Акт выполненных работ: как правильно составить по образцу

Как заполнить акт оказанных услуг с физическим лицом

В том случае, если одной стороной при оформлении акта является частное лицо, правила его заполнения практически не меняются. Здесь все так же стороны имеют право использовать свободную форму акта или стандартный шаблон, если заполнением документа занимается организация. При указании информации об участниках сделки физическое лицо должно вносить свои паспортные данные.

Многие компании для составления акта оказанных услуг выбирают определенный шаблон. В таких ситуациях их заполнение осуществляется при помощи компьютерного набора. После того, как документ будет распечатан, обе стороны, или их представители, должны заверить его «живыми» подписями. Кроме этого, если нет готового бланка, акт можно составить на обычном листе бумаги формата А4.

Образец

Бланк

Акты — образцы и примеры

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

• несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения.

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины). Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа.

Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников

Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим

Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом! Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам. Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приема-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).

Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Перед созданием этого документа требуется своевременно оформить приказ о назначении комиссии по ведению и оформлению служебного следствия в организации ДТП. Итак, если машина вашего предприятия стала участником аварии, на предприятии необходимо начать служебное расследование с соблюдением всех правил и норм, выявить причины катастрофы и определить виновника. Практически каждое предприятие имеет на своем балансе машины, одна из которых становится участником ДТП. 192-193 Трудового кодекса РФ. А это значит, что есть определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования и подготовке соответствующего акта.

При наличии затруднений можно воспользоваться помощью дежурного юриста. Преждевременное завершение трудового дня. Невыполнение профессиональных обязанностей (расследуется на основании жалоб недовольных клиентов или служебной записки других сотрудников, образец которой можно найти немного ниже).

Нарушение инструкции (должностной) или техники безопасности, в том числе и противопожарной.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей

Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.

Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:

1. Берете за основу МХ-1 – понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
2. Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
3. Убираете лишние (устаревшие) сведения.

При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.

Назначение

В деловых отношениях случаются изменения разного рода. В частности, меняется цена товара или предоставляемой услуги. Стороны договариваются между собой о том, что они работают дальше, но на других условиях. Но акты выполненных работ уже сформированы и подписаны, и цены там старые.

Для того чтобы не платить при возможных проверках налоговой штраф, необходимо юридически грамотно составить корректировочный акт выполненных работ. Именно при подписании этого документа информация в предыдущей документации считается недействительной, она заменяется указанными в корректировочной бумаге данными.

Типовая форма акта приемки выполненных работ

Для акта приемки выполненных работ отсутствует обязательная или иная прямо установленная каким-либо законом форма. Тем не менее, для приемки некоторых видов работ имеются унифицированные формы, которые хотя и не являются обязательными, но часто используются на практику. Подобная ситуация обусловлена тремя причинами:

1. Существует бесчисленное множество видов работ, поэтому тяжело разработать единую форму акта для каждого без исключения случая. Да, можно сделать унифицированную форму акта, подходящую для наибольшего числа случаев – именно такая форма и представлена на нашем сайте. Но, очевидно, что и из нее могут найтись исключения. Но если бы существовала обязательная для всех случаев форма подобного документа, то в ситуациях исключений стороны становились бы заложниками формы.
2. В гражданском праве России свобода договора является одним из ключевых принципов. Статья 421 ГК РФ гласит о том, что стороны вольны сами определять вид, форму и содержание заключаемого договора. Исходя из этого нельзя отрицать за сторонами право самостоятельно посредством договора подряда подробно урегулировать вопрос приемки выполненных работ и согласовать форму акта, оформляющего такую приемку. По этой же причине нельзя обязать стороны следовать во всех случаях одной стандартной форме акта.
3. Гражданский Кодекс РФ только вскользь говорит об «акте или ином документе, удостоверяющем приемку». Если взглянуть на ст.720 ГК РФ, то можно заметить единичное упоминание такого документа и только в ключе наличия в нем сведений о недостатках работ. В то же время мы можем увидеть, что данная статья воспринимает приемку как процесс и юридический факт, не ограничиваясь только документом о приемке. Так приемка это не только подписание акта, но и в то же время проверка на предмет дефектов. Акт, в свою очередь, имеет характер доказательства приемки и не может рассматриваться в отдельности от общего процесса приемки работы. Поэтому сам формат такого акта не столь важен с точки зрения гражданского права.

