Как правильно составить опись передаваемых документов

Содержание документа

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

• название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
• дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
• почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
• названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
• количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
• адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой пакет документов), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
• данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
• количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
• сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
• при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
• при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
• в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.

Реестр передачи исполнительной документации образец — Портал по безопасности

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

1. Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
2. Дата составления.
3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:

• номера;
• полного наименования акта;
• количества его экземпляров;
• количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Форма акта приема-передачи НТД во временное пользование

Наименование ведомства

Наименование организации

АКТ                                      УТВЕРЖДАЮ

приема-передачи НТД                      (наименование должности

во временное пользование                 руководителя организации,

____________ N _________                 его инициалы и фамилия)

  (дата)                                 Подпись

                                         Дата

Организация ______________________________________________________

               (наименование организации, передающей документы)

передает научно-технические документы организации ________________

__________________________________________________________________

    (наименование организации, принимающей документы, основание

                             передачи)

во временное пользование на ______________________________________

                               (указать срок, причину передачи,

__________________________________________________________________

                   адрес и телефон организации)

----T-----T------------T-------T-----------T------T--------T-----¬

¦ N ¦Обоз-¦Наименование¦ Автор ¦Кол-во лис-¦Год   ¦Вид до- ¦При- ¦

¦п/п¦наче-¦ документа  ¦(отдел)¦тов (дел,  ¦окон- ¦кументов¦меча-¦

¦   ¦ние  ¦   (дела)   ¦       ¦рулонов,   ¦чания ¦(подлин-¦ние  ¦

¦   ¦     ¦            ¦       ¦мирофиль-  ¦разра-¦ник, ко-¦     ¦

¦   ¦     ¦            ¦       ¦мов)       ¦ботки ¦пия)    ¦     ¦

+---+-----+------------+-------+-----------+------+--------+-----+

¦ 1 ¦  2  ¦      3     ¦   4   ¦     5     ¦  6   ¦   7    ¦  8  ¦

+---+-----+------------+-------+-----------+------+--------+-----+

¦   ¦     ¦            ¦       ¦           ¦      ¦        ¦     ¦

+---+-----+------------+-------+-----------+------+--------+-----+

¦   ¦     ¦            ¦       ¦           ¦      ¦        ¦     ¦

+---+-----+------------+-------+-----------+------+--------+-----+

¦   ¦     ¦            ¦       ¦           ¦      ¦        ¦     ¦

L---+-----+------------+-------+-----------+------+--------+------

В акт включено ___________________________________________________

                       (цифрами и прописью)

____________________________________________________ листов (дел).

Сдал _____________________________________________________________

        (должность, инициалы, фамилия представителя передающей

                              организации)

Принял ___________________________________________________________

              (должность, инициалы, фамилия представителя

__________________________________________________________________

               организации - приемщика документов)

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал _____________________________________________________________

                    (должность, инициалы, фамилия)

Принял ___________________________________________________________

                    (должность, инициалы, фамилия)

Дата ____________                                     М.П.

Формат А4 (210 x 297)

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Акт: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
• «Форма акта приема-передачи научно-технической документации во временное пользование».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Форма акта приема-передачи научно-технической документации на государственное хранение
• Форма акта приемки-передачи товаров (приложение к государственному контракту на поставку товаров для государственных нужд города Москвы)
• Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена
• Форма акта приема-передачи документов на хранение при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма акта приема на хранение документов личного происхождения при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма акта приемочной комиссии о завершении переустройства и (или) перепланировки жилого (нежилого) помещения, расположенного на территории городского округа Жуковский Московской области
• Форма акта приема-передачи пачек документов в Федеральную налоговую службу России по централизованной обработке данных
• Форма акта приема-передачи налоговых документов (конвертов), возвращаемых в архив
• Форма акта приема-передачи налоговых документов, изъятых из архива

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

1. Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
2. Рядом или над строкой написать правильные данные.
3. Далее нужно написать: «Исправленному верить».
4. После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

ключевым преимуществом

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Источник статьи: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=12416

Акт приема передачи товара

Компании могут заключать между собой различные договоры, связанные с передачей материальных ценностей, товаров. Это могут быть договора хранения, поставки, купли-продажи, комиссии, агента и т. д. В некоторых заключенных соглашениях предусмотрено обязательное заполнение товарной накладной и акта приемки-продажи товаров, в других – только накладной ТОРГ12.

