Акт ввода оборудования в эксплуатацию (приложение к договору поставки оборудования и ввода его в эксплуатацию)

Как заполняется акт

Для составления документа используется бланк государственного образца. В его правом верхнем углу размещается подпись подтверждающей компании/архитектора, а также данные по опубликованному в связи с этим приказу. Ниже в таблице располагаются бухгалтерские данные по объекту и совершаемой операции. Основной текст документа содержит информацию о компаниях, между которыми составлен акт (клиент и исполнитель), реквизиты, ФИО уполномоченных представителей. Здесь же указывается дата итоговой проверки, полный список сотрудников, входивших в комиссию, стоимость работ. В конце документа указываются данные о разрешении на ввод, полученном от правительственных органов, выставляются подписи.

Чтобы полностью осознать, каким образом заполняется бланк акта, взгляните на образец ниже (заполненный и чистый вариант):

​

Информация к документу

На практике очень часто предметом гражданско-правовых сделок является различное оборудование. Оборудование сдают в аренду, покупают, дарят и т.д. Неотъемлемой частью подобных договоров является акт ввода оборудования в эксплуатацию. Законодательство не содержит норм, которые регулируют процесс составления акта ввода оборудования в эксплуатацию. Но ГК РФ содержит некоторые нормы, которые регулируют порядок принятия товаров или услуг (например, ст. 513, 720 ГК РФ). Данные нормы также распространяются на акт ввода оборудования в эксплуатацию. А как и когда нужно составить данный документ и какие особенности он имеет.

Когда составляют акт

В соответствии с действующим законодательством составление акта ввода оборудования в эксплуатацию не является обязательным. Но на практике данный документ всегда составляется. Это в первую очередь делается для того, чтобы избежать дальнейших проблем, связанных с дефектами оборудования.

Важно: если оборудование продаётся или передаётся третьему лицу на основании других гражданско-правовых сделок, то необходимо составить акт ввода оборудования в эксплуатацию. Также данный документ необходимо составить в тех случаях, когда работа оборудования была остановлена с целью ремонта и возобновлена некоторое время спустя: акт ввода в эксплуатацию составляется во время возобновления работы оборудования

Составление подобного документа – дополнительная гарантия для обеих сторон. Данный документ составляется после передачи оборудования и после его установки. В некоторых случаях акт составляют также непосредственно во время заключения договора.

Стороны акта

Многих интересует вопрос о том, кто должен подписывать акт ввода оборудования в эксплуатацию. Так как данный документ является неотъемлемой частью соответствующего договора, то его должны подписать стороны сделки либо уполномоченные ими лица.

Важно: очень часто для проверки работы оборудования создаётся специальная комиссия. В этих случаях акт ввода оборудования в эксплуатацию должны подписать все члены комиссии

При этом если мнение одного из членов комиссии расходится с мнением других, об этом делается соответствующая запись в документе.

Что нужно предусмотреть в акте

Законодательство не предусматривает обязательной формы акта ввода в эксплуатацию. Соответственно стороны могут предусмотреть любые сведения, которые считают необходимыми. Содержание акта во многом зависит от специфики и особенностей оборудования, которое передаётся на основании сделки. Конечно, единой формы акта ввода в эксплуатацию не предусмотрено, но в тексте необходимо указать следующую информацию:

• марка, год выпуска и наименование оборудования;
• дату осуществления проверки оборудования;
• место проведения проверки и место нахождения оборудования (если оборудование было проверено в другом месте и находится в другом);
• описание условий использования оборудования;
• иная информация и особые условия.

Что проверяется

Во время составления акта проверяется:

• исправность оборудования;
• его работа;
• условия размещения;
• соответствие данного оборудования и условий его работы установленным нормам технической безопасности и другим нормативам.

Если во время проведения проверки были обнаружены неисправности или какие-либо несоответствия установленным нормативам и законодательным требованиям, то в тексте составленного акта делается соответствующая запись.

Обратите внимание: Если во время проверки были обнаружены нарушения или неисправности, при которых эксплуатация оборудования невозможна, то в этом случае оборудование не может быть использовано: об этом делается соответствующая запись в тексте акта ввода оборудования в эксплуатацию. При обнаружении вышеуказанных неисправностей они должны быть устранены: оборудование может быть использовано только после устранения обнаруженных неисправностей

Обязанность устранения неисправностей несёт собственник оборудования, если иное не предусмотрено соответствующим соглашением

При обнаружении вышеуказанных неисправностей они должны быть устранены: оборудование может быть использовано только после устранения обнаруженных неисправностей. Обязанность устранения неисправностей несёт собственник оборудования, если иное не предусмотрено соответствующим соглашением.

