Образцы делового письма. как написать деловое письмо

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

• заголовок;
• обращение;
• цель письма;

2. Основную часть. 3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо. Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

• с засечками — подходит для чтения с бумаги;
• без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте 3. Выделяем заголовки; 4. Выделяем нужный нам текст:

жирным — выделяем главную мысль текста;
курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

• маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
• нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

• Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
• Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

10 видов бизнес-писем

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель сводится к тому, чтобы побудить его к действию. 

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Приветственное письмо. Welcome Letter.

Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо. 

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо: 

• Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату —  от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание. 
• Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию. 
• При отправке ответа цитируйте исходное письмо. 
• Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса. 
• Не забывайте про подпись. 

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы. 

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Общие правила написания делового письма

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, существуют различия между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

В этом случае советуем прочесть нашу статью о формах обращения в английском языке.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожих момента:

• Они поясняют главное, самую суть письма. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
• Они лаконичны и не грубы.
• Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

Одни и те же понятия можно выразить разными словами. Это касается и русского языка. Например: давать — снабжать. Делать — осуществлять, производить и так далее. Такой деловой язык есть и в Business English.

Разговорный английский	Бизнес английский
Give	Provide
Get	Recieve
Come	Attend / Arrive
Help	Assist
Book (verb)	Reserve
Answer	Reply
Choose	Select
Tell	Explain
Make	Create
Do	Manage
Propose	Offer
Tell	Report
Learn	Study
Promise	Ensure
Set	Establish
Come in	Enter

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар 
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
 
Уважаемые Партнеры,
 
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 
 
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
 
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
 
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
 
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
 
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
 
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
 
Будем рады Вас видеть!
 

 
Анна Симонова
 
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56annasimonova@aigi.com

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.

Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.

Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.

Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.

Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.

Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.

Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.

Соболезнования

Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.

Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.