Что такое адаптация персонала и как она происходит

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
Новичку не подготовили рабочее место

Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь. 
Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте

Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи. Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Способы адаптации персонала

Процедура адаптации может проходить через:

• руководителя;
• коллег;
• координатора;
• систему приятелей “buddy”;
• наставничество.

Сотрудник компании в роли приятеля “buddy” может быть любого возраста и статуса. Как правило, такая деятельность не оплачивается дополнительно. Основная мотивация “buddy” — это положительные отзывы о его деятельности и возможность помочь другому человеку. Решение стать “buddy” сотрудник должен принимать добровольно и без принуждения со стороны начальника. В противном случае формальное отношение к этой роли сведет на нет всю плюсы такого способа адаптации.

Основные цели и задачи адаптационного процесса

В качестве основных целей такой процедуры выделяется следующее:

1. Уменьшение начальных материальных затрат. Новый сотрудник еще не изучил свое рабочее место и обязанности, поэтому на начальных стадиях он будет работать недостаточно продуктивно, что неизбежно приведет к издержкам.
2. Уменьшение текучести кадров. На новом месте новичок будет чувствовать себя некомфортно и неуютно, поэтому за назначением на должность может последовать быстрое увольнение.
3. Уменьшение временных затрат руководящего состава и других сотрудников, поскольку адаптация и работа, проводимая по четко намеченному плану, позволяет сэкономить время.
4. Формирование позитивного отношения к трудовой деятельности, чувства удовлетворенности своей новой должностью.

Задачи адаптации на новой работе выполняет специальное подразделение или отдельный специалист. Для того чтобы работник как можно скорее стал полноправным членом трудового коллектива, должно проводиться следующее:

1. Различные семинары и курсы, на которых затрагиваются сложные и спорные вопросы привыкания к новой должности и условиям профессиональной деятельности.
2. Проведение бесед руководителя и наставника с новым сотрудником, беседы могут проводиться в индивидуальном порядке.
3. Назначение краткосрочных учебных курсов для руководящего состава, который только вступает на эту ответственную должность.
4. Нередко используется метод назначению новичку заданий, которые по мере роста его профессионализма постепенно усложняются. С помощью такого подхода удается быстро адаптироваться к постоянно изменяющимся условиям.
5. Кроме того, для адаптации работник может выполнять различные общественные поручения, которые носят разовый характер. С помощью этого удастся достаточно быстро познакомиться с остальным персоналом.

ВЫСТРОИЛИ СИСТЕМУ НАСТАВНИЧЕСТВА

После
прохождения стажировки будущий полноправный сотрудник компании продолжает свое
обучение в одном из магазинов сети под руководством опытного наставника. Стажер
выполняет работу под чутким руководством столько, сколько понадобится времени
для самостоятельного успешного обслуживания клиентов.

Наставником может стать сотрудник, имеющий за спиной определенный период работы в магазине, зарекомендовавший себя как успешный продавец, прошедший специальное обучение и не имеющий дисциплинарных взысканий. Наставники получают дополнительные бонусы, и это служит одним из инструментов мотивации персонала в компании.  

Задача не только адаптационного периода, но и всей выстроенной нашими специалистами системы обучения в организации– не просто научить сотрудников качественно выполнять должностные обязанности и уметь пользоваться техническими инструментами и программами, но и создать единую корпоративную атмосферу, которая позволит людям с удовольствием получать новый профессиональный опыт, стремиться развиваться и делать карьеру в рамках компании.

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности

Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.

Выбор курса

Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.

Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.

«Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Разновидности адаптированных сотрудников

Адаптироваться – значит, успешно принять главные ценности, нормы, правила и требования организации:

• главные – касающиеся производственных процессов;
• второстепенные – касающиеся внутрифирменного общения и поведения.

В зависимости от того, какие именно нормы и насколько приняты, можно выделить 4 разновидности адаптированного персонала.

1. «Это не мое». Отрицаются и главные, и второстепенные ценности. Работник плохо справляется с обязанностями и с трудом учится, с ним тяжело в общении, ему самому также некомфортно. Ожидания обеих сторон оказались далеки от реальности. Адаптация фактически не произошла. Увольнение вскоре после трудоустройства.
2. «Хорошая мина при плохой игре». Работник принял главные, но отрицает второстепенные ценности. Хороший сотрудник, который с трудом вписывается в коллектив. Это индивидуалист-одиночка, который может быть прекрасным специалистом при определенных условиях. При грамотной организации возможно плодотворное сотрудничество.
3. «Хороший человек – это не профессия». Полное разделение второстепенных требований, но трудности с главными. Приятный в общении, без претензий по дисциплине и корпоративной культуре, но слабый в профессиональном плане сотрудник. Сложная форма адаптации, при которой отсутствие прогресса может быть чревато расторжением трудового договора или убытками. Рекомендуется организовать обучение.
4. «Адаптированный». Лучший вариант, при котором персоналом в целом адекватно восприняты и главные, и второстепенные нормы компании. Как правило, именно представители этой разновидности занимают преобладающее положение в любой организации и являются конечной целью процесса адаптации.