Важно: после устранения неисправностей оборудование должно пройти повторную проверку: в этом случае составляется новый акт введения оборудования в эксплуатацию. Если по результатам вторичной проверки неисправности не были обнаружены, об этом делается соответствующая запись в тексте акта, и разрешается эксплуатация оборудования

Порядок оформления акта ввода основных средств в эксплуатацию

Устанавливается следующий порядок оформления акта ввода в эксплуатацию основных средств.

Для основных средств, относящихся к офисной мебели, офисным электронным устройствам, объектам бытового назначения, не задействованных в производственных процессах, не являющихся объектами повышенной опасности и не требующих для ввода в эксплуатацию оформления разрешительных документов, акт ввода основных средств подписывается:

• Главным бухгалтером

• Руководителем подразделения, в котором будет эксплуатироваться объект основных средств

• Лицом, осуществлявшим хранение объекта основных средств (кладовщиком) до ввода объекта в эксплуатацию

• Лицом, принимающим в эксплуатацию объект основных средств (лицом, несущим ответственность за его сохранность)

В остальных случаях акт ввода основных средств кроме лиц, перечисленных выше, подписывается комиссией, которая обязана проверить наличие всех разрешительных документов и убедиться в том, что для эксплуатации объекта основных средств созданы все необходимые условия. В случае необходимости, или при наличии особого порядка ввода в эксплуатацию объекта основных средств, бумажная форма документа о вводе объекта в эксплуатацию может отличаться от типовой. В этом случае в бухгалтерской программе используется электронная форма стандартного документа, а в первичных документах учитывается подписанный документ.

Если вместе с объектом основных средств прилагается сопроводительная документация (технический паспорт), то при вводе объекта в эксплуатацию в бухгалтерию передается ксерокопия одной или нескольких страниц паспорта объекта, которые дают информацию об идентификационных признаках объекта (правильное наименование, серийный номер, модель, технические характеристики, срок эксплуатации).

Проведение акта ввода основных средств осуществляется только в случае правильного оформления акта ввода в эксплуатацию и, при необходимости, наличия разрешительных документов.

Одновременно с вводом в эксплуатацию, бухгалтерия присваивает объекту основных средств серийный номер, который в дальнейшем используется для целей инвентаризации.

В программе «1С-Предприятие 8.1» ввод в эксплуатацию основных средств проводится двумя документами «Ввод в эксплуатацию основных средств». Один документ — для начисления в дальнейшем линейной амортизации в управленческом учете, а второй документ — для начисления в дальнейшем налоговой амортизации в бухгалтерском учете.

И в управленческом и в бухгалтерском учете в документе «Ввод в эксплуатацию ОС» в зависимости от места хранения ОС устанавливается соответствующий способ отражения расходов по амортизации (выбрать в закладке «Общие»).

Способы начисления амортизации в управленческом и бухгалтерском учете являются различными. Для бухгалтерского учета — способ начисления амортизации — «налоговый». В управленческом учете — «прямолинейный» с обязательным указанием срока полезного использования и ликвидационной стоимости.

Обязательным условием заполнения документа «Ввод в эксплуатацию ОС» или «Передача малоценки в эксплуатацию» является указание места хранения (эксплуатации) объекта основных средств — склад, помещение, производственный участок или другое место.

Определение и необходимость

Акт ввода оборудования в эксплуатацию — это официальный документ, подтверждающий факт соответствия машин и аппаратов заявленным (паспортным) характеристикам и их внедрения на предприятие, т.е. осуществления пробного запуска. Действующее законодательство Российской Федерации не обязывает юридических и физических лиц оформлять такой акт. Однако, на практике, его составление и подписание осуществляется в большинстве случаев и применяется для того, чтобы избежать при дальнейшем использовании каких-либо проблем, связанных с неисправностью или отсутствием тех функций, которые должны быть ему присущи. Такое действие является необходимым для обеих сторон деловых или коммерческих отношений:

1. Для организации, осуществившей продажу машин или аппаратов, такой документ подтверждает, что они являются исправными и в случае возникновения каких-либо неполадок ответственности никакой она не будет нести (за исключением частных случаев наличия дефектов отдельных деталей, когда определить такой факт при осмотре и запуске не возможно).
2. Для предприятия, которое приобретает оборудование. При отсутствии такого акта можно принять на баланс аппараты и машины, которые изначально были неисправны, имели какие-либо дефекты. При дальнейшем выявлении поломок весьма тяжело будет предъявить претензии продавцу и доказать, что поломка имелась в наличии еще до запуска в работу. Подобные случаи, конечно, имеются в судебной практике, однако трата времени и расходов на разбирательства не выгодна ни покупателю, ни поставщику оборудования.