Как было сказано ранее, для некоторых случаев имеются хотя и установленные нормативными актами, но не являющиеся строго обязательными унифицированные формы. Например, для приемки строительных работ по договору строительного подряда существует форма КС-2, которая также дополняется справкой о стоимости работ и затратах (КС-3). По факту две данные формы, представленные в Постановлении Госкомстата №100 от 11.11.99, имеют практически одно и то же содержание, поэтому форма КС-3 на практике используется в качестве дополнения акта приемки в части цены. 

Но стороны имеют право как угодно структурировать подобные документы, так как две указанные формы не имеют общеобязательной нормативной силы и используются постольку, поскольку в сфере строительства их использование стало привычным. Да и сами формы КС-2 и КС-3 несут в себе именно те данные, которые стоило бы отразить в акте приемки, потому удобны для участников оборота.

Акт об оказании бухгалтерских услуг

Бывают ситуации, когда организация нуждается в услугах бухгалтера. Естественно, с ним заключается договор, который сопровождается соответствующим актом. Этот документ также разрешается оформлять в свободной форме, как от руки, так и на компьютере. Здесь в качестве заказчика может выступать, как юридическое лицо, так и физическое. Исполнителем также может быть частное лицо или компания, оказывающая подобные услуги.

Правильно составленный документ является полноценным доказательством того, что бухгалтерские услуги действительно были оказаны. В зависимости от ситуации акт может помочь при судебном разбирательстве, как одной стороне, так и другой. Каких-то особых требований к оформлению данного вида акта не существует. Здесь также вносятся реквизиты обеих сторон, подробно описываются услуги и их стоимость.

Образец

Бланк

Форма № КС-2

Несмотря на то, что единой формы документа нет, в законодательстве есть несколько принятых типовых бланков, которые всегда используются при приеме-передаче определенных видов работ. Например, акт формы № КС-2 применяется для документооборота в сферах работ:

• строительных (прием-передача строительных объектов, ремонтных работ, реконструкции и т.п.);
• монтажных.

В строительном проекте участие могут принимать дополнительные стороны:

• инвестор;
• субподрядчик.

Данные о них указываются во всех документах, в том числе и в акте. В качестве заказчика выступает генподрядчик, а исполнителем является компания-застройщик. При этом в случае приема строительных работ обязательно указываются:

• стройка (адрес);
• объект (наименование, данные из паспорта объекта).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство обязывает застройщика передать заказчику полный отчет (в акте приемки) обо всех издержках строительных работ сразу после их окончания

Но если изначально в договоре было предусмотрено, что заказчик сам закупит необходимые материалы и оборудование, то соответствующая стоимость не включается в общий список (таблицу).

Что содержится в акте

В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую – важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий – чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.

Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах – для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.

Особенности заполнения акта приемки-сдачи

Строгой формы или бланка законодательством Российской Федерации не предусмотрено, однако, есть несколько пунктов, которые должны быть отражены:

• Дата и номер акта. Правила хранения и учета документации обязывают заказчика и исполнителя вести журналы учета нормативно-правовых документов, поэтому номера и даты на готовых документах должны быть в обязательном порядке. В случае их отсутствия будет крайне сложно восстановить ход приемки всего объекта, особенно если она осуществлялась поэтапно тогда составляется несколько актов приемки-сдачи оказанных услуг.
• Наименование заказчика и исполнителя. При заполнении этой графы в форме бланка должно быть место для полного наименования как заказчика, так и исполнителя.

В случае юридического лица, в обязательном порядке должно быть указано полное название организации, как оно прописано в уставе, и данные о руководителе фамилия, имя и отчество полностью, без сокращений, а также наименование документа, на основании которого он действует (устав, доверенность или приказ)

Важно, чтобы все эти данные совпадали с теми, что прописаны в уставе юридического лица, иначе это будет считаться грубой ошибкой и может привести к наложению штрафа или иной ответственности

У физического лица должны быть указаны фамилия, имя, отчество, а также паспортные данные. При отсутствии паспорта, должны вноситься данные иного документа, позволяющего исполнителю оказывать услуги заказчику. К таким документам относятся иностранный паспорт, вид на жительство или удостоверение беженца. 

Номер и дата договора. Наименование работ и сумма к оплате

При заполнении данного раздела важно знать, принимается объект полностью или частично. Если работы были выполнены только частично, то они должны быть перечислены по отдельности, причем должен быть указан выполненный объем к каждой отдельной работе, а также место их проведения

Соответствие качеству. Если качество не удовлетворяет заказчика, то в данной графе должны быть указаны все недостатки и претензии Печать и подпись обеих сторон.