7 шагов для создания программы адаптации мирового уровня

Создать эффективную программу адаптации не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно подойти к этому вопросу стратегически и учесть все факторы.

Погрузить в культуру компании

Многие талантливые новички пытаются ассимилироваться в новых культурах и им сложно почувствовать себя частью команды. А иногда, новые сотрудники занимающие управленческие и лидерские роли, приносят с собой свои старые корпоративные привычки, что, очевидно, не лучшим образом влияет на атмосферу в компании и ее корпоративную культуру.

Потратьте время, чтобы погрузить новых сотрудников в ваши цели и культуру. Будьте честны с ними, ведь нет ничего хуже, чем не оправдать надежд новых сотрудников.

Учитывать аудиторию

Организации часто строят свои программы, сосредотачиваясь только на содержании, и не тратят достаточно времени на то, чтобы успешно передать эту информацию. 

Сегодня, у компаний есть все условия для того чтобы разрабатывать программы, которые соответствуют интересам, техническим привычкам и поведению сотрудников на рабочем месте. Создавайте такие адаптационные практики, которые будут комфортны и эффективны для каждого сотрудника.

Снизить темп

У компаний есть ужасная привычка ускорять адаптацию людей и давать им большие объемы информации уже в первый день. Не спешите и не заставляйте новый персонал изучить за несколько дней все тонкости. Помните, что адаптация персонала – это не гонка.

Кроме того, если мы знаем, что первые шесть месяцев работы являются самыми показательными, почему мы должны сосредоточиться на онбординге только в первые 30-60 дней? Адаптация гораздо продолжительнее и масштабнее, чем многие считают.

Рассказать, как все устроено

Многие новые сотрудники присоединяются к команде и получают только информацию, связанную с их конкретным отделом. Работников оставляют практически без понятия о том, что происходит с остальной частью бизнеса. Для работников становится все более важным сотрудничать и общаться между отделами, чтобы помочь организации внедрять инновации и быстрее адаптироваться.

Поэтому прежде чем полностью погрузить нового сотрудника в нюансы работы его отдела, расскажите, как функционирует компания в целом.

Мотивировать целью

Если вы нанимаете кого-то, это означает, что они являются важной частью вашего стратегического плана. Независимо от того, является ли новый сотрудник частью команды по уборке или старшим руководителем, каждый играет определенную роль в воплощении вашей стратегии в жизнь. . Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует

Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность

Тем не менее, такая информация зачастую нечеткая или вообще отсутствует. Как люди будут идти к цели компании, если они даже не знают, что это за стратегия или как они с ней связаны. Компании, внедрившие адаптации мирового уровня, знают, что понимание цели и стратегии компании сотрудниками в значительной мере влияет на их вовлеченность и эффективность.

Расстановка приоритетов для менеджеров

Люди не уходят из компаний, они уходят от менеджеров. Это причина номер один, почему сотрудники переходят в другие организации. Таким образом, кажется безумием, что ведущие менеджеры являются самой недооцененной группой персонала в вопросах онбординга.

Большинство менеджеров скажут вам, что у них нет времени заниматься адаптацией новых сотрудников, потому что они слишком сосредоточены на выполнении задач. Но в таком случае, может быть, мы сфокусировали их не на том? Главная задача ваших менеджеров – развивать и создавать высокоэффективные команды. Нужно обучить менеджеров использовать правильные навыки и инструменты, чтобы быть лучшими лидерами команды.

Показать возможности развития

Все больше и больше сотрудников покидают компании, потому что не видят доступных возможностей для развития. Большинство выпускников ищут возможности для карьерного роста, но вместо четкого пути развития, видят путешествие больше похожее на бурелом.

Все чаще работодатели жалуются, что миллениалы хотят повышение прежде, чем себя проявят. Может быть, если мы будем более откровенны о том, как выглядит их карьерный путь и сколько времени это займет – таких вопросов станет меньше. Каждый сотрудник должен понимать, какие у него есть пути для роста и развития.

Как выглядит план

Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.

Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:

• включают несколько этапов;
• имеют похожие цели.