Кроме исключения взаимных претензий между поставщиком и покупателем, акт ввода оборудования в эксплуатацию необходим также с точки зрения его безопасности – таким образом клиент может удостовериться в возможности соблюдения всех необходимых требований по технике безопасности труда.

Данный вопрос является очень важным для производства, поскольку причинение вреда здоровью работников или их гибель, произошедшая на производстве, несет за собой массу неприятных моментов, которые даже могут завершиться привлечением к уголовной ответственности лиц, отвечающих за безопасность на предприятии.

В том случае, если на фирму доставляется уже готовая единица оборудования, для работы которой необходимо лишь подключение к сети (если, конечно электричество необходимо для функционирования), то составление акта ввода в эксплуатацию совершается сразу же. Тогда заранее приглашаются члены комиссии, а также составляется типовая форма документа, которая в случае отсутствия неполадок и каких-либо взаимных претензий подписывается.

Зачастую же поставляемое оборудование требует для пробного запуска в работу осуществления дополнительной сборки, монтажа и подключения к нескольким сетям (водопровод, электричество, газ канализация). В таких ситуациях поставщик оборудования осуществляет доставку машин и аппаратов, установку, монтаж и только после того, как все подготовительные работы закончены, тогда уже производится осмотр аппаратов и их запуск.

Во избежание каких-либо претензий к оборудованию с момента доставки и до полной его установки сотрудники фирмы, приобретающей его, не допускаются (имеется ввиду проведение каких-либо работ).

В основном осуществление оплаты за покупку линий, машин и аппаратов фирмы-покупатели производят только после выполнения монтажа и пробного запуска – это является их основным условием осуществлением сделки.

Если акт ввода в эксплуатацию оформляется на новое оборудование (машины, линии, аппараты), подобная операция подтверждает соответствие ее всем начальным параметрам или характеристикам, которыми должен обладать испытываемый объект согласно паспорту и технических норм.

В том случае, если конкретный объект вводится после осуществления ремонта либо его частичной или полной реконструкции, в таком случае требования к оборудованию уже могут быть несколько изменены и отражены в договоре оказания услуг.

Как правильно оформить акт

Как к содержанию документа, так и к его оформлению в законе не предусмотрено никаких особенных требований. Акт можно писать на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке организации. Все необходимые сведения вносить можно от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

Есть только одно условие, которое нужно соблюдать непременно: наличие «живых» подписей всех присутствовавших при вводе основного средства в эксплуатацию людей. При этом использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных каким-либо образом, недопустимо.

Удостоверять акт при помощи печатей предприятий не обязательно – это необходимо делать только в тех случаях, если данная норма прописана в локальных нормативно-правовых актах компании: с 2016 года использование юридическими лицами штемпельных изделий отдано на их усмотрение.

Акт печатается минимум в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать их дополнительные копии.

Этапы ввода оборудования в эксплуатацию

Процедуру ввода в эксплуатацию оборудования можно условно разделить на несколько основных этапов:

1. Создание комиссии. Руководитель организации назначает специалистов, которые будут проводить осмотр агрегата. Кроме этого, в составе могут присутствовать и представители компании, которая выступает в качестве поставщика. Если это новое устройство, нередко фирма-продавец присылает своего сотрудника, чтобы он присутствовал даже при распаковке.
2. Непосредственно осмотр. В процессе проверки оборудования нередко приходится его разбирать. Соответственно, в состав комиссии должны входить специалисты, способные правильно это сделать. Также проверяется, насколько техническое состояние соответствует информации, указанной в документах.
3. После осмотра специалисты проводят испытания. Например, делается пробный запуск, чтобы определить, насколько правильно работает оборудование.
4. По итогам проверки заполняется акт. Здесь перечисляются члены комиссии, описывается оборудование. Нелишним будет указать, какие именно проверочные работы были выполнены, какие устройства для этого использовались. В конце проверяющая группа должна сделать вывод. Если имеются неисправности, они указываются. Кроме этого, специалисты дают рекомендации по их устранению. При выявлении брака составляется акт о дефектах, который направляется поставщику. При отсутствии каких-либо замечаний указывается, что оборудование может быть запущено в эксплуатацию.

Бывают ситуации, когда организация не предусматривает составление акта при вводе в эксплуатацию. Причем это может касаться абсолютно любого оборудования. Вообще, законодательство разрешает обойтись без этого документа. Он может быть заменен актом приема-передачи, где и указывается дата, когда именно началось использование устройства. Однако практика показывает, практически все организации все-таки составляют этот документ.