Акт сдачи выполненных работ, его суть

При процедуре оформления акта выполненных работ нужно соблюдать ряд требований и норм делопроизводства. На основе этого данный документ может в себе содержать следующее:

• В первую очередь в него должна входить вся информация о сторонах между которыми заключается договор;
• Данные о договоре, на основе которого и осуществлялось выполнение работ;
• Наименование и список выполняемых работ;
• Время выполнения работ;
• Качество и цена за их выполнении.

Данный документ должен быть подписан руководителями одной и второй организации. Далее на данном документе ставятся печати организаций, но из-за введенных изменений в 2021г данное требование стало необязательным у юр лиц. Чтобы оценить сложность и качество выполнения сложных видов работ и последующего их заполнения в акте приемки-сдачи для этого случая может быть собрана особая комиссия. В состав этой комиссии будут входить представители от подрядной организации, а также компании-заказчика.

У нас Вы можете заказать слугу по анализу госзакупок и тендеров об этом смотрите по данной ссылке.

Акт оказанных услуг

Унифицированной формы этого документа нет, её можно разработать самостоятельно. Удобнее всего согласовать вариант акта, как приложение к договору, и использовать только его. Если же требования к форме документа договором не предусмотрены, то обычно его составляет исполнитель и предлагает заказчику для подписания.

Законодательство не требует обязательного оформления акта, который подтверждает оказание услуг. Но стороны могут самостоятельно предусмотреть его необходимость, определить его форму и сроки составления. Обычно документ содержит следующие сведения:

• название с указанием номера договора и даты его заключения;
• сведения о сторонах;
• номер и дату подписания;
• перечень услуг, их вид и объём;
• общая стоимость;
• период оказания;
• наличие или отсутствие претензий к качеству услуги и срокам её предоставления;
• количество экземпляров;
• подписи сторон.

Акт оказанных услуг составляют в двух экземплярах. Оттиски печати ставят при их наличии в организации, поскольку обязательным реквизитом первичного учётного документа он не является. Стороны вправе включать любые дополнительные условия по своему усмотрению, добавить раздел для описания выявленных недостатков. Также в акте можно указать, что он является основанием для окончательного расчёта по договору.

Какие реквизиты наиболее важные

Несмотря на то, что закон не предусматривает для актов обязательных реквизитов, указание в них определенных сведений позволит избежать разногласий и споров между сторонами.

Номер и дата заключения договора

Особенно важно указывать их, если между заказчиком и исполнителем заключено несколько договоров на разные виды услуг. Без этих реквизитов невозможно определить, к какому конкретно договору относится данный акт, в случае судебного спора его не примут как доказательство предоставления услуги.
Сведения о выявленных недостатках

Если во время приёмки у заказчика возникли претензии по качеству или срокам, ему следует указать это в акте. При отсутствии в документе соответствующего раздела, заказчик может отказаться его подписывать и проставить отметку о том, что услуги не приняты в связи с обнаруженными недостатками. Информацию о них излагают в отдельном документе, например, претензии, и направляют её исполнителю. Если такую отметку не сделать, то в случае спора исполнитель может заявить, что отказ от подписи был немотивированным, и услуги придётся оплатить.
Сведения о передаче заказчику результата предоставления услуги, например, проекта договора, отчёта об оценке и т.д.

Срок подписания

При заключении договора об оказании услуг необходимо определить дату подписания акта. Это связано с тем, что часто услугой пользуются уже во время её оказания. В этом случае срок подписания определяют по правилам ст. 190-194 ГК РФ. Это может быть конкретная дата, наступившее событие или окончание определенного периода. Если срок в договоре не согласован, то акт оказанных услуг необходимо подписать в течение 7 дней с момента предъявления заказчиком или исполнителем соответствующего требования.

Если заказчик не подписывает акт

При выполнении работы исполнитель может предъявить её конечный результат. При оказании услуг иногда бывает сложно доказать факт их предоставления. Поэтому заказчик может без причины отказаться подписывать акт и оплачивать услугу. Чтобы исключить такую возможность, в договоре желательно предусмотреть следующие условия:

• исполнитель вправе оформить односторонний акт, если заказчик уклоняется или немотивированно отказывается от подписи;
• односторонний акт подтверждает факт получения услуг и считается основанием для оплаты.

Таким образом, составление завершающего документа после выполнения работ или оказания услуг является необязательным, но крайне желательным действием. Наличие акта и его правильное оформление позволит избежать споров и разногласий между сторонами договора.

Для чего нужен данный акт

Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.

Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.

В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.

