например, подсчитывает количество персонала в разных рабочих зонах (зонах отдыха) в реальном времени, фиксирует время простоя оборудования на объекте, находит «мертвые души», за которых принесли пропуска, но по факту их нет».

Анализ и выводы после снимков рабочего дня

По окончанию наблюдений можно составить наглядную аналитику для каждого сотрудника.

Образец фотографии рабочего дня в виде диаграммы:

На практике многие подчиненные даже не догадываются, что львиная доля времени уходит на такие «мелочи», как проверка сообщений в соцсетях или беседы с коллегами

Это поможет им обратить внимание на слабые места

Также после анализа ФРЖ руководитель может принять решение:

• уменьшить или увеличить зарплату;
• эффективнее распределить обязанности между сотрудниками, вывести некоторые задачи на аутсорс;
• перевести работников на другие должности, если они не справляются с обязанностями;
• провести обучающие семинары;
• обновить оборудование, ввести новые методики работы.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.