Ведь только так можно быть уверенным, что получено полностью исправное оборудование, а в случае каких-то проблем можно рассчитывать на помощь со стороны поставщика. По сути, акт ввода в эксплуатацию можно назвать своеобразной гарантией, и не только для получателя. Документ нужен и поставщику. Ведь именно так он будет знать, что оборудование действительно имело брак, а не сломалось при эксплуатации.

Инструкция по заполнению акта ввода в эксплуатацию оборудования

Заполнение документа можно разделить на несколько частей:

1. Сначала указывается «шапка», в которой должно присутствовать название документа и его суть. Также здесь должна присутствовать дата заполнения и город.
2. Ниже указывается состав комиссии, которая проводит осмотр оборудования. Здесь нужно указать не только ФИО специалистов, но и занимаемые должности. Также в этом абзаце необходимо отметить информацию о руководителе и сведения о приказе, которым и были назначены представителя проверяющей группы.
3. Далее идет основная часть, в которой описывается факт осмотра оборудования. Здесь указывается, о каком именно оборудовании идет речь, прописывается его номер, техническое состояние, производитель и другие параметры. Также указывается период, в течение которого осуществлялась проверка.
4. Ниже идет перечисление результатов. Причем каждое действие нужно описывать с новой строки. Здесь указываются сведения о том, что оборудование отвечает необходимым нормам. Прописывается информация о проведении пробного пуска. Указываются какие-либо дополнительные сведения.
5. Ниже прописываются выводы. При отсутствии замечаний комиссия указывает, что дает разрешение на ввод в эксплуатацию.
6. Указывается перечень документов, которые являются приложением к акту.
7. Оригинальные подписи всех участников проверяющей группы и директора организации.

Также нужно понимать, далеко не всегда техническое состояние оборудования является удовлетворительным. Бывают ситуации, когда комиссия выявляет определенные проблемы, которые не позволяют полноценно и безопасно эксплуатировать оборудование. Соответственно, комиссия не имеет права выдать разрешение. В этом случае в акт вносятся сведения о поломке. Если их несколько, каждая их них должна быть подробно описана. Кроме этого, специалисты делают выводы, в которых указываются рекомендованные работы, направленные на устранение неполадок. После выполнения ремонта оборудование подлежит повторному осмотру.

Часто ремонт необходим в том случае, когда оборудование длительное время стояло без работы. Но бывают ситуации, когда выявляются неисправности у только что купленного устройства. В таких ситуациях акт направляется поставщику, который и должен заниматься устранением проблемы.

Основные отличия унифицированных форм № КС-11 и КС-14

КС-11 и КС-14 чем отличаются друг от друга? Неопытному человеку с первого взгляда будет непонятно. Главным же отличием является порядок составления документа. И формы этих документов, конечно же, будут немного разниться. Подробнее остановимся на их основных отличиях.

Основные отличия по составлению

Основные отличия по содержанию

Основные отличия по форме

Основные отличия по составлению

В составлении акта КС-14 помимо представителей исполнителя и заказчика принимает участие приемочная комиссия. Состав приемочной комиссии утверждается инвестором или заказчиком. В то же время в оформляемом акте КС-11 обычно фигурируют лишь 2 стороны — исполнитель и заказчик (инвестор).

При составлении КС-14 указывается, как работают все коммуникации, соответствует ли вводимый в действие объект недвижимости не только проекту, но и строительным нормам. В акте КС-11 оценивается лишь соответствие готового объекта проектным данным: проверяется наличие и расположение перегородок/перекрытий, их размеры и прочее.

Основные отличия по содержанию

Акт КС-11 является своего рода приемо-сдаточным документом, подписываемым исполнителем и заказчиком подрядных работ при завершении строительства. А вот КС-14 является одним из основных документов при оформлении разрешения на выдачу компетентными органами решения о вводе объекта недвижимости в действие (подп. 4 п. 3 ст. 55 Градостроительного кодекса России).

Оба акта – и КС-11, и КС-14 – являются основанием для принятия объекта к учету и отражения задолженности перед исполнителем (на их основании делается проводка Дт 08 Кт 60). При этом КС-11 подтверждает факт окончательной приемки заказчиком выполненных подрядных работ по договору. КС 14, кроме вышеуказанного, еще и засвидетельствует факт ввода объекта в эксплуатацию. На его основании составляется форма ОС-1а и делается проводка Дт 01 Кт 08.

О составлении акта ОС-1а читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

Для целей отражения подрядных работ в бухучете достаточно будет оформления формы КС-11. В то же время, если предполагается участие приемочной комиссии, например при представительстве в ней госорганов или органов муниципалитета (если сдается государственный объект недвижимости), без составления акта КС-14 уже не обойтись.