Кто занимается составлением

Составление документа производится специально отобранной комиссией. Она должна быть независимой от каждой стороны участников процесса. Первоначальной задачей исполнителя является организация комиссии, состав которой не может быть менее двух человек.

В первую очередь каждый участник должен иметь достаточную профессиональную квалификацию, чтобы осуществить свою роль на должном уровне. Как правило, это специалисты, которые профессионально занимаются данным видом деятельности.

Некоторые участники во избежание серьезных нарушений стараются прибегнуть к услугам независимых компаний, которые выполнят всю работу на должном уровне. Информация о каждом члене комиссии должна быть зафиксирована при составлении документа.

Юридическая сторона

Акт выполненных работ составлять целесообразно, но с точки зрения действующего закона, не всегда обязательно. Есть несколько случаев, когда передача выполненных работ или объекта непременно должен сопровождаться составлением указанной бумаги. Например,

На основании статьи 753 ГК – при сдаче работ по договору строительного подряда отражена необходимость составления акта в четвертом пункте статьи.

Законодательство строго не регламентирует то, как должна выглядеть бумага, но опять же есть исключение: при сдаче объектов капитального строительства составлять акт необходимо на основании унифицированной, типовой формы № КС-2.

Отметим, что измерение хозяйственной операции в этой форме производится в рублях, поэтому указывать в форме иностранную валюту нельзя. Подписывается бумага представителями сторон, наделенными необходимыми для этого полномочиями.

Документ в общих случаях составляется на основании заполненного и принятого сторонами договора, в котором учитывается форма сдачи-приемки законченных работ с учетом промежуточных этапов. Если такого договора нет, то контролирующие органы либо признают, что он был заключен в устной форме. В таком случае такой акт составлять не имеет смысла, так подтвердить их объем и детализацию не представляется возможным.

Какие функции выполняет акт? Например, он служит основанием для:

• Полного или частичного фиксирования выполненных работ.
• Служит первичным документом и основанием перечисления на счет подрядчика денежных средств: оплата либо уже завершенной работы, либо ее части;
• Отражения выполненных операций в налоговом и бухучете предприятия.

Еще раз повторим, договор фиксирует за сторонами выполнение тех или иных обязательств. Акт, соответственно, фиксирует факт выполнения этих обязательств одной стороной (Подрядчиком), и согласие с их выполнением, с другой стороны (Заказчика).

Что такое акт и когда он применяется?

Акт – это документ, который отображает результат выгодного сотрудничества сторон по заранее заключенному соглашению. Если участники сделки подписывают данный бланк, они подтверждают то, что условия сделки состоялись. Образец составляется сторонами в двух примерах, при этом подписываются две стороны.

Акт является дополнением к заблаговременно заключенному соглашению. Если заказчика условия не устроят, и тот не захочет принимать заказ, либо услуги не соответствуют условиям сделки – стороны часто составляют еще один дополнительный отчет.

Заказчик сделки вправе составить и отослать письмо подрядчику, написав основание несогласия с условиями и запрос на исправление недостатков. Дополнительный документ составляется не только после исполнения условий соглашения, но и после окончания очередного этапа.

Если одна сторона соглашения отказалась от услуг второй, то последняя вправе обжаловать это решение в суде. При этом акт будет главным свидетельством, который будет подтверждать правоту второй стороны. В такой ситуации разрешается подать претензию в одностороннем порядке.

Зачем нужен и когда обязателен?

Акт выполненных работ по договору оказания услуг – это документ, который составляется после выполнения сторонами обязательств по заключенному соглашению. Он имеет юридическое значение, подтверждает факт проделанной работы и отсутствие у заказчика претензий к полученным результатам.

На основании его осуществляется финансовый расчет с исполнителем. Такой акт является дополнением к договору оказания услуг или выполнения работ.

В большинстве случаев его составлять необязательно, поэтому за сторонами остается выбор, подписывать его или нет. Эксперты настоятельно рекомендуют оформлять акт приема выполненных работ. Это выгодно и для заказчика, и для исполнителя.

При возникновении спорной ситуации этот документ будет выступать материалом доказательной базы и поможет добиться справедливого судебного решения. Обязательно требуется составлять приемочный акт при выполнении работ по договору строительного подряда. Данное правило закреплено в четвертом пункте статьи №753 Гражданского кодекса России (ГК).

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

Акт должен быть подписан двумя сторонами. Если на нем будет только подпись исполнителя, то документ будет признан недействительным. Такой акт не будет принят судом в качестве доказательной базы при решении спорного вопроса.

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

• Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
• Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
• Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
• После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
• В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.