Новое в законе «о персональных данных» 2021. что нас ждет?

Требования к защите личных данных для существующих уровней защищенности

Если уровень защищенности ПД уже установлен, становится возможным подбор подходящих мер организационного и технического характера обеспечения безопасности ПД в соответствии с приказом № 21 от 18.02.2013 ФСТЭК РФ.

Требования приводятся в исполнение самим оператором, или к этой работе привлекаются по договорам юридические или физические лица, имеющие лицензию на технические способы защиты конфиденциальной информации. Оператор ИСПДн определяет уровень защищенности ПД и оформляет соответствующий акт.

О согласиях на обработку персональных данных

Несколько целей в одном согласии

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Получение согласия на обработку персональных данных при заключении договора

Если обработка персданных осуществляется в соответствии с условиями договора и только для его исполнения, то согласие не требуется.

Но если в договор включаются положения, не связанные с его предметом, то на такие действия необходимо получать отдельное согласие на обработку персональных данных.

Например, в договор оказания услуг связи включаются положения о проведении исследований или на рассылку рекламы.

 Согласия на обработку персональных данных соискателя и близких родственников

Трудовым кодексом урегулированы отношения только между работодателем и работником и не охвачены вопросы поиска работы. Поэтому единственным правовым основанием для обработки персональных данных соискателей является его согласие.

Часто соискателю предлагается заполнить анкеты, в которых предусмотрены сведения о близких родственниках, но очень сложно получить согласия от самих родственников. В таких случаях рекомендуется все же убедить соискателя в необходимости получения согласия от родственников. 

Например, сообщить о необходимости проверки конфликта интересов.

Обработка персональных данных родственников сотрудника имеет ряд особенностей

Обработка персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированными формам, например, карточками Т-2, согласия не требует. Но на обработку ПД, которые не содержаться в типовых формах, но необходимы работодателю, требуется получать согласие.

Электронные копии согласий на обработку персональных данных

Сканы письменных форм согласий на обработку делать не запрещено. Но если есть электронные копии, то можно ли уничтожить оригинал на бумажном носителе?

Роскомнадзор рекомендует принимать во внимание положения процессуальных кодексов, где предусмотрено, что в случае рассмотрения судебного спора необходимо  предоставить суду подлинники письменных доказательств. Поэтому при принятии решения о замене оригинальных экземпляров на электронные копии, необходимо учитывать эти риски

Срок согласия на обработку персональных данных

По мнению Роскомнадзора срок согласия должен быть ограничен конкретным сроком или достижением цели обработки персональных данных, например, исполнением договора.

Если конкретный срок определить затруднительно, то рекомендуется обработку ПД ограничивать достижением цели обработки.

 Форма согласия на получение рассылки от иностранного сайта

Достаточно ли получения согласия в электронной форме в виде проставления галочки в  чек-боксе, если сайт или его администратор находятся за пределами РФ?

Роскомнадзор считает, что если сайт направлен на граждан России, то презюмируется, что он соблюдает требования национального законодательства России — в  частности, соблюдает правило локализации. Следовательно, такая форма выдачи согласия допустима.

Что нужно знать о сборе персональных данных, чтобы не нарушить закон?

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

• компании не всегда собирают все необходимые согласия на обработку персональных данных у субъектов персональных данных;
• объем обрабатываемых персональных данных не соответствует заявленной цели обработки;
• форма согласия не соответствует требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки

С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется

Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (), специальных категорий персональных данных () и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

По моему опыту сопровождения проверок, у каждой формы согласия есть свои плюсы и минусы: 

На что еще важно обратить внимание до сбора персональных данных?

1. В случаях, не установленных законодательством РФ, необходимо получать согласие на передачу данных сторонним организациям. Оно может быть как отдельным, так и встроенным в общее (за исключением случаев, когда требуется согласие в письменной форме).
2. Когда организация получает данные не напрямую от самого субъекта, нужно либо направить ему уведомление об этом (оно должно соответствовать ), либо запросить у него согласие на обработку персональных данных. Способ уведомления при этом определяется организацией-оператором обработки данных. Например, это может быть письмо по электронной почте или SMS-сообщение.
3. При сборе данных нужно использовать базу данных, размещенную на территории РФ.