О правилах оформления актов, связанных со строительством, подробнее читайте в статье «Акт приемки законченного строительством объекта (бланк)».

Основные отличия по форме

Основное отличие бланков КС-11 и КС-14 по форме связано с тем, что КС-11 составляют заказчик и исполнитель, а КС-14 — исполнитель и приемочная комиссия. По итогам осмотра объекта недвижимости в соответствующих разделах акта КС-14 отражается решение комиссии о соответствии объекта проекту и установленным санитарным и строительным нормам.

КС-11 и КС-14 — чем отличаются указанные документы? Таким вопросом задаются те, кто вынужден их составлять. В нашей статье мы постараемся найти ответ на этот вопрос и рассмотрим основные отличия указанных актов.

КС-11 и КС-14: отличия по содержанию

Форма КС-11 составляется при приемке объекта и проверке выполнения всего объема работ, предусмотренного контрактом и прочей документацией. Поэтому эта форма в большей степени считается актом приема-передачи.

КС-14 предусматривает не только приемку работ, но и их проверку на соответствие нормам строительства, установленным соответствующими правовыми актами в данной сфере. Указанный акт используется при принятии решения о вводе завершенного (построенного) объекта в эксплуатацию.

ВАЖНО! КС-11 составляется исполнителем и заказчиком. Для составления КС-14 при приемке работ и изучении их соответствия различным нормативам необходима специально созданная инвестором проекта приемочная комиссия

КС-11 и КС-14: отличия по отражению в учете

Следует отметить, что рассматриваемые формы являются документами, на основании которых происходит расчет с исполнителем работ. После их составления в бухгалтерском учете делается запись — Дт 08 Кт 60.

КС-14, помимо этого, выступает основанием для ввода объекта в действие, поэтому при ее составлении оформляется акт ввода в эксплуатацию и, соответственно, составляется еще одна проводка — Дт 01 Кт 08.

Акт ввода в эксплуатацию оборудования (бланк и образец)

Бланк формы ОС-1

Оборудование – это применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, необходимое для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 ТР ТС 010/2011 , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А каким образом оформить ввод оборудования в эксплуатацию?

Как оформить ввод оборудования в эксплуатацию?

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает единой обязательной формы, которая должна быть составлена при вводе в эксплуатацию оборудования.

Напомним, что Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Среди этих форм есть первичные документы по учету в том числе и оборудования:

• акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14 );
• акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15 );
• акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16 ).

Предназначены ли эти формы первичной документации для учета ввода оборудования в эксплуатацию?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению данных форм (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) форма № ОС-14 применяется для оформления и учета поступления на склад оборудования, которое в последующем будет использоваться в качестве объекта основных средств. Акт составляется в 2-х экземплярах комиссией, которая уполномочена на прием основных средств. Затем акт утверждается руководителем организации. Если качественную приемку оборудования при его поступлении провести невозможно, акт по форме № ОС-14 составляется как предварительный по результатам наружного осмотра. Все выявленные в последующем качественные и количественные расхождения с данными поставщика, а также факты боя и лома отражаются в отдельных актах.

Для момента, когда оборудование передается в монтаж, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрено составление Акта по форме № ОС-15. При этом если монтаж проводится подрядным способом, в состав приемочной комиссии включается представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт по форме № ОС-15 не составляется. Уполномоченный представитель монтажной организации расписывается в Акте в подтверждение того, что оборудование получено им на ответственное хранение, и получает копию такого акта.

Если в процессе монтажа оборудования, наладки, испытания или по результатам контроля выявлены дефекты, предусмотрено составление Акта по форме № ОС-16.

Приведенный выше порядок составления первички по учету оборудования показывает, что Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 не предусмотрено оформление ввода в эксплуатацию оборудования одним из приведенных выше документов. Для учета ввода в эксплуатацию смонтированного и готового к использованию оборудования, которое зачисляется в состав основных средств, предусмотрено применение формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)». В своей Учетной политике в целях бухгалтерского учета организация может указать, что для учета ввода оборудования в эксплуатацию будет использоваться самостоятельно разработанная форма.

Если организация решит использовать унифицированные бланки, это также нужно указать в Учетной политике.

Скачать бланк по форме № ОС-1 для акта ввода оборудования в эксплуатацию можно здесь.

Что касается особенностей заполнения формы № ОС-1 по оборудованию, то для акта ввода в эксплуатацию оборудования порядок заполнения будет в целом аналогичен приведенному в нашей отдельной консультации.