Где и в каких случаях применяется акт приема-передачи товара

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ.

Акт приема передачи заполняется с целью определения количества, качества, стоимости товара, в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Его обязательно нужно составлять при расхождении по количеству, по качеству, а также если товар поступает без документов.

Акт приемки товара оформляется, если его составление предусмотрено договором. В этом случае он имеет такую же значимость, как и сам договор. Когда одна организация передает материальные ценности на ответственное хранение или по договору комиссии, то прием-передачи происходит с использованием акта.

Также данный акт может составляться и между физическим лицом и организацией. Если гражданин приобрел товар, после чего выявил в нем какие-либо недостатки или брак, то по закону о защите прав потребителей он имеет право вернуть некачественный товар или обменять на новый. В некоторых случаях для проверки товара необходимо провести экспертизу.

При передачи товара от покупателя к продавцу в таком случае необходимо обязательно составлять акт в двух экземплярах, один из которых с отметками о приеме остается у покупателя.

Акт приема передачи товара образец заполнения

У этого документа не существует стандартного вида. Форма акта может быть произвольной, тем не менее в ней должны присутствовать обязательные реквизиты.

В акт приема-передачи заносится дата и место его составления, наименования организаций, их представители и основания, по которым они действуют.

Далее заполняется информация о заключенном договоре (номере и дате), по которому одна сторона передает, а другая принимает.

Перед составлением акта стороны должны сверить фактическое поступление с сопроводительными документами.

В табличную часть этой формы записывается информация о наименование товара (ассортимент), модели, артикуле, фактическом количестве, цене и общей стоимости поступивших материальных ценностей. В расширенном виде акта могут присутствовать графы количество и стоимость передаваемых товаров для каждой стороны. В итоговой строке заполняется сумма всего, после этого она расписывается прописью ниже.

Затем делается отметка об соответствии качеству и ассортименту товара, соблюдении сроков поставки. При обнаружении дефектов надо подробно их описать.

Если передающая и принимающая стороны согласны с приемкой-передачей, то делается запись об отсутствии взаимных претензий.

В документе записывается количество экземпляров акта, и кому они предназначены. Затем его пописывают стороны с указанием наименования организации, адреса, регистрационных реквизитов, должности, личных данных, подписи лиц, ответственных за передачу товара и подписание этого документа.

Особенности составления отдельных актов приемки-передачи, последствия его не составления

Одной из сторон, заполняющей акт приемки-передачи, может выступать физическое лицо. В этом случае необходимо обязательно заполнить его паспортные данные, место регистрации.

Предусмотрена возможность составления этого документа на группу товаров или партию.

Существует акт приемки-передачи, заполненный не на разовую поставку, а за определенный период. В этом случае, в табличную часть целесообразно ввести графу «Дата поступления».

Товар может поставляться транспортной компанией, тогда рекомендуется каждый факт приемки-передачи фиксировать в данном акте.

Правильно составленный акт позволяет предъявить претензии для возмещения материального вреда, определить момент исчезновения или потери товара. Поэтому его отсутствие лишает одну сторону права предъявить свои требования, а другую — оправдаться.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

• экономию времени
• повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

Опись для передачи в архив

Данная опись содержит несколько разделов:

• оглавление;
• предисловие;
• основную часть;
• сокращения.

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах. Каждый годовой раздел подобной описи подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

1. Опись подписывает сотрудник, отвечающий за архив и сотрудник, заполнивший бланк.
2. На втором этапе проводится рассмотрение экспертной комиссией.
3. Далее архивная комиссия анализирует опись.
4. Документ утверждается руководителем организации.

Обязательным компонентом завершённой описи является титульный лист, где фиксируются следующие данные:

• наименование архива;
• название и номер фонда;
• наименование и номер описи;
• крайние даты описанных дел.

Завершённая опись переплетается или прошивается.