Подготовка к сбору персональных данных – один из важнейших этапов выстраивания процесса их обработки, а его правильная организация поможет избежать достаточно большого количества ошибок и, как следствие, штрафных санкций со стороны регулятора.

Что включает понятие персональные данные

В связи с тем, что Закона о персональных данных понятие имеет очень обобщенный характер, а законодательство об использовании персональных данных ужесточается, вопрос о том, что такое персональные данные, становится еще более актуальными.

Исходя из статьи 3 Закона о персональных к персональным данным можно отности следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество;
• пол, возраст;
• дата и место рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
• (домашний, мобильный);
• данные документов об образовании, , профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;
• семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и законодательством;
• отношение к воинской обязанности;
• сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;
• ;
• ;
• информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ООО «Ромашка»;
• сведения о в ООО «Ромашка»;
• сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.

Статья 3 Закона о персональных данных порождает больше вопросов, чем дает ответы на них, к примеру:

• Какое сочетание указанной выше информации дает основание считать ее персональными данными?

• Каков минимальный объем информации позволяет считать ее персональными данными?

• Является ли фамилия (без указания имени и отчества) персональными данными?

• Является ли адрес электронной почты персональными данными?

Каков минимальный объем информации позволяет считать ее персональными данными?

Начнем с простого вопроса: является ли сочетание фамилия + имя + отчество персональными данными?

Судебная практика отвечает на этот вопрос так: «..

Ссылка ответчика на то обстоятельство, что фамилия, имя и отчество не являются персональными данными, не может быть принята во внимание, как противоречащая действующему законодательству, так как, исходя из положений п. 1 ст

3 ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) …» (Апелляционное определение Московского городского суда от 06.09.2012 по делу № 11-17136). Подобный вывод содержит также Постановление Нижегородского областного суда от 12.05.2015 № 4а-288/2015.

Вывод: сочетание имя + отчество не являются персональными данными, подлежащими защите Законом № 152-ФЗ «О персональных данных», т.к. не позволяют идентифицировать лицо. Эти данные будут подлежать защите как персональные данные, только если они сами по себе помогают идентифицировать конкретное лицо.

Вопрос посложнее: является ли сочетание фамилия + инициалы персональными данными?

Управление Роскомнадзора по Республике Карелия в своем Обзоре обращений граждан за II квартал 2012 года отвечает на этот вопрос так: «… Фамилия и инициалы гражданина — это, несомненно, персональные данные субъекта. Однако без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных невозможно. ФИО (фамилия, имя, отчество) наряду со многими другими способами используются для идентификации отдельного человека среди других. По своей природе это составной ключ, идентификатор, основанный на комбинациях трех параметров фамилии, имени и отчества, на самом деле не идентифицирующий человека однозначно, а лишь сильно сокращающий выборку из тех, кому они могут принадлежать.

Характер сведений, опубликованных в статье, не позволяет определить пол человека, его имя и отчество. Фамилия гражданки С. не является уникальной и довольно распространена».

На этом основании Управление Роскомнадзора не обнаружило в действиях редакции газеты признаков нарушения установленного законом порядка использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Вывод: сочетание фамилия + инициалы не является персональными данными, подлежащими защите Законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

Что такое ПДн

Почему так важно определиться с понятиями? Дело в том, что, если этого не сделать сейчас, в дальнейшем будет трудно о чем-либо договариваться. Важно понимать, что относится к персональным данным и что необходимо защищать при размещении их в облаке

Итак, законодательство РФ понимает под персональными данными (ПДн) «любую информацию, относящуюся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу — субъекту персональных данных».

Обратите внимание, что это определение довольно широкое и здесь не сказано про идентификацию конкретного лица. Хотя на портале персональных данных, официальном сайте Роскомнадзора, вопрос подобного характера уже задавался и звучал так: каков минимальный набор персональных данных, достаточный для идентификации человека? На что Роскомнадзор ответил: «Указанный минимальный перечень действующим законодательством не установлен

Более того, по результатам мониторинга законодательства, проведенного Роскомнадзором, было установлено, что 75 международных правовых актов, 13 кодексов РФ, более 100 федеральных законов и 250 актов Правительства Российской Федерации устанавливают различные перечни запрашиваемых персональных данных».