План включает позиции:

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Факторы трудовой адаптации

Это понятие подразумевает под собой условия, которые оказывают влияние на продолжительность, темпы и ход процесса трудовой адаптации. Выделяют два вида факторов: объективные и субъективные.

1. Объективные – это факторы, на которые не может повлиять работник, в основном они всегда тесно связаны с установленным производственным процессом. К этому относится организация труда на предприятии, условия рабочего процесса, территориальное расположение компании, ее отраслевая специализация, численность коллектива и прочее.
2. Субъективные – это личностные факторы, к которым относятся возраст человека, его половая принадлежность, стаж работы, уровень квалификации и профессионального мастерства, общественное положение, место проживания и многие другие. Кроме того, рассматриваются его психологические качества и социологические, его степень материальной и карьерной заинтересованности, уровень профессионализма и прочее.

Стоит заметить, что при адаптации в коллективе не на последнем месте стоят личностные качества человека. Их определяют сразу несколько факторов – социально-психологические и демографические, а также поведенческие – общительность, уравновешенность, самосовершенствование, уверенность в своих силах, способность к общению, самокритичность и многое другое. Исходя из этого, следует вывод, что личностный потенциал характеризуют внутренняя духовная и физическая сила человека, его стремление к самовыражению и реализации своих замыслов.

Профессиональная адаптация

Правило первое — оцените компетентность сотрудника

Даже если новый работник — профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо — часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:

• какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
• чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
• чему бы вы хотели научиться?

Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.

Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.

Если вы закрепили нового работника за опытным специалистом — спросите у него. А дальше делайте выводы: какую работу поручать новичку, а какую еще рановато, куда направить его учиться и так далее.

Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”

Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все — это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.

Если не можете ответить сами — попросите разобраться в задаче других работников.

Правило третье — первое время будьте снисходительны

На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность — не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.

Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.

Правило четвертое — обучайте всех новых сотрудников

Вне зависимости от рода вашей деятельности — будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале — в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все — и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.

Если не можете организовать обучение на стороне — вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.

Правило пятое — интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте

Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что — не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.

Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Пере

Какой бывает адаптация

Человек, пришедший на новое производство, это, прежде всего, человек. Он вступает во взаимоотношения с коллективом, напарниками, руководством, подчиненными и просто с незнакомыми пока еще людьми. Он выполняет трудовую функцию, которая даже при всем возможном профессионализме нового сотрудника всегда несет в себе элементы новизны. Каждый коллектив трудится в условиях сформировавшихся традиций, стереотипов, привычек, симпатий и антипатий. Несмотря на то, что любой сотрудник – это в первую очередь трудовая функция, межличностные отношения могут стать решающим фактором в адаптации работника к новому или обновленному производству.

Трудовая адаптация персонала может быть разделена на следующие категории и виды.

1. Производственная. В рамках этой трудовой адаптации персонала работник рассматривается только как производственная функция. Абстрагируясь от всех других сущностей человека, можно выделить следующие виды трудовой адаптации работника:

• профессиональную (применение знаний и навыков в новых условиях);
• технологическую (овладение особенностями технологических циклов);
• организационную (вхождение в новые реалии организационных особенностей);
• экономическую (освоение новых для себя экономических показателей своего труда и всего трудового процесса организации);
• санитарно-гигиеническую (освоение нормативов и требований обеспечения безопасности труда).

1. Социально-психологическая. Это коммуникативность и адаптация работника в коллективе, основанная на включении нового сотрудника в систему формальных и не формальных взаимоотношений в коллективе, первоначальной оценке психологического климата, традиций и системы ценностей. Подобная адаптация персонала в любых организациях может быть разделена на следующие виды:

• организационно-психологическую (сюда относится адаптация новых работников к традициям и особенностям организации жизни коллектива);
• психофизиологическую (соответствие или не соответствие ритмики жизни коллектива биоритмам организма работника);
• межличностную (формирование симпатий и антипатий).

1. Внепроизводственная. Это те особенности адаптации персонала, которые проецируются не только на внеслужебную деятельность сотрудника, но и на его личную жизнь. Обычно такая проекция является показателем определенной адаптационной стадии.

Таким образом, адаптация персонала на предприятии представляет собой сложный процесс, растянутый во времени. Этот процесс имеет три вектора. Один из них – это адаптация работника в новых условиях, другой – включение этого работника во все сферы производственного процесса, третий – адаптация предприятия к новому сотруднику. Последний вектор может показаться весьма сомнительным. Как может происходить адаптация системы под вновь прибывающий новый элемент? Однако система состоит из элементов, и каждый вновь появившийся элемент априори систему меняет. Масштабы такого изменения зависят от трудовой функции работника, однако взаимовлияние системы и ее элемента несомненны.