Реестр на передачу документов, образец

Опись документов для ФСС — это заверенный руководителем перечень всех бумаг, которые направляются в Фонд социального страхования с целью назначения и выплат пособий сотрудникам. При подаче в территориальный Фонд социального страхования сокращенно — ФСС документации по назначению сотрудникам различных пособий и выплат бухгалтеру надлежит составить и заполнить опись соответствующих бумаг. Опись заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты застрахованным лицам соответствующих видов пособий, — это обязательный для оформления регистр. Опись документов в ФСС бланк скачать года можно далее применяется в обновленном виде, начиная с После оформления шапки документа специалисту необходимо заполнить табличную часть. Таблица состоит из пяти колонок, в которых указывают порядковую нумерацию, Ф. Фамилии, имена и отчества работников, претендующих на социальную помощь, указываются полностью. В графе «Виды выплат» проставляется определенный код, соответствующий следующим назначениям пособий:.

Акт приёма-передачи документов

Перейти к скачке. Перечень дополнительных документов необходимых для подачи заявления регистрацию. Справочная система образование справочная система для руководителей образовательных. Один комментарий как составить перечень нормативных документов для успешной работы уведомление как оформить актпредписание чтобы составить правильный перечень необходимо иметь познания сразу нескольких профессиональных сферах.

Система главбух эксклюзивные рекомендации специалистов министерств ведомств. Заявления суд выдаче судебного приказа большая база образцов бланков июля г. Чтобы правильно составить сопроводительное письмо документам главное оформить надлежащим образом приложения так. Наша компания достаточно давно функционируем этом рынке знаем все том как правильно составить реестр любых документов. Но если составить обыкновенный приказ или деловое письмо многих сотрудников коммерческой фирмы составляет никакого труда разработка столь масштабных документов как реестр архива.

Сейчас расскажем вам как правильно составить опись что стоит обратить внимание при оформлении. Шаги которые помогут составить договор правильно перечень документов для регистрации юридического лица

Изза ошибок выставленном покупателю счетефактуре продавец практически страдает

А том случае если этой документации скопилось много нужно составлять реестр документов именно письменный перечень что очень важно для нормального

Как составить годовой график ппр электрооборудования этот вопрос попытаюсь подробно. Как правильно составить опись документов образец отправляя документы почтой необходимо проследить чтобы описи обязательно стояла дата подпись лица проверяющего соответствие фактических документов перечню описи. Уважаемые пользователи перед вами совершенно новая интернетверсия системы гарант. Недавно моей организации произошел неприятный случай. Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных любых других.

Как правильно составить завещание при жизни чтобы после смерти оно действовало неоспоримо сделать это так просто как кажется. Каждая фирма сталкивается увольнением работников. Заключаем сделку иностранной компанией. Перечень документов для написания завещания предельно маленький. Такой вид перечня составляют только после оформления всех документов дела указанием страницы где они находятся.

Ходатайство точки зрения процессуального права представляет собой. В этом случае перечне используются лишь так называемые низшие уровни членения строчные буквы скобкой или тире точки конце каждой части перечня ставятся т. В данном случае перечень представляет собой единое предложение. Как правильно составить опись конфискуемых вещей том случае если необходимо составить опись вещей конфискуемых связи постановлением уполномоченных это органов.

Перечень документов которые должны быть участке кадровой работы система кадры кадровая справочная система исчерпывающие ответы вопросы по. Система финансовый директор финансовая справочная система ответы вопросы. Здравствуйте алеся основной перечень приказ минкультуры Каким было решение суда все равно одна сторон будет недовольна. Таким образом изначально опись вносится весь перечень документов оформленных полученных сотрудника при приеме работу. Один бывших сотрудников подал.

Как правильно передать документы архив организации кто должен оформлять сшивать система главбух эксклюзивные рекомендации специалистов министерств ведомств. Введение одной основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и. Введение одной основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и Делегация оренбургских архивистов под руководством председателя комитета по. Внутренняя опись документов дела это учетный документ который содержит перечень.

Как правильно составить номенклатуру личных дел работников заполнить формы личные карточки номенклатура дел это перечень дел предприятии составленный унифицированной форме определением срока хранения.