На этом также сделан акцент в научно-практическом комментарии к закону «О персональных данных». В документе поясняется, что «при буквальном трактовании рассматриваемой нормы к понятию «персональные данные» можно отнести широкий круг информации, в том числе выходящий за рамки разумно ожидаемого в данном контексте».

То есть здесь нет указания на связь между информацией, прямой или косвенной определенностью или «определяемостью» физического лица. Отсюда напрашивается вывод, что на сегодняшний день отсутствует однозначное понимание того, в каких случаях собираемые и обрабатываемые данные относятся к персональным, а в каких — нет.

В каких случаях ФИО относятся к персональным данным

Часто оператор, считая фамилию, имя, отчество общеизвестной информацией, хочет сократить расходы, связанные с их обработкой. Но в итоге такие манипуляции не приводят к достижению соглашения с регулятором. При проверке организация будет оштрафована, если защита имен граждан обеспечена программными решениями низкого уровня.

В инструкции об обработке ПД, с которыми работает Центробанк, это сведения о сотрудниках, аудиторах, руководстве коммерческих банков и других категориях лиц. В п. 5.1. четко указано: такие сведения, как фамилия и имя, отчество при его наличии, пол, являются персональными данными. На качество и степень обработки категория сведений не влияет. При этом Банк России уточняет, что только фамилии и имени для идентификации недостаточно, они должны быть использованы совместно с реквизитами паспорта или другой идентифицирующей информацией.

Нормативная база

Перечень законов о персональных данных:

• Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации;
• Указ Президента Российской Федерации от 03 апреля 1995 г. N 334;
• Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351;
• Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 О сертификации средств защиты информации N 608;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. N 781 г. Москва “Об утверждении Положения об обеспечении безопасности личных данных при их обработке в информационных структурах персональных данных;
• ГОСТы по информационной безопасности и защите информации;
• ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации;
• ГОСТ Р ИСО 7498-2-99 Информационная технология. Архитектура защиты информации;
• ГОСТ Р 50739-95 Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования;
• ГОСТ Р 50922-96 Защита информации. Основные термины и определения;
• ГОСТ Р 52069.0-2003 Защита информации. Система стандартов. Основные положения.;
• ГОСТ 28147-89 Системы обработки информации.

Федеральный закон “О персональных данных” можно скачать здесь:

Пошаговая инструкция по составлению

1. «Шапка». Некоторые компании структурируют согласие по форме заявления, некоторые обходятся без верхнего углового блока. В первом случае справа вверху указывается адресат – руководитель компании или лицо, отвечающее за обработку персональных данных.

   Затем данные работника (только ФИО, или с указанием должности, или адреса, паспортных или контактных данных в случае соискателя). После по центру непосредственно название документа: «Согласие на обработку персональных данных работника».

2. Информация о субъекте. Обязательно указать фамилию, имя и отчество полностью, адрес, номер и серию паспорта, дату его получения и орган выдавший документ.
3. Законодательное основание. Согласно ст.9 Федерального закона «О персональных данных».
4. Информация о должностном лице, ответственном за работу с персональными данными. Полное название и адрес компании, ФИО должностного лица, получающего согласие. Если обрабатывать данные будет сторонний подрядчик – аналогичные сведения о нем.
5. Цель обработки персональных данных. Трудовой кодекс разрешает только цели, связанные с исполнением законодательства, содействием в трудоустройстве, обучении и карьерному росту сотрудника, обеспечением безопасности на рабочем месте и контроля над качеством выполнения работы.

   Например, в качестве цели могут быть указаны оформление и начисление заработной платы, предоставление отчетности, обмен информации с Пенсионным фондом и другими страховыми структурами и прочее.

6. Перечень персональных данных. Перечислите конкретные категории данных (ФИО, паспортные данные, дата рождения, информация об образовании и т.д.) на обработку которых соглашается работник.
7. Перечень действий с данными и способ обработки. Например, действиями могут быть сбор, систематизация, хранение, а способ – автоматизированный или неавтоматизированный.
8. Срок действия. В течение трудового договора и 75 лет по его истечению, так как после увольнения работодатель несколько лет, в зависимости от сферы деятельности, должности и прочего, должен хранить личное дело, в котором содержится соответствующая информация, а затем передать его в архив.
9. Способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом. По закону субъект может отозвать разрешение на обработку его данных в любой момент. Укажите, следует ли это делать письменно, и в какой период компания обязуется отреагировать.
10. Подпись субъекта. Внизу бланка ставится личная подпись работника и дата подписания согласия.

• Скачать бланк согласия работника на обработку персональных данных
• Скачать образец согласия работника на обработку персональных данных
• Скачать бланк согласия работника на передачу персональных данных третьим лицам
• Скачать образец согласия работника на передачу персональных данных третьим лицам

Вне зависимости от того, является ли ваша компания оператором персональных данных, или нет, закон прямо накладывает на работодателя определенные обязательства в отношении личной информации о работниках (подробнее об обязательствах о неразглашении и других читайте тут).

Любой сотрудник, считающий, что его сведения о нем используются неправомерно, имеет право обратиться за защитой в Роскомнадзор.

Подробнее о том, что такое положение о защите персональных данных работника, читайте тут.

Законодательство предусматривает административную ответственность за нарушения в виде штрафа до 75 тысяч рублей. Сумма, возможно, не пугающая, но стоит понимать, что при проверке нарушение и штраф могут оказаться не единичными. Благоразумнее здраво оценить, под какие нормы и требования подпадает конкретно ваша компания, и оформить все надлежащим образом.

Насколько необходимо Положение о персональных данных

Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.

Как составить приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников?

Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.

Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:

• положение о защите персональных данных наемных сотрудников;
• обязательство о сохранении в тайне (неразглашении) полученных персональных сведений;
• согласие самого работника на обработку персональных данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись

Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.

Состав Положения о персональных данных

Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:

• общие сведения;
• перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
• регламент применения данной информации;
• особенности доступа к этим сведениям;
• меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
• приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).

Источник получения персональных данных

Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

Серия и номер в паспортных данных

Для того, чтобы узнать серию и номер паспорта откройте вторую страницу вашего документа. Вверху страницы вы увидите ряд цифр в формате 2 цифры — пробел – 2 цифры – пробел – 6 цифр. Первые 4 цифры – это серия вашего паспорта. Тут можно отметить, что законодательно не закреплено такое понятие, как «серия паспорта». Само разделение чисел в таком формате является аналогичным с документами, выдаваемых во времена СССР.

Следующие 6 цифр являются номером паспорта гражданина РФ. Именно их нужно переписать при заполнении документов в графу номер паспорта. В ряде случаев, например, при покупке билетов в электронных терминалах, под номером будет подразумеваться все 10 цифр, включая серию документа.

Разберем на конкретном примере. Если в вашем паспорте написаны цифры «65 09 143552», то цифры «65 09» — будут серией документа, а «143552» — его номером. Как мы уже писали, серия документа зависит от региона. С помощью специальной таблицы, можно определить по цифрам из серии – регион, в котором был выдан документ. В нашем примере, 65 означает Свердловскую область, а 09 – год изготовления бланка, в нашем, примере, это 2009 год.

Обработка отдельных категорий

Можно обрабатывать такие данные, если эти действия осуществляются для защиты жизни и здоровья гражданина и т.п. (ч. 2 ст. 10 Закона). Допускается работа с такими данными для реализации международных договоров, если данные получены в ходе Всероссийской переписи населения. Или в медико-профилактических целях, для диагностики диагноза. Разумеется, обрабатывать такие данные можно в целях противодействия экстремизму, терроризму, коррупции и т.п. – субъектам, которым это разрешено на основании закона.

Обработка биометрических данных возможна только с согласия самого гражданина. Либо тогда, когда такое право устанавливает закон, международное соглашение. Например, все осужденные проходят обязательную дактилоскопическую регистрацию. Как и граждане, которые призываются на военную службу. Сотрудники полиции и т.п. Кстати, фотографии и видеозапись тоже относятся к биометрическим персональным данным.